Файл: Системы электронного документооборота (развитие информационных технологий).pdf
Добавлен: 14.07.2023
Просмотров: 94
Скачиваний: 2
При сравнении функциональных возможностей СЭД приняты следующие обозначения:
«+» - возможность реализована;
«+/−» - возможность доступна в рамках ограниченной функциональности или требуется приобретение дополнительного ПО;
«−» - возможность не реализована.
Таблица 1. Общие характеристики наиболее популярных СЭД
Таблица 2. Регистрация и ввод документов
Таблица 3. Работа с документами
Таблица 4. Управление потоками работ (Workflow) и контроль
Таблица 5. Поиск и анализ информации
Таблица 6. Информационная безопасность
Таблица 7. Поддержка бумажного документооборота
Таблица 8. Стандартные средства настройки
Таблица 9. Итоговая оценка функциональных возможностей СЭД
Для проведения комплексной оценки рассмотрим представленные СЭД по понятному всем соотношению «цена/функциональность». Третий немаловажный критерий - «Срок внедрения» - мы не рассматриваем, так как он сильно зависит не только от предоставляемых системой инструментов настройки, но и от квалификации и мотивированности проектной команды. Ниже показано положение систем по соотношению «оптимальная цена/функциональность» для небольших проектов (на 20 пользователей) и для достаточно крупных проектов (на 100 пользователей).
Диаграмма 1. «Оптимальная цена/функциональность» СЭД (20 пользователей)
Диаграмма 2. «Оптимальная цена/функциональность» СЭД (100 пользователей)
Данные диаграммы построены по принципу «магического квадранта Gartner», в котором оптимальное соотношение по критерию «оптимальная цена/функциональность» имеют системы, расположенные в I квадранте. Во II и IV квадрантах диаграммы располагаются системы, не обладающие сбалансированными показателями цены и функциональности.
Выбранный для исследования критерий позволяет оценить различные СЭД с точки зрения их готовности решать реальные задачи электронного документооборота на современном предприятии. В группу лидеров как в случае небольших проектов (Диаграмма 1), так и крупных проектов (Диаграмма 2) вошли системы Directum, DocsVision, МОТИВ и ЕВФРАТ. Остальные системы расположились в II и IV квадрантах. Исключение составила лишь система ДЕЛО, которая также попала в I квадрант диаграммы для СЭД на 20 пользователей. Результаты, полученные СЭД Globus Professional, PayDox, 1С:Документооборот, Босс-референт, ДЕЛО, показывают, что эти системы не предлагают комплексного подхода для автоматизации работы с документами, а являются нишевыми предложениями, ориентированными на решение лишь определенного класса задач электронного документооборота. Отсутствие систем в III квадранте объясняется тем, что в обзоре рассматривались наиболее распространенные в России СЭД, а не все системы, предлагаемые в настоящее время заказчикам.
Заключение
В любой организации, как большой, так и маленькой, возникает проблема такой организации управления данными, которая обеспечила бы наиболее эффективную работу. Небольшие организации используют для этого шкафы с папками, однако крупные корпоративные предприятия используют компьютеризированные системы автоматизации, позволяющие эффективно хранить, извлекать информацию и управлять большими объемами данных.
Сегодня имеется множество систем автоматизации документооборота, отличающихся как по своей архитектуре, так и по функциональным возможностям. Для координации деятельности производителей, работающих на этом рынке создана даже специальная коалиция, призванная распространять стандарты, обеспечивать обмен мнениями и предложениями по развитию функционального наполнения систем класса workflow. Однако следует всегда учитывать, что системы класса workflow - это всего-навсего инструменты, неправильное использование которых иногда может принести вред. Это чаще всего происходит, если заказчик пытается сэкономить на предпроектных исследованиях своего предприятия. К счастью, на примере прошедшей уже волны увлечения оболочками для построения баз данных многие заказчики осознали, что ценность представляет не форма, а содержание - конкретная информация в базе данных. Аналогичным образом обстоит дело и с системами автоматизации электронного документооборота - четкая проработка бизнес-процессов предприятия является залогом успеха.
Очевидно, что рассматренные технологии весьма дорого стоят и "по плечу" только крупным организациям. Но затраты окупаются тем, чтопользование информационных систем для управления документами делает любую организацию более конкурентоспособной за счет повышения ее управляемости и адаптируемости к изменениям рыночной конъюнктуры. Подобная автоматизация позволяет:
Повысить эффективность управления компанией за счет обеспечения руководителей и специалистов максимально полной, оперативной и достоверной информацией на основе единого банка данных.
Улучшить делопроизводство при помощи оптимизации и стандартизации документооборота, автоматизации наиболее трудоемких его процедур.
Снизить расходы на ведение дел за счет автоматизации процессов обработки информации, регламентации и упрощения доступа сотрудников компании к нужной информации. Изменить характер труда сотрудников, избавляя их от выполнения рутинной работы и давая возможность сосредоточиться на профессионально важных обязанностях.
Обеспечить надежный учет и контроль поступлений и расходования денежных средств на всех уровнях управления.
Повысить эффективность обмена данными между отдельными подразделениями, филиалами и центральным аппаратом.
Гарантировать полную безопасность и целостность данных на всех этапах обработки информации и многое другое.
Список литературы:
электронный документ информация
1. Журнал Open Systems № 5, 2010 г. - «Управление электронными документами: технологии и решения»
2. Журнал Open Systems № 8, 2012 г. - «От автоматизации офиса до управления производством»
. Кодд, Е.Ф. «Реляционная модель данных». Пер с англ. - Киев, Диалектика. 1996.
. Перкинсон, Р.С. «Анализ данных: Ключ к проектированию баз данных». Пер с англ. - Киев, Диалектика. 2001.
. «Проектирование и разработка систем автоматизации предприятий».
. Р.Ахаян и др. «Эффективная работа с СУБД», Санкт-Петербург, «Питер», 2010г.
. Финансовая газета № 35, 2012 г. - «Автоматизация и статистика», С. Золотова
. ComputerWorld № 40, 2008 г. - «К оружию. Мощное средство в борьбе за выживание», М. Зырянов
. PCWeek № 40, 2010 г. - «Компании "Парус" и БИГ вооружают финансистов», Татьяна Богатова;
. http://www.vectro.ru/automation/integrated_automation/sad/;
. http://www.ixbt.com/soft/sed.shtml