Файл: Механика и математическое моделирование самара издательство Самарского университета 2021.pdf

Пустая форма (Создание →
Формы → Пустая форма) создаётся пустая форма, затем в конструкторе в неё добавляются элемент управления Диаграмма. Далее в мастере диаграмм выбираем источник, поля источ- ника, вид и имя диаграммы (Рисунок 60).

67
Рисунок 60 – Форма-диаграмма
СВОЙСТВА ФОРМЫ
Свойства формы позволяют управлять многими её параметрами.
Для доступа к свойствам формы нужно в конструкторе выделить всю форму и использо- вать правую кнопку мыши или команду Страница свойств. Получим список свойств формы
(Рисунок 61).
Рисунок 61 – Свойства формы

68
Набор свойств меняются в зависимости от вида формы.
На вкладе Данные окна свойств мы можем изменить источник данных формы (свойство
Источник записей), использовать при загрузке фильтр (свойства Фильтр и Фильтр при за-
грузке), задавать сортировку (свойства Порядок сортировки и Сортировка при загрузке) а также определить режим работы с данными в форме через свойства Разрешить добавление,
Разрешить удаление, Разрешить изменение. В форме можно также выполнить фильтрацию, используя свойства Фильтр и Применение фильтров.
На вкладе Макет окна свойств мы можем управлять видом формы на экране через свойства
Область выделения, Кнопки перехода и другие.
КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ
1. Перечислите источники форм.
2. Перечислите средства для создания форм в Access.
3. Из каких разделов состоит форма?
4. Как можно использовать свойства форм?

69
7. ОТЧЕТЫ
НАЗНАЧЕНИЕ ОТЧЕТОВ
Отчет служит для представления сведений из базы данных в нужном виде на экране или печати.
В отчет могут включаться только необходимые записи и колонки (поля), а также добав- ляться промежуточные и окончательные итоги. Можно также использовать самые разнообраз- ные способы размещения элементов отчета: названий, записей, колонок, итогов.
Отчет - один из объектов БД, один раз созданное описание отчета может многократно ис- пользоваться для получения отчета.
Отчет создается в два этапа:

создается структура отчета, т.е. описываются все элементы отчета - поля, сор- тировки, итоги, названия и прочее;

выдается сам отчет в режиме предварительного просмотра, затем готовый отчет можно распечатать или направить в Word или Excel.
Отчет можно получить следующими способами:

ленточный отчет с помощью команды Отчет;

использовать Мастер отчетов для построения типовых отчетов различного вида;

создавать отчет любого вида с помощью конструктора.
Первый способ самый быстрый и позволяет формировать только очень простые отчеты, второй способ позволяет формировать отчеты только определенного вида, третий способ значи- тельно сложнее, но позволяет создавать и редактировать отчеты любого вида.
ИСТОЧНИК ОТЧЕТА
Источником отчета может быть таблица или запрос (Рисунок 62). Желательно иметь один источник отчета. Если исходные данные для отчета находятся в разных таблицах или запросах, то сначала необходимо собрать эти данные в одном запросе, а затем использовать его в качестве источника отчета.

70
Отчет
Таблица
Запрос
Отчет
Рисунок 62 – Источники отчета
ВИДЫ ОТЧЕТОВ
Существует несколько видов отчета в зависимости от способа размещения данных (запи- сей) в них.
Отчет в один столбец
В таком отчете все поля каждой записи источника располагаются в одну колонку, друг под другом (Рисунок 63).
Рисунок 63 – Отчет в один столбец

71
Отчет в один столбец можно разделить на страницы таким образом, чтобы на каждой стра- нице размещалась только одна запись.
Ленточный отчет
В таком отчете все поля каждой записи источника располагаются в одну строчку, друг за другом (Рисунок 64).
Рисунок 64 – Ленточный отчет
Отчет с группировкой и итогами
По виду такой отчет напоминает ленточный, но в нем записи сгруппированы по одному или нескольким полям, подведены итоги в каждой группе и общие итоги (Рисунок 65).
Рисунок 65 – Отчет с группировкой и итогами

72
Необходимыми элементами оформления отчетов являются:

название отчета;

сортировка строк отчета (чаще всего по первой колонке);

