Файл: «Маленькие хитрости» тайм-менеджмента: наиболее популярные инструменты организации времени.pdf

Введение

В современном мире тайм-менеджмент стал неотъемлемой частью жизни большинства людей, занимающих руководящие должности, а также тех, кто желает создать наиболее эффективный план использования своего рабочего и свободного времени. Это важно в тех случаях, когда в условиях постоянной деятельности, человеку необходимо организовать её этапы, правильно сформулировать цели, определить задачи, и совместить все в один точный план действий, чтобы избежать иррациональности.

Грамотно организовать время возможно при помощи специальных инструментов тайм-менеджмента. Сейчас насчитывается более сотни способов, как создать правильный комплекс действий для самого себя и других, чтобы на выходе получить успешную работу компании. Конечно, одним из ведущих критериев в этом вопросе – является доход, а эффективность измеряется в количественном соотношении от качественно выполненных задач. Совместить отличные показатели с числом задействованных в проекте людей становится возможным при использовании группы инструментов тайм-менеджмента.

1. Инструменты тайм-менеджмента

Планирование – это процесс формирования, распределения целей и задач компании в кратко- и долгосрочном периодах, необходимый для достижения определенных результатов в будущем.

В процессе планирования очень важно выделить следующие блоки:

А) Постановка целей и задач;

Цель – представление о конечном результате, к которому мы должны прийти посредством выполнения цепочки задач.

Задача – это ситуация, которую необходимо разрешить, чтобы прийти к цели и получить желаемый продукт.

Продукт – то, для чего мы ставим цель.

Примером может послужить объект малого бизнеса в виде небольшого пригородного кафе. Пусть наименование кафе будет «Оливье», которое создает ООО «Белые зори».

Целью для ООО «Белые зори» в ведении деятельности в этом кафе является создание максимального комфорта для посетителей, чтобы обеспечить базу постоянных покупателей и постоянно пополнять её за счет новых. Задачи, которые стоят перед компанией – это поиск арендной площади в месте, где высокий трафик людей и удобная парковка; аренда площади, обустройство и оформление на неё соответствующей документации; покупка качественной рекламы в биде навесных баннеров, а также реклама в интернете; найм обслуживающего и управленческого персонала и др. В итоге, в конце месяца при грамотном постановлении целей и задач, мы получаем продукт в виде выручки от продаж услуг кафе «Оливье».

---

Инструменты тайм-менеджмента для формирования целей и задач:

1. Декомпозиция

Обычно мы ставим себе одну цель и множество задач. Очень важно при формировании такого списка отличать глобальное от «приземленного» и давать себе возможность корректировать цель, чтобы не впасть в отчаяние в ситуации, когда горят воображаемые сроки.

Декомпозиция построена на том, что мы ставим себе одну конкретную задачу из списка, и разбиваем её на подзадачи (такой же принцип происходит при формировании задач к конкретной цели).

Например, задача «поиск арендной площади в месте высокого трафика людей и наличии удобной парковки», может включать в себя:

- поиск ключевых районов с постоянным потоком автомобилистов;

- выбор арендного места по описанию в объявлении и наличии фото;

- обзвон владельцев/посредников, сдающих площадь;

- осмотр понравившихся объектов;

- заключение договора аренды, оформление юридического адреса и др.

Таким образом, ООО «Белые зори» разбивает глобальную задачу на множество подзадач, которые гораздо легче представить перед собой и выполнить.

1. Метод SMART

Этот метод подразумевает под собой формулирование конкретных, оцифрованных задач, приводящих к установленному результату.

Задача должна быть:

- S – конкретной (Specific);

- M – измеримой (Measurable);

- A – достижимой (Attainable);

- R – актуальной (Relevant);

- T – ограниченной по времени (Time-based).

Например, создавать эффективную рекламную компанию для кафе «Оливье», чтобы увеличить количество продаж на 20% до конца 2018 года.

Б) Правильная организация времени;

Здесь мы применяем некоторые инструменты тайм-менеджмента, чтобы избежать нерационального использования своих ресурсов.

1. Фиксирование плана действий на электронных и бумажных носителях

Постоянный вывод мыслей из головы в блокнот, способствует тому, мозг освобождается от частого перенапряжения, так как не нужно прокручивать в голове весь список задач, чтобы его не забыть. В свою очередь, это экономит время для загрузки себя более актуальными задачами.

Одним из хороших способов представления информации в визуальном варианте, является «Диаграмма Ганта», придуманная американским инженером Генри Гантом. Её использование предполагает внесение целей и задач в таблицу в виде календаря.

---

	Понедельник	Вторник	Среда	Четверг	Пятница	Суббота	Воскресение
1	Презентация				Бухгалтерия		Поездка с детьми
2			Проект
3						Шопинг

1. Расставление приоритетов

Эта часть является особо важной в расставлении приоритетов, когда при большом количестве задач, нам необходимо выделить градацию от наиболее важных до менее значительных.

Один из способов разделения задач является метод ABCDE.

Здесь мы выделяем следующие этапы по важности:

- А – наиболее важные задачи, которые необходимо выполнить для успешного функционирования компании. Например, оплата аренды помещения его владельцу, у которого уже скопилось достаточное количество людей, способных платить вовремя.

- B – важные задачи, последствия невыполнения которых будет иметь несерьезные последствия. Например, переговоры с возможными поставщиками продуктов, готовыми предложить для кафе «Оливье» более дешевые продукты высокого качества.

- C – выполнение этих задач желательно, но не будет иметь неприятных последствий. Например, корпоратив для сотрудников кафе в Новый год.

- D – задачи, которые можно делегировать своим сотрудникам. Здесь примером может послужить покупка ручек и блокнотов для официантов.

