Файл: Решение Автоматизированные системы управления предприятием необходимы для оптимизации и повышения эффективности работы управленцев и некоторых.docx

На внедрение любой информационной или IT-системы будет требоваться большое количество времени, сил и средств. Тем более, когда на кону успех всей организации, то такому серьезному решению, как разработка BPM- системы, нужно уделить больше времени.

Ни один успешный руководитель не станет запускать проект, основываясь на возможности быстро выбранного продукта, потому что есть масса нюансов, которые будут требовать внимательной проверки и анализа. Не стоит опираться также на обещания и одни лишь ожидания, которые были известны нам до разработки и тем более процесса внедрения. Ведь последствия неправильного выбора и осознание ошибки уже во время работы могут значительно сказаться на результате, упущенном времени и силах.

Компания является сложной онтологической (понятийной) структурой, которая состоит из сформированной совокупности сущностей и взаимосвязей, структурных единиц и их прямых и косвенных функций (рисунок 12).

Наглядное представление современной компании рассмотрим ниже.



Рисунок 12 – Онтологическая структура современной компании

Компания «Софтлайн» на сегодня ведет свою деятельность, опираясь на опыт прошедшего временного периода, то есть: как сложился процесс изначально, к чему привыкли работники, как взаимодействовали раньше, так и продолжается работа компании на сегодняшний день. Поэтому очень важно подходить к вопросу внутреннего устройства компании не поверхностно и проработать все аспекты.

Взаимодействие между элементами компании, которые определены бизнес - логикой и которые закреплены в наборе бизнес-правил, и будем считать деятельностью компании в целом. Информационная система, которую необходимо проработать, будет «отражать» правила и логику, преобразуя и организуя потоки информации, автоматизируя процессы работы с данными и информацией и тем самым визуализируя конечный итог в виде наборов отчетных форм. Это дает понять, что изначально следует создать бизнес-модель предприятия, которая будет являться отображением предприятия и его информационно-управляющей системы. Можно также составить диаграммы прецедентов, которые представляют основной алгоритм работы компании. Для разработки организационной структуры и проработки основных бизнес- процессов используем в дальнейшем выбранный нами инструмент ELMA BPM. При разработке модели формируется "язык общения" руководителей «Софтлайн», начальников подразделений, штатных сотрудников и будущих пользователей, позволяющий выработать единое представление о том, что должно получиться в реальной жизни предприятия, должна показать руководству, какая система управления этим предприятием, а именно внутренняя корпоративная система управления, должна получиться. Такая бизнес-модель является ощутимым результатом, с помощью которого можно максимально конкретизировать идеи и цели внедрения разработки и определиться с некоторыми характеристиками проекта. Это такие параметры как:

• 
  основные цели бизнеса, которые можно достичь посредством автоматизации процессов;
  

• 
  перечень частей и последовательность внедрения участков информационной недели;
  
• 
  реальная потребность в объемах закупаемого аппаратного и программного обеспечения;
  
• 
  фактические оценки сроков развертывания и запуска разработки;
  
• 
  ключевые пользователи и уточненный список участников команды внедрения;
  
• 
  степень соответствия выбранного руководителем прикладного программного обеспечения специфике деятельности компании.
  

В основе модели всегда лежат бизнес-цели предприятия, которые полностью определяют состав всех базовых компонентов модели таких как:

• 
  бизнес-функции, описывающие, на что направлен бизнес;
  
• 
  основные, вспомогательные и управленческие процессы, описывающие каким образом предприятие выполняет свои бизнес-функции;
  
• 
  организационно-функциональная структура, которая определяет, в каком месте выполняются бизнес-функции и бизнес-процессы;
  
• 
  фазы, дающие понять когда (в какой последовательности) должны быть внедрены те или иные бизнес-функции;
  
• 
  роли, определяющие, кто будет исполнять бизнес-функции, и кто из них будет являться «хозяином» бизнес-процессов;
  
• 
  правила, устанавливающие связь и взаимодействие между всеми параметрами.
  

При задаче выбора BPM-системы нужно опираться на требования рабочих процессов и учитывать возможности по дальнейшей их модернизации и улучшению.

После изучения организации трудового процесса и взаимодействию с руководителем компании выяснилось, что внутреннее устройство компании

«Софтлайн» можно оценить как «не развивающееся». Объяснению этому служит то, что процессы производства давно выстроены и осуществляются уже

по отработанной схеме. Сотрудники знакомы со своими функциями, но частично не «гибкие» в производстве другого формата изготовления изделия и не соблюдают дисциплину труда, новый штат сотрудников не набирается, и работа по обновлению кадров не осуществляется, а это создает трудности, в частности в производстве с нестандартными заказами, которые изготавливаются не по шаблону. Креативный директор отвечает за многие процессы, за которые в теории он может не отвечать, а также взаимодействие между сотрудниками происходит только на уровне передачи изделия по цехам. И самое главное, что один цех зависит от другого, не имея возможности в одновременном производственном процессе. Можно представить этот процесс в следующем виде (рисунок 13).



Рисунок 13 – Существующая система процедуры по выполнению заказа
Производственным предприятиям, которые выпускаю продукцию под заказ, приходится работать в жестких современных условиях, а именно в период:

• 
  постоянного увеличения стоимости ресурсов;
  
• 
  нехватки опытных производственных кадров;
  

• 
  увеличения скорости изменений на рынке;
  
• 
  повышения требований к срокам производственного процесса и качеству готовой продукции со стороны заказчиков;
  
• 
  увеличения стоимости логистических процессов.
  

