Файл: Министерство образования и науки донецкой народной республики государственное образовательное учреждение.pdf

199
УДК 331.108
Ананьян О.А., Вифлянцева Ю.И.
ФГБОУ ВО «Донской государственный технический университет»,
Ростов-на-Дону, Российская Федерация
Ananyan O.A., Viflyantseva Yu.I.
Don State Technical University,
Rostov-on-Don, Russian Federation
КАДРОВЫЙ УЧЕТ КАК ЭФФЕКТИВНОЕ СОСТАВЛЯЮЩЕЕ
УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ
PERSONNEL ACCOUNTING AS AN EFFECTIVE COMPONENT OF
PERSONNEL MANAGEMENT
Аннотация. В научной статье рассматривается сущность кадрового учета, его роль
в управлении рабочим персоналом. Выявлены основные цели, задачи и обязанности персонала
при ведении кадрового учета. Рассмотрен электронный кадровый документооборот
(КЭДО)
и
федеральный
закон,
регламентирующий
его.
Проведен
анализ
автоматизированных программ по ведению кадрового учета и предложен оптимальный
вариант для улучшения кадрового учета на предприятии для эффективного управления
персоналом.
Ключевые слова: кадровый учет, управление персоналом, кадровое делопроизводство,
документооборот, человеческие ресурсы, КЭДО, автоматизация кадрового учета
Abstract. The scientific article examines the essence of personnel accounting, its role in the
management of working personnel. The main goals, tasks and responsibilities of personnel in the
management of personnel records are identified. Electronic personnel document management
(KEDO) and the federal law regulating it are considered. The analysis of automated personnel
accounting programs is carried out and the optimal option for improving personnel accounting at
the enterprise for effective personnel management is proposed.
Keywords: personnel accounting, personnel management, personnel records management,
document management, human resources, KEDO, automation of personnel accounting
Постановка проблемы. С началом глобализации бизнеса и услуг увеличилось влияние человеческого ресурса на многие решения предприятий для более успешной деятельности. Большое количество компаний осознали, что человеческий ресурс является одним из самых ценных ресурсов предприятия. В связи с этим стало необходимым создавать меры по развитию системы управления персоналом, а также принимать решения для повышения ценности трудовых активов предприятия.
Базой для выполнения функций по приобретению, развитию, распределению, сохранению, использованию, оценке и вознаграждению человеческих ресурсов на предприятии служит кадровое администрирование.
Анализ предыдущих исследований и публикаций. Е.А. Каткова, Ю.Н.
Каткова, которые считают контроллинг человеческих ресурсов передовым

200 инструментом управления и определяют его как система информационно- аналитического и методического обеспечения управленческих решений в системе управления персоналом для повышения эффективности деятельности организации. По мнению авторов, современная система управленческих способов лежит в основе всех видов управленческих концепций и специализированных технологий, таких как управление качеством, контроллинг, управление персоналом и др.[1].
И.П. Беликова предлагает разделить объекты кадрового контроля на две группы[2]:
– общие объекты управления;
– частные (конкретные) объекты управления.
Общие предметы контроллинга разделены автором в зависимости от уровня развития организации и представлений ее руководства о роли и значении персонала в ее деятельности. В качестве предмета контроллинга автор выделяет рабочие процессы, качественные и количественные характеристики персонала, трудовой потенциал, отдельные функции (процессы) управления персоналом, систему управления персоналом и распределение его ресурсов.
Кроме того, И.П. Беликова выделяет конкретные объекты контроллинга, к которым, по мнению автора, относятся затраты на персонал, затраты на реализацию функций управления персоналом и центры ответственности. То есть для оценки эффективности системы управления и характеристик субъекта экономики труда автор предлагает комплексно исследовать систему управления персоналом на двух основных уровнях: как ресурс и как стоимость использования этого ресурса.
Цель исследования. В пределах нашего исследования производится анализ кадрового учета как эффективное составляющее управления персоналом в организациях.
Основные результаты исследования. Администрирование персонала – это комплексная система, включающая разработку, внедрение и ведение документооборота и кадрового учета согласно требованиям Трудового кодекса.
Первичной функцией управления человеческими ресурсами считается систематизация документооборота в вопросах, которые связанны непосредственно с работниками. Одну из главных ролей в таком процессе осуществляет кадровое делопроизводство состоящее из:
● документооборота по работе с персоналом;
● учетом рабочего времени сотрудников;
● ведения необходимой документации по охране труда;
● создания локально-нормативных актов.
Правильно организованное кадровое администрирование способствует:
1. улучшить организацию документооборота;
2. составить точную штатную структуру;
3. подготовить необходимые документы, подтверждающие действия сотрудника в организации;
4. четко выплачивать отгулы, праздничные и компенсации;
5. внимательно следите за рабочим временем сотрудников;

