ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 08.11.2023
Просмотров: 321
Скачиваний: 19
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
Модуль шифровки и инвентаризации находится на странице технологических операций «Шифровка». В штатном режиме зашифрованы могут быть только зарегистрированные экземпляры издания, адресат распределения которых имеет статус «Подлежит шифровке». Расстановочные шифры формируются и присваиваются автоматически, в зависимости от выбранного формата шифра и количества распределенных экземпляров данного издания.
Процесс шифровки заключается в выборе оператором формата издания и выполнении операции присвоения шифров с помощью клавиши «Присвоить».
Ошибочно введённые шифры могут быть в любое время удалены с помощью всплывающего меню, вызываемого в окне уже зашифрованных экземпляров с помощью правой клавиши мыши.
При активном режиме инвентаризации одновременно с присвоением расстановочных шифров происходит и формирование уникальных инвентарных номеров для каждого зарегистрированного экземпляра данного издания. Управление режимом инвентаризации осуществляется Администратором системы.
В системе предусмотрен также ручной режим присвоения шифров журналам. Для присвоения журналу шифра, общего для всех выпусков (номеров издания) необходимо создать шаблон распределения на сводном уровне издания и с помощью всплывающего меню выбрать режим «Шифр журнала». Ведённый таким образом шифр будет автоматически переносится из шаблона сводного уровня вместе со списком библиотек на все вновь регистрируемые выпуски данного журнала.
Для децентрализованных библиотек предусмотрен режим ручной шифровки и инвентаризации. В данном режиме страница технологических операций шифровки и инвентаризации имеет несколько другой вид: шифры, инвентарные номера и комментарии к ним вводятся в отдельную таблицу децентрализованной обработки, имеющую код владельца (библиотеки). Шифры и инвентарные номера в локальных системах вводятся в свободном текстовом формате. Количество строк в таблице, отображаемой на странице «Инвентаризация» соответствует количеству зарегистрированных экземпляров данного издания. Каждому зарегистрированному экземпляру должен быть присвоен уникальный инвентарный номер. Поле «Примечания» позволяет оператору ввести необходимые отметки об особенностях конкретного экземпляра (например, отсутствие страниц, наличие автографа и т.д.). Активизация ручного режима осуществляется Администратором системы.
Существующая в настоящее время технология списания литературы является устаревшей и не отвечает современным требованиям. К её недостаткам относятся, в первую очередь, невозможность оперативного получения исчерпывающей статистической информации о списанных изданиях и необходимость формирования каждого акта в ручном режиме.
Что касается использования АБИС «Библиобус», библиотекарям остаётся только ввести свои инвентарные номера и расстановочные шифры и распечатать, при необходимости, карточки для традиционных каталогов там, где они ещё используются. Актуальная информация о введённых локальных инвентарных номерах может быть автоматически передана в ЦБД с помощью технологии удалённого обмена данными по открытым каналам передачи данных. Однако большая часть библиотек ЦБС не использует в своей работе АБИС и не передаёт в ЦБД информацию об обработке полученных экземпляров. Кроме того, часть изданий в ЦБД была обработана по старой технологии, которая также не предусматривала ввода в ЦБД локальных инвентарных номеров.
Процедура списания изданий состоит из нескольких операций и выглядит следующим образом: определив перечень списываемой литературы, оператор библиотеки ЦБС проверяет наличие соответствующей информации об экземплярах изданий и данных об их инвентаризации в ЦБД с помощью OPAC. Чтобы инвентарные номера отображались в ЦБД библиотекам, работающих с локальной версией АБИС «Библиобус», достаточно регулярно выполнять процедуру экспорта информации о локальной обработке полученных из ЦБ по технологии удаленного обмена данными изданий. Однако для изданий, обработанных ранее по старой технологии комплектования «SoLar» или полученных из ЦБ без использования технологии удалённого обмена, также необходимо вручную вводить инвентарные номера в ЦБД с помощью OPAC. Библиотеки, не работающие с локальной версией АБИС «Библиобус», должны всегда вручную вводить данные в ЦБД о присвоенных ими полученным из ЦБ БЕН экземплярам инвентарных номерах. Издания, не отраженные в ЦБД с помощью данной технологии, не обрабатываются и подлежат списанию традиционным способом. Составив список экземпляров