ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 20.06.2021
Просмотров: 222
Скачиваний: 1
10
Лекция №8 - Документирование деятельности
коллегиальных органов. Системы плановой и
отчетной документации
Вопросы:
1. Документирование деятельности коллегиальных органов
2. Система плановой документации
3. Система отчетной документации
5.1.1 Документирование деятельности коллегиальных органов
Протокол можно
отнести и к информационным документам
(содержит информацию об обсуждении
какого-либо вопроса) и к распорядительным,
т.к. содержит постановляющую часть.
Протокол
- документ, фиксирующий ход обсуждения
вопросов и принятия решений на собраниях,
совещаниях, конференциях и заседаниях.
Например, протоколируются собрания
акционеров, заседания советов директоров.
Документируется также деятельность
различных советов (методических, ученых
и др.) Ведет протокол специально
назначенное лицо или секретарь. В его
формуляр входят следующие реквизиты:
наименование организации (структурного
подразделения), указание вида документа
- ПРОТОКОЛ, дата заседания, регистрационный
номер, место составления протокола,
заголовок, текст, подписи.
На протоколе
проставляется именно дата события,
которое протоколируется. Если заседание
продолжается несколько дней, указывается
дата начала заседания и через тире дата
окончания, например: 12-14.01.2000. В заголовке
к тексту отражается вид коллегиальной
деятельности (заседание, собрание,
совещание) и название коллегиального
органа в родительном падеже (собрания
трудового коллектива).
Текст протокола состоит из вводной части, где указываются председатель, секретарь, присутствующие и повестка дня и основной, где фиксируется ход заседания. Слово "Председатель" печатается через два интервала после заголовка, прямо от полей с прописной буквы. Затем после тире указывают инициалы и фамилию. Также оформляется слово "Секретарь". С новой строки после слова "Присутствовали" перечисляют инициалы, фамилии присутствующих в алфавитном порядке. Если заседание расширенное, то указывается цифрой количество участников, а по-фамильный список прилагается к протоколу. Далее следует повестка дня, где перечисляются вопросы, вынесенные на рассмотрение. Каждый вопрос нумеруется и начинается с предлога "О" ("Об") или перечисляются фамилии докладчиков.
Основная часть текста протокола строится по разделам, соответствующим пунктам повестки дня. В каждом пункте могут быть части: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). После этих слов ставится двоеточие и таким образом текст зрительно разбивается на части. Слова начинаются с новой строки, с абзаца.
Каждую фамилию и инициалы выступающего печатают с новой строки в именительном падеже, затем ставится дефис, выступление излагается от третьего лица единственного числа. После записи каждого выступления приводятся вопросы и ответы на них. Решения по нескольким вопросам подразделяются на пункты и подпункты. При выборах должностных лиц в протоколе указываются результаты голосования по каждой кандидатуре.
Протоколы делятся на полные и краткие. Кратко протоколируются оперативные совещания, а также он допустим при наличии стенограмм. Полностью подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем. Образец оформления протокола см. в приложениях Ч, Ш.
5.1.2
Система плановой документации
Результаты планирования фиксируются в плановых документах, которые имеют следующие названия: план, перспективный план, программа, график, схема, генеральная схема.
Особенность плановых документов в том, что они всегда составляются на какой-либо определенный срок: несколько лет, год, полгода, квартал, месяц или на период выполнения конкретного вида работ.
Федеральные планы, программы, генеральные схемы разрабатываются по решению Правительства Российской Федерации одним или несколькими министерствами или ведомствами. Проекты до их представления в Правительство РФ на утверждение в обязательном порядке проходят стадию согласования со всеми заинтересованными учреждениями. Утверждаются федеральные программы, планы и генеральные схемы постановлениями Правительства РФ.
Отраслевые планы
и программы разрабатываются федеральным
органом исполнительной власти, для
подведомственных учреждений и организаций.
Утверждаются руководителем федерального
органа исполнительной власти (министерства
или ведомства) и являются обязательными
для выполнения. Контроль за их выполнением
осуществляется соответствующим
федеральным органом исполнительной
власти.
Территориальные программы,
планы, схемы разрабатываются администрациями
краев, областей, районов, городов, и
других территориальных образований и
действуют в рамках территории. Как
правило, они касаются вопросов социального
и экономического развития и благоустройства
территорий.