нумерация строк отчета;

при необходимости, расчерчивание строк отчета.
СРЕДСТВА ДЛЯ СОЗДАНИЯ ОТЧЕТОВ
Все средства для создания отчетов отображены на вкладке Создание в группе команд От-
четы (Рисунок 66).
Рисунок 66 – Команды для создания отчетов
Мастера для создания отчетов
Команда Отчет создает ленточный отчет (Рисунок 67).
Рисунок 67 – Ленточный отчет, созданный мастером
Команда Пустой отчет создает пустой отчет, он может применяться для создания диа- грамм.
Команда Мастер отчетов позволяет создавать отчеты в один столбец, ленточные отчеты и отчеты с группировкой и итогами. При этом можно выбрать источник отчета и поля, задать груп- пировку, вид итогов в отчете с группировкой, сортировку, изменить стиль и название отчета.

73
Ниже приведен пример отчета в один столбец (Рисунок 68) и отчета с группировкой и итогами
(Рисунок 69), созданные этим мастером.
Рисунок 68 – Отчет в один столбец, созданный мастером
Рисунок 69 – Отчет с группировкой и итогами (фрагмент)
Конструктор отчетов
В конструкторе можно создать и отредактировать любой отчет. Чтобы не начинать созда- ние отчета «с нуля», обычно сначала создают отчет с помощью мастера, а затем редактируют его в конструкторе. Конструктор отчетов вызывается командой:
Вкладка Создание → Группа команд Отчеты → Команда Конструктор отчетов.
Отчет в конструкторе состоит из разделов Заголовок и примечание отчета, Область дан-
ных, Верхний и нижний колонтитулы, Заголовок и примечание группы. В разделах отчета размещают данные (поля источника, свободные поля), подписи (Рисунок 70). Обычно в отчетах не размещают такие элементы управления, как кнопки, поля со списками, т.к. в отчете они не работают, а выводить их на печать бессмысленно.

74
Рисунок 70 – Отчет с группировкой и итогами в конструкторе
Команды для работы с отчетом в конструкторе находятся в группе вкладок Инструменты
конструктора отчетов, состоящей из четырех вкладок Конструктор, Упорядочить, Формат и
Параметры страницы.
ПОРЯДОК СОЗДАНИЯ ОТЧЕТОВ
Отчет в один столбец
Сначала с помощью Мастера отчетов (Создание → Отчеты → Мастер отчетов) создаётся по шагам базовый отчет, затем в конструкторе отчетов в него добавляются не- обходимые надписи, свободные поля, линии, подбирается оптимальная ширина колонок, меняют, при необходимости, оформление (Рисунок 71).
Рисунок 71 – Порядок создания отчета
Результат преобразования в конструкторе отчета в один столбец, созданного Мастером
отчетов, показан ниже (Рисунок 72).

75
Рисунок 72 – Отчет в один столбец, преобразованный в конструкторе
Результат преобразования ленточного отчета в конструкторе показан ниже (Рисунок 73).
Рисунок 73 – Ленточный отчет, созданный мастером и преобразованный в конструкторе
Отчет с группировкой и итогами создается Мастером отчетов. В отчете данные сгруппи- рованы по одному или нескольким полям и подведены итоги в группе и общие итоги. Порядок создания отчета с группировкой и итогами такой же, как и ленточного отчета. На втором шаге мастера выбирается поле группировки, на третьем шаге – сортировку и итоговые функции. Затем в конструкторе отчетов в него добавляются необходимые надписи, свободные поля, линии, под- бирается оптимальная ширина колонок, меняют, при необходимости, оформление (Рисунок 74).
Рисунок 74 – Отчет с группировкой и итогами, исправленный в конструкторе
ОТЧЕТ С ВЫЧИСЛЯЕМЫМИ ПОЛЯМИ
Сначала с помощью мастера создаём ленточный отчет по таблице Товары. затем в кон- структоре добавляем свободные поля для подсчета стоимости в каждой записи в области данных
(формула =[Цена поставки]*[Количество]*(1-[Скидка %])) и общей стоимости в примечании