изданий, подлежащих списанию, и проверив в ЦБД корректность информации об их инвентарных номерах, представитель локальной библиотеки передаёт данную информацию уполномоченному оператору ЦБ БЕН РАН для дальнейшей обработки. Дальнейшие операции по списанию изданий выполняются непосредственно с помощью приложения АБИС «Библиобус»: Уполномоченный оператор ЦБ выбирает в соответствии с полученным списком подлежащие к списанию экземпляры и проверяет их атрибуты: инвентарные номера (для балансовой литературы) и цену (особое внимание необходимо уделить изданиям, к которым применяется коэффициент пересчета стоимости, утверждённый в БЕН). Применяемые формулы пересчёта стоимости изданий достаточно статичны, хранятся непосредственно в приложении и могут быть в любой момент изменены разработчиком. Проверив необходимые данные, оператор маркирует выбранные экземпляры с помощью пункта контекстного меню «Списание экземпляра». Обработанные экземпляры будут помечены символом. Можно отменить ошибочный выбор, пометив экземпляр повторно аналогичным способом. В сведениях об экземпляре также появится иконка «Экземпляр списания ожидает активировки». Обработав таким образом партию литературы, оператор приступает непосредственно к формированию актов на её списание. Данный режим вызывается из пункта меню «Списание». В появившемся окне отображаются данные об экземплярах, ожидающих списания. Группы балансовых и безбалансовых экземпляров отображаются отдельно друг от друга. Необходимо помнить, что иностранные и отечественные издания не разделяются внутри групп и, для того, чтобы они не оказались в одном акте, необходимо отбирать их для списания отдельно. Выбрав нужную группу ожидающих списания изданий, необходимо с помощью кнопки «Сформировать акт...» войти в режим формирования акта. Необходимо выбрать из выпадающих списков вид документов и причину списания. Состав комиссии и данные о её формировании хранятся в таблицах ЦБД и могут быть отредактированы с помощью соответствующих кнопок. Необходимо иметь ввиду, что порядок, в котором отображается состав комиссии, изменять нельзя, т.к. он используется в формируемых актах именно в той последовательности, в какой указан. Данные о материально ответственном лице библиотеки ЦБС берутся из таблицы «Контактное лицо» таблицы организаций. Фамилия и должность данной персоны может быть отредактирована непосредственно в режиме подготовки акта.
После проверки всех данных необходимо с помощью кнопки «просмотри печать акта» вызвать генератор отчета и, внимательно проверив корректность введённых данных, распечатать акт в нужном количестве экземпляров. После тщательной проверки корректности данных необходимо, с помощью кнопки «Завершить работу с актом...», завершить работу с данным актом. После выполнения этой процедуры все входящие в акт экземпляры изданий будут безвозвратно удалены из текущих технологических таблиц БД и перемещены в таблицу списанных экземпляров. После закрытия акта он перемещается из списка ожидающих списания в реестр завершенных. Режим просмотра ранее распечатанных актов можно вызвать с помощью соответствующей кнопки. Вся информация о списанных по данной технологии экземплярах изданий хранится в специальных таблицах ЦБД, что позволяет в любой момент получать исчерпывающую статистическую информацию.
Как видим, внедрение и использование АБИС «Библиобус», касательно инвентаризации, приводит к следующим ожиданиям:
- исключение проведения ревизии и её оформления вручную;
- возможность регулярного проведения инвентаризаций как результат упрощения, удобства и ускорения данного процесса.
Литература
-
Р.К.Камалетдинов. Автоматизированные библиотечные информационные системы как средство освоения и внедрения ИКТ: опыт республики Татарстан. -
В. С. Сидоренко, А. В. Галета. Совершенствование информационного обеспечения средствами региональной АБИС. “Культурная жизнь Юга России”. № 1 (48), 2013. -
http://arprime.ru/avtomatizacia/tehnologii-i-sistemy-raboty-bibliotek -
https://www.keldysh.ru/papers/2011/source/prep2011_02.pdf -
https://docplayer.ru/59411235-Funkcionalnye-osobennosti-aibs-bibliobus-vasilev-a-v-ben-ran.html -
https://docplayer.ru/40219986-Razvitie-servisov-abis-bibliobus.html -
https://www.google.com/search?rlz=1C1GGRV_en__751__751&q=%D0%BE%D1%81%D0%BD%D0%BE%D0%B2%D0%BD%D1%8B%D0%B5+%D1%85%D0%B0%D1%80%D0%B0%D0%BA%D1%82%D0%B5%D1%80%D0%B8%D1%81%D1%82%D0%B8%D0%BA%D0%B8+%D0%90%D0%91%D0%98%D0%A1+%D0%91%D0%B8%D0%B1%D0%BB%D0%B8%D0%BE%D0%B1%D1%83%D1%81&tbm=isch&source=univ&sa=X&ved=2ahUKEwjNjIbihprlAhXWwsQBHYyoDDMQsAR6BAgGEAE&biw=1280&bih=657#imgrc=L7_iHxhaz6sbUM: