Файл: Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего образования белгородский государственный национальный.pdf

13
Рисунок 1.3 – Декомпозиция функциональной диаграммы
Отметим, что в результате декомпозиции процесса учета и сопровождения заказов были выделены следующие подпроцессы:
1) Ввод данных о клиентах. При первичном обращении клиента для заказа выпускаемой продукции или материала, а также оказания предоставляемых услуг, его основные данные вносятся в общую клиентскую базу (файл Excel). Соответственно при повторном обращении клиента его данные уже хранятся в базе. Примененная автоматизация рассматриваемого подпроцесса сокращает время оформления принятого заказа, что облегчает работу менеджера. Однако, использование электронных таблиц недостаточно удобно, так как не всегда обеспечивается скорость выполнения работы.
2) Оформление заказа. После определения клиентом с составом заказа, происходит его регистрация. Заполняется основная информация, на основании которой рассчитывается стоимость и подготавливается договор с клиентом. На сегодняшний день для частичной автоматизации рассматриваемого подпроцесса используется файл Excel, связанный с файлом клиентской базы.
Необходимые расчеты обеспечиваются по формулам, что облегчает работу менеджера. Следует отметить, что при такой автоматизации возникают некие

14 трудности при поиске конкретных данных, а также их использовании для вывода на печать.
3) Формирование документации по заказу. При ведении заказа формируется гарантийные документы, а также товарные накладные.
4) Отслеживание процесса выполнения заказа. На данном этапе составляются и предоставляются клиенту отчеты о степени готовности его заказа. Сформированные отчеты хранятся на бумажных носителях. При этом существенно увеличивается количество бумаг, что усложняет ведение документации.
5) Закрытие заказа. После приема клиентом выполненных работ формируется акт сдачи-приемки, а также подготавливается полный пакет документов.
Исходя из полученных данных, следует вывод, что лишь часть функций системы автоматизирована и облегчает только процесс ввода и хранения информации. Остальные подпроцессы не автоматизированы, некоторые из них выполняются вручную с присутствием рукописной документации, что вызывает затруднения при работе.
При выполнении своих задач отдел сбыта взаимодействует с другими отделами и клиентами организации, в результате чего одновременно как принимает, так и предоставляет различные документы. Данная информация, представлена в таблице 1.1.
Таблица 1.1 – Взаимодействие отдела сбыта с внешними сущностями
Сущность
Получение
Предоставление
1 2
3
Технологический отдел Перечень и характеристика услуг
-
Финансовый отдел
Цены и условия скидок
-
Производственный цех Отчеты о ходе выполнения работ
Данные о заказе
Бухгалтерия
Данные об оплате заказа (предоплата, оплата по результатам приема заказа)
Документы на оплату
Клиент
Данные клиента, заявка
Пакет документов, отчеты о ходе работ

15
Для анализа информационных потоков необходимо разработать диаграмму потоков данных (DFD), которая представляет иерархию функциональных подпроцессов, связанных потоками данных [41]. С помощью данной диаграммы выявляются отношения между подпроцессами, а также рассматривается, как они преобразует свои входные данные в выходные.
Диаграмма модели потоков данных по учету и сопровождению заказов отдела сбыта ООО «Гранит» рассмотрена на рисунке 1.4.
Рисунок 1.4 –Диаграмма потоков данных
Представленная выше диаграмма отражает взаимодействие рассматриваемого процесса с внешней средой. На ней представлен клиент и внешние сущности – отделы, с которыми происходит обмен данными, которые также описаны.
Для более детально рассмотрения процесса использования информации для реализации отдельных подпроцессов, необходимо провести декомпозицию контекстной диаграммы модели потоков данных. Документооборот отдела сбыта при решении задачи учета и сопровождения заказов представлен на рисунке 1.5.

16
Рисунок 1.5 – Декомпозиция диаграммы потоков данных
На диаграмме голубым цветом выделены хранилища данных, для ведения которых применяются электронные таблицы Excel, желтым цветом – хранилища бумажных документов, зеленым цветом – справочники, оставшиеся
– смешанные (применение как электронных, так и бумажных документов).
Также на диаграмме серым цветом выделены процессы с применением каких- либо компьютерных систем обработки данных.
При рассмотрении модели можно сделать вывод, что процент автоматизации отдела сбыта невелик, а качество автоматизации оставляет желать лучшего. Также очень велик процент документов на бумажных носителях, что существенно затрудняет работу сотрудников.

17 системы на российском рынке, обеспечивающие хранение данных о заказах и клиентах [8].
Одной из наиболее распространенных программных решений является
«1С: Управление торговлей 8». Это современный инструмент, служит для повышения эффективности бизнеса торгового предприятия, рассчитан на любые виды торговых операций [39].
В данном прикладном решении реализованы следующие функции учета: ведение справочников, ввод первичных документов, получение отчетности.
Данная система позволяет управленческий учет на предприятии, а также автоматизирует различные направления хозяйственной деятельности, а именно: управление продажами, клиентами, складскими запасами и закупками; анализ цен и управление ценовой политикой, учет коммерческих затрат, учет НДС, мониторинг и анализ эффективности торговой деятельности.
«1С Предприятие» обеспечивает современные методы управления взаимоотношения с клиентами, что является неотъемлемой функциональной областью современной комплексной информационной системы предприятия.
Отслеживаются все стадии отношений с клиентом.
Еще одна система, «Маркетинг и менеджмент» разработана компанией
«КОМПАС». Рассмотрим ее основные функции:
− функции управления обслуживанием;
− функции управления сбытом;
− функции автоматизации маркетинга;
− функции планирования и контроля работы сотрудников.
Данная программа позволяет выполнить следующие задачи: вести данные о клиентах; фиксировать обращения клиентов; сохранить размер предоставляемой скидки и передать его в программу расчета стоимости услуг.
Следующая программа, «Скидка» – узкоспециализированная и простая в использовании программа, предназначенная для расчета и учета накопительных

18 скидок. Программа содержит справочник клиента. Организован просмотр информации с последующим выводом на печать, а также поиск клиентов по ID номеру карты, разработана гибкая настройка скидок [15].
Проведем сравнительную характеристику рассмотренных выше информационных систем. При оценке будем учитывать, что для проектируемой информационной системы важно выполнение следующих функций:
1) Ввод и хранение данных о клиентах.
2) Ввод и хранение данных о выпускаемой продукции, услугах и материалах с использованием фотографий.
3) Ввод и хранение данных обо всех заказах клиента.
4) Возможность отслеживания состояния заказа клиента.
5) Возможность поиска данных по разным критериям.
6) Возможность учета скидок в зависимости от статуса клиента.
7) Создание, хранение и печать необходимых документов.
8) Создание, хранение и печать необходимых отчетов.
9) Возможность донастройки.
10) Стоимость.
Для сравнения рассмотренных выше разработок оценим возможности каждой из них по реализации функций разрабатываемой информационной системы. Каждая программа получит определенную оценку в зависимости от того, насколько эта функция реализована. На основе полученных оценок рассчитаем итоговую оценку системы и проведем сравнение.
Для оценки возможностей программных средств используем следующую шкалу:
0 – функция отсутствует;
1 – функция практически не реализована, интерфейс не эргономичен, цена недопустимо высокая;
2 – функция практически не реализована, интерфейс не очень удобен, функция сопровождения практически не поддерживается, цена слишком высокая;

19 3 – функция реализована частично, интерфейс не слишком удобен, функция сопровождения поддерживается для некоторых задач, цена средняя;
4 – функция реализована практически полностью, интерфейс достаточно удобен, функция сопровождения поддерживается в достаточном объеме, цена приемлемая;
5 – функция реализована, интерфейс эргономичный, удобный, имеется помощь, функция сопровождения поддерживается в достаточном объеме, цена выгодная.
Результаты сравнения готовых программных решений представлены в таблице 1.2.
Таблица 1.2 - Сравнительная характеристика программных решений
Необходимые функции будущей информационной системы
Программные средства
1С «Торговля и склад»
CRM-система "Маркетинг и менеджмент"
Скидка
1 2
3 4
Ввод и хранение данных о клиентах
5 5
4
Ввод и хранение данных о выпускаемой продукции, услугах и материалах с использованием фотографий
1 0
0
Ввод и хранение данных обо всех заказах клиента
4 4
1
Возможность отслеживания состояния заказа клиента
4 3
0
Возможность поиска данных по разным критериям
4 3
3
Возможность учета скидок в зависимости от статуса клиента
1 2
3
Создание, хранение и печать необходимых документов
4 2
2
Создание, хранение и печать необходимых отчетов
4 2
2
Возможность донастройки
4 1
0
Стоимость
3 3
5
Общая оценка системы
34 25 20

20
Таким образом, исходя из данных сравнительного анализа готовых программных решений, видно, что максимальную оценку получила программа
«1C: Торговля и склад», так как данная система является комплексной, содержит большой функционал и широко распространена на рынке программного обеспечения. Однако, оценка этой системы не дотягивает до максимальной (50 баллов), что свидетельствует о возможных проблемах при ее использовании.
Полученные результаты анализа являются основанием для индивидуальной разработки информационной системы с учетом потребностей организации. Таким образом, изучив технико-экономическую характеристику
ООО «Гранит», а также деятельность и текущее состояние бизнес-процессов, выявлена необходимость в разработке информационной системы для учета и сопровождения заказов отдела сбыта, то есть автоматизации лишь небольшого участка предприятия [7]. В данном случае нецелесообразно приобретать одно из готовых решений, что может привести к финансовым потерям. Поэтому, руководителем предприятия было принято решение о разработке собственной информационной системы.
В качестве технологии проектирования был выбран программный продукт «1С: Предприятие». Главной причиной такого выбора стали показатели рациональности использования данного программного продукта.
1С: Предприятие в отличие от других рассмотренных программ, выполняющих нужные на предприятии функции, позволяет избавиться от покупки пакета приложения, в которых нет необходимости. Другие же поставщики программных продуктов не могут предоставить возможность отдельного использования различных пакетов программного приложения.

21
2 ХАРАКТЕРИСТИКА КОМПЛЕКСА ЗАДАЧ ОБОСНОВАНИЕ
НЕОБХОДИМОСТИ АВТОМАТИЗАЦИИ
2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес-процессов
На сегодняшний день среди коммерческих организаций все больше и больше растет конкуренция, следовательно, для успешного функционирования предприятия необходимо применять автоматизацию бизнес-процессов [31].
Современные разработки в области информационных технологий позволяют автоматизировать бизнес-процессы практически на всех уровнях предприятия.
Исходя из вышеизложенного можно сделать вывод, что основной задачей, которую необходимо решить руководству, является автоматизация деятельности.
Учитывая специфику деятельности ООО «Гранит», рассмотрим основные бизнес-процессы при формировании и сопровождении заказа: прием заявки клиента менеджером, уточнение и выявление существенных нюансов; формирование и пересылка заявки менеджером начальнику технологического отдела и специалисту; подтверждение специалистом о получении заявки; отслеживание менеджером сроков и условий исполнения заказа; мониторинг начальником отдела условий, сроков и качества выполнения заказа; оповещение специалистом менеджера и начальника соответствующего отдела о готовности исполнения заказа, в случае неготовности заказа – указание объяснительных причин; оповещение менеджером клиента о статусе заказа, а также результате его выполнения;

22 при неудовлетворительном согласовании результатов выполнения заказа решение возникших проблем менеджером; формирование и отправка клиенту менеджером документов на оплату заказа; контроль менеджером факта оплаты заказа клиентом; предоставление бухгалтерии менеджером первичных документов; составление отчетов по заказам; закрытие заказа.
За время выполнения выпускной квалификационной работы рассматривалась автоматизация учета и сопровождения заказов отдела сбыта
ООО «Гранит», производящего декоративный камень, при этом возникает множество нюансов при автоматизации. Выделим следующие задачи автоматизации: учет и хранение данных о клиентах и поставщиках; учет и ведение заказов на всех этапах выполнения; учет поступивших на склад расходных материалов; учет выпускаемой продукции; ведение отчетности по заказам, клиентам и продукции.
Отметим, что все задачи связаны между собой, а процессы, существующие на предприятии, не могут относиться только к одной из задач
[22].
Отдельное внимание следует уделить одной из важных задач автоматизации, а именно: отслеживанию стадий выполнения принятых заказов, а также улучшению базы клиентов.
Автоматизация базы данных организации предоставит возможность оперативнее производить сложные поиски информации по различным параметрам, а также быстрее оформлять заказы клиентов. В крупной организации ручное ведение операций при большом потоке заказов становится невозможным. Также при внедрении информационной системы есть еще одно преимущество – безопасность хранения данных. При использовании бумажных