Файл: Бизнес требования при выборе системы документооборота.pdf
Добавлен: 14.07.2023
Просмотров: 34
Скачиваний: 2
ВВЕДЕНИЕ
Если вы решили внедрить электронный документооборот, то Вам необходимо будет выбрать систему электронного документооборота (СЭД).
Выбор системы документооборота задача не простая. Как сделать правильный выбор? В этой статье мы расскажем про правильный выбор системы документооборота на примере ESCOM.BPM
На что нужно обращать внимание при выборе СЭД, какие ошибки совершаются и как их избежать чтобы переход на безбумажный документооборот оказался простым и принёс положительные результаты.
Как правило, выбор системы документооборота ведётся по следующим основным критериям:
СТОИМОСТЬ проекта, которая складывается из стоимости лицензий (лицензии на программу и лицензии на сопутствующее программное обеспечение), стоимости оборудования или его апгрейда (сервера, рабочие станции, сетевое оборудование) и стоимость работ по вводу СЭД в эксплуатацию (развёртывание, конфигурирование, обучение персонала и др.);
КАЧЕСТВО СЭД, к которому относятся надёжность, безопасность, функциональные возможности, а так же возможности масштабирования и адаптации;
УДОБСТВО в работе для пользователей (эргономика, дизайн интерфейсов), а так же наличие поддержки и сопровождения системы разработчиком, что в свою очередь характеризуется быстрой и качественной реакцией на обращения;
Мы не рассматриваем в этой статье такой критерий как ВРЕМЯ внедрения, так как он либо заложен в критерий СТОИМОСТЬ либо не является столь важным при выборе системы документооборота. Исходя из нашего опыта внедрения, в 99% случаев задержки связаны с плохой организацией проекта внедрения, которую на себя берёт Заказчик, стараясь сэкономить. Если организацию проекта на должном уровне, то проект выполняется в заданные сроки. Стандартный срок внедрения системы документооборота в объёме типовых процессов делопроизводства и числе рабочих мест до 50 составляет 1 - 1, 5 месяца.
Таким образом, я считаю, что при выборе СЭД нужно руководстоваться несколькими нужными требованиями, которые позволят более рационально налаживать работу.