Задания по делопроизводству. Блок 1.Задание 1. Аналитическая работа

1. 
   Дать краткую характеристику Вашего предприятия (цели, задачи, миссия) что производит организация (услуги или продукцию)
   

• 
  Сколько человек работает в организации?
  
• 
  Назовите отрасль, в которой функционирует Ваша организация.
  

Полное юридическое наименование: ПРОИЗВОДСТВЕННОЕ ОТДЕЛЕНИЕ "УНЕЧСКИЕ ЭЛЕКТРИЧЕСКИЕ СЕТИ" ФИЛИАЛА "БРЯНСКЭНЕРГО" ПУБЛИЧНОГО АКЦИОНЕРНОГО ОБЩЕСТВА "РОССЕТИ ЦЕНТР " Виды деятельности:Основной (по коду ОКВЭД): 40.10.2 - Передача электроэнергииСредняя численность рабочих 200Отрасль – электроэнергетикаОхарактеризуйте существующую систему делопроизводства на Вашем предприятии.

• 
  Изобразите организационную структуру Вашего предприятия;
  

Генеральный директор

Секретарь

Отдел кадров

Зам. директора

логисты

Гл. бухгалтер

Гл. инженер

Отдел документооборота

Специалисты операторы населения

Бухгалтерия

Архив

МОЛ

• 
  В структуре, схематично отобразить три документопотока в организации: входящий, исходящий, внутренний;
  

В процессе движения входящих документов выполняются следующие операции:• Приём входящих документов;• Первоначальная обработка;• Регистрация документа;• Предварительное рассмотрение и распределение (внесение проекта резолюции);

---

• Рассмотрение документов руководством;• Исполнение резолюций;• Направление в архив.В процессе движения исходящих документов выполняются следующие операции:1. Проект исходящего документа составляется ответственным исполнителем по поручению руководителя. Исходящие документы составляются в 2х экземплярах (кроме факсов – 1 экземпляр).2. Проверка правильности оформления исходящего документа осуществляется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства. В случае ошибок в оформлении документа он возвращается исполнителю на доработку.3. Согласование проекта документа4. Подписание документа руководителем или утверждение5. Регистрация в «Журнале регистрации исходящих документов».6. Отправка документа адресату7. Подшивка документа в дело. Второй экземпляр отправленного письма (единственный экземпляр факса) подшивается в дело с исходящей перепиской.Работа с внутренними документами. На этапах подготовки и оформления порядок работы с внутренними документами такой же, как и с исходящими:Составление проекта документа исполнителем, Проверка правильности оформления проекта документа, Согласование проекта документа, Подписание документа руководителем или утверждение, Регистрация (при повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов или при больших объемах документов).На этапах исполнения и завершения работ с внутренними документами порядок операций такой же, как с входящими документами: Передача документа исполнителю (копирование документа при наличии нескольких исполнителей), Контроль исполнения документа, Исполнение документа, Проставление отметки об исполнении, Подшивка исполненного документа в дело.

• 
  Определите, какое подразделение осуществляет регистрацию, учет, хранение и отправку документов на Вашем предприятии;
  

Ответ: отдел документооборота

• 
  Сформулировать цели, задачи и функции службы ДОУ на Вашем предприятии.
  

---

Ответ:Служба ДОУ принимает непосредственное участие в постановке задач при разработке автоматизированных информационных систем для работы с документами, в обеспечении режима доступа к информации и защите информации, в совершенствовании работы с документами.К основным задачам службы ДОУ можно отнести следующие:- обеспечение единого порядка документирования и работы с документами,- совершенствование форм и методов работы с документами с учетом автоматизации документационных процессов.В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет следующие функции:-функции, связанные с документированием управленческой деятельности:-разработка бланков документов и обеспечение их изготовления,-обеспечение изготовления документов, стенографирования, копирования и тиражирования документов,-контроль за качеством подготовки и оформления документов, а также за соблюдением установленной процедуры согласования и удостоверения документов;- функции, связанные с организацией работы с документами:- установление единого порядка прохождения документов (документооборота организации),-обработка поступающих и отправляемых документов,-регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов,-разработка и ведение информационно-поисковых систем, организация информационно-справочной работы по документам,-предварительное рассмотрение документов,-контроль за исполнением документов,-систематизация документов, подготовка номенклатуры дел, обеспечение хранения и использования документов,-подготовка и передача дел в архив организации, организация работы ее архива,-обеспечение зашиты документной информации,-организация работы с обращениями граждан и т.д.-К какому типу относится Ваша система делопроизводства: централизованная, децентрализованная или смешанная, охарактеризуйте.Ответ: Централизованная система делопроизводства. Все операции по обработке документов сосредоточиваются в едином для всего предприятия отделе.

---

• 
  Какая форма учета документов существует на Вашем предприятии (журнальная, карточная, электронная), охарактеризуйте.
  

Ответ: Электронная форма учета документов

1. 
   Все этапы регистрации документов отображаются на всех компьютерах
   
2. 
   Доступность всем пользователям
   

• 
  Перечислите, какие виды документов относятся к внутренним документам.
  

Ответ: К внутренним документам относятся:локальные нормативные акты: устав, положения, регламенты, инструкции;организационно-распорядительные: приказы, распоряжения и т.д.;протоколы;внутренняя переписка (служебные, докладные, объяснительные, пояснительные, справки и т.п.);протоколы, акты, плановые и отчетные документы, учетная документация;доверенности;договоры.Задание 2. Определите последовательность операций исходящими, входящими и внутренними документами, составьте схемы прохождения входящих, исходящих и внутренних документов.Схема прохождения входящих документов Схема прохождения исходящих документов Схема прохождения внутренних документов Задание 3.Оформить журнал учета входящих документов: номер документа 171/-3; срок исполнения 27.12 2021; исполнитель Сергеев; дата документа 18.12.2021; исходящий № 1-2/82; автор-отправитель ЗАО «Эра»; краткое содержание (заголовок) дата поступления документа 21.12.2021 о сокращении поставок ТНТ 22.12.2007; подпись исполнителя Сергеев.

Номер документа	Дата документа	Автор-исполнитель	Исходящий №	Краткое содержание (заголовок)	Исполнитель	Подпись исполнителя	Срок исполнения	Примечание
171/1-3	18.12.2007	ЗАО «ЭРА»	01.02.1982	Дата поступления 21.12.2007 О сокращении поставок ТНТ 22.12.2007	Сергеев	Сергеев	27.12.2007

---

Смотрите также файлы

• Максимальное количество баллов 3.docx

• Декларация соответствия условий труда государственным нормативным требованиям охраны труда.docx

• План конспект проведения занятия с личным составом 42 псч по охране с. Тоцкое 10 псо фпс гпс главного управления мчс россии по Оренбургской области в 2023 году. Тема.doc

• Новогодняя гирлянда.docx

• Содержание История насосов.rtf