Файл: Практикум Для студентов вузов Кемерово 2013 4 удк 004 (076) ббк 32. 81я7 И74.pdf
ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 02.12.2023
Просмотров: 550
Скачиваний: 8
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
4. Система управления базами данных Access
228 с помощью ряда окон диалога. После выбора в каждом окне надо щелкнуть [Готово] для перехода к следующему окну. а) в первом окне (его вид аналогичен рис. 4.20) выбирают- ся основа для создания отчета (только что созданный и сохра- ненный запрос) поля для отображения в отчете. Следует вы- брать для отчета все поля, перечисленные в окне (т.к. поле «Чи- татель» не отображается в результате запроса, оно не предлага- ется и для занесения в отчет); б) в втором окне (рис. 4.24) выбирается вид представления данных – с группировкой или без нее. Слева в окне перечислены таблицы, использованные в запросе. Вид представления данных зависит от выбора таблицы.
Рис. 4.24. Выбор представления данных в отчете
Если выбрана таблица, из которой в запрос вошло только одно поле («Тематика» или «Учебные группы»), то выбранные записи будут автоматически собраны в группы, соответствую- щие отдельным значениям этого поля. При выборе таблицы, из которой в запрос вошло несколько полей, группировка не про- изводится. Структура групп отображается в правой части окна.
В нашем случае записи следует сгруппировать по разде- лам, поэтому слева выбирается таблица «Тематика».
4. Система управления базами данных Access
229 в) в третьем окне при необходимости можно задать сле- дующий уровень группировки. В нашем примере этого делать не надо; г) в четвертом окне задается способ сортировки записей внутри группы – выбирается поле и вид сортировки, аналогично тому, как это делается в таблицах Word или Excel.
Щелкнув в этом окне клавишу [Итоги], можно для каждой группы задать вид подводимых итогов для имеющихся число- вых полей (в нашем отчете это поле «Год»). Мастер отчетов предлагает четыре простейших вида итогов – сумму (Sum), среднее арифметическое (Avg), максимальное или минимальное значение имеющегося в таблице числового поля («Год»). Задать подведение более сложных итогов можно в режиме Конструк- тора.
Установим флажок в позиции «Min», чтобы оценить воз- раст самой старой выданной читателю книги по каждому разделу. д) в пятом окне выбирается макет отчета. Это делается с помощью переключателя. В левой части окна схематически ото- бражается структура размещения элементов будущего отчета.
Выберем по умолчанию вариант «ступенчатый»; е) в шестом окне можно выбрать стиль оформления отче- та. В левой части окна отображаются параметры оформления, присущие выбранному стилю; ж) в седьмом, последнем, окне задается имя отчета, под которым он будет сохранен в БД. В этом окне надо щелкнуть
[Готово].
Вид полученного отчета показан на рис. 4.25.
Рис. 4.25. Отчет, полученный с помощью Мастера
4. Система управления базами данных Access
230
Редактирование отчета в режиме Конструктора
Анализируя рис. 4.25, можно видеть, что структура отче- та, созданная Мастером, не слишком удачна. Для полей «Назва- ние» и «Факультет» не хватает места. В то же время столбец для поля «Авторы» слишком широк. Для изменения структуры надо войти в режим Конструктора (рис. 4.26). Это делается через контекстное меню, вызываемое правым щелчком по закладке отчета.
Рис. 4.26. Конструктор отчетов
В окне Конструктора видны семь рабочих областей, гра- ницы которых можно перетаскивать мышью: а) область заголовка отчета, текст которого можно отре- дактировать, установив в окно курсор; б) область верхнего колонтитула, содержащая надписи – заголовки полей, отображаемые в отчете так, как они видны в окне Конструктора (ср. рис. 4.25); в) область заголовка группы. В отчете для каждой группы эта область содержит имя раздела (рис. 4.25); г) область данных. Ее структура определяет вид и распо- ложение содержимого каждой из групп, соответствующих опре- деленному разделу;
1 ... 11 12 13 14 15 16 17 18 19
4. Система управления базами данных Access
231 д) область примечания группы, в которой помещаются итоги. Как видно из рис. 4.26, содержимое пояснения к итогам формируется с помощью выражения строкового типа
="Итоги для "
&
" 'Раздел' = "
&
" "
&
[Раздел]
&
" ("
&
Count(*)
&
" "
&
IIf(Count
(*)=1;"запись";"записей")
&
")"
Это выражение состоит из отдельных текстовых фрагмен- тов, соединенных оператором сцепления &. Название поля в квадратных скобках: [Раздел] – в отчете заменяется на название поля «Раздел» для соответствующей группы (см. рис. 4.25).
Кроме того, в выражение входят две функции (выделены полу- жирным курсивом):
– функция Count(*) подсчитывает количество записей в группе;
– функция IIf(Count(*)=1; "запись"; "записей") анало- гична функции ЕСЛИ(…) электронных таблиц Excel. Если ус- ловие Count(*)=1, которое является первым аргументом функ- ции, выполнено, функция возвращает значение, являющееся ее вторым аргументом – слово запись. В противном случае воз- вращается слово записей. Это сделано для того, чтобы число- вое значение и грамматическая форма слова «запись» более или менее соответствовали друг другу, однако в отчете все равно появляется грамматически неправильное сочетание «3 записей»
(рис. 4.25).
Во второй строке этой области помещаются подпись
«Min» и значение итога, вычисляемое с помощью одноименной функции: =Min([Год]). е) область нижнего колонтитула страницы, в которой по умолчанию помещаются текущая дата и номер страницы отчета
(на рис. 4.25 эта область не видна); ж) область примечания отчета. По умолчанию она сверну- та (отсутствует). Чтобы ее создать, надо мышью оттащить вниз ее границу.
4. Система управления базами данных Access
232
Принципы работы с Конструктором отчетов аналогичны принципам работы с Конструктором форм. Элементы отчета могут удаляться, форматироваться и т.д., при этом окно какого- либо поля в области данных связано с окном подписи к этому полю в области верхнего колонтитула. Изменять расположение и размеры связанных элементов отчета независимо друг от дру- га при создании его с помощью Мастера невозможно. Сделан- ное в окне Конструктора изменение относится ко всем элемен- там соответствующего вида в отчете.
Например, можно проделать следующие действия:
в области заголовка раздвинуть окно надписи и изме- нить ее текст на «Тематика выданных книг»;
в области верхнего колонтитула изменить размеры и расположение окон заголовков полей (это отразится и на разме- рах полей в области данных);
в области заголовка группы отодвинуть вниз границу области и увеличить вертикальный размер окна имени раздела, чтобы имя могло выводиться в две строки (см. рис. 4.27);
в области данных изменить кегль щрифта в отдельных окнах так, чтобы содержимое было полностью видно в окне;
в области примечания изменить текст примечания на
="Самый ранний год издания по разделу"
&
" "
&
[Раз- дел]
&
" ("
&
"записей: "
&
Count(*)
&
"): " имеющий более понятный смысл в рамках данного отчета (см. рис. 4.27). Кроме того, удалить окно надписи "Min", а окно зна- чения итога поместить в ту же строку, что и текст примечания;
создать примечание отчета с указанием имени разра- ботчика;
изменить гарнитуру, кегль, цвет и начертание символов в окнах и некоторые другие параметры оформления.
В результате отчет принимает вид, показанный на рис. 4.27.
4. Система управления базами данных Access
233 а) верхняя часть страницы б) нижняя часть страницы
Рис. 4.27. Отредактированный отчет
Задания для самостоятельной работы
1. Создать с помощью Мастера отчет на основе запроса, согласно индивидуальному варианту задания (табл. 4.16).
2. Отредактировать отчет в режиме Конструктора: а) Выбрать для элементов отчета в отдельных областях параметры шрифта и цвет фона элементов согласно индивиду- альному варианту (табл. 4.17); б) подобрать самостоятельно ширину и кегль шрифта элементов, позволяющий полностью разместить в элементе его содержимое; в) создать примечание, в котором указать свою фамилию в качестве разработчика.
3. Сохранить отчет.
