Описание сущностей ресурсов показало, что некоторые ресурсы представляют собой документы. Документ «План закупки» необходим для систематизации потребности организации в товарах. Документ «График поставок» содержит в себе информацию о расписании всех планируемых поставок на склады организации. Документ «Договор поставки» подтверждает согласие организации приобрести конкретный товар у поставщика по определённой цене. Документ «Накладная на товар» подтверждает передачу товара от одного владельца (поставщик) другому (организация).

Для обеспечения соответствия между табличным и графическим описанием в таблице 6 ниже описаны промежуточные события бизнес-процесса «Закупка товара у поставщика».

Таблица 6 — Определение границ подпроцесса в бизнес-процессе «Закупка товара у поставщика»

Наименование подпроцесса	Инициирующее событие	Завершающее событие
Составить план закупки	Получена информация о необходимом товаре	План закупки составлен
Произвести закупку	План закупки составлен	Договор поставки составлен
Принять поставку	Договор поставки составлен	Товар распределён на складе

В таблице 7 ниже представлена оперограмма, отражающая роль каждого участника подпроцесса.

Таблица 7 — Определение роли участников бизнес-процесса (оперограмма БП)

Наименование подпроцесса	Менеджер по закупкам	Управляющий складом
Составить план закупки	Владелец, Исполнитель	Х
Произвести закупку	Владелец, Исполнитель	Х
Принять поставку	Владелец Исполнитель	Исполнитель

Теперь опишем действия каждого участника: менеджера по закупкам и управляющего складом. Это позволит нам определить зоны ответственности каждого из них.

---

В таблице 8 отражены конкретные действия и операции, которые выполняет участник бизнес-процесса.

После описания выполняемых действий и заданий каждым участником данный подраздел будет завершён.
Таблица 8 — Перечень работ, выполняемых участниками

Участник	Выполняемые операции, действия, задания, подпроцессы
Менеджер по закупкам	Выбирает поставщика для закупки, взаимодействует с ним, составляет план закупки, определяет даты ее проведения, оформляет договор поставки, подтверждает получение товара, вносит данные в систему
Управляющий складом	Участвует в процессе распределения товара по складам

Перейдём к построению модели бизнес-процесса.

С помощью модели бизнес-процесса в нотации eEPC можно акцентировать внимание на ветвлении, вариативности процесса и рисках, возникающих в ходе его выполнения. На модели изображены две подобные ситуации. Первая из них отображает действия в ситуации, когда с поставщиком не удалось связаться. В этом случае необходимо вернуться к процессу выбора поставщика для поиска альтернативных вариантов. Вторая ситуация — отсутствие нужного количества товаров у поставщика. В данной ситуации аналогичным образом будет произведен поиск нового поставщика.

Необходимо уделить внимание на риски, представленные на модели – «Потеря данных о количестве товаров», «Менеджер забыл подтвердить получение», «Произошла ошибка при внесении данных». Они могут привести к нарушению выполнения процесса, повлиять на увеличение издержек и затрат. Данные риски будут рассмотрены на стадии проведения анализа бизнес-процесса.


Рисунок 3 — Модель бизнес-процесса «Закупка товара у поставщика» в нотации eEPC

Нотация BPMN 2.0 схожим образом дает возможность отобразить ветвление бизнес-процесса. На модели можно увидеть потоки сообщений с поставщиком, которые появляются в результате взаимодействия с менеджером по закупкам.

Для начала определяется количество приобретаемого товара путем обращения к базе данных и получения информации о количестве товаров. После чего происходит выбор поставщика для закупки, используя имеющийся список. Далее определяются даты проведения закупки исходя из графика поставок, и формируется план закупки. Следующим шагом необходимо связаться с поставщиком.

---

В нотации есть возможность обозначения времени ожидания ответа от поставщика и поставки товаров.

Перед тем, как составить договор, необходимо сообщить «Информацию о планируемой закупке», получить ответ. Далее поставщику направляется сообщение с «Информацией о необходимом количестве товаров», в ответ ожидаются «Данные о количестве товаров».

В нотации присутствует модель данных «База данных товаров», которая требуется для мониторинга текущего количества товаров предприятия в наличии. После осуществления закупки информация о новом товаре вносится в неё.

Во время распределения товара по складам управляющий пользуется графиком поставок.

Еще одной особенностью данной модели является то, что она может показать ситуации, в которых существует альтернативные пути развития событий, как и в eEPC.

С моделью можно ознакомиться ниже на рисунке 4.

Рассмотрим модель.

Рисунок 4 — Модель бизнес-процесса «Закупка товара у поставщика» в нотации BPMN

При автоматизации процесса закупок в организации по розничной торговле музыкальными инструментами, существуют различные способы автоматизации, которые можно применить. Вот некоторые из них, а также их преимущества и недостатки:

1. 
   Хаотичная автоматизация:
   

• 
  Преимущества: Внедрение автоматизации по мере необходимости или возможностей, без строгой структуры и плана. Это может быть быстрым и более гибким подходом.
  
• 
  Недостатки: Отсутствие общей стратегии и целей автоматизации может привести к несогласованности и недостаточной интеграции систем, что усложняет масштабирование и эффективность процессов.
  

Автоматизация по участкам:

• 
  Преимущества: Постепенное внедрение автоматизации в отдельных участках или подразделениях организации, что позволяет сосредоточиться на конкретных задачах и лучше управлять изменениями.
  
• 
  Недостатки: Ограниченная интеграция и координация между участками, что может привести к несовместимости систем и сложностям в обмене информацией.
  