- E – задачи, попавшие в этот блок, вполне могут быть забыты, так как не имеют решающего значения. Например, прыгнуть с парашютом – возможно, но не важно.

Еще один способ распределить задачи по важности – это матрица Эйзенхауэра. Эйзенхауэр – американский президент, который делил все задачи на четыре группы:

- Срочные и важные;

- Важные и несрочные;

- Срочные и неважные;

- Неважные и несрочные.

Срочные и важные – важно выполнять вовремя и самостоятельно	Несрочные и важные – выполнение обязательно, но есть возможность разбить на периоды
Закупиться заканчивающимися продуктами в кафе «Оливье»	Сдать налоговую отчетность в течение двух месяцев
Срочные и неважные – спокойно делегируйте своим сотрудникам	Неважные и несрочные – вычеркивайте из списка
Пополнить запасы жидкого мыла в уборной для посетителей	Сходить в кинотеатр в кино, которое порекомендовал друг

---

«Ешьте слона» по частям – начните свой день с сложных задач, постепенно переходя на более простые, так как нежелание тяжелых дел увеличивается с нарастающей усталостью, а легкие задачи в таком состоянии покажется приятными.

1. Делегирование некоторых дел сотрудникам

В условиях многозадачности становится невозможным выполнение всего и сразу в ограниченный промежуток времени. Для части директоров, владельцев бизнеса или ведущих менеджеров компании бывает непросто решиться на делегирование, так как они являются теми лицами, которые наиболее заинтересованы в успехе компании. Спасением в этой ситуации может послужить передача в руки подчиненных срочных и неважных задач, а также совместная работа и постоянное совершенствование навыков сотрудников в срочных, но неважных делах.

Научитесь говорить «нет» неожиданно возникающим задачам, которые не дадут положительного исхода сейчас или потом. Например, вечернее обсуждение с обслуживающим персоналом кафе «Оливье» может казаться ненужным, но впоследствии принести пользу, так как заметить все нюансы в виде некачественной бумаги в уборной и др. порой бывает невозможно. А встреча с каким-то партнером, который нашел контакты в интернете и хочет предложить что-то феноменальное в виде рекламы на флаерах для придорожного кафе – абсолютно бесполезной.

1. Контроль времени

Очень важно рассчитывать свое время так, чтобы возникало как можно меньше ситуаций с его резкой нехваткой. Здесь можно выделить несколько способов, как проконтролировать свои действия и избежать переработок:

- Устанавливайте дедлайны, но не забывайте оставлять весомый промежуток времени в запас. Выполнение задач вовремя позволит быть более разгруженным, а время, которое останется в запасе даст внутренний импульс и мотивацию, так как его можно спокойно посвятить себе и после вернуться к другим делам.

- Примените метод «Помидора», названный в честь кухонного таймера в форме помидора:

Запланируйте задачу → Установите таймер на 25 минут → Работайте без перерывов, не отвлекаясь на внешние раздражители → После 25 минут сделайте перерыв на 3-4 минуты → После каждого четвертого раунда отдохните 15-30 минут → Зафиксируйте все раздражители – «пожиратели времени», которые отвлекали.

---

- Хороший помощник для оптимизации времени – метод «Хронометраж». Здесь производим запись всего, что делали в течение дня с погрешностью в 5 минут, а после анализируем какие задачи относятся к работе и полноценному отдыху, где уходит большего всего времени, как повысить эффективность выполняемых дел. Все, что уходит в сторону от работы и отдыха – это «пожиратели времени», от которых необходимо максимально избавляться и заменять их более полезными задачами.

- Планируйте время, которое проводите в режиме ожидания. Сюда относятся поездки до/с работы, перелеты и др. Существует много задач, которые не являются срочными, но их необходимо выполнить до определённой даты. Например, прозвонить клиентов, которые заказывали когда-то продукт и спросить – планируют ли они его покупать в дальнейшем (показать, что компания не забывает про них). Или заказать буклеты к выставке, которая пройдет через три месяца. В режиме работы – эти задачи кажутся не срочными и только отвлекают от насущных дел, но их выполнение идеально подходит для времени в режиме ожидания.

5) Использование принципа Парето (правило 80/20).

80 процентов усилий приносят 20 процентов результата, и наоборот. За короткий промежуток времени мы может выполнить гораздо больше задач при эффективной деятельности, чем отдавая на них целый день. Хорошее планирование помогает очистить пространство для размышления и время для других задач.

В) Формирование комфорта внутри и снаружи

Создание идеального места работы позволяет сконцентрироваться на важных задачах. Это происходит потому, что человек не отвлекается на множество раздражителей в виде беспорядка на столе, неудобного стула, который вечно скрипит, солнца, «бьющего» в глаза и т.д. Комфорт, созданный вокруг, способствует тому внутреннему спокойствию, что необходимо для полной увлеченности задачами.

1. Отдых.

Важно учитывать свои биоритмы, так как их правильная компоновка повышает эффективность. Человек может работать по 12 часов в день 6 дней в неделю и чувствовать себя благополучно, или приходит на работу, выполнять задачи 3-4 часа и устать. При правильной организации времени отдыха и работы, 4 часа для одного человека могут быть эквиваленты 12 часам другого, так как им требуется разное время на отдых.

Постоянные переработки приводят к стрессу, который превращается в неврозы и становится постоянным. Человек не замечает того, что он все больше погружается в воронку озабоченности делами, и высказываясь о том, что ничего не успевает за короткий промежуток времени – ничего тем самым не разрешает. В этом случае грамотное планирование дел и отдыха – обычно снимает стресс и способствует повышению результативности.

---