Файл: Управление корпоративным контентом: основные понятия.pdf
Добавлен: 13.07.2023
Просмотров: 46
Скачиваний: 3
Приведенное выше определение СЭД представляет собой перевод термина EDMS (Electronic Document Management System, система управления электронными документами), который широко использовался на Западе в 90-е годы. При этом в формулировке IDC уточнялось, что эти документы обычно хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы файлов, поддерживаемые EDMS, включают текстовые документы, изображения, электронные таблицы, аудио- и видеоданные, Web-документы. К общим возможностям СЭД относятся: создание документов, управление доступом, конвертация и обеспечение безопасности данных. В начале нынешнего десятилетия AIIM (Association for Information and Image Management, наиболее авторитетная международная отраслевая ассоциация в области управления информацией и документами) ввела в обиход новое, широко используемое и общепринятое сегодня понятие:
Enterprise Content Management (ECM) -- управление корпоративным контентом (информационными ресурсами компании).
По формулировке AIIM, ECM -- зонтичный термин, он объединяет стратегии, организационные методы и инструментальные средства, используемые для сбора, ввода, администрирования, хранения, архивирования и доставки контента, относящегося к ключевым процессам организации. Развивая понятие ECM, аналитическая компания Gartner сегодня определяет его как стратегическую инфраструктуру и техническую архитектуру для поддержки единого жизненного цикла контента организации.
В рамках концепции ECM документооборот рассматривается как одна из задач обеспечения работы с корпоративной информацией. Сторонником данного подхода являются в основном западные разработчики. И хотя в России спрос на подобные технологии еще находится в стадии формирования, во многих отечественных СЭД уже реализованы различные компоненты ECM:
- управление документами,
- управление образами документов,
- долговременное хранение документов,
- управление потоками работ (Workflow),
- коллективная работа с документами.
Системы управления корпоративным контентом предназначены для решения критически важных IT-задач, связанных с управлением, хранением и интеграцией документов и другой неструктурированной информации, содержащейся в различных автоматизированных системах и бизнес-приложениях, использующихся на предприятии. ECM-технологии направлены на поддержку работы с данными различных типов и форматов на протяжении всего их жизненного цикла.Благодаря внедрению ECM-системы обеспечивается повышение эффективности работы организации, кардинально снижаются операционные издержки, повышается качество совместной работы сотрудников.
Основные функциональные возможности ECM:
· управление документами (Document Management) -- экспорт-импорт, контроль версий, безопасность и службы библиотек для деловых документов;
· управление образами документов (Document Imaging) -- захват, преобразование и управление бумажными документами;
· управление записями (Records Management) или, в соответствии с последним переводом стандарта IEEE 15489 (ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007), “управление документами” -- долгосрочное архивирование, автоматизация политик хранения и соответствия нормам регулирующих органов, обеспечение соответствия законодательным и отраслевым нормам;
· управление потоками работ (Workflow) -- поддержка бизнес-процессов, передача контента по маршрутам, назначение рабочих задач и состояний, создание журналов аудита;
· управление веб-контентом (WCM) -- автоматизация роли веб-мастера, управление динамическим контентом и взаимодействием пользователей;
· управление мультимедиаконтентом (DAM) -- управление графическими, видео- и аудиофайлами, различными маркетинговыми материалами, например, флеш-баннерами, рекламными роликами;
· управление знаниями (Knowledge Management) -- поддержка систем накопления и доставки релевантной для бизнеса информации;
· документоориентированное взаимодействие (Collaboration) -- совместная работа пользователей с документами и поддержка проектных команд.
На российском рынке на сегодняшний день системы ЕСМ представлены достаточно широко. По данным исследований IT-рынков компанией DSS Consulting ведущими на рынке ЕСМ являются программные продукты: DOCUMENTUM, OPEN TEXT, FILENET.