Файл: Созданиебазыданных.docx

Хранение информации – одна из важнейших функций компьютера. Одним из распространенных средств такого хранения являются базы данных. Базаданных– это файл специального формата, содержащий информацию, структурированную заданным образом.

База данных – это информационная система, которая хранится в электронном виде.

Базы данных, которые организованы в виде нескольких таблиц, называются реляционными. Большинство баз данных имеют табличную структуру. В базах данных столбцы называются полями, а строки – записями. Поля образуют структуру базы данных, а записи составляют

информацию, которая в ней содержится.

Создадим комплекс программ по ведению базы данных, используя приложение Microsoft Access. Данная программа входит в стандартный пакет приложений Microsoft Office, поэтому является достаточно доступной для широкого круга пользователей.

Microsoft Access – это набор инструментальных средств для создания и эксплуатации баз данных.

Основные возможности, которые предоставляет Access:

Проектирование базовых объектов БД – двумерных таблиц, с разными типами данных.
Установление связей между таблицами, с поддержкой целостности данных, каскадного обновления и удаления записей.
Ввод, хранение, просмотр, сортировка, модификация и выборка данных из таблиц с использованием различных средств контроля информации, индексирования таблиц и аппарата логической алгебры (для фильтрации данных).
Создание, модификация и использование форм, запросов и отчетов, с помощью которых в свою очередь выполняются следующие операции:
- Оптимизация пользовательского ввода и просмотра данных (формы);
- Соединение данных из различных таблиц; проведение групповых операций (т.е. операций над группами записей, объединенных каким-то признаком), с расчетами и формированием вычисляемых полей; отбор данных с применением аппарата логической алгебры (запросы);
- Составление печатных отчетов по данным, которые содержатся в таблицах и запросах БД.

Созданиетаблиц.

Таблицы– это основные объекты любой базы данных. Они хранят все данные, имеющиеся в базе, а также саму структуру базы.

Работа с базой данных начинается с составления таблиц. Для создания таблиц в Access существует три основных способа:

с помощью Мастера, который предлагает выбрать из уже имеющегося стандартного набора полей нужные пользователю имена полей;
путем ввода данных, который позволяет задавать имена полей и сразу вносить данные в таблицу;
в режиме конструктора, который позволяет пользователю задавать имена полей и самостоятельно определять тип данных этих полей. Ввод данных при этом осуществляется только после задания всех полей и типов в отдельно открывающемся окне таблицы.

Ключи.

Ключевым элементом данных (ключевым полем или просто ключом) называется такой элемент, по которому можно определить значения других полей. Ключи строятся по одному или нескольким полям. Ключевые поля используются для создания межтабличных связей (отношений). Различают первичный и альтернативный ключи.

Первичныйключ– это поле или группа полей, которые единственным образом идентифицируют каждую строку в таблице. Таблица может иметь только один первичный ключ.

Альтернативный ключ – это поле или группа полей, не совпадающих с первичным ключоми уникально идентифицирующий каждую строку в таблице. Таблица может содержать несколькоальтернативныхключей.Желательно, чтобы поле первичного ключа не было большим. Например, в качестве личногоключа можно использоватькод илитабельный номер сотрудника, а серию иномер паспортавыбратьальтернативнымключом.

Типы данных.

Типданныхопределяет,какоговидаданныедопускаетсявводитьвполе.Например,недопустимвводтекставполеденежноготипа.Выборсоответствующеготипаданныхобеспечивает ввод данных в правильной форме для сортировки, вычислений и других операций.MicrosoftAccessподдерживает следующиетипыданных:Текстовый–Текстиличисла,нетребующиепроведениярасчетов,например,номерателефонов.ПолеМЕМО–Длинныйтекстиликомбинациятекстаичисел.Числовой-Числовыеданные,используемыедляпроведениярасчетов.Дата/время-Датыивремя,относящиесякгодамс1000по9999,включительно.Денежный-Денежныезначенияичисловыеданные,используемыевматематическихрасчетах.Счетчик-Уникальныепоследовательновозрастающие(на1)илислучайныечисла,автоматическивводящиесяпри добавлениикаждой новойзаписи втаблицу.Логический - Логические значения, а также поля, которые могут содержать одно из двухвозможныхзначений (True/False, Да/Нет).ПолеобъектаOLE-Объект(например,электроннаятаблицаMicrosoftExcel,документMicrosoft Word, рисунок, звукозапись или другие данные в двоичном формате), связанный или

внедренный в таблицу Microsoft Access.

Гиперссылка- Строка, состоящая из букв и цифр, и представляющая адрес гиперссылки.

Мастер подстановок - Создает поле, в котором предлагается выбор значений из списка, или из поля со списком, содержащего набор постоянных значений или значений из другой таблицы. Выбор этого параметра в списке в ячейке запускает мастера подстановок, который определяет тип поля.

Рассмотрим создание и работу с базой данных на примерах.

Пример 1. Создание базы данных.

Создадим базу данных «Аптека льготных лекарств». Сделаем таблицы и организуем связимеждуними.СозданиетаблицпроизведемврежимеКонструктора.Втаблице«Льготники»определимключевоеполе–имбудетявлятьсяполеКодльготника.Втаблице«Выдача»ключевым возьмем поле Код выдачи В таблице «Льготный препарат» ключевым полем будет Кодльготногопрепарата.Ключевоеполенеобходимодляпостроениямежтабличныхсвязей.Таблицыврежимеконструктора:

Рис. 1 Рис. 2

Рис.3Далеесоздадиммежтабличныесвязи.Основноеназначениесвязизаключаетсявследующихдвухзадачах:

обеспечение целостности данных;
автоматизация задач обслуживания базы.

Виды связей:

один к одному – каждая запись одной таблицы соответствует одной записи в другой таблице. Соотношение целесообразно использовать, если часть данных используется нечасто. Отношение же при этом позволяет увеличивать скорость обработки данных.
один ко многим – каждой записи одной таблицы соответствует несколько записей в другой таблице. Отношение используется очень часто.
Многие к одному – нескольким записям в одной таблице соответствует одна запись в другой таблице. Отношение аналогично предыдущему и зависит от точки зрения пользователя или разработчика.
Многие ко многим – нескольким записям в одной таблице соответствует несколько записей в другой таблице. Отношение используется сравнительно редко и поддерживается не всеми системами разработки баз данных.

В специальном окне Схема данных (Сервис/Схема данных, или кнопка «Схема данных» напанели инструментов ) поместим все три таблицы и укажем, как они будут связаны междусобой. Чтобы создать межтабличную связь, выделим в одной таблице нужное поле и перетащимэтополевполедругойтаблицы.Приотпусканиикнопкимышиавтоматическиоткроетсядиалоговоеокно«Изменениесвязей»,связьсоздаетсяпринажатиикнопки«Создать».Какправило, связь осуществляется через поля с одинаковыми данными. Одно из полей ключевое,другое (в другой таблице) может быть ключевым, но может и не являться ключевым полем. Внашей схеме получается две связи вида «один ко многим», то есть ключевое поле одной таблицысвязаноснеключевымполемдругой.Другимисловами,однойзаписипервойтаблицысоответствуемнесколько записейиз второй таблицы.

Рис. 4

Далееможноперейтикзаполнениютаблицданными.Заполнениетаблицлегчепроизводитьс уже созданными связями, так как в таблицах можно просматривать все связанные данные. Этотакжеоблегчает процессзаполнениятаблиц.Примервложенноститаблицпоказаннарис.5.

Рис. 5

Созданиезапросов.Запросы–этиобъектыслужатдляизвлеченияданныхизтаблиципредоставленияихпользователювудобномвиде.Спомощьюзапросоввыполняюттакиеоперации,какотборданных,ихсортировкуи фильтрацию.ЗапросывAccessсуществуютнесколькихтипов:

Запрос на выборку – с помощью этого типа запроса можно выбрать данные из одной или нескольких таблиц и отобразить их в виде отдельной таблицы. Выборка данных может быть как простой, по одному условию, так и более сложной, с применением нескольких условий и логических функций. Также возможно составление условий во временном режиме, когда необходимо выбрать данные за какой-то период времени, в радиусе конкретных дат.
Запрос с параметром – наиболее гибкий вид запроса, позволяющий получать разные результирующие таблицы, в зависимости от введенного в специальном диалоговом окне параметра;
Запроснаизменение,обновление,удалениеданных – запрос позволяет изменять и обновлять данные в автоматическом режиме, без открытия самих таблиц, что существенно упрощает работу.
Запроснасозданиетаблиц – позволяет создавать новые таблицы на основе уже существующих, а также систематизировать данные из нескольких таблиц.
Итоговыйзапрос – группирует и систематизирует данные. Позволяет производить групповые операции с данными таблиц (нахождение максимального значения, минимального значения, среднего значения, суммы, количество и т.д.).

Иногда запросы могут быть комплексными, то есть представлять собой одновременно два иболее видов запросов(например, запрос с параметром может содержать групповые операции,запроснасозданиетаблицы можетсодержать параметр дляее созданияи т.д.).

Пример 2. Простой запрос на выборку данных

Постановка задачи:С помощью запроса создать таблицу, показывающую в хронологическомпорядкесписок всехльготникови тепрепараты, которыеимвыданы.Командой главного меню Создание / Конструктор запросов переходим в режим построенияструктурызапроса.Вполетаблицразмещаемвсетритаблицыбазы.Ниже,встрокеПоле,указываемпоследовательнотеполя,которыебудетсодержатьнашабудущаятаблицазапроса:Датавыдачи,Фамилия,Имя,Отчество,Названиепрепарата.Именатаблицбудутвыбиратьсяавтоматическипривыбореполя.Дляудобства просмотра данныхможноуказатьдлякаждойколонкитип сортировки, повозрастанию илиубыванию.

Рис. 6

Далееокнозапросазакрываетсяисохраняется,емуприсваиваетсяимя.Просмотррезультатаработызапросапроисходитвлевойколонкеобъектов,подразделЗапросы.Двойнойщелчокмышипоназваниюзапросаоткроетеговвидесформированнойтаблицысданными.