Файл: 2 Кафедра Информационные технологии и методика преподавания информатики Дисциплина Компьютерные науки направление 010100. 62, Информационные технологии направление 031300. 62, Информационные системы направление 034700.pdf
Добавлен: 10.11.2023
Просмотров: 77
Скачиваний: 1
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
3 Сохранить созданную форму, нажав кнопку Сохранить на панели инструментов. Затем в диалоговом окне ввести название новой формы и нажать
ОК. Замечание Если при использовании инструмента Форма Microsoft
Access 2007 обнаруживает одну таблицу, связанную отношением «один-ко- многим с таблицей или запросом, который использовался для создания формы, то эта таблица добавляется в форму. Если таблица данных в форме ненужна, ее можно удалить. Если существует несколько таблиц, связанных отношением «один-ко-многим» с таблицей, которая использовалась для создания формы, тоне добавляет таблицы данных в форму.
6.2 Создание формы с помощью мастера В режиме мастера форм можно создать форму, базирующуюся как на одной, таки на нескольких таблицах или запросах. Мастер форм разбивает процесс создания формы на несколько этапов, задает вопросы об источниках записей, полях, макете, требуемых форматах и создает форму на основании полученных ответов. Создание формы с помощью мастера
1 а В среде Microsoft Access 2003: открыть панель Формы в окне базы данных и нажать кнопку Создать, затем в открывшемся диалоговом окне Новая форма выбрать команду Мастер форм и нажать кнопку ОК; б в среде Microsoft Access 2007: в панели инструментов на вкладке Создание в группе Формы щелкните Другие формы, а затем в списке щелкните пункт Мастер форм.
48
2 В окне мастера форм выбрать из выпадающего списка таблицу (или запрос, поля которой войдут в будущую форму. Нажать кнопку Далее.
3 В списке Доступные поля выбрать нужные поля и с помощью кнопок > и
>> перенести их в список Выбранные поля.
4 При необходимости повторить шаги 2 и 3 для добавления в создаваемую форму полей из другой таблицы или запроса.
5 Нажать кнопку Далее.
6 Если источником данных являются несколько таблиц или запросов, тов следующем окне мастера нужно выбрать вид представления данных (подчиненные или связанные формы) и уровень группировки данных. Нажать кнопку Далее.
7 В следующем окне мастера выбрать внешний вид формы и нажать Далее.
8 Выбрать стиль оформления формы и нажать кнопку Далее.
9 Задать имя для формы и нажать кнопку Готово.
6.3 Создание формы в режиме конструктора Создавать и редактировать формы любой степени сложности позволяет только конструктор форм. Также в режиме конструктора можно отредактировать автоформы или формы, созданные с помощью мастера. Замечание Чтобы создаваемая форма использовала значения из нескольких таблиц, она должна быть основана на запросе. Создание формы с помощью конструктора
1 а В среде Microsoft Access 2003: открыть панель Формы в окне базы данных и нажать кнопку Создать, затем в диалоговом окне Новая форма выбрать команду Конструктор. В поле со списком в нижней части окна Новая форма выбрать таблицу или запрос, содержащие данные, на основе которых создается форма. Нажать кнопку ОК. Откроется окно для конструирования формы б в среде Microsoft Access 2007: в панели инструментов на вкладке Создание в группе Формы щелкнуть Конструктор форм. Откроется окно для конструирования формы.
2 Если на экране не отображен Список полей, то для его вывода выполнить
- в среде Microsoft Access 2003: щелкнуть кнопку Список полей в панели инструментов- в среде Microsoft Access 2007: в панели инструментов на вкладке Конструктор в группе Сервис щелкнуть Добавить поле.
3 Для добавления полей к форме поля перетащить нужные поля из Списка полей в область данных. При этом для каждого перемещаемого поля в области данных появляется два элемента управления Надпись и Текстовое поле (рисунок 27). Если все поляне помещаются в область данных, изменить ее размер, переместив с помощью мыши правую и/или нижнюю границы области.
49 Рисунок 27 − Маркеры переноса и изменение размеров элементов формы
4 Если содержимое элементов Надпись и Текстовое полене полностью отображаются в форме, то нужно изменить их размеры, переместив с помощью мыши маркеры изменения размеров.
5 При необходимости изменить положение элементов управления в области данных и их расположение относительно друг друга, переместив с помощью мыши выделенный элемент за маркер переноса.
6 Для просмотра результата сохранить форму и открыть ее в режиме формы. Пользователь имеет возможность переходить по записям, отображаемым в режиме формы, используя панель навигации внизу формы (рисунок 28). Рисунок 28 – Переходы по записям в режиме формы Область построения формы имеет горизонтальную и вертикальную сетку, предназначенную для выравнивания объектов формы.
В режиме формы доступны все необходимые инструменты для работы сданными сортировка, применение фильтра и поиск записей, добавление или удаление записей. Редактирование существующих записей аналогично добавлению новых записей. Прежде чем приступить к редактированию записи, ее нужно найти с помощью кнопки Найти панели инструментов. Сохранить добавленную или измененную запись можно с помощью кнопки Сохранить панели инструментов. Для удаления текущей записи в форме нужно перейдите на нее с помощью кнопок навигации и нажать кнопку Удалить запись на панели инструментов или щелкните по области выделения записи, находящейся слева от области данных формы, а затем нажмите клавишу. Появится диалоговое окно, запрашивающее подтверждение удаления записи.
6.4 Оформление формы и ее элементов Все формы помимо области данных также могут включать в себя разделы заголовка формы и примечания формы (рисунок 29).
50 Рисунок 29 – Структура формы базы данных в режиме конструктора В разделах заголовка и примечания располагаются сведения, которые остаются неизменными для каждой записи. В заголовке формы обычно отображается название формы, а в примечании формы − кнопки для работы с формой. В области данных отображаются элементы управления для отображения записей. Также в области данных можно разместить дополнительные элементы управления для автоматизации ввода данных (переключатели, флажки, списки и др. Для изменения размера какого-либо раздела нужно в режиме конструктора формы переместить верхнюю часть его границы с помощью мыши. Добавление в форму раздела заголовка
В среде Microsoft Access 2003
1 Открыть форму в режиме конструктора.
2 Выбрать вменю Вид команду Заголовок/примечание формы.
3 Если панель инструментов не отображена, то включить ее нажатием кнопки Панель элементов на панели инструментов.
4 Нажать кнопку Надпись на панели элементов и щелкнуть внутри раздела заголовка формы.
5 Ввести текст заголовка и щелкнуть в любом месте вне надписи.
В среде Microsoft Access 2007
1 Открыть форму в режиме конструктора.
2 В панели инструментов на вкладке Форматирование в группе Элементы управления выбрать команду Заголовок. В заголовок формы автоматически будет добавлена новая надпись, отображающая имя формы.
3 При необходимости изменить текст заголовка формы и щелкнуть в любом месте вне надписи. Добавление поясняющих надписей в форму
В среде Microsoft Access 2003
51
1 Открыть форму в режиме конструктора.
2 Если панель инструментов не отображена, то включить ее нажатием кнопки Панель элементов на панели инструментов.
3 Нажать кнопку Надпись на панели элементов и щелкнуть внутри нужного раздела формы.
5 Ввести текст надписи и щелкнуть в любом месте вне надписи.
В среде Microsoft Access 2007
1 Открыть форму в режиме конструктора.
2 В панели инструментов на вкладке Конструктор в группе Элементы управления нажать кнопку Надпись
3 Щелкнуть внутри нужного раздела формы, ввести текст надписи и щелкнуть в любом месте вне надписи. Чтобы сделать форму более привлекательной, выделить на общем фоне какие-то важные элементы, можно изменить цвет фона формы и цвета ее элементов, выбрать оформление рамок для элементов управления, задать подходящий шрифт, его цвет и размер для текста надписей и других элементов. Параметры форматирования задаются с помощью панели инструментов Форматирование в среде Microsoft Access 2003 или группы Шрифт на вкладке Главная в среде Microsoft Access 2007. Для изменения оформления также можно использовать окно свойств формы или ее элементов, вызываемого командой Свойства контекстного меню соответствующего элемента.
6.5 Практическая работа № 6
1 Создать автоформы для таблиц Студенты и Дисциплины для ввода и редактирования данных.
2 Создав для таблицы Преподаватели автоформу в столбец, в режиме конструктора изменить размещение полей в области данных формы (рисунок
30). Рисунок 30 − Макет формы Преподаватели
52 3 Создайте формы для таблиц Список отличников, Список двоечников и Список заданной группы.
4 Создайте автоформы для запросов Студенты − параметрический, Студенты заданного года, Оценки студентов − параметрический, Оценки студентов группировка.
5 Создать форму Оценки преподавателей, в которой должны быть отражены данные о преподавателе (фамилия, имя, отчество, кафедра) и выставленных им оценок (название дисциплины, фамилия и имя студента, номер группы, оценка и дата сдачи. Сведения об оценках должны быть отсортированы по дисциплинами группам студентов.
6 Создать форму Оценки студентов, в которой должны быть отражены не только данные о студенте, но и об его оценках (рисунок 31). Рисунок 31 – Вид формы Оценки студентов
7 Работа с отчетами Отчеты позволяют выбрать из базы данных требуемую информацию и оформить ее в виде документов, которые можно просмотреть и напечатать. Источником данных для отчета может быть таблица или запрос. Кроме данных, полученных из таблиц, в отчете могут отображаться вычисленные по исходным данным значения, например итоговые суммы. В отличие от форм, отчеты не предназначены для ввода и правки данных в таблицах. Разделы отчета подобны разделам формы. В примечание отчета часто помещают поля с итоговыми значениями. Форматирование и группировка элементов управления в отчете выполняются аналогично форматированию и группировке элементов управления в форме.
53
7.1 Автоматическое создание отчета Автоматически создаваемый на основе таблицы или запроса отчет называется автоотчетом. Access позволяет автоматически создавать отчеты двух форматов в столбец и ленточный. Ленточный формат располагает поля выводимых записей в строку. Формат в столбец располагает поля выводимых записей в столбец. Автоотчет, созданный с использованием любого из этих двух форматов, будет включать все поля и записи, имеющиеся в выбранном источнике данных. Создание автоотчета
В среде Microsoft Access 2003
1 В окне базы данных нажать кнопку Отчеты на панели Объекты, а затем нажать кнопку Создать на панели инструментов окна базы данных.
2 В открывшемся диалоговом окне Новый отчет выбрать тип автоотчета.
3 В поле со списком в нижней части окна Новый отчет выбрать таблицу или запрос, содержащие данные, на основе которых создается отчет.
4 Нажать кнопку ОК. Access создаст и откроет отчет выбранного вида.
5 Сохранить созданный отчет, выбрав вменю Файл команду Сохранить или нажмите кнопку Сохранить на панели инструментов. Затем в текстовое поле появившегося диалогового окна ввести название нового отчета и нажать
ОК.
В среде Microsoft Access 2007
1 В области переходов выделить таблицу или запрос сданными, которые должны отображаться в отчете.
2 В панели инструментов на вкладке Создание в группе Отчеты щелкнуть кнопку Отчет. Access создаст отчет и отобразит его в режиме макета.
3 Для сохранения созданного отчета нажать кнопку Сохранить на панели инструментов, затем в диалоговом окне ввести название отчета и нажать ОК. Замечание. Перекрестные отчеты строятся на основе перекрестных запросов и содержат итоговые данные. Такие отчеты называются статическими перекрестными отчетами, т.к. число столбцов в нем всегда одинаково, заголовки столбцов являются постоянными.
7.2 Создание отчета с помощью мастера С помощью мастера отчетов можно создавать отчеты, содержащие поля из одной или более таблиц или запросов. Создание отчета с помощью мастера
1 а В среде Microsoft Access 2003: открыть панель Отчеты в окне базы данных и нажать кнопку Создать, затем в открывшемся диалоговом окне Новый отчет выбрать команду Мастер отчетов и нажать кнопку ОК; б в среде Microsoft Access 2007: в панели инструментов на вкладке Создание в группе Отчеты щелкните Мастер отчетов.
2 В окне мастера отчетов выбрать из выпадающего списка таблицу (или запрос, поля которой войдут в будущий отчет. Нажать кнопку Далее.
54
3 В списке Доступные поля выбрать нужные поля и с помощью кнопок > и
>> перенести их в список Выбранные поля.
4 При необходимости повторить шаги 2 и 3 для добавления в создаваемый отчет полей из другой таблицы или запроса.
5 Нажать кнопку Далее.
6 Если источником данных являются несколько таблиц или запросов, то при необходимости выполнить следующие действия
•
в следующем окне мастера выбрать вид представления данных и нажать Далее
•
затем при необходимости выбрать уровень группировки данных и нажать кнопку Далее
•
выбрать порядок сортировки записей в пределах группы
•
для добавления в отчет итоговой информации
- нажать кнопку Итоги
- в появившемся диалоговом окне с помощью флажков Sum (сумма, Avg среднее значение, Min (минимальное значение) и Мах (максимальное значение) задать вид итоговых вычислений для выбранного столбца по всем записям
- группа переключателей Показать позволяет выбрать, следует ли в отчете указывать только итоги или необходимо выдавать полный отчет, добавляя поля с промежуточными итогами в конце каждой группы и поля с полными итогами в конце отчета
- для возврата к диалоговому окну мастера отчетов нажать кнопку ОК.
7 В следующем окне мастера выбрать внешний вид отчета и нажать Далее.
8 Выбрать стиль оформления отчета и нажать кнопку Далее.
9 Задать имя для отчета и нажать кнопку Готово. Созданный отчет будет открыт в режиме предварительного просмотра.
7.3 Создание в отчете вычисляемых полей Вычисляемые поля используются для отображения в отчетах значений выражений на основе исходных данных. Вычисляемые поля в отчетах можно использовать для получения итоговых значений или проведения специальных вычислений. Создание вычисляемого поля
1 Открыть отчет в режиме конструктора.
2 а В среде Microsoft Access 2003: если панель инструментов не отображена, то включить ее нажатием кнопки Панель элементов на панели инструментов. Затем нажать кнопку Полена панели элементов б в среде Microsoft Access 2007: в панели инструментов на вкладке Конструктор в группе Элементы управления нажать кнопку Поле
3 Выполнить одно из следующих действий
•
для вычисления суммы, среднего значения или другого выражения для группы записей добавить поле в заголовок группы или в примечание группы
•
для вычисления общей суммы, среднего значения или другого выражения для всех записей в отчете добавить поле в заголовок или примечание отчета Выделить поле и нажать кнопку Свойства на панели инструментов.
5 В ячейку свойства Данные ввести выражение, значение которого нужно найти. Например, =Count(*) для вычисления количества записей в группе или Оценка) для нахождения средней оценки.
6 При необходимости задать для поля свойство Формат поля.
7 Закрыть окно свойств и открыть отчет в режиме предварительного просмотра для проверки результата вычислений.
7.4 Просмотри настройка отчетов Предварительный просмотр отчета позволяет увидеть, как будет выглядеть отчет при печати. Чтобы осуществить просмотр отчета в режиме предварительного просмотра нужно щелкнуть правой кнопкой мыши имя отчета в области переходов ив контекстном меню выбрать команду Предварительный просмотр. Для последовательного просмотра страниц отчета или перехода на нужную страницу используются кнопки перехода внизу окна предварительного просмотра. В режиме предварительного просмотра можно увеличивать масштаб для просмотра деталей или уменьшать его для проверки размещения данных на станице
•
для увеличения масштаба просмотра щелкнуть по отчету левой кнопкой мыши один раз
•
чтобы вернуться к исходному масштабу, щелкнуть левой кнопкой мыши еще раз. Для изменения масштаба в среде Microsoft Access 2007 можно также воспользоваться элементом управления масштабом в строке состояния Access. Чтобы закрыть предварительный просмотр, нужно на панели инструментов нажать кнопку Закрыть.
Access позволяет просмотреть отчет перед печатью и установить подходящие поля страницы. Изменение параметров страницы отчета
1 Открыть отчет в режиме предварительного просмотра.
2 а В среде Microsoft Access 2003: вменю Файл выбрать командуПарамет-
ры страницы. Откроется диалоговое окно Параметры страницы б в среде Microsoft Access 2007: в панели инструментов на вкладке Предварительный просмотр в группе Разметка страницы нажать кнопку Параметры страницы. Откроется диалоговое окно Параметры страницы.
3 Раскрыть вкладку Поля и уменьшить поля сверху, снизу, слева и справа, чтобы увеличить количество информации, размещаемой на одной странице.
56 Установка флажка Печатать только данные позволяет распечатать только данные из отчета, при этом графическое оформление элементов управления, верхний и нижний колонтитулы, а также разделы заголовка и примечаний отчета печататься не будут.
4 На вкладке «Страница»диалогового окна можно определить ориентацию страницы, тип бумаги и принтер, на котором нужно напечатать отчет.
5 После установки всех параметров нажать кнопку ОК. После изменения параметров страниц рекомендуется с помощью кнопок перехода просмотреть несколько следующих страниц, чтобы убедиться, что изменения не нарушили их форматирования.
7.5 Практическая работа № 7
1 Создать отчет на базе запроса Информационная карта студента.
2 Создать автоотчет на базе перекрестного запроса Средние оценки групп.
3 Создать отчет на базе запроса Оценки студентов − параметрический.
4 Создать отчет Список преподавателей, включающий поля Фамилия, Имя, Отчество, Адрес и Домашний телефон. Он должен быть отсортирован по фамилиям преподавателей.
5 Построить отчет Стипендиальная ведомость за январь, содержащий поля Код студента, «ФИО студента и Стипендия. Он должен быть сгруппирован по учебным группам, а список каждой группы отсортирован по фамилиям. Номер учебной группы вынести в заголовок группы. Для каждой группы указать суммарную стипендию за январь, а в конце отчета − суммарную стипендию за январь для всех групп.
6 Построить отчет Список жильцов, включающий поля Фамилия, Имя, Группа. Он должен быть сгруппирован по номерам общежития и комнаты. Номера общежития и комнаты вынести в заголовки соответствующих групп отчета.
7 Построить отчет Список студентов 1 курса, включающий поля Группа, Код студента, «ФИО» и Год рождения. Он должен быть сгруппирован по учебным группами отсортирован по фамилиям студентов. После каждой группы указать число студентов в ней.
8 Создать отчет Статистика оценок на основе нескольких таблиц из таблицы Студенты в отчете использовать поля Код студента, Фамилия, Имя, Группа из таблицы Дисциплины − поле Название Дисциплины из таблицы Оценки − поля Дата сдачи и Оценка. При создании отчета задать следующие параметры
- осуществить группировку по учебным группами по фамилиям студентов
- установить по полю Оценка сортировку по убыванию
- для поля Оценка задать вычисление средних значений. Открыть созданный отчет в режиме конструктора и для итогового поля изменить текст подписи сна Средняя оценка.
57 8 Создать отчет Экзаменационная ведомость, включив в него поля Фамилия, Имя, Отчество из таблицы Студенты, а также пустые поля Оценка и Подпись преподавателя. Номер группы и название дисциплины − параметры отчета (задаются при открытии отчета. Требования к внешнему виду отчета
- увеличить высоту раздела заголовка отчета до 6 см
- все подписи полей нужно переместить в нижнюю часть области заголовка отчета
- в верхней части области заголовка для указания даты проведения экзамена и фамилии экзаменатора ввести элементы типа Надпись и Линия как показано на рисунке 32;
- в области заголовка отчета за надписью Отчество разместить надписи Оценка и Подпись преподавателя
- в области данных под вновь созданными надписями разместить поля свободного формата (те. пустые поляне связанные ни с какими данными таблиц запросов, удалив их присоединенные подписи. Для размещения полей свободного формата нужно на Панели элементов выбрать элемент Поле и указать место его размещения. Рисунок 32 – Вид отчета Экзаменационная ведомость в режиме конструктора
58 Для объединения объектов базы данных в едином диалоговом приложении создаются так называемые кнопочные формы. Кнопочная форма является меню для работы с базой данных, представляет собой приложение пользователя. Элементы, создаваемые в кнопочной форме, могут быть подразделены на два основных типа
•
элементы, предназначенные для организации вызова других кнопочных форм
•
элементы, обеспечивающие такие действия как открытие формы, отчета, запуск макроса и выход из приложения с закрытием базы данных. Обратите внимание на тот факт, что для обеспечения доступа из кнопочной формы к запросам на выборку и перекрестным запросам должны быть созданы формы, а для запуска управляющих запросов − макросы.
8.1 Создание кнопочной формы В Microsoft Access имеется средство автоматизированной разработки формы по управлению приложением, называемое диспетчером кнопочных форм. Создание кнопочной формы
1 а В среде Microsoft Access 2003: вменю Сервис выбрать команду Служебные программы, а затем Диспетчер кнопочных форм б в среде Microsoft Access 2007: на вкладке Работа с базами данных в группе Работа с базами данных нажать кнопку Диспетчер кнопочных форм.
2 Если откроется запрос на подтверждение создания кнопочной формы, нажать кнопку Да.
3 Нажать кнопку Создать. На экране появится диалоговое окно Создание.
4 Ввести имя новой кнопочной формы и нажать кнопку OK. Имя новой кнопочной формы добавляется в список поля Страницы кнопочной формы.
5 Для определения содержимого новой кнопочной формы выбрать ее имя и нажать кнопку Изменить. Откроется диалоговое окно Изменение страницы кнопочной формы.
6 Нажать кнопку Создать. Откроется диалоговое окно Изменение элемента кнопочной формы.
7 В поле Текст ввести текст для первой кнопки кнопочной формы, а затем выбрать для нее команду в поле Команда. Например, ввести текст Просмотр заказов, а затем выбрать в поле Команда команду Открыть форму для изменения. Замечание Для создания кнопочной формы, которая открывает другие кнопочные формы, выбрать в поле Команда команду Перейти к кнопочной форме, а затем указать кнопочную форму, к которой надо перейти.
8 В зависимости от выбранной команды под списком Команда может быть выведен еще один список. Например, если выбрана команда Открыть отчет, то появляется список отчетов. Если требуется, выбрать элемент из списка и нажать кнопку OK.
9 Повторить шаги 7-9 для создания всех элементов кнопочной формы.
59 Замечание Одна страница кнопочной формы может содержать не более восьми кнопок.
10 Чтобы завершить создание кнопочной формы, нажать кнопку Закрыть.
11 Чтобы кнопочная форма открывалась при открытии базы данных, выбрать имя кнопочной формы в диалоговом окне Диспетчер кнопочных форм и нажать кнопку По умолчанию. Замечание При создании кнопочной формы с помощью диспетчера кнопочных форм создается таблица «Switchboard Items» (в среде Microsoft Access
2003) или Элементы кнопочной формы (в среде Microsoft Access 2007), которая описывает текст и действия кнопок формы. Если позднее внести изменения в кнопочную форму в режиме конструктора формы, приложение может перестать работать. Создав меню работы с базой данных, желательно скрыть от посторонних глаз остальные объекты базы данных, чтобы пользователь не смог их увидеть и изменить. Для этого в среде Microsoft Access 2003 нужно скрыть окно базы данных, а в среде Microsoft Access 2007 – область переходов. Скрытие объектов базы данных
В среде Microsoft Access 2003
1 Вменю Сервис выбрать команду Параметры запуска.
2 В открывшемся окне в выпадающем списке Вывод формы/страницы» выбрать пункт Кнопочная форма.
3 Убрать флажок Окно базы данных.
4 Нажать кнопку ОК.
5 Закрыть базу данных и открыть ее вновь.
В среде Microsoft Access 2007
1 Нажать кнопку Microsoft Office
, а затем выбрать внизу списка команду Параметры Access. Откроется диалоговое окно Параметры Access».
2 Щелкнуть элемент Текущая база данных и снять флажок Область переходов, находящийся в разделе Переходы.
3 Закрыть окно«Параметры Access», нажав кнопку ОК. Изменение кнопочной формы
1 а В среде Microsoft Access 2003: вменю Сервис выбрать команду Служебные программы, а затем Диспетчер кнопочных форм б в среде Microsoft Access 2007: на вкладке Работа с базами данных в группе Работа с базами данных нажать кнопку Диспетчер кнопочных форм.
2 В диалоговом окне Диспетчер кнопочных форм выбрать кнопочную форму, которую надо изменить, и нажать кнопку Изменить.
3 Выбрать элемент кнопочной формы, который нужно изменить, и выполнить одно из следующих действий
•
чтобы изменить текст подписи кнопки, команду, выполняемую при нажатии кнопки, или объект, который открывается или запускается при нажатии кнопки, нажать кнопку Изменить
•
чтобы добавить кнопку, нажать кнопку Создать, ввести текст подписи
60 кнопки и выбрать команду в поле со списком Команда, а затем при необходимости выбрать объект базы данных, к которому должна быть применена команда. Например, если в поле Команда была выбрана одна из команд для работы с формой, следует выбрать в нижнем поле имя формы, которую нужно открыть
•
для удаления кнопки нажать кнопку Удалить
•
чтобы изменить порядок кнопок, воспользоваться кнопками Вверх и Вниз.
4 Чтобы завершить изменение кнопочной формы, нажать кнопку Закрыть.
Удаление кнопочной формы
1 а В среде Microsoft Access 2003: вменю Сервис выбрать команду Служебные программы, а затем – Диспетчер кнопочных форм б в среде Microsoft Access 2007: на вкладке Работа с базами данных в группе Работа с базами данных нажать кнопку Диспетчер кнопочных форм.
2 В диалоговом окне Диспетчер кнопочных форм выбрать кнопочную форму, которую надо удалить, и нажать кнопку Удалить.
3 Нажать кнопку Закрыть.
8.2 Практическая работа № 8 Для базы данных Деканат создать кнопочную форму, структура которой представлена на рисунке 33. Рисунок 33 – Структура кнопочной формы Деканат
61 Этапы создания кнопочной формы
1 Создать кнопочную форму с именем Деканат.
2 Создать меню го уровня, состоящее из кнопочных форм Формы, Запросы, Отчеты и кнопки Выход, закрывающей программу (рисунок 34). Рисунок 34 − Окно с созданными кнопочными формами
3 Создать элементы для вызова кнопочных форм. Для этого
- выделить форму Деканат и нажать кнопку Изменить
- создать элементы Формы, Запросы, Отчеты, осуществляющие переход к кнопочной форме с соответствующим именем
- создать элемент Выход, выбрав для него команду Выход из приложения- закрыть окно Изменение страницы кнопочной формы щелчком по кнопке Закрыть.
4 Создать элементы для открытия форм базы данных. Для этого
- выделить в окне диспетчера страницу Формы и нажать кнопку Изменить
- создать элементы, открывающие формы базы данных для изменения (имена элемент совпадают с именами и открываемых ими форм и указаны на рисунке
33);
- создать элемент Вернуться в главное меню, осуществляющий переход к кнопочной форме Деканат
- закрыть окно Изменение страницы кнопочной формы.
5 Аналогичным образом создать элементы для кнопочной формы Запросы. Они должны открывать для изменения формы, созданные на базе запросов Аналогичным образом создать элементы для кнопочной формы Отчеты для просмотра отчетов, названия которых указаны на рисунке 33.
7 В окне Диспетчер кнопочных форм выделить страницу Деканат и нажать По умолчанию.
8 Закройте диспетчер кнопочных форм.
9 Откройте созданную кнопочную форму и проверьте работу меню.
62
9 Индивидуальные задания Вариант 1. База данных Платный прием в поликлинике Платный прием пациентов (консультации специалистов) проводится врачами разных специальностей (хирург, терапевт, кардиолог, офтальмологи т.д.). Несколько врачей могут иметь одну и туже специальность. При оформлении приема должна быть сформирована квитанция об оплате приема, в которой указывается информация о пациенте, о враче, который консультирует пациента, о стоимости приема, о дате приема. Пациент оплачивает за прием некоторую сумму, которая устанавливается персонально для каждого врача. За каждый прием врачу отчисляется фиксированный процент от стоимости приема. Процент отчисления от стоимости приема на зарплату врача также устанавливается персонально для каждого врача. Размер начисляемой врачу заработной платы за каждый прием вычисляется по формуле (Стоимость приема * Процент отчисления от стоимости приема на зарплату врача. Из этой суммы вычитается подоходный налог, составляющий от суммы. База данных должна включать таблицы Врачи, Пациенты, Прием, содержащие следующую информацию фамилия врача имя врача отчество врача специальность врача стоимость приема процент отчисления от стоимости приема на зарплату врача фамилия пациента имя пациента отчество пациента дата рождения пациента адрес пациента дата приема. Задание на выполнение
1 Определить состав полей базовых таблиц.
2 Определить свойства каждого поля в таблице.
3 В каждой таблице определить ключевое поле.
4 Определить тип связей между таблицами базы данных.
5 Установить связи между таблицами.
6 Заполнить таблицы данными. Каждая таблица должна содержать не менее
10 записей.
7 Создать формы, запросы, отчеты в соответствии с требованиями. Кроме исходных таблиц база данных должна содержать следующие объекты) формы
•
автоформа в столбец для отображения данных из таблицы Врачи
•
форма с подчиненной формой для отображения данных из таблиц Врачи и Прием
2) запросы
•
запросы на выборку
- выбирает из таблицы Врачи информацию о врачах, имеющих конкретную специальность (например, хирург
- выбирает из таблицы Пациенты информацию о пациентах, родившихся до 01.01.1980 (дату можно выбрать другую
- выбирает из таблицы Врачи информацию о врачах, имеющих специальность хирург, стоимость приема которых меньше 100 руб
63
•
запросы с параметром
- выбирает из таблицы Пациенты информацию о пациентах с заданной датой рождения (дата рождения вводится при выполнении запроса
- выбирает из таблиц Врачи, Пациенты и Прием информацию обо всех приемах (ФИО пациента, ФИО и специальность врача, дата приема) в некоторый заданный интервал времени. Нижняя и верхняя границы интервала задаются при выполнении запроса
•
запрос с вычисляемыми полями для вычисления размера заработной платы врача за каждый прием. Включает поля Фамилия врача, Имя врача, Отчество врача, Специальность врача, Стоимость приема, Зарплата. Сортировка по полю Фамилия врача
•
итоговые запросы
- выполняет группировку по полю Дата приема. Для каждой даты вычисляет среднюю стоимость приема
- выполняет группировку по полю Специальность. Для каждой специальности вычисляет максимальный процент отчисления на зарплату от стоимости приема
•
запросы на создание базовых таблиц
- создает таблицу «Врачи-терапевты», содержащую информацию о врачах- терапевтах
- создает копию таблицы Врачи с именем «Копия-Врачи»;
•
запрос на удаление для удаления из таблицы «Копия-Врачи» записи, в которых значение в поле Стоимость приема больше 200;
•
запрос на обновление для увеличения значения в поле Стоимость приема таблицы «Копия-Врачи» на 10% для врачей, имеющих специальность хирург
3) отчеты
•
автоотчет в столбец для отображения всех полей таблицы Пациенты отчет, созданный средствами мастера отчетов, для отображения полей таблиц Врачи и Прием с группировкой по полю Специальность. Вариант 2. База данных Прокат автомобилей Фирма выдает напрокат автомобили. При этом фиксируется информация о клиенте, информация об автомобиле, дата начала проката и количество дней проката. Стоимость одного дня проката является фиксированной для каждого автомобиля. В случае аварии клиент выплачивает фирме возмещение в размере, равном некоторому проценту от страховой стоимости автомобиля. Стоимость проката автомобиля определяется по формуле (Стоимость одного дня проката * Количество дней проката. Фирма ежегодно страхует автомобили, выдаваемые клиентам. Страховой взнос, выплачиваемый фирмой, равен от страховой стоимости автомобиля. База данных должна включать таблицы Клиенты, Автомобили, Прокат, содержащие следующую информацию фамилия клиента имя клиента отчество клиента серия, номер паспорта клиента модель автомобиля цвет автомобиля год выпуска автомобиля госномер автомобиля страховая стоимость
ОК. Замечание Если при использовании инструмента Форма Microsoft
Access 2007 обнаруживает одну таблицу, связанную отношением «один-ко- многим с таблицей или запросом, который использовался для создания формы, то эта таблица добавляется в форму. Если таблица данных в форме ненужна, ее можно удалить. Если существует несколько таблиц, связанных отношением «один-ко-многим» с таблицей, которая использовалась для создания формы, тоне добавляет таблицы данных в форму.
6.2 Создание формы с помощью мастера В режиме мастера форм можно создать форму, базирующуюся как на одной, таки на нескольких таблицах или запросах. Мастер форм разбивает процесс создания формы на несколько этапов, задает вопросы об источниках записей, полях, макете, требуемых форматах и создает форму на основании полученных ответов. Создание формы с помощью мастера
1 а В среде Microsoft Access 2003: открыть панель Формы в окне базы данных и нажать кнопку Создать, затем в открывшемся диалоговом окне Новая форма выбрать команду Мастер форм и нажать кнопку ОК; б в среде Microsoft Access 2007: в панели инструментов на вкладке Создание в группе Формы щелкните Другие формы, а затем в списке щелкните пункт Мастер форм.
48
2 В окне мастера форм выбрать из выпадающего списка таблицу (или запрос, поля которой войдут в будущую форму. Нажать кнопку Далее.
3 В списке Доступные поля выбрать нужные поля и с помощью кнопок > и
>> перенести их в список Выбранные поля.
4 При необходимости повторить шаги 2 и 3 для добавления в создаваемую форму полей из другой таблицы или запроса.
5 Нажать кнопку Далее.
6 Если источником данных являются несколько таблиц или запросов, тов следующем окне мастера нужно выбрать вид представления данных (подчиненные или связанные формы) и уровень группировки данных. Нажать кнопку Далее.
7 В следующем окне мастера выбрать внешний вид формы и нажать Далее.
8 Выбрать стиль оформления формы и нажать кнопку Далее.
9 Задать имя для формы и нажать кнопку Готово.
6.3 Создание формы в режиме конструктора Создавать и редактировать формы любой степени сложности позволяет только конструктор форм. Также в режиме конструктора можно отредактировать автоформы или формы, созданные с помощью мастера. Замечание Чтобы создаваемая форма использовала значения из нескольких таблиц, она должна быть основана на запросе. Создание формы с помощью конструктора
1 а В среде Microsoft Access 2003: открыть панель Формы в окне базы данных и нажать кнопку Создать, затем в диалоговом окне Новая форма выбрать команду Конструктор. В поле со списком в нижней части окна Новая форма выбрать таблицу или запрос, содержащие данные, на основе которых создается форма. Нажать кнопку ОК. Откроется окно для конструирования формы б в среде Microsoft Access 2007: в панели инструментов на вкладке Создание в группе Формы щелкнуть Конструктор форм. Откроется окно для конструирования формы.
2 Если на экране не отображен Список полей, то для его вывода выполнить
- в среде Microsoft Access 2003: щелкнуть кнопку Список полей в панели инструментов- в среде Microsoft Access 2007: в панели инструментов на вкладке Конструктор в группе Сервис щелкнуть Добавить поле.
3 Для добавления полей к форме поля перетащить нужные поля из Списка полей в область данных. При этом для каждого перемещаемого поля в области данных появляется два элемента управления Надпись и Текстовое поле (рисунок 27). Если все поляне помещаются в область данных, изменить ее размер, переместив с помощью мыши правую и/или нижнюю границы области.
49 Рисунок 27 − Маркеры переноса и изменение размеров элементов формы
4 Если содержимое элементов Надпись и Текстовое полене полностью отображаются в форме, то нужно изменить их размеры, переместив с помощью мыши маркеры изменения размеров.
5 При необходимости изменить положение элементов управления в области данных и их расположение относительно друг друга, переместив с помощью мыши выделенный элемент за маркер переноса.
6 Для просмотра результата сохранить форму и открыть ее в режиме формы. Пользователь имеет возможность переходить по записям, отображаемым в режиме формы, используя панель навигации внизу формы (рисунок 28). Рисунок 28 – Переходы по записям в режиме формы Область построения формы имеет горизонтальную и вертикальную сетку, предназначенную для выравнивания объектов формы.
В режиме формы доступны все необходимые инструменты для работы сданными сортировка, применение фильтра и поиск записей, добавление или удаление записей. Редактирование существующих записей аналогично добавлению новых записей. Прежде чем приступить к редактированию записи, ее нужно найти с помощью кнопки Найти панели инструментов. Сохранить добавленную или измененную запись можно с помощью кнопки Сохранить панели инструментов. Для удаления текущей записи в форме нужно перейдите на нее с помощью кнопок навигации и нажать кнопку Удалить запись на панели инструментов или щелкните по области выделения записи, находящейся слева от области данных формы, а затем нажмите клавишу
6.4 Оформление формы и ее элементов Все формы помимо области данных также могут включать в себя разделы заголовка формы и примечания формы (рисунок 29).
50 Рисунок 29 – Структура формы базы данных в режиме конструктора В разделах заголовка и примечания располагаются сведения, которые остаются неизменными для каждой записи. В заголовке формы обычно отображается название формы, а в примечании формы − кнопки для работы с формой. В области данных отображаются элементы управления для отображения записей. Также в области данных можно разместить дополнительные элементы управления для автоматизации ввода данных (переключатели, флажки, списки и др. Для изменения размера какого-либо раздела нужно в режиме конструктора формы переместить верхнюю часть его границы с помощью мыши. Добавление в форму раздела заголовка
В среде Microsoft Access 2003
1 Открыть форму в режиме конструктора.
2 Выбрать вменю Вид команду Заголовок/примечание формы.
3 Если панель инструментов не отображена, то включить ее нажатием кнопки Панель элементов на панели инструментов.
4 Нажать кнопку Надпись на панели элементов и щелкнуть внутри раздела заголовка формы.
5 Ввести текст заголовка и щелкнуть в любом месте вне надписи.
В среде Microsoft Access 2007
1 Открыть форму в режиме конструктора.
2 В панели инструментов на вкладке Форматирование в группе Элементы управления выбрать команду Заголовок. В заголовок формы автоматически будет добавлена новая надпись, отображающая имя формы.
3 При необходимости изменить текст заголовка формы и щелкнуть в любом месте вне надписи. Добавление поясняющих надписей в форму
В среде Microsoft Access 2003
51
1 Открыть форму в режиме конструктора.
2 Если панель инструментов не отображена, то включить ее нажатием кнопки Панель элементов на панели инструментов.
3 Нажать кнопку Надпись на панели элементов и щелкнуть внутри нужного раздела формы.
5 Ввести текст надписи и щелкнуть в любом месте вне надписи.
В среде Microsoft Access 2007
1 Открыть форму в режиме конструктора.
2 В панели инструментов на вкладке Конструктор в группе Элементы управления нажать кнопку Надпись
3 Щелкнуть внутри нужного раздела формы, ввести текст надписи и щелкнуть в любом месте вне надписи. Чтобы сделать форму более привлекательной, выделить на общем фоне какие-то важные элементы, можно изменить цвет фона формы и цвета ее элементов, выбрать оформление рамок для элементов управления, задать подходящий шрифт, его цвет и размер для текста надписей и других элементов. Параметры форматирования задаются с помощью панели инструментов Форматирование в среде Microsoft Access 2003 или группы Шрифт на вкладке Главная в среде Microsoft Access 2007. Для изменения оформления также можно использовать окно свойств формы или ее элементов, вызываемого командой Свойства контекстного меню соответствующего элемента.
6.5 Практическая работа № 6
1 Создать автоформы для таблиц Студенты и Дисциплины для ввода и редактирования данных.
2 Создав для таблицы Преподаватели автоформу в столбец, в режиме конструктора изменить размещение полей в области данных формы (рисунок
30). Рисунок 30 − Макет формы Преподаватели
52 3 Создайте формы для таблиц Список отличников, Список двоечников и Список заданной группы.
4 Создайте автоформы для запросов Студенты − параметрический, Студенты заданного года, Оценки студентов − параметрический, Оценки студентов группировка.
5 Создать форму Оценки преподавателей, в которой должны быть отражены данные о преподавателе (фамилия, имя, отчество, кафедра) и выставленных им оценок (название дисциплины, фамилия и имя студента, номер группы, оценка и дата сдачи. Сведения об оценках должны быть отсортированы по дисциплинами группам студентов.
6 Создать форму Оценки студентов, в которой должны быть отражены не только данные о студенте, но и об его оценках (рисунок 31). Рисунок 31 – Вид формы Оценки студентов
7 Работа с отчетами Отчеты позволяют выбрать из базы данных требуемую информацию и оформить ее в виде документов, которые можно просмотреть и напечатать. Источником данных для отчета может быть таблица или запрос. Кроме данных, полученных из таблиц, в отчете могут отображаться вычисленные по исходным данным значения, например итоговые суммы. В отличие от форм, отчеты не предназначены для ввода и правки данных в таблицах. Разделы отчета подобны разделам формы. В примечание отчета часто помещают поля с итоговыми значениями. Форматирование и группировка элементов управления в отчете выполняются аналогично форматированию и группировке элементов управления в форме.
53
7.1 Автоматическое создание отчета Автоматически создаваемый на основе таблицы или запроса отчет называется автоотчетом. Access позволяет автоматически создавать отчеты двух форматов в столбец и ленточный. Ленточный формат располагает поля выводимых записей в строку. Формат в столбец располагает поля выводимых записей в столбец. Автоотчет, созданный с использованием любого из этих двух форматов, будет включать все поля и записи, имеющиеся в выбранном источнике данных. Создание автоотчета
В среде Microsoft Access 2003
1 В окне базы данных нажать кнопку Отчеты на панели Объекты, а затем нажать кнопку Создать на панели инструментов окна базы данных.
2 В открывшемся диалоговом окне Новый отчет выбрать тип автоотчета.
3 В поле со списком в нижней части окна Новый отчет выбрать таблицу или запрос, содержащие данные, на основе которых создается отчет.
4 Нажать кнопку ОК. Access создаст и откроет отчет выбранного вида.
5 Сохранить созданный отчет, выбрав вменю Файл команду Сохранить или нажмите кнопку Сохранить на панели инструментов. Затем в текстовое поле появившегося диалогового окна ввести название нового отчета и нажать
ОК.
В среде Microsoft Access 2007
1 В области переходов выделить таблицу или запрос сданными, которые должны отображаться в отчете.
2 В панели инструментов на вкладке Создание в группе Отчеты щелкнуть кнопку Отчет. Access создаст отчет и отобразит его в режиме макета.
3 Для сохранения созданного отчета нажать кнопку Сохранить на панели инструментов, затем в диалоговом окне ввести название отчета и нажать ОК. Замечание. Перекрестные отчеты строятся на основе перекрестных запросов и содержат итоговые данные. Такие отчеты называются статическими перекрестными отчетами, т.к. число столбцов в нем всегда одинаково, заголовки столбцов являются постоянными.
7.2 Создание отчета с помощью мастера С помощью мастера отчетов можно создавать отчеты, содержащие поля из одной или более таблиц или запросов. Создание отчета с помощью мастера
1 а В среде Microsoft Access 2003: открыть панель Отчеты в окне базы данных и нажать кнопку Создать, затем в открывшемся диалоговом окне Новый отчет выбрать команду Мастер отчетов и нажать кнопку ОК; б в среде Microsoft Access 2007: в панели инструментов на вкладке Создание в группе Отчеты щелкните Мастер отчетов.
2 В окне мастера отчетов выбрать из выпадающего списка таблицу (или запрос, поля которой войдут в будущий отчет. Нажать кнопку Далее.
54
3 В списке Доступные поля выбрать нужные поля и с помощью кнопок > и
>> перенести их в список Выбранные поля.
4 При необходимости повторить шаги 2 и 3 для добавления в создаваемый отчет полей из другой таблицы или запроса.
5 Нажать кнопку Далее.
6 Если источником данных являются несколько таблиц или запросов, то при необходимости выполнить следующие действия
•
в следующем окне мастера выбрать вид представления данных и нажать Далее
•
затем при необходимости выбрать уровень группировки данных и нажать кнопку Далее
•
выбрать порядок сортировки записей в пределах группы
•
для добавления в отчет итоговой информации
- нажать кнопку Итоги
- в появившемся диалоговом окне с помощью флажков Sum (сумма, Avg среднее значение, Min (минимальное значение) и Мах (максимальное значение) задать вид итоговых вычислений для выбранного столбца по всем записям
- группа переключателей Показать позволяет выбрать, следует ли в отчете указывать только итоги или необходимо выдавать полный отчет, добавляя поля с промежуточными итогами в конце каждой группы и поля с полными итогами в конце отчета
- для возврата к диалоговому окну мастера отчетов нажать кнопку ОК.
7 В следующем окне мастера выбрать внешний вид отчета и нажать Далее.
8 Выбрать стиль оформления отчета и нажать кнопку Далее.
9 Задать имя для отчета и нажать кнопку Готово. Созданный отчет будет открыт в режиме предварительного просмотра.
7.3 Создание в отчете вычисляемых полей Вычисляемые поля используются для отображения в отчетах значений выражений на основе исходных данных. Вычисляемые поля в отчетах можно использовать для получения итоговых значений или проведения специальных вычислений. Создание вычисляемого поля
1 Открыть отчет в режиме конструктора.
2 а В среде Microsoft Access 2003: если панель инструментов не отображена, то включить ее нажатием кнопки Панель элементов на панели инструментов. Затем нажать кнопку Полена панели элементов б в среде Microsoft Access 2007: в панели инструментов на вкладке Конструктор в группе Элементы управления нажать кнопку Поле
3 Выполнить одно из следующих действий
•
для вычисления суммы, среднего значения или другого выражения для группы записей добавить поле в заголовок группы или в примечание группы
•
для вычисления общей суммы, среднего значения или другого выражения для всех записей в отчете добавить поле в заголовок или примечание отчета Выделить поле и нажать кнопку Свойства на панели инструментов.
5 В ячейку свойства Данные ввести выражение, значение которого нужно найти. Например, =Count(*) для вычисления количества записей в группе или Оценка) для нахождения средней оценки.
6 При необходимости задать для поля свойство Формат поля.
7 Закрыть окно свойств и открыть отчет в режиме предварительного просмотра для проверки результата вычислений.
7.4 Просмотри настройка отчетов Предварительный просмотр отчета позволяет увидеть, как будет выглядеть отчет при печати. Чтобы осуществить просмотр отчета в режиме предварительного просмотра нужно щелкнуть правой кнопкой мыши имя отчета в области переходов ив контекстном меню выбрать команду Предварительный просмотр. Для последовательного просмотра страниц отчета или перехода на нужную страницу используются кнопки перехода внизу окна предварительного просмотра. В режиме предварительного просмотра можно увеличивать масштаб для просмотра деталей или уменьшать его для проверки размещения данных на станице
•
для увеличения масштаба просмотра щелкнуть по отчету левой кнопкой мыши один раз
•
чтобы вернуться к исходному масштабу, щелкнуть левой кнопкой мыши еще раз. Для изменения масштаба в среде Microsoft Access 2007 можно также воспользоваться элементом управления масштабом в строке состояния Access. Чтобы закрыть предварительный просмотр, нужно на панели инструментов нажать кнопку Закрыть.
Access позволяет просмотреть отчет перед печатью и установить подходящие поля страницы. Изменение параметров страницы отчета
1 Открыть отчет в режиме предварительного просмотра.
2 а В среде Microsoft Access 2003: вменю Файл выбрать командуПарамет-
ры страницы. Откроется диалоговое окно Параметры страницы б в среде Microsoft Access 2007: в панели инструментов на вкладке Предварительный просмотр в группе Разметка страницы нажать кнопку Параметры страницы. Откроется диалоговое окно Параметры страницы.
3 Раскрыть вкладку Поля и уменьшить поля сверху, снизу, слева и справа, чтобы увеличить количество информации, размещаемой на одной странице.
56 Установка флажка Печатать только данные позволяет распечатать только данные из отчета, при этом графическое оформление элементов управления, верхний и нижний колонтитулы, а также разделы заголовка и примечаний отчета печататься не будут.
4 На вкладке «Страница»диалогового окна можно определить ориентацию страницы, тип бумаги и принтер, на котором нужно напечатать отчет.
5 После установки всех параметров нажать кнопку ОК. После изменения параметров страниц рекомендуется с помощью кнопок перехода просмотреть несколько следующих страниц, чтобы убедиться, что изменения не нарушили их форматирования.
7.5 Практическая работа № 7
1 Создать отчет на базе запроса Информационная карта студента.
2 Создать автоотчет на базе перекрестного запроса Средние оценки групп.
3 Создать отчет на базе запроса Оценки студентов − параметрический.
4 Создать отчет Список преподавателей, включающий поля Фамилия, Имя, Отчество, Адрес и Домашний телефон. Он должен быть отсортирован по фамилиям преподавателей.
5 Построить отчет Стипендиальная ведомость за январь, содержащий поля Код студента, «ФИО студента и Стипендия. Он должен быть сгруппирован по учебным группам, а список каждой группы отсортирован по фамилиям. Номер учебной группы вынести в заголовок группы. Для каждой группы указать суммарную стипендию за январь, а в конце отчета − суммарную стипендию за январь для всех групп.
6 Построить отчет Список жильцов, включающий поля Фамилия, Имя, Группа. Он должен быть сгруппирован по номерам общежития и комнаты. Номера общежития и комнаты вынести в заголовки соответствующих групп отчета.
7 Построить отчет Список студентов 1 курса, включающий поля Группа, Код студента, «ФИО» и Год рождения. Он должен быть сгруппирован по учебным группами отсортирован по фамилиям студентов. После каждой группы указать число студентов в ней.
8 Создать отчет Статистика оценок на основе нескольких таблиц из таблицы Студенты в отчете использовать поля Код студента, Фамилия, Имя, Группа из таблицы Дисциплины − поле Название Дисциплины из таблицы Оценки − поля Дата сдачи и Оценка. При создании отчета задать следующие параметры
- осуществить группировку по учебным группами по фамилиям студентов
- установить по полю Оценка сортировку по убыванию
- для поля Оценка задать вычисление средних значений. Открыть созданный отчет в режиме конструктора и для итогового поля изменить текст подписи сна Средняя оценка.
57 8 Создать отчет Экзаменационная ведомость, включив в него поля Фамилия, Имя, Отчество из таблицы Студенты, а также пустые поля Оценка и Подпись преподавателя. Номер группы и название дисциплины − параметры отчета (задаются при открытии отчета. Требования к внешнему виду отчета
- увеличить высоту раздела заголовка отчета до 6 см
- все подписи полей нужно переместить в нижнюю часть области заголовка отчета
- в верхней части области заголовка для указания даты проведения экзамена и фамилии экзаменатора ввести элементы типа Надпись и Линия как показано на рисунке 32;
- в области заголовка отчета за надписью Отчество разместить надписи Оценка и Подпись преподавателя
- в области данных под вновь созданными надписями разместить поля свободного формата (те. пустые поляне связанные ни с какими данными таблиц запросов, удалив их присоединенные подписи. Для размещения полей свободного формата нужно на Панели элементов выбрать элемент Поле и указать место его размещения. Рисунок 32 – Вид отчета Экзаменационная ведомость в режиме конструктора
1 2 3 4 5 6 7
8 Кнопочные формы Большое количество объектов БД, не сгруппированных по выполняемым функциям, затрудняет выполнение пользователем задач обработки данных.
58 Для объединения объектов базы данных в едином диалоговом приложении создаются так называемые кнопочные формы. Кнопочная форма является меню для работы с базой данных, представляет собой приложение пользователя. Элементы, создаваемые в кнопочной форме, могут быть подразделены на два основных типа
•
элементы, предназначенные для организации вызова других кнопочных форм
•
элементы, обеспечивающие такие действия как открытие формы, отчета, запуск макроса и выход из приложения с закрытием базы данных. Обратите внимание на тот факт, что для обеспечения доступа из кнопочной формы к запросам на выборку и перекрестным запросам должны быть созданы формы, а для запуска управляющих запросов − макросы.
8.1 Создание кнопочной формы В Microsoft Access имеется средство автоматизированной разработки формы по управлению приложением, называемое диспетчером кнопочных форм. Создание кнопочной формы
1 а В среде Microsoft Access 2003: вменю Сервис выбрать команду Служебные программы, а затем Диспетчер кнопочных форм б в среде Microsoft Access 2007: на вкладке Работа с базами данных в группе Работа с базами данных нажать кнопку Диспетчер кнопочных форм.
2 Если откроется запрос на подтверждение создания кнопочной формы, нажать кнопку Да.
3 Нажать кнопку Создать. На экране появится диалоговое окно Создание.
4 Ввести имя новой кнопочной формы и нажать кнопку OK. Имя новой кнопочной формы добавляется в список поля Страницы кнопочной формы.
5 Для определения содержимого новой кнопочной формы выбрать ее имя и нажать кнопку Изменить. Откроется диалоговое окно Изменение страницы кнопочной формы.
6 Нажать кнопку Создать. Откроется диалоговое окно Изменение элемента кнопочной формы.
7 В поле Текст ввести текст для первой кнопки кнопочной формы, а затем выбрать для нее команду в поле Команда. Например, ввести текст Просмотр заказов, а затем выбрать в поле Команда команду Открыть форму для изменения. Замечание Для создания кнопочной формы, которая открывает другие кнопочные формы, выбрать в поле Команда команду Перейти к кнопочной форме, а затем указать кнопочную форму, к которой надо перейти.
8 В зависимости от выбранной команды под списком Команда может быть выведен еще один список. Например, если выбрана команда Открыть отчет, то появляется список отчетов. Если требуется, выбрать элемент из списка и нажать кнопку OK.
9 Повторить шаги 7-9 для создания всех элементов кнопочной формы.
59 Замечание Одна страница кнопочной формы может содержать не более восьми кнопок.
10 Чтобы завершить создание кнопочной формы, нажать кнопку Закрыть.
11 Чтобы кнопочная форма открывалась при открытии базы данных, выбрать имя кнопочной формы в диалоговом окне Диспетчер кнопочных форм и нажать кнопку По умолчанию. Замечание При создании кнопочной формы с помощью диспетчера кнопочных форм создается таблица «Switchboard Items» (в среде Microsoft Access
2003) или Элементы кнопочной формы (в среде Microsoft Access 2007), которая описывает текст и действия кнопок формы. Если позднее внести изменения в кнопочную форму в режиме конструктора формы, приложение может перестать работать. Создав меню работы с базой данных, желательно скрыть от посторонних глаз остальные объекты базы данных, чтобы пользователь не смог их увидеть и изменить. Для этого в среде Microsoft Access 2003 нужно скрыть окно базы данных, а в среде Microsoft Access 2007 – область переходов. Скрытие объектов базы данных
В среде Microsoft Access 2003
1 Вменю Сервис выбрать команду Параметры запуска.
2 В открывшемся окне в выпадающем списке Вывод формы/страницы» выбрать пункт Кнопочная форма.
3 Убрать флажок Окно базы данных.
4 Нажать кнопку ОК.
5 Закрыть базу данных и открыть ее вновь.
В среде Microsoft Access 2007
1 Нажать кнопку Microsoft Office
, а затем выбрать внизу списка команду Параметры Access. Откроется диалоговое окно Параметры Access».
2 Щелкнуть элемент Текущая база данных и снять флажок Область переходов, находящийся в разделе Переходы.
3 Закрыть окно«Параметры Access», нажав кнопку ОК. Изменение кнопочной формы
1 а В среде Microsoft Access 2003: вменю Сервис выбрать команду Служебные программы, а затем Диспетчер кнопочных форм б в среде Microsoft Access 2007: на вкладке Работа с базами данных в группе Работа с базами данных нажать кнопку Диспетчер кнопочных форм.
