Файл: Правила организации работы с распорядительными документами, издаваемыми на принципах коллегиальности.docx

Представляя интересы собственников, Совет директоров принимает решения по нетерпящим отлагательства вопросам деятельности общества, выходящим за рамки компетенции. Только с согласия Совета Правление может принять решение:

- о распоряжении (залоге, сдаче в аренду, продаже, обмене или ином отчуждении) недвижимым или иным имуществом общества, если размер сделки или стоимость имущества, составляющего предмет сделки, превышает пределы, установленные Общим собранием, в том числе о заключении сделок с активами общества, размер которых превышает 20% его квартального оборота в предшествующем квартале, но не более 10% активов общества (или 25% уставного капитала в соответствии с уставом общества) в порядке, определяемом Общим собранием;

- об осуществлении капиталовложений, размер которых превышает 10% годового оборота общества в предшествующем году,

- о заключении или прекращении любых сделок, в которых одной стороной выступает общество, а другой: акционер, владеющий пакетом акций, составляющим более 5% уставного капитала; член Совета директоров; член Правления; должностное лицо администрации общества.

Совет директоров в целом определяет политику и принятие решений, касающихся получения и выдачи ссуд, займов, кредитов, гарантий, а также принимает решения об источниках покрытия убытков и удовлетворения претензий кредиторов. При недостатке средств резервного фонда Совет директоров должен вынести на Общее собрание вопрос о сокращении величины уставного. По предложению Правления Совет директоров вправе вынести на Общее собрание акционеров вопрос о новом выпуске акций общества, уменьшении или увеличении его уставного капитала. При этом Совет разрабатывает рекомендации по величине, условиям и порядку изменения уставного капитала общества.

Решения о выпуске облигаций общества Совет директоров принимает самостоятельно, за исключением случаев, предусмотренных уставом.

Совет директоров определяет порядок распределения прибыли, в том числе процент прибыли для распределения среди работников в виде денежного вознаграждения. Совет единолично принимает решение о выплате промежуточных дивидендов акционерам, а также подготавливает рекомендации Общему собранию по размеру окончательного дивиденда на акцию.

Общее собрание не имеет права назначать размер дивиденда выше, чем рекомендовано Советом, но может снизить его. Совет директоров вправе утвердить предложение Правления об изменении и расширении деятельности общества, его представительств, филиалов и дочерних предприятий. При необходимости Совет выходит на Общее собрание акционеров с рекомендацией о создании, реорганизации и прекращении деятельности представительств, филиалов и дочерних предприятий общества.

---

Таким образом, совет директоров - это избираемый на определенный срок собранием акционеров коллегиальный орган управления, осуществляющий руководство деятельностью акционерного общества в период времени между ежегодными собраниями акционеров в соответствии с компетенцией, предоставляемой ему по закону и по уставу.

2 РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ, В КОТОРЫХ ФИКСИРУЕТСЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ КОЛЛЕГИАЛЬНЫХ ОРГАНОВ
К распорядительным документам, издаваемым в условиях коллегиального принятия решения, относятся постановления, решения и распоряжения. Эти распорядительные документы издаются на основе решений, принимаемых совместно группой работников (коллегией, собранием, советом, правлением и т.п.). Коллегиальность позволяет наиболее правильно и эффективно решать наиболее важные вопросы деятельности организации. На основе коллегиальности действуют федеральное правительство, представительные органы и правительства субъектов федерации и органов местного самоуправления, комитеты и комиссии, коллегии министерств, высшие органы управления акционерных обществ и др.

В системе коллегиальных органов особое место занимают совещательные по своему статусу органы, например коллегии министерств, дирекции при руководителях и др. Решения совещательных органов носят не обязательный, а рекомендательный характер. Это означает, что руководитель организации имеет право принять собственное решение, вопреки решению совещательного органа.

2.1 Постановление

Постановление – правовой распорядительный документ, издаваемый высшими органами государственной власти, комитетами и комиссиями, образуемыми при органах власти (административные, наблюдательные, по делам несовершеннолетних и др.).

Постановление и решение оформляется на общем бланке и имеет следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Федерации или муниципального образования), если организация имеет право на гербовой бланк, наименование вышестоящего органа, наименование организации-автора, название вида документа, дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись руководителя коллегиального органа.

Текст постановления состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной, разделенных словом «ПОСТАНОВЛЯЕТ», которое печатается прописными буквами. Распорядительная часть излагается пунктами, имеющими нумерацию. При необходимости констатирующая часть может содержать ссылки на законы, ранее изданные постановления и другие нормативные акты. Пункты распорядительной части содержат нормативные положения или поручения. Постановления могут содержать приложения, ссылка на которые дается в соответствующих пунктах распорядительной части. На самом приложении в верхнем правом углу отмечается:

---

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

к постановлению Правительства

Российской Федерации

от 27 января 2006 г. № 18

Проект постановления должен быть согласован со всеми заинтересованными органами исполнительной власти и подразделениями. Обязательна процедура юридической экспертизы проектов постановлений.

Постановления подписывает руководитель органа управления. Постановления правительства Российской Федерации и федеральных органов исполнительной власти вступают в силу после их регистрации и официального опубликования.

2.2 Решение

Решение – документ, принимаемый коллегиальным органом в целях разрешения производственных задач, вопросов.

Текст решения состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной, разделенных словом «РЕШИЛ» («РЕШИЛА», «РЕШИЛО, РЕШИЛИ»), которое печатается прописными буквами с новой строки от поля. Если постановление или решение не нуждаются в обосновании, текст начинается следующим образом: «Совет директоров РЕШИЛ: ...».

В решениях, принятых коллегиальными и совещательными органами, используется форма изложения текста от третьего лица единственного числа («РЕШИЛ», «РЕШИЛА», «РЕШИЛО»). В совместных решениях двух и более организаций текст излагается от первого лица множественного числа («РЕШИЛИ»).

Решения принимают по вопросам, входящим в компетенцию коллегиальных органов (собрания акционеров, совета директоров, научно-технического совета и др.):

• 
  о приоритетных направлениях развития фирмы;
  
• 
  о разработке программы электронного документооборота;
  
• 
  о реорганизации системы повышения квалификации работников;
  
• 
  об организации сайта в Интернете;
  
• 
  об участии в международной выставке;
  
• 
  о внедрении рацпредложения и т. п.
  

Проекты решений готовятся ответственными исполнителями по поручению коллегиального органа.

Решение должно иметь:

• 
  наименование вида документа;
  
• 
  дату;
  
• 
  номер;
  
• 
  наименование коллегиального органа;
  
• 
  заголовок (если решение касается одного вопроса);
  
• 
  текст;
  
• 
  подписи.
  

Датой решения является дата проведения собрания (заседания). Нумерация решений производится в валовом порядке с января по декабрь в пределах года (№ 1, № 2 и т. д.) отдельно от других видов документов. Текст решения может делиться на пункты. Если решение вводит в действие какие-либо документы, то они оформляются как приложение.

2.3 Распоряжение

Распоряжение – правовой акт, издаваемый руководителем для разрешения оперативных вопросов.

---

Распоряжения организации составляют в основном по вопросам:

• 
  информационно-методического характера;
  
• 
  повседневной административной, производственно-хозяйственной деятельности;
  
• 
  связанным с организацией исполнения приказов, инструкций, правил и других документов, например, о распределении обязанностей между заместителями руководителя компании; о передаче дел и документов увольняемыми сотрудниками; о применении правил работы с конфиденциальными документами.
  

Распоряжения составляют и оформляют аналогично приказам.

Распоряжение должно иметь:

наименование вида документа;

• 
  дату;
  
• 
  номер;
  
• 
  заголовок к тексту;
  
• 
  текст;
  
• 
  подпись.
  

Текст распоряжения состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части указывают основания издания распоряжения. В распорядительной части указывают:

• 
  «ПРЕДЛАГАЮ (ОБЯЗЫВАЮ)»;
  
• 
  «кому» (исполнителю или структурному подразделению);
  
• 
  «что сделать» (указывают конкретную работу);
  
• 
  «до какого числа» (сроки ее окончания).
  

Часто в тексте распоряжения слова «ПРЕДЛАГАЮ (ОБЯЗЫВАЮ)» опускают, указывая только действие, например:

• 
  всем сотрудникам пройти инструктаж;
  
• 
  работникам отдела кадров провести аттестацию;
  
• 
  сотрудникам охраны пройти медкомиссию и т. п.
  

Последний пункт распоряжения является, как правило, контрольным, т. е. там указывают должностное лицо или структурное подразделение, осуществляющее контроль исполнения этого распоряжения. Распоряжения подписывают руководитель предприятия или его заместители.

Макет приказа представлен в приложении Б.

---

3 ПРАВИЛА ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ

3.1 Организационно-технические мероприятия по подготовке и проведению совещания

Деятельность учреждений, работающих на основе коллегиальности, документируется постановлениями, решениями, распоряжениями. Постановления и решения принимаются в результате обсуждения на заседаниях коллегиальных органов, ход которых фиксируется в протоколах. Документирование деятельности коллегиальных органов начинается с составления плана работы на основе предложений членов соответствующего органа (коллегии, совета, правления, бюро и т.д.). План предусматривает календарные сроки проведения заседаний, вопросы, подлежащие рассмотрению, фамилии лиц, ответственных за подготовку вопросов к обсуждению. Утвержденный план работы коллегиального органа рассылается его членам, заинтересованным организациям и лицам.

Собраниям и заседаниям предшествует большая подготовительная работа, которая отражается в административных документах. Документирование подготовки заседания заключается прежде всего в составлении повестки дня, в которую могут быть включены вопросы, не предусмотренные планом, но требующие обязательного разрешения на заседании. В повестку дня рекомендуется включать небольшое количество вопросов, чтобы можно было обстоятельно обсудить их на заседании. Однако на практике это требование не всегда соблюдается. В повестку дня нередко включается много вопросов, а значит, нужны особо тщательная подготовка таких заседаний и четкое их ведение. В этом случае в повестке дня надо указать, сколько времени отводится на каждый вопрос, а на самом заседании установить твердый регламент.

Вопросы в повестке дня следует располагать в порядке их важности и сложности, при этом так, чтобы приглашаемые на заседание тратили как можно меньше времени в ожидании рассмотрения своих вопросов. К повестке дня прилагают список приглашенных на заседание с указанием их должности и организации, которую они представляют.

В крупных учреждениях к заседаниям по наиболее важным вопросам составляется справка по их существу, в которой указываются причина и цель постановки вопроса на обсуждение. Вместе со справкой представляется проект решения, постановления. Постановка вопросов на обсуждение коллегиальных органов может быть предпринята не только по инициативе руководителя учреждения, но и по инициативе отдельных структурных. Материалы к заседанию представляются, как правило, за три-пять дней руководителю учреждения и после их рассмотрения вместе с извещением о заседании направляются членам коллегиального органа. Предварительная рассылка материалов дает возможность вносить поправки в уже имеющийся письменный проект решения и тем самым ускоряет решение вопросов на самом заседании. Перед началом заседания производится регистрация присутствующих.

---