Вместе со сложностями и ограничениями отрасли можно встретиться со следующими трудностями:

1. 
   Недостаток контроля исполнения заказа:
   

• 
  Отсутствие в информированности по оплате заказа;
  
• 
  Отсутствие данных о степени готовности заказа: где он находится, что сейчас происходит;
  
• 
  Изменение сроков по исполнению заказов.
  

2. 
   Потеря бумажных документов
   

• 
  Частое отсутствие первичных бухгалтерских документов;
  
• 
  Потеря бумажных претензий, заявок на доработку, договоров.
  

3. 
   Низкий уровень обслуживания клиентов
   

• 
  Задержка или отсутствие сроков работ по решению жалоб и претензий.
  

Помимо всего, нужно изучить ценность принятия такого решения для компании, если оно будет принято.

Креативный директор компании «Софтлайн», помимо разработки самого дизайна изделия, контроля за процессом производства и решения вопросов по закупке материалов, занимается вопросом поиска клиентов, продвижения компании и организации рабочего процесса на производстве. Важная задача автоматизации предприятия – комплексный подход к проведению такого процесса. На сегодня компания должны задуматься о необходимости изменений в своем устройстве. Как уже говорилось, производство – позаказное, это усложняет рабочий процесс. Это требует особого подхода.

Рисунок 14 – Ценность решений для производственных компаний при использовании системы ELMA.

Нельзя пройти мимо возникающих в процессе обработки заказа рисков, которые приводят к дополнительным затратам по изготовлению или реализации заказа, и которые будут снижать чистую прибыль компании. Для компании «Софтлайн», как и для других производственных организаций свойственны типы рисков, представленные ниже:

1. 
   Производственный риск, а именно принципиальное различие параметров произведенного товара от ожиданий конечного заказчика, трудности и негативные факты в процессе отладки процедуры.
   
2. 
   Коммерческий риск, который подразумевает сложности и негативные факты в процессе реализации, приемке закупленных товаров и логистике.
   
3. 
   Финансовый риск, то есть неплатежеспособность поставщиков и заказчиков.
   

При решении задачи автоматизировать сквозной процесс обработки заказа можно снизить все виды рисков.

Отраслевое решение на базе системы ELMA будет увеличивать объем продаж и повышать рентабельность деятельности производственной компании, если правильно использовать все ее преимущества.

Безусловно, необходимо выяснить, насколько необходимо внедрение такого инструмента управления, как ELMA-BPM, когда в список задач компании, которые нужно решить на сегодня будут входить такие задачи как:

• 
  возможность удаленного контроля выполнения заказа;
  
• 
  полная автоматизация процесса оформления заказа и заполнение всех необходимых документов;
  
• 
  минимизация личных переговоров между сотрудниками и начальством за счет удобного интерфейса предлагаемой системы;
  
• 
  возможность быстрого получения информации о наличии материалов на складе;
  
• 
  автоматизирование процесса перехода изделия по цехам, с полным контролем качества заготовок;
  
• 
  итоговая проверка готового продукта и автоматическое оформление всех необходимых документов на процедуру доставки до клиента или возврата на доработку.
  
• 
  и другие.
  

В современное время автоматизация бизнес-процессов производства считается неотъемлемым направлением работы любой производственной компании.

Автоматизирование процессов производства предполагает работу с основными целями, заключающиеся:

• 
  в увеличении показателя эффективности процесса производства;
  
• 
  в обеспечении безопасности на производстве.
  

Для достижения поставленных целей необходимо решение задач, которые характерны для автоматизации производства: рост коэффициента, по показателю которого можно судить о готовности оборудования к работе; совершенствование качества процесса регулирования; улучшение организации труда для специалистов управления производственным процессом; сохранение ресурсов с информацией, содержащей сообщения о технологическом процессе и авариях на производстве.

Информационная система формируется для того, чтобы дать представление о ходе бизнес-процесса и имеющихся проблемах. Для ее формирования необходимо определить источники сведений о состоянии бизнес-процессов. Такие данные о фактах хозяйственной жизни, использующиеся на мебельных предприятиях, указаны в таблице 1.

Таблица 1 – Источники сведений о бизнес-процессах, используемые мебельными предприятиями

Продолжение таблицы 6.
Доставка готовой продукции покупателю	Товарная накладная	Ежедневно
Сервисные действия	Акт осмотра, претензия	По мере обнаружения дефектов или брака, поступления претензий

Принимая во внимание специфику мебельного производства – позаказное изготовление продукции, следует аккумулировать сведения, характеризующие состояние каждого заказа при осуществлении бизнес-процессов. Качество же названных источников не позволяет в режиме реального времени получать содержательную и своевременную информацию о характеристиках заказа.

Для фиксации сведений о дефектах продукции, которые выявляются покупателем, необходимо использовать доставочный лист, где в тестовой форме покупателю предоставляется возможность привести свои замечания и мнение в целом. Необходимо ежедневно обрабатывать доставочные листы и оперативно исправлять недостатки, замеченные покупателем. Система должна отработать все сценария, которые будут заложены.


Рисунок 15 – Осуществление бизнес-процесса в разработанной системе ELMA