Файл: Эволюция документа.pdf

С древнейших времен дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы узнаем историю своей страны, особенности быта и различных отношений, складывающихся в те далекие страны. Тысячи лет назад, люди не изобрели письмо, не знали, как записывать свои мысли. Весь накопленный людьми опыт передавался из поколения в поколение только устно. Весь документ сопровождает человека от рождения до смерти. В нем фиксируются события всей его жизни: рождение, окончание школы, получения образования и т.д. Отсутствие или наличие какого-либо документа может изменить всю его жизнь. Одна из интереснейших тем документирования - эволюция документа. За длительный исторический период значение «документ» постоянно менялось. Документ является объектом исследования многих научных дисциплин. Отдельные виды документов изучают сфрагистика, геральдика и т.д.

1. РАЗВИТИЕ И ФОРМИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТА

1.1.ЭТАПЫ РАЗВИТИЯ

Документ специальная значимость функции. Одно из важнейших проявлений человеческого поведения является коммуникация, то есть общение людей друг с другом, посредством определенных знаков или символов. Поначалу человек передавал информацию с помощью жестов, мимики, крика, прикосновений. Значительным прорывом в истории человеческого общества является возникновение осмысленной человеческой речи и языка. По мере развития человека, возрастала потребность в передаче информации не только в пространстве, но и во времени, то есть потребность в хранении информации. Эти средства коммуникации были несовершенны. Поэтому люди пытались найти способы и средства, для преодоления этих не совершенств. Например: сигнализация (дымом, огнем костров, звуками труб, барабанным боем), использование предметов которым придавалось символическое значение, предметные способы общения, которые сохранились и в наши дни (преподнесение хлеба в знак гостеприимства, букетов цветов и сувениров как в знак внимания).

Огромную роль, в передачи информации, сыграло появление около 35000 лет назад палеотического¹ искусства- резьба по кости и дереву. Спустя 5000 лет появились рисунки на стенах пещер, различные скульптурные изображения, которые подготовили следующий качественный скачек в развитии цивилизации. Новый этап был связан с появлением письменности. В результате появилась документированная информация, то есть информация на материальном носителе, документ. Термин «документ» латинского происхождения, производный от слова «docere» -учить, извещать. Из латинского языка это слово перешло в последствии во все европейские языки, а в начале XVIII века-и в русский. По другой версии слово «dek» происходит от числа «десять» и связанно с тем, что на раскрытых ладонях вытянутых рук насчитывалось десять пальцев. Постепенно корень «dek» был заменен на «doc» в слове «doceo»-учу, обучаю, от которого были образованны слова «doctor»-ученный, «doctrina»-учение, «documentum»-то, что учит, поучительный пример. В этом значении, слово документ использовалось Цезарем и Цицероном. И действительно, в Древнем Риме термин «документ» первоначально обозначал предметы, которые использовались для обучения. Именно тогда, термин «документ» приобрел правовое значение и в этом смысле использовался до XIXвека. В России термин «документ»был введен Петром I именно в значении «письменное свидетельство». На всем протяжении XVIIIвека, в определении понятия «документ» выделялось его правовое назначение. Сам этот термин в течение длительного времени почти не употреблялся. Вместо него использовались другие термины в делопроизводственной практике: «акт», «дело», «бумага».

В конце XIX века наблюдается тенденция к сужению границ понятия «документ». Сначала оно рассматривалось как любой предмет, служащий для получения доказательства, затем-как письменное свидетельство, подтверждающее определенные правовые отношения. На международном уровне наиболее общим признано определение документа как записанной информации, которая может быть использована как единица в документационном процессе.

В «Словаре архивной терминологии», изданном в 1988 году Международным советом по делам архивов, документ рассматривается как «комбинация носителя и записанной на нем или в нем информации, которая может иметь доказательную или справочную ценность». Альтернативным материалом для изготовления документов в Египте стал папирус. В качестве материала для письма он стал использоваться еще в период 5-6 династий (2563-2263 годах до н.э.), возможно и раньше.

Термин «папирус» египетского происхождения, и как считает большинство исследователей, он происходит от египетского «папуро²», что означает «то, что принадлежит фараону», «царский». Папирус изготавливался из одноименного многолетнего травянистого растения, семейства осиновых, что росла до пяти метров высотой в заболоченных районах Нижнего Египта.

В древние времена различные части этого растения использовались для разнообразных потребностей населения: молодые побеги употребляли в пищу, из стебля производили веревки, канаты, циновки, корзины, лодки и т.д. И главное-сердцевина стебля служила для изготовления материала для письма. Древнегреческий ученый Теофраст в своем труде «Исследования растений», а позже Плиний Старший в трактате «Естественная история» оставили подробное описание этого растения и способы изготовления из нее материала для письма.

Сначала разрезанное вдоль на тоненькие пластины, а потом давили на длинные тонкие полосы «плагули³». Внутренняя часть стебля, более эластичная, тонкими слоями, а ближе к наружной оболочке-более толстыми. Нарезанные полосы сортировали, подбирая их по качеству и длине. Затем полосы раскладывали одну возле другой на специальном столе с наклонной поверхностью. Сверху накладывали продольный слой полос, намачивали нильской водой и прессовали. При этом из волокон выделялся сок, крепко склеивал полоски между собой. В результате получали лист по длине стебля, ширина которого равна от 10 до 40 см, нескольких полом увеличивали длину листа до 20 и более метров. После тщательного высушивания на солнце, листы проклеивали особым клеем, который изготавливали из хлебного мягче, прокипяченного в воде. Использовали такой клей на второй день после приготовления. Прочность склеивания папирусных листов обеспечивалась веществами растительной ткани, никаких посторонних клейких веществ не применяли, однако поверхность листа покрывали клеем, чтобы придать ей равенство и предупредить растекание чернил по волокнам. После прессования лист высушивали на солнце и выравнивали с помощью инструментов из слоновой кости и морских раковин. Полученные листы папируса склеивались в среднем по 20 в длину, образуя, таким образом свиток, который получил название «хартии». Проклеивался папирус только с лицевой стороны, которая имела название «recto», обратная сторона «verso» оставалась нетронутой. Листы разлиновывали только в продольном направлении (видимые прожилки растения служили строками), и лишь затем на них можно было писать.

Заполненный текстом папирус называли «тогу». Хранились тоги на полках из кедрового дерева (оно лучше всего сохраняет рукописи от вредителей) с прикрепленным к ним табличками названий произведений. Следует отметить, что первый лист папируса назывался «протокол», а последний «есхатокол⁴». Очень редко из папируса делали книгу, которая бы имела современный вид.

Папирус, в отличие от глиняных табличек, был мягким материалом. Во-первых, делало его более легким по сравнению с глиной, а во-вторых, папирус по размеру был намного больше, что привело к увеличению информационного потенциала самого документа. Документы на папирусе было легче транспортировать. Эффективность передачи информации во времени и пространстве возрастала в несколько раз. Это способствовало широкому распространению папируса по всему Средиземноморью. За пределами Египта папирус использовали в Греции и Италии. В Западной Европе папирус использовали вплоть до XI века н.э.

Хотя папирус был не очень прочный материал, но до нашего времени дошло значительное количество античных папирусов. Большинство из них была найдена в Египте и Тунисе, где они благодаря сухому климату хорошо сохранились. Это и целые свитки, и отдельные фрагменты. Среди них произведения Аристотеля, Софокла, Эсхила, Гомера. Широко применялся папирус в императорских канцеляриях Италии. На территории Равенны его использовали до X века, а в Южной Италии и Сицилии, где изготавливали свой папирус-к XII веку. Папская канцелярия писала «буллы» на папирусе почти до начала XI в. (последняя «булла» на папирусе принадлежала папе Бенедикту).

1.2. РАЗВИТИЕ КНИГ

Несколько тысячелетий тому назад вавилонцы⁵ и ассирийцы придумали писать на глиняных табличках - специальной палочкой, выдавливали буквы в виде клинышков. Поэтому такая письменность и носит название “клинопись”. Каждая табличка нумеровалась, затем сырые глиняные таблички обжигались в печи – они становились не мягкими и хрупкими, а твёрдыми, складывались в корзину. И это тоже была книга!

А в Древней Руси люди писали на бересте – это был дешёвый, но недолговечный материал. С берёзы снимали верхний слой коры, кипятили, скоблили. После этой обработки, береста становилась мягкой, эластичной. На ней писали острым железным или костяным стержнем. Сохранилось не очень много таких берестяных грамот. Древние египтяне приблизились в большей степени к современным представлениям о книге.

Папирус рос на берегах Нила, в Древнем Египте. Стебель,этого растения очень легко расщепляется на волокнистые ленты. Из них вручную делали длинные полосы, выглаживали и сворачивали в свиток. Записи на этой ленте делались столбиками. Текст писали: красной охрой – заголовки, черной сажей – основной текст. Затем папирусная лента сворачивалась в трубку и аккуратно хранилась. На них египтяне записывали стихи, рассказы, всевозможные сведения, используя иероглифы, или рисуночное письмо. На папирус рос не везде, а папирусный свиток плохо сохранялся (крошился, рассыпался), писать на нём можно было только с одной стороны.

