Файл: В процессе хозяйственной деятельности людей всякое согласованное взаимодействие осуществляется с помощью управления.pdf
Добавлен: 15.07.2023
Просмотров: 23
Скачиваний: 2
Введение
В процессе хозяйственной деятельности людей всякое согласованное взаимодействие осуществляется с помощью управления. Связи в системе управления реализуются посредством информации, которая представляет собой обмен сведениями, мнениями, командами между людьми (управленческими структурами). Всё это может передаваться разными способами, в том числе машинными. Носителем информации является документ (в переводе с латинского «документ» означает «свидетельство», «способ доказательства»).
В управлении современным предприятием кроме сектора функциональных задач имеется довольно значительный блок задач в секторе управления документооборотом, автоматизации делопроизводства предприятия. В ходе управления предприятием и производственных процессов происходит создание и движение документов. Документы — это носители информации о деятельности фирмы. Таким образом, автоматизация делопроизводства и организация документооборота становится эффективным средством достижения целей компании в производственной или управленческой деятельности. В настоящее время существует комплекс информационных технологий и соответствующих программных продуктов, предлагаемых на рынке. Эти информационные технологии построены на разных концептуальных уровнях, предназначены для разного типа предприятий и решаемых задач.
Сегодня организация, которая хочет получить современное решение для создания автоматизированной технологии документооборота, имеет достаточно широкий выбор – от отдельных частных технологий до готовых комплексных систем.
Отечественная практика предполагает обязательную регистрацию каждого документа с момента его появления в организации, а также регламентированное (и контролируемое) движение документа вплоть до его исполнения. Сама идея подобного учета, регламентации и централизованного контроля вполне адекватна современным мировым реалиям управления с использованием компьютерных сетей.
Использование компьютерных технологий ускоряет документооборот, повышает исполнительскую дисциплину сотрудников, совершенствует управление организации в целом. Компьютеризация делопроизводственных процессов позволяет отказаться от ручных форм учета и перейти на современную форму регистрации документов с помощью ПЭВМ. Тем более что постоянно возрастает объем регистрируемых документов на любых предприятиях, внедряются системы автоматизации в смежных областях, и в связи с этим целесообразно использовать новые технологии для автоматизации регистрации документов.
«Дело»
Система "Дело", которая до недавнего времени называлась "Дело-96", является типичным представителем систем автоматизации делопроизводства и именно в этом качестве приобрела популярность у нас в стране. Она последовательно поддерживает все правила делопроизводства, унаследованные от советского делопроизводства и принятые в России. Разработчик - компания "Электронные офисные системы" (ЭОС) - взял курс на пересмотр концепции продукта в сторону создания полноценной системы документооборота. Продукт поддерживает идеологию делопроизводства, суть которой в следующем: чтобы было совершено любое действие в организации, нужен документ, к которому "приделываются ноги", то есть обеспечивается его движение. Движение документов (при том, что физически они, естественно, не перемещаются) происходит за счет изменения учетных записей о документах в базе данных. Для хранения документов компания ЭОС недавно представила отдельный продукт, интегрированный с системой "Дело", обеспечивающий функции электронного архива. В системе реализован Web-интерфейс, что удобно для организации удаленного доступа и построения интранет-порталов. Система имеет API, позволяющий интегрировать ее с различными приложениями. "Дело" хранит учетные записи средствами промышленной СУБД - Oracle или Microsoft SQL Server; осуществляет полное протоколирование действий пользователей с документами. Последняя версия интегрирована с системой распознавания FineReader для занесения в нее данных с бумажных документов. Продукт в первую очередь интересен для организаций, которые сталкиваются с необходимостью внедрения формализованного делопроизводства для подразделений секретариатов, канцелярий, общих отделов.
Электронные Офисные Системы сегодня
- Профессионально специализированная компания (лидер отрасли в течение 14 лет)
- Ряд субъектов РФ приняли систему ДЕЛО как базовую для документационного обеспечения деятельности всех структур власти регионального и муниципального уровня
- Сотрудничество с ведущими мировыми и отечественными разработчиками информационных и документационных технологий
- Полный комплекс услуг, включая управленческий консалтинг
- Партнерская сеть из более чем 220 компаний в регионах и странах СНГ, предоставляющих полный набор услуг «под ключ» (установка, настройка, обучение, интеграция, сопровождение)
- Опыт реализации проектов (40-50 в год)
- более 200 вузов – участников программы «Электронный документооборот со студенческой скамьи»
Лидирующие позиции
Ключевая роль в формировании отечественного рынка систем электронного документооборота (по данным DSS Consulting)
|
ЭОС первой из компаний получил в 1996 году Сертификат качества Госстандарта России
|
||
|
Линейка продуктов компании ЭОС
Структура системы ДЕЛО |
||
Модуль «Пользователи»
Модуль «Справочники»
Модуль «Документы»
Модуль «Отчеты»
Опционные подсистемы
Поточное сканирование
Сканирование
ДЕЛО-Web
ЭЦП и шифрование
Оповещение и уведомление
Управление процессами
Группы документов
Подразделения
Кабинеты
Виды доступа
Рубрикатор
Номенклатура дел
Организации
Граждане
Виды доставки
Виды связок
Другие справочники
Регистрация пользователей
Предоставление прав пользователям
Формирование и печать стандартных отчетных форм
Регистрация документов
Работа с проектами
Ввод поручения
Контроль за исполнением
Поиск
Кабинеты
Реестры внешней отправки
Опись дела
Печать РК и реестров
Назначение системы ДЕЛО
Система ДЕЛО может использоваться в двух целях:
Во-первых, система может сопровождать традиционно принятый в организации документооборот, упорядочивая технологию делопроизводства и облегчая рутинные операции по обработке документов.
При этом система обеспечивает регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов, контроль за исполнением поручений (резолюций) руководства, ввод отчетов исполнителей по поручениям (документам), организацию и учет движения документов между подразделениями и должностными лицами, включая движение бумажных оригиналов и копий документов.
По каждому зарегистрированному документу в системе хранятся сведения, описывающие сам документ и весь процесс работы с ним в подразделениях: от регистрации до списания в дело, включая ход исполнения документа и рассылку во внешние организации.
Во-вторых, система позволяет существенно расширить рамки традиционной организации документооборота за счет частичного или полного использования функций электронного документооборота и обработки документов на ЭВМ. Поэтому, система после ее внедрения в организации может служить своеобразным "мостом" для постепенного перехода от бумажной к безбумажной технологии обработки документов.
Функциональные возможности системы
Система обеспечивает полный жизненный цикл документа в организации от создания проекта документа до списания в дело и передачи в архив.
- Работа с входящими и исходящими документами:
• Регистрация, контроль и учет входящей и исходящей корреспонденции
• Регистрация переданных по электронной почте документов в автоматизированном режиме, в том числе защищенных электронной подписью
• Настройка структуры регистрационного номера в соответствии с номенклатурой дел, принятой в организации
• Наложение резолюций, контроль исполнения, написание и просмотр отчетов по резолюциям
• Пересылка документов для исполнения внутри организации по заданным маршрутам
• Согласование документов любого типа, включая договоры
• Быстрый поиск по всем реквизитам регистрационной карточки документа, возможность сохранения и использования сложных поисковых запросов
• Списание документов в дело и возможность передачи на архивное хранение
• Автоматизация отправки исходящей корреспонденции
- Работа с внутренними документами организации
• Поддерживается полный цикл работы с проектами документов:
− создание регистрационной карточки проекта документа, в том числе, «во исполнение» распорядительного документа;
− изменение проекта с хранением предыдущих версий;
− согласование проекта документа;
− утверждение проекта документа;
− автоматическая регистрация документа, созданного на основе проекта;
− поиск по всем реквизитам РКПД, возможность сохранения и использования сложных поисковых запросов;
− задание маршрута движения проекта документа и управление им; − использование электронной подписи при согласовании и утверждении проекта документа;
• Формирование поручений по документам.
• Передача подписанных документов сотрудникам на ознакомление и исполнение.
• Контроль прохождения и исполнения документов.
• Управление доступом к документам.
• Работа с шаблонами документов.
• Быстрый поиск по всем реквизитам регистрационной карточки, возможность использования и сохранения сложных поисковых запросов.
Система «ДЕЛО» – тиражируемый «коробочный» продукт, без каких-либо заказных доработок решает задачи электронного документооборота, автоматизации процессов делопроизводства, а также бизнес-процессов, связанных с документооборотом, любых организаций. С помощью гибкой системы справочников она легко может быть установлена и настроена специалистами заказчика. Дополнительные модули к системе «ДЕЛО»:
1 ДЕЛО-WEB – полноценный доступ к документам и работа удаленного пользователя в СЭД (доступ к информации, хранящейся в базе данных, в соответствии с предоставленными правами) по сети Internet/Intranet через web-интерефейс.
2 Подсистема оповещений и уведомлений - предназначена для автоматической рассылки уведомлений (информацию о совершенной в системе операции) и оповещений (информирование о приближении сроков исполнения определенной операции в системе) в электронную почту пользователей о различных событиях системы «ДЕЛО».
3 «Электронная подпись и шифрование» – возможность подписания и проверки подлинности файлов документов, а также их шифрования, с помощью электронной подписи можно подписывать как файлы документов, так и резолюции.
4 «КАРМА» - предназначена для применения функций криптографической защиты информации и электронной подписи, а также для защиты файлов и документов от несанкционированного доступа и изменений. «КАРМА» делает максимально удобным применение электронной подписи различными сотрудниками, как пользователями СЭД, так и программистами любой квалификации. Для пользователей она дает возможность работы с электронной подписью файлов непосредственно из проводника Windows. Программисты могут быстро и просто встроить работу с электронной подписью в новые программы или модифицировать уже эксплуатируемые программы. Все эти программы смогут применять электронную подпись.
5 Поточное сканирование – автоматизированное сканирование и регистрация большого количества документов.
6 Защита от несанкционированного доступа – создает внешний защитный контур, предотвращая неправомерное использование документов.
7 ДЕЛО-1С – интеграционное решение наиболее популярных систем ERP и ДОУ, позволяющее автоматизировать документооборот финансовых документов в бумажном виде и организовать юридически значимый электронный документооборот финансовых документов.