Файл: Практики (нужное подчеркнуть) Профессиональный модуль пм.docx

В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.

Порядок выдачи дел и документов

Выдача дел другим структурным подразделениям производится с разрешения руководителя службы ДОУ. Выдача дел работникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование работникам структурных подразделений на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату. Другим организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя организации по акту.

Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящееся на текущем хранении в структурном подразделении, временно требуются работнику, они могут быть выданы из дела ответственным за формирование и хранение дел, а на их место вкладывается лист-заместитель. В листе-заместителе указывается, когда, кому и на какой срок выдан документ.

Изъятие документов из дел постоянного хранения (например, приказов по основной деятельности, штатных расписаний, отчетов по основной деятельности и т.п.) допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя организации с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

Как правило, изъятие подлинных документов производится правоохранительными, судебными и другими силовыми органами, действующими на законных основаниях. В этом случае обращающийся орган должен представить в организацию запрос, в котором должна быть ссылка на соответствующий законодательный, иной нормативный правовой акт, на основании которого документы могут быть предоставлены органу для изъятия. Изъятые подлинные документы после минования их надобности подлежат возврату организации. Организация контролирует возврат этих документов.

Обложка дела представлена в приложении 14.

Внутренняя опись представлена в приложении 15.

Лист-заверитель дела представлен в приложении 16.

Задание 6. Подготовка и оформление в электронном виде личного дела сотрудника, оформление отчета СЗВ ТД.

Студент в электронном виде оформляет личное дело сотрудника: обложку личного дела, внутреннюю опись документов дела, заявление о приеме на работу, приказ о приеме на работу, трудовой договор, заявление на увольнение, приказ на увольнение, листзаверитель дела. Данные для документов могут быть вписаны вымышленные в целях соблюдения конфиденциальности персональных данных. В личное дело могут быть включены дополнительные документы (копия диплома, автобиография и пр.). Дополнительно к личному делу студент оформляет отчет СЗВ ТД на данного сотрудника. Форму отчета можно скачать по ссылке http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_343831/99be33b4572f4fada1ea26de5b5cfb 6574521ed6/ или в любом другом доступном источнике в случае неработоспособности ссылки. Для отчета: в приложении к отчету студент оформляет личное дело сотрудника и отчет по форме СЗВ ТД.

---

---

Задание 7. Оформление описи дел по личному составу.

Студент оформляет опись дел по личному составу. Форму описи можно взять в документе - Приказ Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г. N 526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях" Приложение N 15. Опись дел по личному составу URL: https://base.garant.ru/71183090/467f8131eb487349fc071fc5a38acd4c/ или в любом другом доступном источнике. Для отчета: студент оформляет в приложении заполненную опись дел по личному составу.

Приложение N 15

к пп. 3.6, 5.5 Правил
ООО «РозТех» УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ООО «РозТех»
Фонд N _Р-2100___ Богомолова О. А.
ОПИСЬ N __2____ Подпись Расшифровка

дел по личному составу подписи

за _2022___ год 15.01.2023

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Срок хранения	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5	6	7
1	03-80	Приказы генерального директора (о назначении, освобождении от должности, перемещении, поощрении, премировании) С № 1 по № 100 Том 1	12.01.2022 – 30.12.2022	75 лет	225
2	03-10	Расчетные ведомости по начислению заработной платы	2022	6 лет	194
3	01-19	Документы о создании и аннулировании электронных цифровой подписи	11.01.2022- 30.12.2022	15 лет	77

В данный раздел описи внесено ___3(три)______________________ дела,

(цифрами и прописью)

---

с N ___________________________ по N ________________________, в том числе:

литерные номера: __________________нет____________________________________

пропущенные номера: ____нет_______________________________________________
Главный специалист Подпись Богданова В.И.
Заведующий архивом Подпись Белка Е.В.
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК ООО «РозТех» Протокол ЭПК архивного учреждения

от __13.01.2023__ N _1________ от __14.1.2023______ N __3________
Формат A4 (210 x 297 мм)

Тема 2. Организация секретарского обслуживания

Задание 1. Участие в работе приемной руководителя: прием посетителей, телефонное обслуживание, организация рабочего места секретаря, работа с оргтехникой (принтер, сканер и пр.).

Под руководством специалиста, отвечающего за делопроизводство в организации, студент принимает участие в работе приемной руководителя: прием посетителей, телефонное обслуживание, организация рабочего места секретаря, работа с оргтехникой (принтер, сканер и пр.).Для отчета: по итогам данного этапа студенту необходимо кратко описать виды работ, которые он выполнил в процессе практики во время работы в приемной руководителя (около 1-2 страниц печатного текста)

Организация и документирование телефонных переговоров

Массовые коммуникации являются процессом оперирования информацией, в который вовлечено значительное количество людей. Благодаря использованию технических средств передачи информации человеческая коммуникация становится массовой и предоставляет возможность одновременно включать в процесс коммуникации разнообразные социальные, религиозные, этнические группы и общности.

Коммуникация (от лат. communicatio - "сообщение") - сообщение или передача средствами языка содержания высказывания. Современный толковый словарь русского языка. С.-Петербург: Норинт, 2005. С. 282.

В современном мире к массовым коммуникациям относят:

действия, включающие в себя огромные общности людей (религиозные, политические собрания, художественные выставки, форумы и т.д.);

технические средства и сети, такие как телефон, телефакс, компьютер.

Процесс коммуникации - диалог между людьми, при этом многие дискуссии по сути своей являются переговорами, хотя таковыми и не называются. Следовательно, даже не подозревая, каждый из нас становится участником личных или деловых переговоров.

Переговоры по телефону имеют свои преимущества:

многократно повышается оперативность решения вопросов и проблем;

---

отпадает необходимость посылать письма, телеграммы или совершать поездки в другие города, учреждения в пределах одного города для выполнения каких-либо обстоятельств дела;

по телефону можно также изложить просьбу, отдать распоряжение (совершить управленческое действие) и т.д.

Вместе с тем переговоры по телефону имеют свои недостатки:

лимит времени (особенно в междугородних и международных звонках);

ограниченные возможности восприятия информации только на слух.

В учебниках по секретарскому делу, руководствах по проведению телефонных переговоров есть небольшой раздел "Этика телефонного общения".

Под этикой понимается "совокупность норм поведения, мораль какой-либо общественной или профессиональной группы".

Следовательно, профессиональная этика секретаря при проведении телефонных переговоров предполагает:

вежливость (употребление вежливых форм общения, доброжелательный тон);

краткость (говорить о самом главном, по существу, без лишних подробностей);

логичность (последовательность в изложении материала);

средний темп речи, четкость произношения, особенно фамилий и чисел (в случае необходимости - по слогам или буквам);

сдержанность (умение вести разговор спокойно, без лишних эмоций, терпеливо).

Начинающий свою деятельность секретарь может использовать также специальный перечень (см. таблицу 1).

Таблица 1. Краткий перечень того, что следует и чего не следует делать, когда на вашем столе звонит телефон:



В соответствии с Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих секретарь руководителя "организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, а также телефонограммы, своевременно сообщает ему информацию, полученную по каналам связи".

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. 3-е изд., дополненное. М., 2001. С. 320.

По подсчетам специалистов, телефонные переговоры занимают значительную часть рабочего времени секретаря, так как около 75% ежедневных вопросов он решает по телефону.

---