201 6. следить за наличием необходимого количества персонала;
7. гарантировать четкое функционирование кадрового учета.
Все организации, даже если у них нет наѐмного персонала, обязаны вести кадровое делопроизводство. Компании без сотрудников должны вести кадровые документы по учредителю. Вся информация, касающаяся человеческих ресурсов в организации, законодательно должна вестись и хранится в систематическом порядке. Такой информационный порядок в организации обеспечивает кадровый учет. Кадровый учет связан с установлением трудовых отношений между работодателем и работником. Это инновационный инструмент управления, информационная система, аналитическая и методическая поддержка управленческих решений в системе управления человеческими ресурсами для повышения эффективности деятельности организации. Он включает в себя оформление отпусков, налоговые вычеты, прием на работу и увольнение. Ведение данного учета обязательно для каждой компании. [6].
Так как кадровый учет в организации является информационной системой о фактическом состоянии человеческих ресурсов, то он преследует следующие цели:
1. обеспечение контроля за правильным использованием рабочего времени;
2. ведение учета отпусков, переводов, текучести кадров, контроль за соответствием должностей и окладов работников штатному расписанию и т.д.;
3. поддержание внутренней организационной дисциплины;
4. обеспечение помощи менеджерам в разработке различных программ обучения и развития на основе текущего сценария;
5. помощь менеджерам во внесении изменений в систему оплаты труда, в том числе в систему стимулирующих выплат;
6. проведение углубленного изучения производственных отношений и репутации фирмы на рынке;
7. определение сектора воздействия на персонал и составляющие его управления для сохранения стабильных позиций структуры организации в предполагаемой перспективе.
Исходя из перечисленных выше целей, можно говорить о том, что кадровый учет является не только обязательным на законодательном уровне, но и действительно важным инструментом для эффективной деятельности самой организации.
В общем виде кадровый учет включает в себя следующие действия:
● формирование штатного расписания, табеля и учет рабочего времени;
● расчет и начисление заработной платы, премий и иных выплат;
● соблюдение правил конфиденциальности личных данных работников компании;
● сдача отчетности в налоговые органы и внебюджетные фонды;
● организация личных дел работников;
● формирование и надзор за соблюдением расписанием отпусков;

202
● организация кадровых приказов;
● ведение соответствующей документации по приему новых сотрудников;
● организация аттестации и оценке работников;
● оформление больничных листов, заявлений и справок по месту требования.
Перечень обязательных документов зависит от размеров бизнеса.
Например, микропредприятия могут вести упрощѐнный кадровый учѐт. Это значит, что организации микробизнеса освобождены от необходимости оформления ряда локальных нормативных актов.
В общий список обязательных кадровых документов входят[4]:
● трудовые договоры и доп.соглашения к ним;
● трудовые книжки;
● личные дела;
● личные карточки;
● приказы (о приѐме на работу и об увольнении, о предоставлении ежегодного отпуска или отпуска за свой счѐт, о премировании или применении дисциплинарного взыскания и другие);
● штатное расписание и локальные нормативные акты о внесении в него изменений;
● графики отпусков и уведомления персонала об отпусках;
● командировочные документы;
● табели по учѐту рабочего времени работников;
● должностные инструкции;
● положение об оплате труда;
● расчѐтный лист;
● согласие на обработку персональных данных и др.
Контроль за правильностью и своевременностью отражения изменений, которые происходят в организации, возлагается на специалистов по персоналу
(специалист отдела кадров, менеджер по персоналу, бухгалтер и т.д.), либо передается в ведение сторонней аутсорсинговой компании.
Если организация не будет вести кадровый учѐт или в обязательной кадровой документации будут выявлены ошибки, нарушитель понесѐт административную ответственность, предусмотренную пунктом 1 ст. 5.27
КоАП РФ:
1. для должностных лиц и индивидуальных предпринимателей — штраф в размере от 1 до 5 тысяч рублей;
2. для юридических лиц — штраф в размере от 30 до 50 тысяч рублей.
Согласно ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ, в случае повторного нарушения правил ведения кадрового делопроизводства, за которое уже было назначено наказание, должностному лицу назначается штраф от 20 до 30 тысяч рублей или отстранение на срок от одного года до трех лет. Такое наказание назначает судья. В случае дисквалификации должностное лицо не имеет права занимать руководящие должности организации, входить в состав совета директоров, заниматься предпринимательской деятельностью в рамках управления

203 организацией (ст. 3.11 КоАП РФ).
Минимизировать или полностью исключить штрафы можно благодаря автоматизации кадрового учета. Автоматизация кадрового учета на предприятии позволяет регистрировать и размещать трудовые договоры с сотрудниками, отслеживать количество работников, вести график отпусков и учет больничных листов, оперативно получать всевозможную аналитическую информацию, формировать, и архивировать множество других документов.
Лучше всего вести учѐт при помощи программ по управлению кадрами, которые позволят эффективно распределять ресурсы рабочей силы и управлять капиталом предприятия, а также служат источником, из которого работники по запросу могут получать информацию как корпоративного, так и индивидуального характера.[5].
В современном мире без использования инноваций не добиться успешной и прогрессивной работы, поэтому кадровый учет целесообразно вести в автоматизированной системе, а также следует применять кадровый электронный документооборот (КЭДО).
Согласно Федеральному закону от 22 ноября 2021 года № 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации» любая российская организация с работниками может перейти на КЭДО.
Преимущество использования кадрового ЭДО состоит в возможности оптимизации делопроизводства за счет экономии средств, автоматизации процессов и практически полной цифровизации кадровых документов.[9].
Также работодатель может заключить трудовой договор с человеком, проживающим в другом населенном пункте. Для обмена документами с удаленным работником потребуется организовать ЭДО и оформить электронные подписи с обеих сторон.
В настоящее время кадровый электронный документооборот необязателен для работодателей.
Однако существует вероятность обязательного перевода всех на КЭДО, поэтому с учѐтом преимуществ ЭДО перевести кадровое делопроизводство в электронный формат стоит уже сейчас.
В настоящее время для системы управления персоналом имеется широкий спектр программ, в виде комплексных решений, а также узкоспециализированных продуктов как российских, так и иностранных разработчиков. Преимуществом отечественных программных пакетов является то, что они адаптированы к российской системе учета, хранения и обработки документов, а также имеют более низкую стоимость по сравнению с наиболее популярными программными решениями иностранных компаний. Нами был проведен анализ российского информационного рынка программных продуктов по ведению кадрового учета.[3].
В процессе анализа мы выявили топ-5 самых популярных программ в российской практике в 2022-2023 годах. Результаты анализа представлены в таблице 1.

204
Таблица 1
Сравнительный анализ программных продуктов для кадрового делопроизводства