2 В диалоговом окне Диспетчер кнопочных форм выбрать кнопочную форму, которую надо изменить, и нажать кнопку Изменить.
3 Выбрать элемент кнопочной формы, который нужно изменить, и выполнить одно из следующих действий
•
чтобы изменить текст подписи кнопки, команду, выполняемую при нажатии кнопки, или объект, который открывается или запускается при нажатии кнопки, нажать кнопку Изменить
•
чтобы добавить кнопку, нажать кнопку Создать, ввести текст подписи
60 кнопки и выбрать команду в поле со списком Команда, а затем при необходимости выбрать объект базы данных, к которому должна быть применена команда. Например, если в поле Команда была выбрана одна из команд для работы с формой, следует выбрать в нижнем поле имя формы, которую нужно открыть
•
для удаления кнопки нажать кнопку Удалить
•
чтобы изменить порядок кнопок, воспользоваться кнопками Вверх и Вниз.
4 Чтобы завершить изменение кнопочной формы, нажать кнопку Закрыть.
Удаление кнопочной формы
1 а В среде Microsoft Access 2003: вменю Сервис выбрать команду Служебные программы, а затем – Диспетчер кнопочных форм б в среде Microsoft Access 2007: на вкладке Работа с базами данных в группе Работа с базами данных нажать кнопку Диспетчер кнопочных форм.
2 В диалоговом окне Диспетчер кнопочных форм выбрать кнопочную форму, которую надо удалить, и нажать кнопку Удалить.
3 Нажать кнопку Закрыть.
8.2 Практическая работа № 8 Для базы данных Деканат создать кнопочную форму, структура которой представлена на рисунке 33. Рисунок 33 – Структура кнопочной формы Деканат
61 Этапы создания кнопочной формы
1 Создать кнопочную форму с именем Деканат.
2 Создать меню го уровня, состоящее из кнопочных форм Формы, Запросы, Отчеты и кнопки Выход, закрывающей программу (рисунок 34). Рисунок 34 − Окно с созданными кнопочными формами
3 Создать элементы для вызова кнопочных форм. Для этого
- выделить форму Деканат и нажать кнопку Изменить
- создать элементы Формы, Запросы, Отчеты, осуществляющие переход к кнопочной форме с соответствующим именем
- создать элемент Выход, выбрав для него команду Выход из приложения- закрыть окно Изменение страницы кнопочной формы щелчком по кнопке Закрыть.
4 Создать элементы для открытия форм базы данных. Для этого
- выделить в окне диспетчера страницу Формы и нажать кнопку Изменить
- создать элементы, открывающие формы базы данных для изменения (имена элемент совпадают с именами и открываемых ими форм и указаны на рисунке
33);
- создать элемент Вернуться в главное меню, осуществляющий переход к кнопочной форме Деканат
- закрыть окно Изменение страницы кнопочной формы.
5 Аналогичным образом создать элементы для кнопочной формы Запросы. Они должны открывать для изменения формы, созданные на базе запросов Аналогичным образом создать элементы для кнопочной формы Отчеты для просмотра отчетов, названия которых указаны на рисунке 33.
7 В окне Диспетчер кнопочных форм выделить страницу Деканат и нажать По умолчанию.
8 Закройте диспетчер кнопочных форм.
9 Откройте созданную кнопочную форму и проверьте работу меню.
62
9 Индивидуальные задания Вариант 1. База данных Платный прием в поликлинике Платный прием пациентов (консультации специалистов) проводится врачами разных специальностей (хирург, терапевт, кардиолог, офтальмологи т.д.). Несколько врачей могут иметь одну и туже специальность. При оформлении приема должна быть сформирована квитанция об оплате приема, в которой указывается информация о пациенте, о враче, который консультирует пациента, о стоимости приема, о дате приема. Пациент оплачивает за прием некоторую сумму, которая устанавливается персонально для каждого врача. За каждый прием врачу отчисляется фиксированный процент от стоимости приема. Процент отчисления от стоимости приема на зарплату врача также устанавливается персонально для каждого врача. Размер начисляемой врачу заработной платы за каждый прием вычисляется по формуле (Стоимость приема * Процент отчисления от стоимости приема на зарплату врача. Из этой суммы вычитается подоходный налог, составляющий от суммы. База данных должна включать таблицы Врачи, Пациенты, Прием, содержащие следующую информацию фамилия врача имя врача отчество врача специальность врача стоимость приема процент отчисления от стоимости приема на зарплату врача фамилия пациента имя пациента отчество пациента дата рождения пациента адрес пациента дата приема. Задание на выполнение
1 Определить состав полей базовых таблиц.
2 Определить свойства каждого поля в таблице.
3 В каждой таблице определить ключевое поле.
4 Определить тип связей между таблицами базы данных.
5 Установить связи между таблицами.
6 Заполнить таблицы данными. Каждая таблица должна содержать не менее
10 записей.
7 Создать формы, запросы, отчеты в соответствии с требованиями. Кроме исходных таблиц база данных должна содержать следующие объекты) формы
•
автоформа в столбец для отображения данных из таблицы Врачи
•
форма с подчиненной формой для отображения данных из таблиц Врачи и Прием
2) запросы
•
запросы на выборку
- выбирает из таблицы Врачи информацию о врачах, имеющих конкретную специальность (например, хирург
- выбирает из таблицы Пациенты информацию о пациентах, родившихся до 01.01.1980 (дату можно выбрать другую
- выбирает из таблицы Врачи информацию о врачах, имеющих специальность хирург, стоимость приема которых меньше 100 руб
63
•
запросы с параметром
- выбирает из таблицы Пациенты информацию о пациентах с заданной датой рождения (дата рождения вводится при выполнении запроса
- выбирает из таблиц Врачи, Пациенты и Прием информацию обо всех приемах (ФИО пациента, ФИО и специальность врача, дата приема) в некоторый заданный интервал времени. Нижняя и верхняя границы интервала задаются при выполнении запроса
•
запрос с вычисляемыми полями для вычисления размера заработной платы врача за каждый прием. Включает поля Фамилия врача, Имя врача, Отчество врача, Специальность врача, Стоимость приема, Зарплата. Сортировка по полю Фамилия врача
•
итоговые запросы
- выполняет группировку по полю Дата приема. Для каждой даты вычисляет среднюю стоимость приема
- выполняет группировку по полю Специальность. Для каждой специальности вычисляет максимальный процент отчисления на зарплату от стоимости приема
•
запросы на создание базовых таблиц
- создает таблицу «Врачи-терапевты», содержащую информацию о врачах- терапевтах
- создает копию таблицы Врачи с именем «Копия-Врачи»;
•
запрос на удаление для удаления из таблицы «Копия-Врачи» записи, в которых значение в поле Стоимость приема больше 200;
•
запрос на обновление для увеличения значения в поле Стоимость приема таблицы «Копия-Врачи» на 10% для врачей, имеющих специальность хирург
3) отчеты
•
автоотчет в столбец для отображения всех полей таблицы Пациенты отчет, созданный средствами мастера отчетов, для отображения полей таблиц Врачи и Прием с группировкой по полю Специальность. Вариант 2. База данных Прокат автомобилей Фирма выдает напрокат автомобили. При этом фиксируется информация о клиенте, информация об автомобиле, дата начала проката и количество дней проката. Стоимость одного дня проката является фиксированной для каждого автомобиля. В случае аварии клиент выплачивает фирме возмещение в размере, равном некоторому проценту от страховой стоимости автомобиля. Стоимость проката автомобиля определяется по формуле (Стоимость одного дня проката * Количество дней проката. Фирма ежегодно страхует автомобили, выдаваемые клиентам. Страховой взнос, выплачиваемый фирмой, равен от страховой стоимости автомобиля. База данных должна включать таблицы Клиенты, Автомобили, Прокат, содержащие следующую информацию фамилия клиента имя клиента отчество клиента серия, номер паспорта клиента модель автомобиля цвет автомобиля год выпуска автомобиля госномер автомобиля страховая стоимость