Файл: Преимущества и возможности электронного документооборота в экономике.docx

Скачать файл
Заказать решение

ВУЗ: Не указан

Категория: Отчет по практике

Дисциплина: Не указана

Добавлен: 29.11.2023

Просмотров: 38

Скачиваний: 2

ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.

Преимущества и возможности электронного документооборота в экономике.

Наряду с увеличением объемов обязательной электронной отчетности в контролирующие органы, с каждым днем все большее количество документов приобретают обязательную электронную форму, все большее число контрагентов хотят обмениваться юридически значимой информацией только посредством электронных потоков. Чтобы оставаться конкурентным и перспективным участником рынка, а также не потерять ключевые преимущества для стабильного и долгосрочного развития, современной компании необходимо своевременно отвечать подобным запросам окружающей среды.

Поэтому неудивительно, что одним из важнейших элементов цифровой экономики бизнеса стал электронный документооборот: внутренний – для управления документными потоками и повышения качества управления, и внешний – для оперативного гарантированного обмена юридически значимой информацией с контрагентами и контролирующими органами. [1]

Электронный документооборот (ЭДО) — это система обмена электронной документацией внутри компании, между организациями, с госорганами. Она включает в себя создание, заверение, отправление, получение, архивирование и повторное использование информации.

Компании переходят с бумажного на электронный оборот из-за полезных функций этой системы:

  1. Оптимизация бизнес-процессов. У каждой компании сложились собственные бизнес-процессы с использованием бумажной документации. С переходом на новую систему управлять всеми процессами становится проще. Документация больше не теряется, становится легче искать и исправлять ошибки, в любой момент можно найти нужную информацию для проверки или копирования.

  2. Сокращение денежных затрат. Ведение бумажной документации — это расходы на бумагу, картриджи, обслуживание принтеров, зарплату сотрудников, которые печатают, систематизируют и хранят информацию, а также на оплату услуг служб доставки. С переходом на ЭДО финансовые расходы сокращаются на 80%.

  3. Экономия времени. При бумажном документообороте много времени уходит на распечатку бумаг, передачу их разным руководителям для согласования или подписи. Если бумаги нужно отправить в другой филиал или город, согласование занимает уже не дни, а недели. При использовании ЭДО пересылка занимает несколько секунд.

  4. Безопасность. Документы подписываются электронной подписью и перемещаются по зашифрованным каналам связи, поэтому вся информация защищена от перехвата извне.

  5. Упрощение коммуникации с органами контроля. Контролирующим органам выгодно пользоваться электронным документооборотом внутри своих организаций, а также принимать такую документацию от подконтрольных организаций. Последним легче отправлять отчёты, потому что любой электронный документ легко найти, проверить, переслать.

  6. Улучшение сервиса для клиентов. Если компания внедрила ЭДО, то её клиентам не приходится долго ждать решения своих вопросов. Организация улучшает свою репутацию, привлекает больше клиентов и партнёров, выигрывает в конкурентной борьбе. Если компания занимается продажами, она быстрее получает оплату от клиентов, а значит, укрепляет свою финансовую состоятельность.

  7. Обеспечение контроля за движением документации. Если один и тот же документ должны подписать разные адресаты, то отследить его перемещение при бумажном документообороте сложно. При использовании системы ЭДО всегда видно, где сейчас нужный файл, когда поступил, в каком статусе находится. [2]

В России поставлена цель полного перехода к электронным документам с 2023 по 2025 год. Предпосылкой к этому стала ежедневная работа с тоннами бумажными документами, потребление бумаги в огромных количествах в целом. В настоящее время проходит первый этап развития электронного документооборота — тестирование цифровых технологий, создание наилучших условий для перехода. Второй этап будет проходить с 2023 по 2025, в течение которых все предприятия должны перейти к электронным документам. В перспективе государства — электронная передача документов. [3]

Для функционирования электронного документооборота создано множество программ. Наиболее востребованными на российском рынке являются продукты отечественных разработчиков. Самые популярные из них: 1С-ЭДО, Directum, ELMA, «Дело», «Первая форма». Они привлекают доступностью и удобством. [5]

Внедрение электронного документооборота на предприятии имеет и свои недостатки. Именно они не дают малому бизнесу вводить полномасштабную автоматизацию торговли, складских операций и управления на базе системы электронного документооборота.

К минусам относят:

  1. Вероятность повреждения базы данных неизвестным вредоносным кодом. Решить этот недостаток может регулярно резервирование информации на неподключенных к сети устройствах.

  2. Сложность адаптации сотрудников возрастной категории 40+ к цифровой форме взаимодействия.

  3. Высокая стоимость. Цена отечественной СЭД для малых предприятий колеблется в пределах 1000-10000 долларов.

  4. Эффективность СЭД снижается при отсутствии электронного документооборота у контрагентов компании.

  5. Польза от системы в компактных офисах без дополнительных рабочих подразделений и помещений сомнительна.

  6. Необходимость дублирования ЭД в бумажном виде при работе с некоторыми контрагентами.

Указанные недостатки во многом обусловлены запаздыванием принятия необходимых правовых норм и низкой степенью проникновения СЭД в бизнес-среду. Но тенденции свидетельствуют, что через 10-20 лет электронный документооборот на предприятии будет считаться больше правилом, чем исключением. [4]

Список источников

  1. Преимущества электронного документооборота - в чем плюсы и минусы ЭДО [Электронный ресурс] – Режим доступа: URL: https://wiseadvice-it.ru/o-kompanii/blog/articles/preimushhestva-edo/

  2. Электронный документооборот – Что такое ЭДО и как он работает – Блог Альфа-Банка [Электронный ресурс] – Режим доступа: URL: https://alfabank.ru/help/articles/sme/rko/chto-takoe-ehlektronnyj-dokumentooborot-edo/

  3. Что такое электронный документооборот: преимущества электронного документооборота для успешного бизнеса [Электронный ресурс] – Режим доступа: URL: https://www.ekam.ru/blogs/pos/elektronnij-documentooborot

  4. Прогноз развития электронного документооборота | Блог A2B [Электронный ресурс] – Режим доступа: URL: https://a2b.su/blog/prognoz-razvitiya-elektronnogo-dokumentooborota/

  5. Лучшие системы и программы электронного документооборота — Маркетинг на vc.ru [Электронный ресурс] – Режим доступа: URL: https://vc.ru/marketing/293338-luchshie-sistemy-i-programmy-elektronnogo-dokumentooborota

Смотрите также файлы