Файл: БД_Отчеты.doc

В окне базы данных выберите значок Отчеты в списке Объекты.
Нажмите кнопку Создать на панели инструментов окна базы данных.
В диалоговом окне Новый отчет выберите одного из следующих мастеров.
- Автоотчет: в столбец — каждое поле находится на отдельной строке; подпись располагается слева.
- Автоотчет: ленточный — поля каждой записи находятся на отдельной строке; подписи печатаются сверху, один раз для каждой страницы.
Выберите таблицу или запрос, содержащие данные, на которых должен быть основан отчет.
Нажмите кнопку OK.

Microsoft Access применяет последний автоформат, использовавшийся для создания отчета. Если до этого отчет с помощью мастера не создавался, и не использовалась команда Автоформат в меню Формат, то будет применен стандартный автоформат.

Совет. Можно также создать отчет с полями, размещенными в один столбец, базовым источником данных которого являются открытые таблица или запрос, или таблица или запрос, выделенные в окне базы данных. Выберите команду Автоотчет в меню Вставка, или нажмите стрелку рядом с кнопкой Новый объект на панели инструментов и выберите команду Автоотчет. Созданные таким образом отчеты не имеют заголовка, примечания и колонтитулов.

Создание отчета с помощью мастера

В окне базы данных выберите значок Отчеты в списке Объекты.
Нажмите кнопку Создать на панели инструментов окна базы данных.
В диалоговом окне Новый отчет выберите нужного мастера. Описание действий, выполняемых мастером, выводится в левой половине диалогового окна.
Выберите таблицу или запрос, содержащие данные, на которых должен быть основан отчет.

Примечание. Microsoft Access по умолчанию использует эту таблицу или запрос как источник данных для отчета. Однако мастер позволяет изменить источник данных, а также выбрать поля из других таблиц или запросов.

Нажмите кнопку OK.
Если на шаге 3 были выбраны Мастер отчетов, Мастер диаграмм или Почтовые наклейки, следуйте инструкциям диалоговых окон этих мастеров. Если же были выбраны Автоотчет: ленточный или Автоотчет: в столбец, Microsoft Access создаст отчет автоматически.

Если получился не тот отчет, который был нужен, можно изменить его в режиме конструктора.

Создание отчета без помощи мастера

Можно использовать последовательность действий, приведенную в этом разделе, для создания отчетов от начала и до конца. Некоторые шаги используются при создании любого отчета. Остальные используются только при создании отчетов определенного вида, например требующих группирования записей по категориям или вычисляющих итоговые значения. Необходимо использовать только шаги, соответствующие типу создаваемого отчета. Описание других задач, связанных с созданием отчетов, можно найти с помощью мастера ответов.

Начните формирование отчета

Создание пустого отчета и выбор источника записей

В окне базы данных выберите значок Отчеты в списке Объекты.
Нажмите кнопку Создать на панели инструментов окна базы данных.
В диалоговом окне Новый отчет выберите пункт Конструктор.
Выберите имя таблицы или запроса, содержащих данные, на которых должен быть основан отчет. (Если нужно создать свободный отчет, не выбирайте ничего из этого списка.)

Совет. Чтобы использовать в отчете данные из нескольких таблиц, создайте отчет на основе запроса.

Нажмите кнопку OK.

Microsoft Access откроет отчет в режиме конструктора.

Выполните сортировку и группировку данных в отчете

Сортировка записей в отчете

В отчете допускается сортировка не более чем по 10 полям или выражениям.

Откройте отчет в режиме конструктора.
Нажмите кнопку Сортировка и группировка на панели инструментов, чтобы открыть окно Сортировка и группировка.
В первой строке бланка выберите в ячейке столбца Поле/выражение имя поля или введите выражение.

Поле или выражение, указанное в первой строке, определяет первый (основной) уровень сортировки. Вторая строка бланка определяет второй уровень сортировки и т.д.

При заполнении ячейки столбца Поле/выражение в ячейку столбца Порядок сортировки автоматически вводится значение По возрастанию. При выборе порядка сортировки По возрастанию значения сортируются от А к Я и от 0 к 9.

Для изменения порядка сортировки выберите вариант По убыванию в ячейке Порядок сортировки. При выборе порядка сортировки По убыванию значения сортируются от Я к А и от 9 к 0.

Примечание. Отчет «Наклейки для клиентов» учебной базы данных «Борей» сортирует записи по значениям трех полей. Чтобы просмотреть этот отчет, откройте базу данных «Борей», расположенную в подкаталоге Samples каталога Office, и откройте отчет «Наклейки для клиентов» в режиме конструктора.

Группировка записей в отчете

Для группировки записей в отчете можно использовать до 10 полей или выражений. Чтобы просмотреть примеры группировки записей, нажмите кнопку.

Откройте отчет в режиме конструктора.
Нажмите кнопку Сортировка и группировка на панели инструментов, чтобы открыть окно Сортировка и группировка.
Укажите порядок сортировки данных в отчете.
Выберите поле или выражение, для которого задаются параметры группировки.
Задайте значения свойств группы, перечисленных в следующем списке. Чтобы создать уровень группировки и определить другие свойства группы, необходимо задать значение Да по крайней мере для одного из свойств Заголовок группы (GroupHeader) или Примечание группы (GroupFooter).
- Заголовок группы (GroupHeader). Добавляет или удаляет заголовок группы, определяемой полем или выражением.
- Примечание группы (GroupFooter). Добавляет или удаляет примечание группы, определяемой полем или выражением.
- Группировка (GroupOn). Определяет способ группировки значений. Список доступных значений этого свойства зависит от типа данных поля, по которому выполняется группировка. При группировке по выражению выводится полный список значений данного свойства.
- Интервал (GroupInterval). Определяет любой допустимый интервал значений поля или выражения, по которому проводится группировка.
- Не разрывать (KeepTogether). Задает или отменяет обязательную печать группы на одной странице.

Примечание. Отчет «Продажи по сотрудникам и странам» в учебной базе данных «Борей» использует два уровня группировки. Чтобы просмотреть этот отчет, откройте базу данных «Борей», расположенную в подкаталоге Samples каталога Office, и откройте отчет «Продажи по сотрудникам и странам» в режиме конструктора.

Изменение порядка сортировки и группировки в отчете

Откройте отчет в режиме конструктора.
Нажмите кнопку Сортировка и группировка на панели инструментов, чтобы открыть окно Сортировка и группировка.
В окне Сортировка и группировка выберите область выделения строки для поля или выражения, положение которого в бланке требуется изменить.
Снова щелкните область выделения и перетащите строку на новую позицию в бланке.

Если перемещаемые группы имеют заголовки или примечания, то на новую позицию будут перемещены заголовки, области примечаний и все созданные в них элементы управления. Однако при этом может потребоваться ручное выравнивание элементов управления в заголовках и примечаниях.

Добавьте заголовок и примечания

Добавление или удаление заголовка, примечания и колонтитулов отчета

Откройте отчет в режиме конструктора.
Выберите в меню Вид команду Заголовок/примечание отчета или Колонтитулы.

Примечания

Заголовок и примечание, а также верхний и нижний колонтитулы, можно добавлять только парами. Если какой-либо из этих разделов не нужен, установите его свойство Вывод на экран (Visible) в значение Нет. Можно также удалить из этого раздела все элементы управления и изменить его размер до нулевой высоты (или установить его свойство Высота (Height) в значение 0).
При удалении заголовка, примечаний или колонтитулов, будут удалены все содержащиеся в них элементы управления.

Отобразите данные, текст и итоги в отчете

Создание присоединенного текстового поля

Откройте форму в режиме конструктора формы, отчет в режиме конструктора отчета или страницу доступа к данным в режиме конструктора страницы.
Нажмите кнопку Список полей а панели инструментов. Появится список полей. Если в форме или отчете список полей недоступен, необходимо присоединить форму или отчет к источнику записей. Если список полей на странице доступа к данным пуст, нужно подключить страницу к базе данных.

Выполните одно из следующих действий.

Выберите одно или несколько полей в списке полей формы или отчета.

Выделение	Действие
Одно поле	Выберите поле.
Группа соседних полей	Выберите первое поле группы, нажмите клавишу SHIFT и, удерживая ее, выберите последнее поле группы.
Произвольная группа полей	Нажмите клавишу CTRL и, удерживая ее, выберите нужные поля.
Все поля	Дважды щелкните заголовок списка полей.

- Выделите поле, таблицу или запрос в списке полей на странице доступа к данным.

Выделение	Действие
Одно поле	Выберите поле.
Таблица или запрос	Нажмите кнопку Мастера на панели элементов, если она еще не нажата, и щелкните таблицу или запрос.

Выполните одно из следующих действий.
- Перетащите поле (поля) из списка полей в форму или отчет.
- Перетащите поле, таблицу или запрос из списка полей на страницу доступа к данным. В диалоговом окне Мастер макета выберите переключатель Отдельные элементы.

Примечание. Поле или поля нужно именно перетаскивать из списка полей. Если выбрать поле или поля в списке полей, а затем щелкнуть форму, отчет или страницу доступа к данным, Microsoft Access не создаст элемент управления.

Для каждого выбранного в списке полей поля Access создает текстовое поле в форме, отчете или на странице доступа к данным. Каждое текстовое поле присоединено к одному полю базового источника записей. Каждое текстовое поле по умолчанию имеет присоединенную подпись.

Измените размер поля в соответствии с размером отображаемых в нем данных.
Измените при необходимости текст подписи.
Переключитесь в режим формы, режим таблицы, режим страницы или режим предварительного просмотра, чтобы протестировать работу элемента управления.

Примечание. Для текстовых полей формы, содержащих большое число строк текста, можно добавить вертикальную полосу прокрутки.

Создание надписи

Следующие действия используются для создания отдельной надписи (не присоединенной к другому элементу управления). Чтобы создать надпись, присоединенную к элементу управления, просто создайте этот элемент управления. Microsoft Access автоматически присоединяет надпись к элементу во время его создания.

Откройте форму в режиме конструктора формы, отчет в режиме конструктора отчета или страницу доступа к данным в режиме конструктора страницы.
Нажмите кнопку Надпись а панели элементов.
В форме, отчете или на странице доступа к данным выберите место, где должна располагаться надпись, и введите ее текст.

Примечания

Чтобы разместить текст надписи на нескольких строках в форме или отчете, измените размер надписи после ввода всего текста или нажмите в конце первой строки текста клавиши CTRL+ENTER для ввода символа возврата каретки. Если введен символ возврата каретки, последующие строки текста будут переноситься автоматически по мере ввода. Чтобы вручную вставить символ окончания строки в любой последующей строке, снова нажмите клавиши CTRL+ENTER. Максимальная ширина надписи определяется длиной первой строки текста.
Чтобы включить в текст надписи в форме или отчете символ амперсанда (&), нужно ввести два амперсанда. Это обусловлено тем, что Microsoft Access использует символы амперсанда в надписях и кнопках для определения клавиш доступа.

Вычисление итогового значения для одной записи и вывод его в отчете

Откройте отчет в режиме конструктора.
Добавьте в область данных вычисляемое поле.
Чтобы открыть окно свойств поля, убедитесь, что нужное поле выбрано, и нажмите кнопку Свойства а панели инструментов.
Введите выражение в ячейку свойства Данные (ControlSource).

Совет. В базе данных Microsoft Access (.mdb) можно нажать кнопку построителя, чтобы создать выражение с помощью построителя выражений.

Примечания

Если отчет основан на запросе, можно поместить выражение в базовый запрос отчета. Это может повысить производительность отчета и, если требуется вычислять итоговые значения по группам записей, позволяет использовать имя вычисляемого поля в статистической функции.

Вычисление в отчете итоговых или средних значений для групп записей или для всех записей

Откройте отчет в режиме конструктора.
Добавьте вычисляемое поле в одну из следующих областей.

Инструкции

Для вычисления общего значения по группе записей добавьте поле в заголовок группы или в примечание группы.
Для вычисления итогового значения по всем записям отчета добавьте поле в заголовок отчета или в примечание отчета.

Чтобы открыть окно свойств поля, убедитесь, что нужное поле выбрано, и нажмите кнопку Свойства на панели инструментов.

В ячейку свойства Данные (ControlSource) введите выражение, содержащее функцию Sum, чтобы вычислить итоговое значение, или функцию Avg для вычисления среднего значения.

Добавление в форму или отчет поля текущей даты и времени

Откройте форму в режиме конструктора формы или отчет в режиме конструктора отчета.
Выберите в меню Вставка команду Дата и время.
Чтобы вставить текущую дату, установите флажок Формат даты и выберите нужный формат.
Чтобы вставить текущее время, установите флажок Формат времени и выберите нужный формат.

В форму или отчет будет добавлено поле с соответствующим выражением для свойства Данные (ControlSource). Если в форме или отчете имеется область заголовка, поле добавляется в этот раздел. В противном случае поле добавляется в область данных.

Добавление номеров страниц в форму или отчет

Откройте форму в режиме конструктора формы или отчет в режиме конструктора отчета.
Выберите в меню Вставка команду Номера страниц.
В диалоговом окне Номера страниц выберите формат, расположение и выравнивание номеров страниц. Можно использовать следующие параметры выравнивания.
- По левому краю. Добавляет поле номера страницы к левому полю страницы.
- По центру. Размещает поле номера страницы по центру между левым и правым полями страницы.
- По правому краю. Добавляет поле номера страницы к правому полю страницы.
- Внутри. Добавляет поле номера страницы к левому или правому полям страницы. Нечетные номера страниц печатаются слева, а четные — справа.
- Снаружи. Добавляет поле номера страницы к левому или правому полям страницы. Четные номера страниц печатаются слева, а нечетные — справа.
Для печати номера первой страницы установите флажок Отображать номер на первой странице.

Microsoft Access создает номера страниц при помощи выражений.

Просмотрите и распечатайте отчет

Установка параметров страницы для таблиц, запросов, форм и отчетов

Откройте объект базы данных в одном из перечисленных ниже режимов.
- Откройте таблицу или запрос в режиме таблицы или в режиме предварительного просмотра.
- Откройте форму или отчет в любом режиме (или из окна базы данных).

Примечание. Параметры страницы недоступны для макросов и модулей.

В меню Файл выберите команду Параметры страницы.
Выберите одну из следующих вкладок, содержащую нужные параметры.
- Поля. Здесь можно задать поля и указать, следует ли распечатать только данные (для форм и отчетов) или распечатать также колонтитулы (для таблиц или запросов).
- Страница. Здесь определяется ориентация, размер бумаги и принтер.
- Столбцы. Здесь задается число, размер и макет столбцов (только для форм и отчетов).
Нажмите кнопку OK.

Microsoft Access сохраняет заданные параметры страницы вместе с формой и отчетом, поэтому для каждой формы или отчета эти параметры достаточно задать один раз. Для таблиц, запросов и модулей параметры страницы необходимо указывать при каждом выводе объекта на печать.

Предварительный просмотр отчета

Режим предварительного просмотра отчета позволяет увидеть отчет таким, как он будет выглядеть в напечатанном виде. При этом у пользователя имеется возможность просмотра макета отчета с образцами представления данных или просмотра полного содержимого отчета.

Предполагаемые действия

Предварительный просмотр макета отчета

Режим просмотра образца является удобным средством проверки макета создаваемого отчета. В этом режиме в окно просмотра выводятся только те данные из базовой таблицы или отчета, которые необходимы для заполнения каждого из элементов макета отчета. Для просмотра именно тех данных, которые будут выводиться в отчете, следует использовать режим предварительного просмотра.

В режиме конструктора отчета нажмите кнопку раскрытия списка рядом с кнопкой Вид на панели инструментов и выберите команду Образец.

Примечания

Если отчет создается на основе запроса, требующего ввода параметров, то для просмотра образца параметры вводить не нужно; достаточно просто нажать кнопку OK. При выборе команды Образец параметры игнорируются.
Для перехода по страницам отчета пользуйтесь кнопками перехода в нижней части окна предварительного просмотра. Для перехода по текущей странице можно использовать полосы прокрутки или колесико мыши Microsoft IntelliMouse.

Предварительный просмотр данных отчета

Просмотр отчета из окна режима конструктора

В режиме конструктора отчета нажмите кнопку Предварительный просмотр на панели инструментов.

Просмотр отчета из окна базы данных

В окне базы данных щелкните значок Отчеты списке Объекты.
Выберите имя отчета, который требуется просмотреть.
Нажмите кнопку Просмотр на панели инструментов окна базы данных.

Примечания

Для перехода по страницам отчета пользуйтесь кнопками перехода в нижней части окна предварительного просмотра. Для перехода по текущей странице можно использовать полосы прокрутки или колесико мыши Microsoft IntelliMouse.

Печать отчета

Перед тем как вывести отчет на печать в первый раз, рекомендуется проверить ориентацию страницы, размеры полей и другие параметры страницы. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку.

Выберите отчет в окне базы данных или откройте отчет в режиме конструктора, режиме предварительного просмотра или режиме просмотра образца.
Выберите в меню Файл команду Печать.
Укажите нужные параметры в диалоговом окне Печать.
- В группе Принтер выберите принтер.
- В группе Печатать выберите печать всего отчета или определенного диапазона страниц.
- В группе Копии укажите число печатающихся копий и, при необходимости, печать с раскладкой по копиям.
Нажмите кнопку OK.