234
Таблица 4.16
Варианты отчета
(сортировку вести по возрастанию, если не указано иначе)
№
Поля запроса
Поле группировки
Поля сортировки
Поле и вид итога
Макет оформления отчета
1
Авторы, Название,
Поступила, Цена,
Группа, Тема
Тема
Поступила, убывание
Цена, сумма
Ступенчатый
2
Название, Место из- дания, Год, Факуль- тет, Группа
Факультет
Группа, затем – Год
(убывание)
Год, максимум
Блок
3
Авторы, Название,
Цена, Раздел, Группа
Раздел
Цена
Цена, среднее
Структура
4
№, Раздел, Название,
Страницы, Фамилия,
Факультет
Факультет
Фамилия
Страницы, максимум
Ступенчатый
5
№, Раздел, Название,
Страницы, Фамилия,
Факультет
Раздел
№
Страницы, минимум
Блок
6
Тема, Авторы, Стра- ницы, Год издания,
Цена, Группа
Тема
Цена, убывание
Год, максимум
Структура
234
4
. Си
ст
ем
а упр
авл
ения
ба
за
ми да
нны
х
A
cc
ess
235
Продолжение табл. 4.16 7
Группа, Авторы, На- звание, Место изда- ния, Год, Страницы
Группа
Год издания
Страницы, среднее
Ступенчатый
8
Тема, Название, , Це- на, Поступила, Фа- культет
Факультет
Поступила
Цена, сумма
Блок
9
Авторы, Название,
Поступила,
Страницы, Группа,
Фамилия
Группа
Фамилия
Страницы, среднее
Структура
10
Авторы, Название,
Тема, Цена,
Поступила,
Факультет
Тема
Факультет
Цена, максимум
Ступенчатый
11
№, Раздел, Название,
Цена, Место издания, Группа, Фа- милия
Раздел
№
Цена, минимум
Блок
4
. Си
ст
ем
а упр
авл
ения
ба
за
ми да
нны
х
A
cc
ess
235
236
Окончание табл. 4.16 12
№, Цена, Год, Место издания, Тема, Фа- культет
Факультет
Цена , убывание
Цена, среднее
Структура
13
Название, Цена, По- ступила, Группа
Группа
Цена
Цена, сумма
Ступенчатый
14
Раздел, Группа, Фа- милия, Авторы, На- звание, Цена
Раздел
Группа, затем фамилия
Цена, максимум
Блок
15
№, Раздел, Название,
Страницы, Фамилия,
Факультет
Раздел
Страницы
Страницы, минимум
Блок
4
. Си
ст
ем
а упр
авл
ения
ба
за
ми да
нны
х
A
cc
ess
236
237
Таблица 4.17
Параметры форматирования отчета
№
Заголовок
Верхний колонтитул
Заголовок группы
Область данных
Примечание отчета
1
Выравнивание по центру области, шрифт Times New
Roman, черный, фон – белый
Шрифт
Courier
New, полужирный курсивный белый, фон – синий. Вы- равнивание в ок- нах – по левому краю
Шрифт Arial жел- тый, фон – голубой
Шрифт
Cambria курсивный корич- невый, фон – бе- лый. Выравнива- ние в окнах – по центру
Шрифт Calibri по- лужирный зеле- ный, фон – белый
2
Выравнивание по левому краю об- ласти, шрифт
Courier New кур- сивный, синий, фон – белый
Шрифт Arial жел- тый, фон – голу- бой. Выравнивание в окнах – по цен- тру
Шрифт
Cambria курсивный корич- невый, фон – бе- лый
Шрифт Calibri по- лужирный зеле- ный, фон – белый.
Выравнивание в окнах – по левому краю
Шрифт Times New
Roman полужир- ный курсивный красный, фон – светло-серый
3 3
Выравнивание по центру области, шрифт Arial полу- жирный, белый, фон – синий
Шрифт
Cambria курсивный корич- невый, фон – бе- лый. Выравнива- ние в окнах – по левому краю
Шрифт Calibri по- лужирный зеле- ный, фон – белый
Шрифт Times New
Roman полужир- ный курсивный красный, фон – светло-серый. Вы- равнивание в ок- нах – по центру
Шрифт
Courier
New синий, фон – красный
4
. Си
ст
ем
а упр
авл
ения
ба
за
ми да
нны
х
A
cc
ess
237
238
Продолжение табл. 4.17
№
Заголовок
Верхний колонтитул
Заголовок группы
Область данных
Примечание отчета
4
Выравнивание по левому краю об- ласти, шрифт
Cambria полужир- ный курсивный, желтый, фон – го- лубой
Шрифт Calibri по- лужирный зеле- ный, фон – белый.
Выравнивание в окнах – по центру
Шрифт Times New
Roman полужир- ный курсивный красный, фон – светло-серый
Шрифт
Courier
New синий, фон – красный.
Вырав- нивание в окнах – по левому краю
Шрифт Arial кур- сивный черный, фон
– светло- серый
5
Выравнивание по центру области, шрифт Calibri, ко- ричневый, фон – белый
Шрифт Times New
Roman полужир- ный курсивный красный, фон – светло-серый. Вы- равнивание в ок- нах – по левому краю
Шрифт
Courier
New синий, фон – красный
Шрифт Arial кур- сивный черный, фон
– светло- серый. Выравни- вание в окнах – по центру
Шрифт
Cambria полужирный ко- ричневый, фон – голубой
6 6
Выравнивание по левому краю об- ласти, шрифт
Times New Roman курсивный, зеле- ный, фон – белый
Шрифт
Courier
New синий, фон – красный.
Вырав- нивание в окнах – по центру
Шрифт Arial кур- сивный черный, фон
– светло- серый
Шрифт
Cambria полужирный ко- ричневый, фон – голубой. Выравни- вание в окнах – по левому краю
Шрифт Calibri по- лужирный курсив- ный желтый, фон – черный
238
4
. Си
ст
ем
а упр
авл
ения
ба
за
ми да
нны
х
A
cc
ess