Автоматизация по направлениям:

• 
  Преимущества: Фокусирование на определенных направлениях деятельности, таких как процесс закупок, с целью максимальной оптимизации и эффективности в этой области.
  
• 
  Недостатки: Ограниченное внедрение в других функциональных областях организации, что может затруднить интеграцию и обмен информацией между различными системами.
  

---

Полная автоматизация:

• 
  Преимущества: Полное покрытие всех аспектов процесса закупок, начиная от запроса на закупку до оплаты и учета. Это позволяет достичь высокой степени автоматизации и интеграции.
  
• 
  Недостатки: Высокие затраты на реализацию и внедрение полной автоматизации, включая приобретение и настройку специализированной системы, а также обучение сотрудников.
  

Комплексная автоматизация:

• 
  Преимущества: Внедрение комплексной автоматизации предполагает разработку и внедрение единой информационной системы, которая охватывает все аспекты процесса закупок и связанные функциональные области организации. Это позволяет обеспечить высокую степень интеграции, согласованности и эффективности работы.
  
• 
  Недостатки: Сложность и высокая стоимость реализации комплексной автоматизации. Требуется детальное планирование, разработка и внедрение системы, а также обучение сотрудников.
  

Автоматизация по направлениям является релевантным выбором для данной организации, специализирующейся на розничной торговле музыкальными инструментами. Ниже приведены аргументы, почему этот способ автоматизации может быть эффективным и преимущественным:

1. 
   Оптимизация специфических процессов: Автоматизация по направлениям позволяет фокусироваться на конкретных функциональных областях и процессах, связанных с закупками музыкальных инструментов. Это позволяет более глубоко и детально изучить требования и потребности в этой области, а также наиболее эффективно оптимизировать процессы закупок.
   
2. 
   Улучшение точности и скорости: Автоматизация процессов закупок по направлениям позволит автоматически выполнять ряд задач, таких как сбор и анализ информации о поставщиках, контроль цен и сроков поставки, обработка заказов и документооборот. Это способствует улучшению точности данных, ускоряет процессы принятия решений и позволяет оперативно реагировать на изменения в условиях рынка.
   
3. 
   Снижение рисков и ошибок: Автоматизация по направлениям помогает снизить риски, связанные с человеческим фактором, такие как ошибки в данных, упущения и задержки. Система автоматизации позволит автоматически контролировать и проверять данные, обеспечивая более высокую точность и надежность процессов закупок.
   

В качестве ограничений выступают как временные условия (необходимо внедрить систему в течение 5 месяцев), так и финансовые (бюджет до 1 млн. рублей). Трудовые ограничения не такие критичные, так как обучить придется малое количество сотрудников, функционал будет им знаком, это может занять несколько дней. Необходимое оборудование на предприятии присутствует, так как параллельно функционируют системы бухгалтерии, CRM.

---

Далее представлены требования к разрабатываемому модулю ИС.

Функциональные требования:

• 
  внесение новой информации о товарах и поставщиках;
  
• 
  формирование заявок на закупку товаров;
  
• 
  отслеживание статуса закупок;
  
• 
  расчет показателей стоимости, готовности к поставке, дефицита или профицита товаров на определенный промежуток времени;
  
• 
  формирование отчетов по выполнению заявок на закупку за определенный период времени, их хранение;
  
• 
  хранение информации о поставщиках: система должна предоставлять возможность хранения информации о всех поставщиках, с которыми у организации заключены договоры о сотрудничестве в области закупочной деятельности;
  
• 
  хранение информации о товарах: в системе должна быть реализована возможность хранения данных о всех товарах, которые реализует и закупает организация;
  
• 
  хранение информации о закупках: система должна хранить все данные об актуальных закупках.
  

Входная информация:

• 
  перечень необходимых товаров для закупки;
  
• 
  планы продаж;
  
• 
  графики поставок;
  
• 
  списки поставщиков;
  
• 
  сопроводительные документы (договоры поставок, счет-фактура);
  
• 
  сведения о предложениях от поставщиков.
  

Выходная информация:

• 
  сформированные договоры на закупку;
  
• 
  выбранные поставщики и условия заключенных договоров;
  
• 
  показатель эффективности выполнения заявок поставщиками, количество успешных закупок;
  
• 
  отчеты по закупкам, поставщикам, заявкам.
  

Пользователи:

• 
  менеджер по продажам;
  
• 
  юрист;
  
• 
  сотрудник склада;
  
• 
  бухгалтер.
  

Нефункциональные требования:

• 
  время отклика системы на запрос пользователя должно быть не более 2 секунд;
  
• 
  удобный пользовательский интерфейс;
  
• 
  высокая надежность и безопасность системы, защита от несанкционированного доступа;
  
• 
  система должна поддерживать одновременную работу не менее 10 пользователей без значительного снижения скорости работы;
  
• 
  обработка больших объемов данных, таких как каталоги товаров от поставщиков или отчеты о закупках, должна выполняться за время, не превышающее 2 минуты;
  
• 
  поддержка русского языка и соответствие требованиям законодательства о защите персональных данных.
  

Далее представлен обзор существующих разработок для того, чтобы определить целесообразность создания модуля информационной системы.

---

Смотрите также файлы

• 2. к преимуществам сарм модели можно отнести Тип ответа Множественный выбор.docx

• Содержание Задание Исходные данные Расчет режимов резания и их характеристик Определение диапазона регулирования подач и частот вращения Определение модели станка исходя из расчетных характеристик Задание.docx

• Понятие пацифизм, как движение, возникшее в xix веке и отвергающее и осуждающее всякую войну.pptx

• Эстетика средневековья.docx

• Эксплуатация топливной системы главного двигателя теплохода Заря63.pptx