Лабораторная работа 22 (2 часа)

Работа с СУБД Microsoft Access

Упорядочение записей в результирующей таблице.

Если необходимо, чтобы дан­ные, отобранные в результате работы запроса на выборку, были упорядочены по какому-либо полю, применяют сортировку. В нижней части бланка имеется специальная строка Сортировка. При щелчке на этой строке открывается кнопка раскры­вающегося списка, в котором можно выбрать метод сортировки: по возрастанию или по убыванию. В результирующей таблице данные будут отсортированы по тому полю, для которого задан порядок сортировки.

Возможна многоуровневая сортировка - сразу по нескольким полям. В этом случае данные сначала сортируются по тому полю, которое в бланке запроса по образцу находится левее, затем по следующему полю, для которого включена сортировка, и так далее слева направо. Соответственно, при формировании запроса надо распо­лагать поля результирующей таблицы не как попало, а с учетом будущей сортировки. В крайнем случае, если запрос уже сформирован и надо изменить порядок следо­вания столбцов, пользуются следующим приемом:

• выделяют столбец щелчком на его заголовке (кнопку мыши отпускают);

• еще раз щелкают на заголовке уже выделенного столбца (но кнопку не отпускают);

• перетаскивают столбец в другое место.

Управление отображением данных в результирующей таблице.

В нижней части бланка запроса по образцу имеется строка Вывод на экран. По умолчанию предпо­лагается, что все поля, включенные в запрос, должны выводиться на экран, но это не всегда целесообразно. Например, бывают случаи, когда некое поле необходимо включить в запрос, например, потому, что оно является полем сортировки, но в то же время, нежелательно, чтобы пользователь базы видел его содержание. В таких случаях отображение содержимого на экране подавляют сбросом флажка Вывод на экран.

Использование условия отбора.

Дополнительным средством, обеспечивающим отбор данных по заданному критерию, является так называемое Условие отбора. Соответствующая строка имеется в нижней части бланка запроса по образцу. Для каждого поля в этой строке можно задать индивидуальное условие.

Другие виды запросов. Мы рассмотрели запросы на выборку. Это самые простые и в то же время наиболее распространенные виды запросов. Однако существуют и другие виды запросов, некоторые их которых выполняются на базе предварительно созданного запроса на выборку. К ним относятся:

• запросы с параметром (интересны тем, что критерий отбора может задать сам пользователь, введя нужный параметр при вызове запроса);

• итоговые запросы, назначение которых отдаленно напоминает итоговые функции электронных таблиц (производят математические вычисления по заданному
  полю и выдают результат);

• запросы на изменение - позволяют автоматизировать заполнение полей таблиц;

• перекрестные запросы, позволяющие создавать результирующие таблицы на основе результатов расчетов, полученных при анализе группы таблиц;

• специфические запросы SQL - запросы к серверу базы данных, написанные на языке запросов SQL.

---

Работа с формами

С одной стороны, формы позволяют пользователям вводить данные в таблицы базы данных без непосредственного доступа к самим таблицам, С другой стороны, они позволяют выводить результаты работы запросов не в виде скупых результирую­щих таблиц, а в виде красивых форм. В связи с таким разделением существует два вида организации структуры форм: на основе таблицы и на основе запроса, хотя возможен и комбинированный подход.

Автоформы.

В отличие от таблиц и запросов, которые мы формировали вручную, формы удобнее готовить с помощью средств автоматизации. Полностью автомати­ческими являются средства, называемые автоформами.

Существует три вида автоформ:

- в столбец,

- ленточные

- табличные.

Автоформа «в столбец» отображает все поля одной записи - она удобна для ввода и данных. «Ленточная» автоформа отображает одновременно группу записей - ее удобно использовать для оформления вывода данных. Табличная автоформа по внешнему виду ничем не отличается от таблицы, на которой она основана.

Для создания автоформы следует открыть панель Формы в окне База данных и вос­пользоваться командной кнопкой Создать. В открывшемся диалоговом окне Новая форма выбирают тип автоформы и таблицу (или запрос), на которой она основы­вается. После щелчка на кнопке ОК автоформа формируется автоматически и немед­ленно готова к работе, то есть к вводу или отображению данных.

Автоформа основывается только на одном объекте. Иные средства создания форм позволяют закладывать в основу структуры формы поля нескольких таблиц или запросов. Если форма основывается только на одном объекте, она называется простой формой. Если форма основывается на полях из нескольких связанных таблиц, то она называется сложной и представляет собой композицию из нескольких форм.

Создание форм с помощью мастера.

Автоматизированные средства предоставляет Мастер форм - специальное программное средство, создающее структуру формы в режиме диалога с разработчиком. Мастер форм можно запустить из окна База данных щелчком на значке Создание формы с помощью мастера на панели Формы.

1. На первом этапе работы Мастера форм выбирают таблицы и поля, которые войдут в будущую форму.

2. На втором этапе выбирается внешний вид формы.

3. На третьем этапе выбирается стиль оформления формы.

