Добавлен: 29.10.2023
Просмотров: 46
Скачиваний: 2
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
Подготовка документа в инициативном порядке – процесс создания документа, не являющегося ответом на входящий или внутренний документ.
Подготовка проекта исходящего/внутреннего документа может производиться исполнителем, например, средствами Microsoft Word. Подготовленный проект документа «прикрепляется» к карточке задания и передаётся на согласование визирующим лицам.
Регистрация исходящей/внутренней корреспонденции заключается в присвоении документу постоянного регистрационного номера. «Административное делопроизводство» обеспечивает автоматическое формирование номеров документов с помощью настраиваемых нумераторов.
-
Контроль исполнительской дисциплины
При постановке документа на контроль производится назначение плановых сроков исполнения. Значение планового срока формируется на основании сроков, указанных в резолюции. В процессе контроля проверяется готовность документов к плановым срокам исполнения.
Промежуточный контроль – процесс, заключающийся в периодическом опросе исполнителей для определения состояния документа, учёте и обобщении результатов контроля.
Исполнителем периодически вносится в карточку задания информация о ходе выполнения и проценте исполнения задания. Для промежуточного контроля заданий на контроле используется карточка контроля. Снятие с контроля – завершение процесса контроля. Основанием для снятия с контроля является наличие номера результирующего исходящего документа, зарегистрированного при отправке документа.
5. Передача документов в архив
Отработанные документы подшиваются в дела, которые затем передаются на архивное хранение.
Кроме того, в системе возможны следующие этапы документооборота:
-
ведение номенклатуры дел (ведение справочника номенклатуры дел) – процесс, заключающийся в составлении систематизированного перечня заголовков (наименований) дел, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке; -
формирование дел и томов – процесс формирования дел с вложенными томами и присвоения им уникальных регистрационных номеров; -
списание документов в дела – процесс помещения документа в дело, согласно номенклатуре дел; -
передача дел во временное пользование – до закрытия дел документы в составе этих дел могут передаваться во временное пользование; -
архивирование дел – производится после их закрытия и составления, согласования и утверждения описи дел на передачу в архив; -
передача дел в подразделения – процесс передачи и приёма дел, хранящихся в архиве, для работы в подразделениях. -
передача дел на постоянное хранение – процесс формирования, согласования и утверждения описей дел для передачи в фонды постоянного хранения; -
уничтожение документа в архиве – процесс формирования, согласования и утверждения описей дел на уничтожение.
Наряду с автоматизацией основных процессов делопроизводства приложение DocsVision «Административное делопроизводство» предоставляет ряд вспомогательных сервисов:
-
сервис уведомлений – подсистема, предназначенная для рассылки пользователям системы уведомлений (напоминаний) о необходимости выполнения определённых заданий; -
контроль получения ответа на документ – позволяет устанавливать ожидаемый срок ответа и дату фактического получения документа-ответа; -
подсистема построения отчётов – позволяет быстро создавать новые отчёты и адаптировать существующие отчёты; -
электронный телефонный справочник – синхронизирован со справочником сотрудников и предоставляет удобный интерфейс доступа к различной информации о сотрудниках; -
Web-доступ для поиска и просмотра документов – подсистема поиска и просмотра входящих, исходящих, внутренних документов, а также заданий и резолюций, зарегистрированных в приложении «Административное делопроизводство», с помощью web-доступа.
Сервер DocsVision представляет собой сервер хранилища данных, построенный на основе сервера баз данных Microsoft SQL Server и веб-сервера Microsoft IIS и предназначенный для хранения информации и обработки запросов на выборку данных;
Клиент DocsVision интегрирован в Microsoft Internet Explorer и состоит из ядра и набора управляемых им карточек. Ядро клиентской части – Менеджер объектов – обеспечивает поддержку сессий пользователей, передачу данных между клиентской частью и сервером хранилища, загружает и запускает карточки, а также предоставляет им стандартные интерфейсы для выполнения различных функций.
3.3 Опыт некоторых госструктур в автоматизации
делопроизводства и внедрении СЭД
На основании изучения специализированной прессы (журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера») можно убедиться в том, что многие организации, особенно государственные структуры, активно осуществляют автоматизацию делопроизводства и внедряют системы электронного документооборота (СЭД).
Министерство Экономического Развития и Торговли Российской Федерации, к примеру, разрабатывает собственную СЭД. Создана база, основным элементом которой является уникальная локальная сеть, объединяющая все территории, на которых расположено Министерство.
Развернут и успешно функционирует мощнейший электронный почтовый сервер, число абонентов которого превышает 2000 человек. В рамках локальной сети создан ведомственный информационный портал, создающий возможность открытого доступа (в рамках министерства) к различным базам данных, статистике, обзорам, анализам и электронной библиотеке документов. Все структурные подразделения имеют свой сайт в этом портале и возможность для оперативного обмена информацией.
Министерство использует систему автоматизированного делопроизводства при регистрации документов. Все сведено в единую электронную базу. С помощью компьютера можно узнать, какая корреспонденция находится на исполнении у того или иного подразделения; любой сотрудник имеет доступ к этой системе и может свободно ей пользоваться.
Однако СЭД в Минэкономразвития пока не позволяет полностью реализовать все задачи электронного документооборота. В ближайшей перспективе планируется повсеместное использование электронно-цифровой подписи (ЭЦП). Несмотря на то, что закон об ЭЦП уже принят, его реализация не везде прописана в подзаконных актах. Также пока не решен вопрос о постоянном обновлении нормативов на ЭЦП, которые быстро устаревают. Еще одной из проблем внедрения СЭД является профессиональная и техническая подготовка сотрудников Министерства, главной целью здесь является, по мнению автора статьи (С.В. Кузнецов, руководитель Административного департамента Министерства), чтобы сотрудники воспринимали СЭД как необходимый инструмент, без которого невозможно эффективно работать.
