Добавлен: 14.07.2023
Просмотров: 107
Скачиваний: 2
Хранилище атрибутов документов.
В системе имеется база шаблонов - карточек, в которой прописан набор атрибутов, характеризующий конкретный тип документа ( договор, спецификация, письмо и т.д.). В шаблонах имеются общие, обязательные поля для всех типов документов, и специфичные, уникальные для каждого типа документов ( тип документа - чертеж, подразумевает наличие дополнительных полей каждого утверждающего его лица). Типы документов могут иметь древовидную структуру наследования полей. Наиболее развитая система управления документами может поддерживать большую вложенность таких подтипов. Одним из самых важных этапов в процессе внедрения СЭД, является шаблонная система подбора документов под конкретный тип, выстраивания дерева их иерархий и проектирования полей их карточек.
Помимо типа документов, имеются так же различные категории. При этом один документ может принадлежать одновременно к нескольким категориям. Один и тот же физический документ может встречаться любое число раз в разных узлах иерархии категорий. Для организации хранилища карточек имеются три варианта реализации: использование собственного хранилища, стандартной СУБД или средств среды, на основе которой построена СУБД. Для рационализации процесса задач хранения, рекомендуется пользоваться вариантом использования собственного хранилища атрибутов документа. Дополнительно это позволит гибко реализовать функции создания сложных карточек (имеющих большее число вложений и подтипов), использовать эффективные алгоритмы поиска информации в карточках. К системам, имеющим собственное хранилище, относятся, например, «Documentum», «Евфрат» компании Cognitive Technologies и «Гарант-Офис» компании Гарант. При данном подходе, становятся очевидными недостатки возможной скудности имеющейся информационной среды и как следствие зависимость критически важной информации от поставщика СЭД. Если используется стандартная СУБД, в случае возникновения критических ситуаций, имеется резервная возможность миграции данных на СУБД от другого поставщика. В данном случае придется отказаться от использования конкретной СЭД вообще, а миграция данных из одной СЭД в другую гораздо сложнее, чем в случае СУБД. При использовании стандартных СУБД для хранения документов данная проблема решается. К такого рода системам относятся, например, системы «Дело» от ЭОС и «1С: документооборот».
В таком подходе есть свои минусы - реляционная модель, реализованная во многих СУБД, не удобна для модели данных, используемой в СЭД. Сложно обеспечить необходимую гибкость при создании карточек документов, если нужна сложная структура. Разработчики имеют перед собой выбор, создать уникальную, но весьма продуктивную структуру хранения данных, или иметь объемную, низко продуктивную структуру, обеспечивающую гибкость, прозрачность и надежность работы этой системы.
Вторая проблема заключается в том, что при использовании внешней СУБД возникает ряд трудностей как при перемещении с одной версии СЭД на другую, так и при переходе с одной версии СУБД на другую. Недостатком использования подобных СЭД является необходимость наличия определенной среды для работы системы управления документами, а также в тех ограничениях, которые накладывает конкретная среда на структуру ее баз данных.
Хранилище самих документов.
Существует два подхода для реализации хранения документов: сохранять их в файловой системе или в специализированном хранилище СЭД.
Хранение документов, в файловой системе снижает степень безопасности при разграничении прав доступа, так как файловая система может не поддерживать необходимый минимальный уровень безопасности прав доступа, который реализован в самой СЭД. СЭД поддерживает свою систему списка пользователей с правами доступа, организуя доступ к файлам через эти права.
Чтобы обеспечить дополнительный уровень надежности, чаще всего используют шифрование файлов при хранении. К тому же, практически все СЭД используют случайное именование файлов, что сильно затрудняет поиск нужного файла при попытке доступа в обход системы.
При работе с файловой системой многие СЭД требуют перемещения файлового массива в специально отведенные каталоги. Например, системы Евфрат и Microsoft SharePoint позволяют регистрировать в системе файлы, не требуя их физического перемещения в хранилище. Это создает дополнительную опасность с точки зрения целостности данных. СЭД, имеющие свое собственное файловое хранилище или использующие хранилище среды, на основе которой построены (например, Lotus Notes/Domino или Microsoft Exchange), могут обеспечить более действенное управление доступом к документам и более эффективное решение проблемы разграничения доступа. Так устроены, например, Documentum и СЭД на основе Lotus Notes (CompanyMedia). Но при использовании подобных систем возникает опасность потери целостности конечных данных, отсутствия эффективных средств создания резервных копий, или интеграции со средствами архивного хранения на медленных носителях старого типа.