Планирование деятельности отдельной организации, как правило, осуществляется в форме плана, программы или графика. При наличии в учреждении коллегий, советов, комиссий их деятельность также планируется.
Разрабатываются плановые документы руководством с привлечением квалифицированных специалистов и обязательно проходят стадию согласования и утверждения.
Программа - плановый документ, основные направления развития той или иной отрасли управления или деятельности. Кроме текстовой части программы содержат приложения, являющиеся справочным и аналитическим материалом к программе, которые оформляются в виде таблиц, графиков, схем.
Программа оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами программы являются: наименование организации, название вида документа, дата, регистрационный номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, грифы согласования (или визы), гриф утверждения.
Программа подписывается руководителем подразделения, ответственного за разработку программы. Утверждаются программы руководителем вышестоящей или данной организации или коллегиальным органом (собранием, советом, коллегией и т.п.).
План - документ, устанавливающий перечень намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность, объем, сроки, ответственных исполнителей. Форма планов, как правило, табличная.
Планы организаций оформляются на общем бланке. Обязательными реквизитами плана являются: наименование организации, название вида документа, дата, номер документа, место составления плана, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Планы структурных подразделений оформляются на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов.
Планы работ или мероприятий подписываются руководителями подразделений-разработчиков, утверждаются планы руководителем вышестоящего органа или данной организации.
5.1.3 Система отчетной документации
Отчет - документ, содержащий сведения о результатах деятельности за определенный период времени. Отчетная документация учреждения состоит из нескольких комплексов документов: государственная статистическая отчетность; ведомственная отчетность; внутриучрежденческая отчетность.
Формы документов
государственной статистической
отчетности разрабатываются Госкомстатом
России и являются обязательными для
всех учреждений, организаций и предприятий.
Порядок составления и оформления
документов государственной статистической
отчетности установлен Положением о
порядке предоставления государственной
статистической отчетности в Российской
Федерации, утвержденным постановлением
Госкомстата от 14 августа 1992 г. №130. Формы
документов ведомственной отчетности
разрабатываются министерствами и
ведомствами. Центральный банк Российской
Федерации, Государственная налоговая
служба Российской Федерации и Министерство
финансов Российской Федерации представляют
формы бухгалтерского учета и отчетности,
налоговой отчетности, обязательные для
всех организаций. Формы ведомственной
отчетности готовят федеральные органы
исполнительной власти, которые
осуществляют отраслевое
управление.
Государственная
статистическая и ведомственная отчетность
представляется в установленные сроки
соответствующим территориальным
органом. По срокам представления она
может быть декадной, месячной, квартальной,
полугодовой и годовой.
В каждом учреждении составляется внутренняя отчетность о выполнении планов, заданий, разовых поручений руководства или поручений вышестоящей организации. Такого рода отчетные документы составляются специалистами структурных подразделений и представляются на рассмотрение руководства данной или вышестоящей организации. Внутриучрежденческие отчетные документы могут называться: отчет или справка отчетного характера.
Государственная статическая и ведомственная отчетность составляется на основе утвержденных унифицированных форм и в соответствии с утвержденными нормативными документами. Внутриучрежденческая отчетность составляется в относительно свободной форме. Отчеты составляются на общем бланке или стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами отчета или справки отчетного характера являются: наименование организации, наименование подразделения (если это отчет или справка о работе подразделения), название вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения (на отчетах) или резолюция руководителя (на справке отчетного характера).
В заголовке отчета указывается: наименование органа или должностного лица, о результатах деятельности которых сообщается в документе ("Отчет о работе аттестационной комиссии…"; "Отчет о работе отдела…"); отчетный период (на 2001 г., за период с января по июнь 2000 г., за 1-й квартал 2000 г.).
В тексте дается описание выполненной работы, анализируются ее итоги и излагаются выводы и предложения. Если отчет содержит результаты работы, которая ранее планировалась, последовательность изложения отчета должна соответствовать последовательности расположения заданий в плановом документе. Датой отчета считается дата его утверждения руководителем организации или вышестоящим органом. К отчетам может прилагаться пояснительная записка.
5.2 Лекция №9 – Документирование бухгалтерской и кадровой деятельности
Вопросы:
1. Кадровая документация
2. Системы бухгалтерской документации
5.2.1 Кадровая документация
Трудовые правоотношения предприятия с работником регламентируются КзоТ РФ. На основании статей Кодекса на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников. Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу). К таким документам относятся:
Трудовые контракты (договоры), заключенные предприятием с работников;
Приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудника);
Трудовые книжки;
Личные карточки формы Т-2;
Личные дела;
Лицевые счета по заработной плате.
Работа с кадровыми документами имеет свои особенности. С 1 января 1998г. введены новые унифицированные формы документов:
Приказ (распоряжение) о приеме на работу (ф.Т-1);
Личная карточка (ф.Т-2);
Учетная карточка научного работника (ф.Т-4);
Приказ (распоряжение) о переводе (ф.Т-5);
Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (ф.Т-6);
Приказ (распоряжение)
о прекращении трудового договора
(ф.Т-8).
Типовые формы распространяются
на предприятия всех форм собственности
на территории Российской Федерации.
Документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока.
При работе с документами по личному составу необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан Федеральный Закон "Об информации, информатизации и защите информации" от 20 февраля 1995 г. №24-ФЗ относит к категории конфиденциальной информации.
Прием на постоянную работу сопровождается составлением документов по следующей схеме:
Заявление работника о переводе на
другую должность
Приказ о переводе на другую должность
Запись в трудовой книжке
Запись в личной карточке Т2 или в личном
деле
Запись в личном счете по заработной
плате
Рисунок 5.1 – Перевод работника
Заявление работника об увольнении
Приказ об увольнении
Запись в трудовой книжке
Запись в личной карточке Т2 или в личном
деле
Запись в личном счете по заработной
плате
Рисунок 5.2 – Увольнение работника
Заявление чаще всего пишется от руки, но организация может иметь и трафаретную форму. В заявлении указывается должность, структурное подразделение, куда работник устраивается и условия приема. Оклад и дата приема на работу указываются в визах или в резолюции руководителя. Заявление подписывается, указывается дата.
Резюме и анкета составляются по требованию отдела кадров (департамента по персоналу). Анкета является обязательным документом при трудоустройстве на государственные предприятия.
Одним из основных документов, регулирующих правоотношения предприятия с работником, является трудовой контракт (договор). После подписания контракта издается приказ о приеме сотрудника.
На основании приказа о приеме оформляется личная карточка формы Т-2 или заводится личное дело, делается запись в трудовой книжке.
Копии приказа о приеме поступают в личное дело и в бухгалтерию, где поступившему работнику присваивается табельный номер и на него заводится лицевой счет по зарплате.
Увольнение работника производится с оформлением документов по следующей схеме:
Резюме или автобиография
Заявление
Анкета
Трудовой контракт (договор) с работником
Приказ о приеме
Запись в личном счете по заработной
плате
Запись в личной карточке Т2 или в личном
деле
Запись в трудовой книжке
Рисунок 6.3 – Прием работника
Заявление об увольнении работник пишет за две недели до предполагаемого срока увольнения с работы и предоставляет его на согласование руководителю (ст. 31 КЗоТ). Руководитель фирмы издает приказ по личному составу об увольнении, в соответствии с которым делается запись в трудовой книжке и в личной карточке ф.Т-2. Копии приказов поступают в личное дело работника и в бухгалтерию, где на основании приказа производится полный расчет с работником.
При переводе работника на другую должность в рамках предприятия порядок оформления документов осуществляется по следующей схеме:
Руководитель фирмы
издает приказ по личному составу о
переводе сотрудника на другую должность,
на основании которого делается
соответствующая запись с указанием
новой должности в трудовой книжке и в
личной карточке ф.Т-2. Копии приказа
направляются в личное дело и в бухгалтерию,
и в случае изменения оклада производится
соответствующее изменение в лицевом
счете по заработной плате.
Основные
виды документов по личному составу
Резюме. В настоящее время распространенным документом при приеме на работу является резюме. Его особенностью является изложение сведений об образовании и трудовой деятельности в обратном хронологическом порядке. Реквизиты РЕЗЮМЕ: наименование вида документа, дата, текст, подпись, а также указываются данные об авторе (фамилия, имя, отчество, профессия, специальность, квалификация, домашний адрес, телефон). Текст может состоять из разделов: