Файл: Контекстное планирование и инструменты контекстного планирования.docx

ГОСУДАРСТВЕННОЕ АВТОНОМНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ ЛЕНИНГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

ЛЕНИНГРАДСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

ИМЕНИ А.С. ПУШКИНА

ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ФАКУЛЬТЕТ

КАФЕДРА МЕНЕДЖМЕНТА


РЕФЕРАТ

по дисциплине «Тайм-менеджмент»

на тему «Контекстное планирование и инструменты контекстного планирования»


Выполнил работу: студент группы ТМ-320

Повышева Ксения Александровна


Санкт–Петербург, 2023 г.

Оглавление

Введение

В современном мире успех руководителя зависит не только от того, насколько эффективно он управляет другими: не менее важную роль играет и умение менеджера управлять самим собой и рационально организовывать свою работу. Для будущего менеджера важны способы овладения искусством управления собой, своим временем и жизнью.

Быть организованным независимо от того, относится ли это к окружающему пространству или к вашему времени, ‒ значит быть подготовленным. Это означает чувствовать себя собранным, владеть ситуацией, быть готовым использовать все имеющиеся возможности и справиться с любыми сюрпризами и неожиданностями, которые жизнь создаёт на вашем пути. Мы живём в сложном, быстро развивающемся мире, который полон безграничных возможностей.

Надо учиться планировать свое время. Планирование призвано обеспечить разумное использование самого ценного ресурса – времени, а именно:

- либо имеющееся время употребить для плодотворной и успешной деятельности (максимальный критерий);

- либо достичь поставленных целей с возможно меньшим расходом времени (минимальный критерий).

Основная часть

---

Начав работу по составлению плана, мы сразу сталкиваемся с тем, что большинство задач очень трудно привязать к какому-то конкретному времени. Например: «Если буду в магазине, нужно не забыть оплатить мобильный», или «Встречу преподавателя ‒ узнаю о времени консультации по диплому», или «Буду на кафедре ‒ уточню время и место проведения научной конференции». Под каким часом записать эти задачи в ежедневник, на какое время установить «напоминалку» в мобильном телефоне или Outlook? Как вспомнить о нужных делах в нужное время? Как определить наиболее благоприятное время для решения задачи, к определённому дню и часу не привязанной? Остаётся одно ‒ надеяться на свою память, а этого делать не стоит: мозг наверняка будет тревожно и изматывающе напоминать о задаче весь день, кроме того единственного момента, когда вы будете проходить мимо деканата. И потом ещё долго память будет изнурять вас чувством вины за упущенный шанс. Не поможет и стикер, приклеенный на монитор, ‒ он не только затеряется среди аналогичных стикеров, призванных напомнить о важном и неотложном, но еще и похоронит под собой запись о реферате, который преподаватель ждёт от вас «к позавчера».

Разобраться с этой проблемой нам помогут древние греки, которые использовали два совершенно разных понятия для обозначения времени.

Первое — «хронос», привычное нам линейное, измеримое, механическое время. Именно для его упорядочения приспособлены обычные ежедневники и органайзеры, содержащие, как правило, жёсткие задачи.

Жёсткие задачи — задачи, привязанные к определённому времени.

Второе обозначение времени — «кайрос», удобный момент; время, подходящее для осуществления конкретного замысла. Именно с понятием «кайрос» связано большинство дел и задач, которые называются гибкими.

Гибкие задачи — задачи, не привязанные жестко к определенному времени, а зависящие от контекста (условий, обстоятельств).

«Кайросы», или удобные моменты, создают то, что условно можно назвать неоднородностью времени. И речь идет не о конкретном времени (день, час, минуты), а об определённых обстоятельствах, благоприятных для совершения того или иного дела. Эти обстоятельства мы будем называть контекстами.

Контекст — это условие или совокупность условий, обстоятельств, наиболее подходящих для совершения определенного дела или решения конкретной задачи.

Каждому контексту соответствуют дела

---

, которые наиболее уместно совершать именно в этот момент, в этих обстоятельствах. Все контексты условно можно разделить на четыре группы.

1. 
   Место.
   

Действие, привязанное к конкретной организации, компании. Примеры:

«если буду в банке», «когда появлюсь в институте», «когда зайду в магазин, не забыть купить», «когда окажусь в офисе, дома».

2. 
   Человек, группа людей.
   

Задача, решение которой связанно с определенной личностью или группой лиц. Примеры: «на совещании совета директоров», «если увижу преподавателя», «при встрече с приятелем».

3. 
   Внешние обстоятельства.
   

Принять решение возможно, учитывая не зависящие от человека обстоятельства, реализация цели зависит от каких-то обстоятельств. Примеры: «если примут закон», «когда изменятся правила», «если установится хорошая погода», «если у шефа будет хорошее расположение духа».

4. 
   Внутренние обстоятельства.
   

Решение задачи, проблемы зависит от внутреннего состояния человека. Примеры: «если будет прилив творческого вдохновения», «когда я ощущаю себя больным / здоровым», «если будет настроение», «когда почувствую в себе силы».

Работая над собственным планом, важно выделить наиболее актуальные именно для вас контексты и научиться эффективно пользоваться теми возможностями, которые они открывают.

Другой вариант классификации контекстов для планирования:

• 
  распорядок дня: утром до работы; по дороге на работу; в перерыве; по пути домой, вечером дома;
  
• 
  время суток;
  
• 
  дни недели: будни, выходные, праздники, четверг, суббота.
  
• 
  месяцы, времена года: апрель, август, зима, осень.
  

Еще вариант — проявить креативность и придумать для планирования собственные контексты. Контексты группируют задачи с одинаковыми данными для решения, избавляют от необходимости выполнять лишние контекстные переключения, тем самым помогая завершать все дела, и помогают построить гибкую систему контекстного планирования.

Таким образом, применяя понятие контекста и создавая более гибкую систему планирования, мы можем реагировать на любые изменения ситуации, использовать их для решения стоящих перед нами задач.

Контекстное планирование — способность решить задачу без затрат лишних усилий в наиболее подходящее для этого время, не всегда предварительно заданное. Другими словами, контекстное планирование ‒ планирование, которое учитывает не только временные рамки, но и определённые условия и обстоятельства, способствующие решению конкретной задачи.

---

Хотя общий принцип структурирования дел понятен сразу, контекстное планирование в тайм менеджменте имеет свою систему организации. Техника контекстного планирования состоит из трёх шагов:

1. 
   Выделение типовых личных контекстов, наиболее актуальных для вашей повседневной жизни или рабочей деятельности (как правило, достаточно 5–9).
   
2. 
   Составление списка задач под каждый контекст.
   
3. 
   При приближении контекста просмотр списка соответствующих этому контексту задач.
   

Регулярное ведение контекстного планирования способствует выработке внутреннего чувства приближения нужного контекста и обеспечивает просмотр необходимого раздела в подходящий момент, что быстро входит в привычку.

Инструменты контекстного планирования.

К основным инструментам, с помощью которых мы можем создать свою систему контекстного планирования, относятся:

• 
  Ежедневник.
  

Система контекстного планирования может быть налажена в обычном ежедневнике. Для этого следует выявить основные контексты, как в первом шаге контекстного планирования. В ежедневнике создаются соответствующие им категории или разделы, в которые записываются необходимые дела и задачи. При приближении какого-либо контекста («кайроса») достаточно заглянуть в нужный раздел ежедневника или органайзера и просмотреть список дел.

• 
  Стикеры, закладки для гибких задач.
  

Другой способ управления «кайросовыми» задачами — использование стикеров. Гибкие задачи выписываются на стикеры, которые приклеиваются либо на соответствующую страницу ежедневника, либо на специальную закладку для «кайросовых» задач. Такая система позволяет определять приоритетность той или иной задачи c использованием стикеров разных цветов. При этом вы избегаете необходимости постоянного переписывания задач, переходящих изо дня в день в связи с отсутствием «кайроса», и вычеркиваний выполненных задач. Если задача переносится на другой день, достаточно переклеить стикер на нужную страницу или просто переложить закладку.

• 
  Доска для контекстного планирования.
  

Это наиболее наглядный инструмент планирования, особенно удобен для командной работы. Материалом для него может служить белая магнитная доска, лист ватмана и др. Важно помнить, что доска планирования отлично подходит и для организации личного планирования. Увешанный стикерами участок стены рядом с вашим рабочим столом, пробковая доска над местом в офисе

---

, дверца холодильника — тоже доски планирования. При этом правила их организации для командной или индивидуальной работы будут одни и те же. Использование такого инструмента позволяет связать несколько контекстов. Чаще всего встречается структурирование задач по таким контекстам, как «люди» и «задачи / проекты».

• 
  MS Outlook.
  

Контекстное планирование в Outlook удобно налаживать с помощью категорий задач. Создавая задачу, ей можно присвоить одну или несколько категорий. Преимущество контекстного планирования в Outlook в том, что одну и ту же задачу можно видеть в разных категориях. Например, задачу «Обсудить с преподавателем вопросы по дипломному проекту» можно отнести к категориям «Преподаватель», «Диплом», «Институт». Таким образом, мы сможем видеть эту задачу и перед разговором с преподавателем, открыв категорию «Преподаватель», и при планировании работ по проекту, открыв категорию «Диплом», и приехав в здание института и открыв категорию «Институт». В этой особенности заключается главное преимущество электронного планирования перед бумажным.

Заключение

В заключении скажу, что контекстным называется планирование, привязанное к определённому параметру, контексту. Оно позволяет группировать задачи по группам и быстро закрывать их. В результате, цели «не висят» в ежедневнике, дела сдвигаются с «мёртвой точки» и не приходится постоянно следить за дедлайнами.

Настройка личной системы планирования позволяет внимательнее относиться к времени собственной жизни, всегда успевать сделать главное, укладываться в сроки, выполнять обязательства. Никакая деятельность не будет успешной, если мы не имеем точного плана реализации как наших долгосрочных дел и задач, так и повседневных обязанностей. Уверенное владение навыком контекстного планирования позволяет не потеряться в море информации и быть всегда готовыми к любым поворотам и изменениям обстоятельств и уметь использовать их с пользой для себя.

Список используемых источников

1. 
   Архангельский Г.А «Тайм-менеджмент». 2016г.)
   
2. 
   Косова Варвара. Статья «Контекстное планирование в тайм-менеджменте» 2021г.
   
3. 
   Смирнов Стопхай. Курс лекций по дисциплине (модулю) Самоменеджмент: Управление временем.
   
4. 
   Статья «Контекстное планирование: новый взгляд на планы» 2018г.
   
5. 
   Журнал PROВРЕМЯ «Контекстное планирование» 2023 г.
   

---