В системе корпоративного регулирования ДОУ в Центральном Банке Российской Федерации можно выделить следующие основные элементы:
-
ведомственные акты и распорядительные документы; -
организационно-методическое руководство и система информационного обеспечения; -
работа с персоналом и корпоративная культура.
Информационно-технологическую основу корпоративного регулирования ДОУ в Банке России составляет Система автоматизации документооборота и делопроизводства (САДД), внедренная в центральном аппарате Банка (1997 г.), во всех территориальных учреждениях Банка (78 главных управлений и национальных банках), а также в 9 организациях при Банке (2000 – 2001 гг.). Кроме того, внедрена автоматизированная технология в расчетно-кассовых центрах.
Во всех территориальных учреждениях Банка России не только используется единый территориальный программный продукт для автоматизации работы с документами, но и контролируется соблюдение единых нормативных требований и применение типовых классификаторов (справочников).
Опыт нормативно-методического регулирования САДД Банка России (в нормативных актах, справочных и методических материалах, должностных инструкциях) показал необходимость издания специальных документов по регламентации документационных процессов. В ЦБ РФ таким документов является «Регламент работы с документами в системе автоматизации документооборота и делопроизводства». На его основе разработаны подобные регламенты для каждого подразделения Банка, осуществляющего эксплуатацию САДД.
Совет Федерации РФ прошел при внедрении системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота следующие этапы:
-
изучение теоретических аспектов автоматизации; -
системный анализ существующего порядка работы с документами; -
создание проекта системы делопроизводства и электронного документооборота, в котором прописаны цели, задачи, функции и структура информационной системы как в целом, так и для каждого участка отдельно; -
на основании вышеуказанного проекта – поиск готовой системы автоматизации делопроизводства на рынке отечественных и западных производителей.
В настоящее время в Совете Федерации функционирует система автоматизированного делопроизводства и электронного документооборота «Дело–ТСФ». Пользователи системы, выполняющие только операции поиска информации о документах и их образах, могут быть подключены в режиме Intranet (локальная сеть). Пользователь системы в любой момент может получить полную информацию о состоянии, истории движения и исполнения документов.
Система защищена от несанкционированного доступа, в ней содержится 3 % информации с грифом «Для служебного пользования», персональные данные.
Проблемы, с которыми сталкивается Совет Федерации при автоматизации делопроизводства и внедрении новых стандартов:
-
проблема в сфере привлечения административного ресурса; -
трудности в области организации учебы и консультаций, недостаточный уровень компьютерной грамотности персонала; -
противоречия в управлении человеческим фактором;
сложности в проведении аналитической работы.
Проанализировав опыт вышеуказанных госструктур по автоматизации делопроизводства и внедрению СЭД, можно выделить следующие моменты.
Во-первых, каждая из указанных организаций создает (или приобретает) СЭД (либо САД), учитывая специфику делопроизводства и документооборота данной конкретной организации. На данном этапе можно утверждать, что не существует универсальной СЭД, которая подходила бы для любого предприятия.
Во-вторых, выявлены следующие основные проблемы в процессе внедрения СЭД:
а) проблема человеческих ресурсов (техническое и профессиональное обучение);
б) проблема разработки и обновления нормативных актов и методических материалов, соответствующих развитию процесса автоматизации ДОУ.
Заключение
Использование новых информационных технологий в делопроизводстве организаций, безусловно, на сегодняшний день является одной из актуальнейших тем в сфере документоведения и ДОУ.
Электронный документооборот является частью процесса автоматизации делопроизводства. Оба этих процесса призваны решить такие наболевшие проблемы традиционного делопроизводства, как проблема поиска документов, невыполнение документов в установленный срок, дублирование и противоречие документов друг другу, неподдающаяся контролю текущая работа исполнителей с документами и невозможность проследить историю работы с документами.
Внедрение систем автоматизации делопроизводства (САД) и систем электронного документооборота (СЭД) сталкивается в реальности с такими проблемами, как отсутствие универсальной системы для любого предприятия, проблемой человеческих ресурсов, проблема несоответствия нормативных актов развитию процесса автоматизации ДОУ.
Список использованной литературы
-
DocsVision – Система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота [Электронный ресурс]: сайт компании DocsVision. – Режим доступа: http://www.docsvision.com/. -
Интернет-сервер АКДИ Экономика и жизнь [Электронный ресурс]: сайт Агентства консультаций и деловой информации. – Режим доступа: http://www.akdi.ru/. -
ЭОС – автоматизация делопроизводства и электронный документооборот [Электронный ресурс]: сайт компании Электронные Офисные Системы. – Режим доступа: http://www.eos.ru/. -
Справочно-информационная система «КонсультантПлюс». -
Бобылева, М.П. Корпоративное регулирование документационного обеспечения управления (опыт Банка России) Справочник секретаря и офис-менеджера. -
Кузнецов, С.К. Опыт реформирования системы документационного обеспечения Минэкономразвития РФ. Справочник секретаря и офис-менеджера. -
Ларин, М.В. Работа с электронными документами. Обзор исследований ВНИИДАД. Справочник секретаря и офис-менеджера. -
Линев, А.А. Регионы готовы к внедрению систем электронного документооборота . -
Назаренко, О.Б. Программное обеспечение Интернет/Интранет клиента. -
Петров, В.Н. Информационные системы – СПб.: Питер, 2002. -
Рыжикова, Т.В. Аппарат Совета Федерации на этапе перехода к безбумажным технологиям. Справочник секретаря и офис-менеджера.