Люди нашли новый материал: к середине XV века папирус был вытеснен пергаментом. Это тонкая,как плёнка, специально обработанная кожа овец, коз или телят. Изготовляли его недалеко от города Пергам, вот откуда это название. Пергамент, в отличие от папируса, не трескался, он был очень прочен, его можно сгибать, использовать обе его стороны. Это особенность способствовала появлению новой формы книги. Куски пергамента складывали пополам: из каждого выходило как бы два листа, и так вкладывали их один в другой.

Писец писал книгу, затем она отправлялась к переплетчику. Тот сшивал каждую секцию бечевками по линии сгиба. Далее заготовлялись деревянные обложки, которые скреплялись с листами. На обложки приклеивали большой кусок кожи, закрывая им сгибы секций. Готовые книги украшались богатым окладом, драгоценными камнями и бережно хранились. На одну книгу подчас требовалась кожа целого стада овец. Стоили такие книги очень дорого. Чтобы уберечь от воровства, в библиотеках их часто приковывали цепями к столу.

Появление бумаги было очень важной исторической вехой в культурномразвитии человечества. Она сразу расширила применение письменности, которая до этого времени оставалась достоянием лишь царей.

Бумагу изобрели в Китае. Заслуга этого великого изобретения приписывается китайцу Чай Луню, который жил примерно около двух тысяч лет назад. Китайцынастолько ценили его изобретение, что даже причислили этого человека к лику богов, воздвигали в честь него храмы. Китайцы ревностно хранили секрет производства бумаги. Более 800 лет никто в мире не мог сделать бумагу, и покупали её только у китайцев.

Сначала бумагу вручную изготавливали из шёлка, потом из тряпья, потом из перемолотого дерева, – целлюлозы. Но в мире не существует вечных секретов. Пришло время, и тайна изготовления бумаги была силой выпытана арабами у пленных китайцев. От арабов секрет распространился среди европейских народов и по миру. Она стала во всех странах идеальным материалом для письма. Первые книги были рукописные, не такие как сейчас. Их писали в ручную знающие грамотулюди.Это были церковные служители. Приступая к работе, писец брал стопку листов и тщательно расчерчивал их параллельными линиями.

Для письма использовались гусиные перья. Перо сначала нужно было расщепить и заточить. Делали это небольшим ножичком, который с тех пор называется перочинным. А писалась рукопись чернилами. Первые чернила делали из дубовых орешков. Заголовки или первые буквы писец писал красной краской или растворённым золотом, которое приготавливали из золотого порошка, смешанного с рыбьим клеем. Теперь мы понимаем, откудапошло выражение “писать с красной строки”. Рукописи писались очень медленно, целый год при свечах и лучинах, это был тяжёлый труд.

Изобретателем книгопечатания является Иоганн Гуттенберг. Гениальное изобретение Гуттенберга,состояло в том, что он изготовлял из металла подвижные выпуклые буквы, вырезанные в обратном виде, набирал из них строки и с помощью пресса оттискивал на бумаге. При помощи этого способа он напечатал свою первую книгу, знаменитую Библию Гуттенберга, между 1453 и 1456 годами. Шрифт Гуттенберга хранился в кассе, каждая буква отдельно. Если брать из ящика буквы, то было очень просто набирать слова, строчки, страницы. Набрав текст и напечатав страницу, можно было разбирать и раскладывать буквы по своим местам, после чего можно было набирать очередную страницу. Эта система используется до наших дней, хотя изобретатели сделали немало, чтобы ускорить этот процесс. На Руси начало книгопечатанию положил Иван Федоров. 19 апреля 1563 года Иван Федоров приступил к набору первой страницы первой печатной книги. За его работой с большим интересом следил пришедший в типографию царь Иван Грозный. «Апостол» - первая книга на русском языке, которую отпечатал почти пятьсот лет назад Иван Федоров. За свою долгую многотрудную жизнь И. Федоров выпустил несколько книг. Среди них и первый русский учебник. Это была грамматика. Позже стали издаваться и другие книги. Сейчас они издаются миллионами экземпляров.…….

1.3.СОВРЕМЕННЫЙ ДОКУМЕНТ

Проблема документационного обеспечения управления в настоящее время не утрачивает своей актуальности. Способы и методы обработки документов, по-прежнему остаются весьма далекими от совершенства.…

……Организация работы с документами влияет на качество работы управления. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Все этапы организационной работы обычно документируются.Работа с документами требует специальных знаний и навыков. Документы многообразны и каждый документ (устав, протокол, приказ, справка и др.) имеет свои особенности и правила работы с ними. Документы надо не только правильно составить и оформить, но и передать, сохранить, быстро найти в случае необходимости. Поэтому на предприятиях большое внимание должно уделяться информационно-документационному обеспечению управленческой деятельности. Всякое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту.…

К информации помимо достоверности и точности предъявляют еще два жестких требования: