Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Разработка бюджетов».pdf

ВВЕДЕНИЕ

На результат деятельности компаний, поимо прочих факторов, оказывает влияние управление ее бизнес-процессами. Бизнес-процесс – это комплекс взаимосвязанных мероприятий или задач, направленных на создание продукта или услуг, реализуемых компанией.

К управлению бизнес-процессами организации необходимо подходить систематически для достижения улучшений в деятельности компании. Этот подход дает компании возможность конкретизации процессов, происходящих в компании, осуществить организацию их выполнения и повысить качество выполнения всех процессов организации.

Чтобы руководитель компании мог осуществлять эффективное управление бизнес-процессами необходимо произвести анализ их выполнения. По результатам проведенного анализа проводится комплекс мероприятий, которые направлены на повышение эффективности выполнения бизнес-процессов. Для каждого бизнес-процесса разрабатывается регламент, который определяет правила выполнения бизнес-процессов, круг ответственных лиц и ряд показателей, которых нужно достигнуть.

Одним из трудоемких и важных бизнес-процессов организации, требующих контроля, является процесс разработки бюджетов. Разработка бюджетов является актуальной задачей как для предприятий малого бизнеса, так и для крупных холдингов. Чем крупнее организация, тем выше трудоемкость и значимость процесса для предприятия.

Принимая во внимание все вышеперечисленное, можно заключить, что процесс разработки бюджетов является достаточно затратным, как по времени, так и по количеству ресурсов. Поэтому для повышения эффективности выполнения процесса требуется автоматизация, которая осуществляется с помощью применения информационных систем.

Актуальность работы заключается в повышении качества выполнения бизнес-процесса с помощью применения информационных технологий.

Объектом исследования является процесс разработки бюджетов.

Предметом исследования является автоматизация процесса разработки бюджета.

Целью работы является разработка регламента выполнения процесса разработки бюджетов.

Для достижения поставленной цели необходимо решить ряд задач:

1. Дать описание предметной области.
2. Выбрать средства моделирования бизнес-процессов.
3. Осуществить моделирование бизнес-процессов «как есть».
4. Описать мероприятия по улучшению бизнес-процессов.
5. Осуществить моделирование бизнес-процессов «как должно быть».

---

Построение бизнес-процессов «как есть»

1. Описание предметной области. Постановка задачи

Бюджет предприятия — это количественное воплощение плана, который характеризует доходы и расходы за определенный период времени. Результатом его составления является количество прибыли, которую получит организация при принятии того или иного плана развития.

Бюджет представляет собой расчетную и ограничительную смету доходов и расходов на определенный период. Бюджет предприятия является важнейшим инструментом, предназначенным для организации и регулирования предстоящей деятельности. Бюджет является результатом свободно принятого решения, который необходимо утвердить и исполнить. Сущность бюджетного метода заключается в том, что вся производственно-хозяйственная деятельность предприятия состоит в балансировании доходов и расходов, четком определении мест их возникновения и закреплением за индивидуальным или коллективным исполнителем.

Эффективность финансового планирования может основываться исключительно при правильной оценке всех категорий расходов и доходов, вносимых в бюджет. Бюджет может составляться как для организации в целом, так и для ее структурных подразделений.

В зависимости от того к какой категории расходов и доходов применяется бюджетный расчет на предприятии могут составляться следующие формы бюджета [7]:

• Операционный;
• Финансовый;
• Инвестиционный.

Последовательность составления бюджета организации определяется руководителем компании.

Рассмотрим технику составления бюджета. Техника составления бюджета, применяемая в российских организациях, включает в себя следующие этапы:

1. Составление бюджета продаж с учетом уровня спроса на продукцию организации, географии сбыта, категории покупателей, сезонных факторов и т.п. На этом этапе оценка объема продаж способна оказать влияние на все последующие бюджеты.
2. Расчет коммерческих расходов, с учетом типов продукции, типов покупателей, видов реализации и т.п. Большую часть коммерческих расходов составляют затраты на продвижение товаров на рынки, рекламу, транспортировку и т.д.
3. Составление бюджета производства, с учетом производственных мощностей, увеличения или уменьшения производственных запасов, величины внешних закупок сырья и материала.
4. Расчет управленческих расходов. Бюджет управленческих расходов включает все расходы, не связанные с производственной или коммерческой деятельностью фирмы, т.е. затраты на содержание управленческих отделов, освещения, отопление офисов, услуги связи.
5. Составление балансового отчета, который является прогнозным. Балансовый отчет характеризует финансовое состояние предприятия на конкретную дату и показывает финансовые средства предприятия, фирмы.
6. Составление бюджета потока денежных средств. Этот этап является одним из самых важных и сложных шагов в бюджетировании, поскольку отдельно рассчитывается движение денежных средств по основной, инвестиционной и финансовой деятельности.

---

Процесс бюджетирования в организации включает в себя работу по составлению оперативного, финансового и общего бюджетов, управлению и контролю за выполнением бюджетных показателей.

Формирование бюджета организации называется бюджетным циклом, который включает в себя следующие этапы [4]:

• планирование с участием всех подразделений;
• определение показателей, которые будут использоваться при оценке деятельности;
• обсуждение возможных изменений в планах, связанных с новой ситуацией;
• корректировка планов с учетом предложенных поправок.

В зависимости от поставленных задач различают следующие виды бюджетов:

1. Генеральные и частные.
2. Гибкие и статические.

При оперативном планировании необходимо разработать цели и осуществить постановку задач, которые основаны на текущих показателях. В этом случае проявляется преимущество бюджета, с помощью которого осуществляется не только планирование, но и контроль проводимых мероприятий.

Преимуществами процесса бюджетирования в организации заключается в том, что планирование, как стратегическое, так и тактическое позволяет контролировать производственную ситуацию. Поскольку бюджет, является составной частью плана, он содействует четкой и целенаправленной деятельности предприятия, служит основой для оценки выполнения плана центрами ответственности, что создает объективную основу для деятельности организации в целом и ее подразделений.

Основными функциями бюджета являются:

1. Планирование операций, которые обеспечивают достижение целей организации. Составление бюджета основано на уточнении и детализации стратегических планов на заданный бюджетом период.
2. Коммуникация и координация деятельности структурных подразделений организации и видов ее деятельности. Этот вид функций предполагает объединение интересов отдельных работников и групп в целом по предприятию для достижения намеченных целей.
3. Ориентация руководителей всех рангов на достижение задач, поставленных перед их центрами ответственности.
4. Контроль текущей деятельности, обеспечение плановой дисциплины. В качестве основы для оценки выполнения плана центрами ответственности лучше использовать именно бюджетные данные, а не отчетные данные прошлых лет.
5. Повышение профессионализма менеджеров. Составление бюджетов способствует детальному изучению деятельности своих подразделений и взаимоотношений центров ответственности на предприятии.

---

Контрольно-аналитическая работа на предприятии заключается в осуществлении систематического контроля над исполнением бюджетов организации. Для осуществления контроля над исполнением бюджетов используется двухуровневая система [2]:

• На нижнем уровне осуществляется контроль над исполнением бюджетов структурных подразделений;
• На верхнем уровне осуществляется контроль за исполнением консолидированного бюджета.

Рассмотрим элементы системы контроля над исполнением бюджетов:

• Объектами контроля являются бюджеты структурных подразделений;
• Субъектами контроля являются структурные подразделения, которые осуществляют контроль за исполнением бюджетов;
• Предметом контроля являются бюджетные показатели и анализ отклонений бюджетных показателей от фактических;
• Методами контроля являются использование математического аппарата (расчет относительных и абсолютных показателей) и построение прогнозных моделей, анализ статистических показателей и т. д.

Контроль над исполнением бюджетов включает в себя формирование отчетных форм по результатам анализа и обоснование фактических отклонений от плановых. Помимо этого к контролю исполнения бюджетов относится расчет основных финансовых показателей в случае их изменения. Если было выявлено отклонение фактических показателей от плановых, необходимо выявить зависимости от отклонений следующих показателей:

• Выручки от продаж.
• Затрат на производство и реализацию.
• Чистой прибыли.
• Реинвестированной прибыли.
• Рентабельности инвестиций.
• Оборачиваемости активов.
• Рентабельности продаж.
• Доли рынка.
• Темпов роста предприятия.

Существует несколько видов бюджетов организации. Общий бюджет (основной, генеральный бюджет) представляет собой скоординированный по всем подразделениям и функциям предприятия план работы, который объединяет в себе частные бюджеты и характеризует информационный поток для принятия и контроля управленческих решений в области финансового планирования.

Результатом составления генерального бюджета являются [1]:

• прогнозируемый баланс;
• план прибылей и убытков;
• план движения денежных средств.

Генеральный бюджет любой организации состоит из двух частей: операционного и финансового бюджетов. Наиболее широко используется структура генерального бюджета с выделением операционного и финансового бюджетов.

---

Операционный бюджет (текущий, периодический, оперативный) представляет собой систему бюджетов, которая характеризует доходы и расходы по операциям, планируемым на предстоящий период для сегмента или отдельной функции организации.

Составление общего бюджета начинается именно с формирования операционного бюджета. Основу операционного бюджета составляют:

• Бюджет продаж (отгрузка готовой продукции и полуфабрикатов, поступления денежных средств);
• Бюджет производства;
• Бюджет производственных запасов;
• Бюджет прямых затрат на материалы;
• Бюджет общепроизводственных расходов;
• Бюджет прямых затрат на оплату труда;
• Бюджет коммерческих расходов;
• Бюджет управленческих расходов.

Финансовый бюджет включает в себя бюджет движения денежных средств, бюджет капитальных вложений и бюджетный (агрегированный) баланс.

В отличие от финансовой отчетности (формы № 1, 2 и др.), форма бюджета не является стандартизированной. Структура бюджета зависит от объекта планирования, размера организации и степени квалификации разработчиков.

Помимо перечисленных выше бюджетов осуществляют подготовку следующих плановых документов:

• бюджет движения товарно-материальных ресурсов;
• бюджет по движению дебиторской и кредиторской задолженности;
• бюджет развития;
• инвестиционный бюджет.

На основе данных финансово-экономической стратегии предприятия прежде всего формируются целевые установки на заданный период планирования (год, месяц). Эти установки могут доводиться до отдела маркетинга, производственных подразделений, планово-экономической службы и т. д. Руководители служб должны обеспечить выполнение целевых установок.

На следующем этапе разрабатывается бюджет продаж, формирование которого включает в себя следующие этапы:

1. Подготовка прогноза и бюджета продаж.
2. Определение ожидаемого объема производства.
3. Расчет затрат, связанных с производством и реализацией продукции.
4. Расчет и анализ денежных потоков.
5. Составление плановых финансовых отчетов

Бюджет продаж объединяет информацию об объемах реализации, ценах и соответственно о выручке от реализации. Он является отправной точкой всего процесса бюджетирования и самым сложным этапом.

Объем реализации определяется не только производственными возможностями предприятия, но и факторами конъюнктуры:

• деятельностью конкурентов;
• общим положением на национальном и мировом рынках;
• политикой ценообразования;
• сезонными колебаниями спроса и поставок;
• объемом платежеспособного спроса;
• результативностью рекламы;
• качеством продукции и т. д.

---