76 отчета (формула =Sum([Цена поставки]*[Количество]*(1-[Скидка %]))) в примечании отчета
(Рисунок 75).
Рисунок 75 – Отчет с добавленными вычисляемыми полями в конструкторе
Получим отчет о стоимости товаров с вычисляемыми полями (Рисунок 76).
Рисунок 76 – Отчет с вычисляемыми полями
ОТЧЕТ С ПАРАМЕТРОМ
Если в элемент управления Поле ввести текст подсказки в прямоугольных скобках, не яв- ляющийся именем поля источника отчета, то этот текст становится параметром, т.е. именем, ко- торое получает значение в результате ввода параметра.
Используем параметр для построения отчета о цене товаров с учетом скидки. В заголовке отчета создадим свободное поле и впишем в него параметр =[Введите скидку в %]

77
Используем тот же параметр для вычисления стоимости покупок со скидкой в области дан- ных =[Цена поставки]*(1-[Введите скидку в %]/100) (Рисунок 77):
Рисунок 77 - Отчет с параметром в конструкторе
При открытии отчета сначала появляется окно ввода параметра, а после ввода параметра открывается отчет (Рисунок 78).
Рисунок 78 - Отчет с параметром
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ СВОЙСТВ ОТЧЕТА
Свойства отчета позволяют управлять многими параметрами любого элемента отчета, раз- дела отчета и всего отчета. Для доступа к свойствам элемента отчета, раздела отчета или всего

78 отчета нужно в конструкторе выделить необходимую часть отчета и использовать правую кнопку мыши или выполнить команду Страница свойств.
В свойствах отчета можно увидеть источник отчета и при необходимости изменить его, включить сортировку, выполнить фильтрацию.
Управляя свойствами раздела отчета можно разделить отчет на страницы, используя свой- ство Конец страницы на вкладке Макет.
В свойствах элемента отчета используя свойство Расширение можно разрешить расшире- ние данных в поле, которое позволит длинные тексты отображать в несколько строк (высота поля автоматически подстраивается под размер данных в этом поле), изменить формат поля, вы- полнить нумерацию строк в отчете. Для нумерации строк в отчете создаем свободное поле в начале строки отчета и вводим туда выражение =1. Затем в свойстве этого поля Сумма с накоп-
лением выбираем Для всего если в отчете нет группировки или Для группы в отчете с группи- ровкой.
КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ
1. Назовите источники отчета.
2. Перечислите виды отчетов.
3. Какие средства для создания отчетов существуют в Access?
4. Как можно использовать свойства отчета?

79
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Появление реляционных СУБД стало важным шагом вперед по сравнению с иерархиче- скими и сетевыми СУБД, в этих системах стали использоваться непроцедурные языки манипу- лирования данными и была достигнута значительная степень независимости данных от обраба- тывающих программ. В то же время, существует ряд недостатков реляционных систем, обуслов- ленных самой моделью:

Реляционная модель данных не допускает естественного представления данных со слож- ной (иерархической) структурой, поскольку в ее рамках возможно моделирование лишь с помо- щью плоских отношений (таблиц). Все отношения принадлежат одному уровню, многие значи- мые связи между данными либо теряются, либо их поддержку приходится осуществлять в рам- ках конкретной прикладной программы.

По определению в реляционной модели поля кортежа могут содержать лишь атомарные значения. Однако, в таких приложениях как САПР (системы автоматизированного проектирова- ния), ГИС (геоинформационные системы), искусственный интеллект системы оперируют со сложно – структурированными объектами.

Кроме того, даже в том случае, когда сложный объект удается «уложить» в реляционную базу данных, его данные распределяются, как правило, по многим таблицам. Соответственно, извлечение каждого такого объекта требует выполнения многих операций соединения (join), что значительно замедляет работу СУБД. Обойти это и предыдущее ограничения можно было бы в том случае, если бы реляционная модель допускала: возможность определения новых типов дан- ных и определение наборов операций, связанных с данными определенного типа.
Тема баз данных довольно необъятна и, несмотря на отмеченные недостатки, реляционные базы данных имеют широкое применение, и для изучения основ этого предмета данное пособие может быть использовано студентами, так как даёт представление о предмете и позволяет в ко- роткие сроки освоить создание простого, но законченного продукта в форме информационной системы и облегчить дальнейшее изучение данной области.