На уровне бизнес-логики обнаруживаются немаловажные различия между разными СЭД. Все описанные ранее компоненты функционально схожи, несмотря на то, что могут быть устроены по-разному, отличаться степенью сложности. Бизнес-логика же различных систем отличается. Можно определить ряд основных компонентов, из которых складывается функциональность любой СЭД:
- управление документами в хранилище. Включает процедуры создание и удаление документов, сохранение исходных версий, передачи на хранение в архив, поддержания архива и т.д.;
- поиск документов. Состоит из поиска по атрибутам, визуального поиска, поиска по полному тексту, смыслового поиска и т.д;
- маршрутизация и контроль исполнения. Обеспечивает доставку документов в рамках бизнес-процедур в компании. Маршруты документов бывают гибкими и жесткими. При гибкой маршрутизации следующий получатель документа выбирается сотрудником, под руководством которого документ находится в данный момент. При жесткой маршрутизации путь прохождения документов определяется заранее на основе некоторой логики. В реальной жизни происходит объединение этих двух подходов: для каких-либо документов и структур в компании уместнее жесткая маршрутизация, для других гибкая. Функция маршрутизации присутствует далеко не во всех СЭД. Неотъемлемой частью маршрутизации является контроль исполнения, т.е. наблюдение за тем, где сейчас находится документ и куда направляется. Маршрут определяется в терминах пути прохождения и временных интервалах на выполнение действий, связанных с документом из участников процесса прохождения;
- отчеты (журнал учета документов). В отчете можно увидеть общее время, потраченное сотрудниками на работу над конкретным файлом, скорость прохождения документов по подразделениям и т.д;
- администрирование. Поддержка работы системы, настройки ее параметров и т. д.
2. Выводы
Практически в каждой современной развивающейся организации ведутся работы в области автоматизации управления информационными ресурсами. Современный международный рынок предоставляет для этого множество готовых программных продуктов. В этих условиях организации в процессе выбора решения для автоматизации необходимого уровня могут столкнуться с серьезной проблемой неправильного проектирования и внедрения системы электронного оборота. На сегодняшний день системы электронного документооборота (СЭД) достаточно известны на российском рынке. Дальнейший рост рынка возможен не за счет роста числа пользователей систем, а благодаря усовершенствованию их функционала.
Основными тенденциями российского рынка СЭД являются проблемы импортозамещения, потребности в масштабировании, а также требования заказчиков к гибкости и мобильности решений. Кроме того, участники рынка в числе главных трендов СЭД называют «облачное» хранилище.
Согласно исследованию, проведенному аналитиками интернет-портала TAdviser, большинство компаний рассматривают документооборот как базовый, «каркасный» элемент деятельности организации: повышение эффективности бизнеса как основную цель внедрения СЭД выделяют треть респондентов (30%). На втором месте в иерархии целей (27%) - оптимизация бизнес-процессов, на третьем - возможность приведения данных в соответствие законодательным и нормативным требованиям (13%).
Выбирая систему для решения задач документооборота, компании в первую очередь ориентируются на удобство пользования электронными системами. К основным критериям потенциальные потребители относят простоту использования системы, ее надежность и простоту внедрения. Анализ российского рынка СЭД показывает, что на сегодняшний день отечественные производители предлагают большое количество систем и с каждым годом совершенствуют и дорабатывают их функционал.
С каждым годом заказчики требуют все более и более гибкие и функциональные системы. Это обусловлено развитием технологий и в других сферах.
Например, «облачное» хранение и интеграция приложений СЭД на смартфоны. Сегодня современный руководитель хочет иметь мгновенный доступ к информации независимо от своего местоположения, устройства или дня недели.
Кроме того, системы нового поколения должны будут стать ключом для пользователей интерфейсов ко всем тем информационным ресурсам, которые необходимы сотрудникам для принятия управленческих решений: это могут быть государственные реестры и регистры, электронные архивы, социальные сети, сайты и т. п. Успешная компания-разработчик должна уметь максимально оперативно реагировать на новые веяния как в технологиях, так и в законодательстве. Поэтому современная СЭД должна быть модульной. При этом в центре архитектуры такой системы должно быть хранилище документов и информации, спроектированное (и детально описанное) с расчетом на его длительное использование и масштабирование, на возможность установки дополнительных модулей.
В современных условиях информация будет жить существенно дольше, чем обслуживающая ее система, поэтому важно позаботиться о том, чтобы в конце жизненного цикла программного обеспечения информацию можно было бы без проблем передать в новые системы.
Через 5–7 лет и технологии, и законодательство, и деловые процессы уже настолько изменятся, что большинство ныне продаваемых решений превратятся, в лучшем случае, в продукты для начинающих.
Список литературы
1. «Логика бизнеса» (http://ecm.blogic20.ru/company);
2. Портал об автоматизации процессов документооборота и делопроизводства (http://ecm.ict-online.ru);
3. Арлазаров В. Л. Системы обработки документов. Основные компоненты (http://psihdocs.ru/sistemi-obrabotki-dokumentov-osnovniekomponenti.html);
4. Внедрение электронного документооборота на предприятии (https://www.eos.ru/dop-info/kak_proishodit_vnedrenie.php);
5. Выбираем систему электронного документооборота: от видов СЭД до конкретного ПО (https://www.kp.ru/guide/sistemydokumentooboro