4. На последнем этапе выполняется сохранение формы под заданным именем. Здесь же можно включить переключатель Изменить макет формы, который открывает только что созданную форму в режиме Конструктора. Этим удобно
   воспользоваться в учебных целях, чтобы рассмотреть структуру формы на гото­вом примере.

Структура формы.

Форма имеет три основных раздела:

- область заголовка,

- область данных,

- область примечания.

Линии, разделяющие разделы, перетаскиваются по вертикали с помощью мыши - это позволяет изме­нять размеры разделов так, как требуется,

---

Разделы заголовка и примечания имеют чисто оформительское назначение - их содержимое напрямую не связано с таблицей или запросом, на котором основана форма. Раздел данных имеет содержательное значение - в нем представлены элементы управления, с помощью которых выполняется отображение данных или их ввод. Разработчик формы может разместить здесь дополнительные элементы управ­ления для автоматизации ввода данных (переключатели, флажки, списки и другие, типичные для приложений Windows).

Элементы управления формы.

Элементы управления, которы­ми может пользоваться разработчик, представлены на Панели элементов. Ее открывают щелчком на соответствующей кнопке панели инструментов Microsoft Access или командой Вид - Панель элементов.

Выбор элемента управления выполняется одним щелчком на его значке в Панели элементов, после чего следующим щелчком, в поле формы отмечается место, куда он должен быть поставлен. Вместе с элементом в поле формы вставляется его при­соединенная надпись. По умолчанию эта надпись стандартная, например, для пере­ключателей это Переключатель1, Переключатель2 и т. д. Редактированием свойства элемента управления (доступ к свойствам открывается через контекстное меню) можно дать элементу управления более содержательную подпись.

Основными элементами оформления формы являются текстовые надписи и рисунки. Для создания в форме текстовых надписей служат два элемента управления - Надпись и Поле. В качестве надписи можно задать произвольный текст. Элемент Поле отличается тем, что в нем отображается содержимое одного из полей таблицы, на которой основана форма, то есть при переходе от записи к записи текст может меняться.

Для создания графических элементов оформления служат элементы управления Рисунок, Свободная рамка объекта и Присоединенная рамка объекта. Рисунок выби­рается из графического файла и вставляется в форму. Элемент Свободная рамка объекта отличается тем, что это не обязательно рисунок - это может быть любой другой объект OLE, например, мультимедийный. Элемент Присоединенная рамка объекта тоже в какой-то степени может служить для оформления формы, но его содержимое берется не из назначенного файла, а непосредственно из таблицы базы данных (если она имеет поле объекта OLE). Естественно, что при переходе между записями содержимое этого элемента будет меняться.

Дизайн формы.

В то время как таблицы базы данных глубоко скрыты, формы базы данных - это средства, с помощью которых с ней общаются люди. Поэтому к формам предъявляются повышенные требования по дизайну.

В первую очередь, все элементы управления форм должны быть аккуратно выров­нены. Это обеспечивается командой Формат - Выровнять. Если нужно равномерно распределить элементы управления по полю формы, используют средства меню Формат - Интервал по горизонтали или Формат - Интервал по вертикали.

---

Ручное изменение размеров и положения элементов управления тоже возможно, но редко приводит к качественным результатам. При работе вручную используют перетаскивание маркеров, которые видны вокруг элемента управления, когда он выделен. Особый статус имеет маркер левого верхнего угла. Обычно элементы управ­ления перетаскиваются вместе с присоединенными к ним надписями. Перетаски­вание с помощью этого маркера позволяет оторвать присоединенную надпись от элемента. Существенную помощь при разработке дизайна формы оказывает вспо­могательная сетка. Ее отображение включают командой Вид - Ceтка. Автоматиче­скую привязку элементов к узлам сетки включают командой Форма - Привязать к сетке.

Управление последовательностью перехода. Пользователь, для которого, собст­венно, и разрабатывается форма, ожидает, что ввод данных в нее должен происхо­дить по элементам управления слева направо и сверху вниз. Однако при проекти­ровании сложных форм, когда в процессе дизайна элементы управления многократно перемещаются с места на место, очень легко перепутать их последовательность и создать неудобный порядок ввода данных.

Физически последовательность перехода - это порядок перехода к следующему полю по окончании работы с предыдущим. Она легко проверяется с помощью кла­виши TAB. Если при последовательных нажатиях этой клавиши фокус ввода «мечется» по всей фор­ме, значит, последовательность перехода нерациональна и ее надо править.

Для управления последовательностью перехода служит диалоговое окно Последовательность пере­хода. В нем представлен список элементов управления формы. Порядок элементов в списке соот­ветствует текущему порядку перехода. Изменение порядка перехода выполняется перетаскиванием в два приема:

• щелчком на кнопке маркера слева от названия выделяется элемент управле­ния (кнопка мыши отпускается);

• после повторного щелчка с перетаскиванием элемент перемещается на новое место.

Закончив разработку макета формы, ее следует закрыть и сохранить под заданным именем. После открытия формы в окне База данных с ней можно работать: про­сматривать или редактировать данные из базовой таблицы. Проверку последовательности перехода выполняют клавишей TAB.

Практические занятия

Упражнение 1. Создание межтабличных связей

1. Запустите программу Microsoft Access.