80
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
ОСНОВНАЯ
1. Голицына, О.Л. Базы данных: учебное пособие / О.Л. Голицына, Н.В. Максимов, И.И. Попов.
- Изд. 2-е, испр. и доп. - М. : ФОРУМ : ИНФРА-М, 2007. - 399 с. - (Профессиональное обра- зование). - ISBN 978-5-91134-098-8, ISBN 978-5-16-002966-5.
2. Хомоненко, А.Д. Базы данных: учебник для вузов / А.Д. Хомоненко, В.М. Цыганков,
М.Г. Мальцев ; под ред. А.Д. Хомоненко. - 6-е изд. - М.: Бином-Пресс ; СПб. : КОРОНА-Век,
2007. - 736 с. - ISBN 5-7931-0349-x.
3. Базы данных: методические указания к лабораторным работам / сост. А.Н. Поручиков;
Федер.
агентство по образованию, Самар. гос. аэрокосм. ун-т им. академика С.П. Королева. -
Самара: Изд-во СГАУ, 2008. - 28 с.
4. Базы данных: методические указания к курсовому проекту / сост. А.Н. Поручиков; Федер.
агентство по образованию, Самар. гос. аэрокосм. ун-т им. академика С.П. Королева. -
Самара: Изд-во СГАУ, 2008. - 50 с.
5. Проектирование и реализация баз данных средствами СУБД ACCESS: методические указания
/ сост. Е.И. Чигарина ; Федер. агентство по образованию, Самар. гос. аэрокосм. ун-т им.
академика С.П. Королева . - Самара: Изд-во СГАУ, 2009. - 43 с.
6. Общие требования к учебным текстовым документам. Стандарт предприятия СТО СГАУ
02068410-004-2018.
ДОПОЛНИТЕЛЬНАЯ
1. Проектирование баз данных. СУБД Microsoft Access: учебное пособие для вузов / Н.Н. Грин- ченко, Е.В. Гусев, Н.П. Макаров [и др.]. - М.: Горячая линия-Телеком, 2004. - 240 с.
2. Степанов, В.В. Microsoft Access 2003 для начинающих / В.В. Степанов. - М.: ООО «Аквариум-
Принт», 2004. - 128 с.
3. Золотова, С.И. Практикум по Access : подготельный курс, предваряющий более глубокое изу- чение технологии баз данных / С.И. Золотова. - М. : Финансы и статистика, 2007. - 143 с. -
(Диалог с компьютером). - ISBN 978-5-279-02284-7.
4. Диго, С.М. Access: учебно-практическое пособие / С.М. Диго. - М.: ТК Велби, Изд-во Про- спект, 2006. - 240 с.

81
ПРИЛОЖЕНИЕ А. ТИПЫ И РАЗМЕРЫ ПОЛЕЙ
Тип поля
Описание
Размер поля
Текстовый
Текст и числа, например, имена и адреса, номера телефонов и поч- товые индексы
Текстовое поле может содержать до 255 сим- волов.
Числовой
Общий тип для числовых дан- ных, допускающих проведение математических расчетов, за ис- ключением расчетов для денеж- ных значений. Свойство Размер
поля позволяет указать различ- ные типы числовых данных
1.
Байт (числа от 0 до 255 без дробной ча- сти)
2.
Целое (Числа от -32 768 до 32 767 без дробной части).
3.
Длинное целое (Числа от -2 147 483 648 до 2 147 483 647 без дробной части).
4.
С плавающей точкой (4 байт). Числа от -3,402823*10 38
до 3,402823*10 38
, до 7 зна- чащих цифр
5.
С плавающей точкой (8 байт). Числа от -1,797*10 308
до 1,797*10 308
, до 15 знача- щих цифр
Дата/время
Значения даты и времени. Поль- зователь имеет возможность вы- брать один из многочисленных стандартных форматов или со- здать специальный формат
Денежный
Денежные значения. Не рекомен- дуется использовать для прове- дения денежных расчетов значе- ния, принадлежащие к число- вому типу данных, так как по- следние могут округляться при расчетах. Значения типа "Денеж-