2. На панели Создание файла (в Области задач) щелкните на имени базы данных
   Комплектующие в разделе Открытие файла.

3. В окне Комплектующие: база данных откройте панель Таблицы. Убедитесь, что на
   ней присутствуют значки ранее созданных таблиц Комплектующие и Поставщики.

4. Разыщите на панели инструментов кнопку Схема данных. Если есть сложности,
   найдите команду строки меню: Сервис - Схема данных. Воспользуйтесь любым
   из этих средств, чтобы открыть окно Схема данных. Одновременно с открытием
   этого окна открывается диалоговое окно Добавление таблицы, на вкладке Таблицы которого можно выбрать таблицы, между которыми создаются связи.

5. Щелчком на кнопке Добавить выберите таблицы Комплектующие и Поставщики -
   в окне Схема данных откроются списки полей этих таблиц.

6. При нажатой клавише SHIFT выделите в таблице Комплектующие два поля -
   Компонент и Модель.

7. Перетащите эти поля на список полей таблицы Поставщики. При отпускании
   кнопки мыши автоматически откроется диалоговое окно Изменение связей.

8. На правой панели окна Изменение связей выберите поля Компонент и Модель
   таблицы Поставщики, включаемые в связь. Не устанавливайте флажок Обеспечение целостности данных: в данном упражнении это не требуется, но может препятствовать постановке учебных опытов с таблицами.

9. Щелкните на кнопке Создать в диалоговом окне Изменение связей. В окне Схема данных рассмотрите образовавшуюся связь. Убедитесь в том, что линию связи можно выделить щелчком левой кнопки мыши, а щелчком правой кнопки мыши открывается контекстное меню, позволяющее разорвать связь или отредакти­ровать ее.

10. Закройте окно Схема данных. Закройте программу Microsoft Access.

---

Упражнение 2. Создание запроса на выборку

В этом упражнении мы создадим запрос на выборку жестких дисков, имеющих емкость свыше 60 Гбайт при цене менее 150 условных единиц. Результирующая таблица должна содержать также адрес поставщика и номер его телефона.

1. Запустите программу Microsoft Access.

2. На панели Создание файла (в Области задач) щелкните на имени базы данных Комплектующие в разделе Открытие файла. В окне Комплектующие: база данных откройте панель Запросы. Дважды щелкните на значке Создание запроса в режиме Конструктора - откроется бланк запроса по образцу. Одновременно с ним откроется диалоговое окно Добавление таблицы.

3. В окне Добавление таблицы выберите таблицу Поставщики и щелкните на кнопке Добавить. Закройте окно Добавление таблицы.

4. В списке полей таблицы Поставщики выберите поля, включаемые в результирующую таблицу: Компонент, Модель, Цена оптовая, Поставщик, Телефон. Выбор производите двойными щелчками на именах полей.

5. Задайте условие отбора для поля Компонент. В соответствующую строку вве­дите: Жесткий диск. Из таблицы будут выбираться не все изделия, а только
   жесткие диски.

6. Задайте условие отбора для поля Цена оптовая. В соответствующую строку
   введите: < 150. Из таблицы будут выбираться только изделия, имеющие цену
   менее 150 условных единиц.

7. Нам еще надо задать условие отбора по основному потребительскому пара­
   метру - емкости жесткого диска. Однако в таблице Поставщики такого поля
   нет. С другой стороны, в ней есть поле Модель, которое однозначно определяет
   параметры изделия. Благодаря тому, что по полю Модель у нас установлена
   связь с таблицей Комплектующие, мы получаем возможность ввести в запрос
   поле Основной параметр, взяв его из другой таблицы. Добавьте список полей таблицы Комплектующие в верхнюю часть бланка запроса по образцу. Для этого щелкните правой кнопкой мыши в верхней области бланка и в открывшемся контекстном меню выберите пункт Добавить таблицу - откро­ется уже знакомое нам окно Добавление таблицы. Выберите в нем таблицу Ком­плектующие.

8. Двойным щелчком на поле Основной параметр в списке полей таблицы Комплектующие введите это поле в бланк запроса по образцу.

9. В строке Условие отбора столбца Основной параметр введите условие >60
   (емкость диска более шестидесяти гигабайт).

10. Закройте бланк запроса по образцу. При закрытии запроса введите его имя -
    Выбор комплектующих.

11. В окне Комплектующие: база данных откройте только что созданный запрос и
    рассмотрите результирующую таблицу. Ее содержательность зависит от того,
    что было введено в таблице Комплектующие и Поставщики при их наполнений
    в упражнении 1. Если ни одно изделие не соответствует условию отбора и
    получившаяся результирующая таблица не имеет данных, откройте базовые
    таблицы и наполните их модельными данными, позволяющими проверить
    работу запроса.

12. По окончании исследований закройте все открытые объекты и завершите
    работу с программой Microsoft Access.

---

Смотрите также файлы

• Лабораторная работа_25_2012.doc

• Энциклопедия аргументов.doc

• численные методы.doc

• План реферирования текста.doc

• Программа развивающих занятий тоддлер группа.doc