Файл: Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего образования белгородский государственный национальный.pdf
Добавлен: 04.12.2023
Просмотров: 109
Скачиваний: 2
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
23 носителей потеря любого документа невосполнима. Хранение информации с использованием электронных носителей является надежным, так как существуют методы обеспечения безопасности хранения и дублирования информации [40].
2.2 Описание основных свойств информационной системы для
предприятия и выбранного комплекса задач
Информационная система для рассматриваемой организации должна обладать следующими свойствами [11]: динамичная и легко изменяемая; небольшая; несложная в работе; защищенность; удобный интерфейс.
Разрабатываемая информационная система должна обеспечивать автоматизированный учет и контроль заказов. Для этого она должна:
− обеспечивать ввод, обработку и хранение данных по заказу;
− создавать документы и отчеты для учета и сопровождения заказов;
− иметь информацию по работе в информационной системе;
− должен быть организован удобный поиск необходимой информации по заданным параметрам;
− все документы не должны отходить от отраслевых стандартов организации;
− работа в системе должна быть организована с различными правами доступа.
В разрабатываемой информационной системе решаемые задачи будут реализованы соответствующим программным обеспечением. Во всех формах процессы ввода, редактирования и поиска данных будут реализованы однотипным способом [38].
24
Для ввода и редактирования информации будут использованы экранные формы, на которых будут расположены все необходимые поля ввода, а также управляющие элементы, кнопки навигации и пояснения. Экранные формы также будут использованы и для поиска интересующих нас данных, позволяющие задавать различные параметры. Также будут доступны все необходимые отчетные формы для формирования и печати документов.
2.3 Экономическая сущность комплекса задач
При рассмотрении задачи автоматизации отдела сбыта основным документом является заказ клиента. Существующий на данный момент способ приема заявок в ООО «Гранит» является трудоемким, что приводит к возможной утрате необходимых данных. Также существует необходимость в составление отчетов по итогам выполненных заказов за отчетный период, на основании которых проводится анализ, что является очень затруднительным.
Временные затраты приведенных выше процессов представлены в таблице 2.1.
Таблица 2.1 – Временные характеристики процессов
Процесс
Среднее количество за рабочий день
Время, выполнения одного действия (мин)
Общее время
(мин)
1 2
3 4
Регистрация заказа
12 15 180
Поиск необходимых данных
7 20 140
Анализ отчетной информации
0,5 55 27,5
ИТОГО (мин):
347,5
В данном способе существуют следующие недостатки: низкая точность и скорость выполнения расчетов; использование рабочего времени сотрудников неэффективно; большой поток документов на бумажных носителях.
25
В результате предлагаемой автоматизации предполагается своевременно иметь доступ к необходимым сведениям о количестве и статусе заказов, клиентах, продукции и материалах. Также сократить время на составление и передачу документов и отчетов за счет применения электронной формы [36].
Для наглядности необходимости внедрения информационной системы, необходимо провести расчет ожидаемого эффекта, который представлен в таблице 2.2.
Таблица 2.2 – Расчет эффекта внедрения
Процесс
Среднее количество за рабочий день
Время, выполнения одного действия (мин)
Общее время
(мин)
1 2
3 4
Регистрация заказа
12 7
84
Поиск необходимых данных
7 3
21
Анализ отчетной информации
0,5 15 7,5
ИТОГО (мин):
112,5
Таким образом, ежедневные временные затраты на выполнение рассмотренных процессов сократятся примерно в 3 раза, что позволит увеличить производительность работы сотрудников ООО «Гранит».
Приведем другие преимущества автоматизации рассматриваемого бизнес-процесса:
− обеспечение централизованно хранения данных;
− надежность хранения данных;
− защищенность данных от потери;
− оперативная обработка данных;
− удобная форма представляемых результатов;
− легкое и оперативное редактирование данных;
26
− существует система авторизации;
− сокращено время создания, редактирования и вывода печатных документов и всевозможных отчетов.
2.4 Выбор и обоснование стратегии автоматизации комплекса задач
Разработка информационных систем для автоматизации процессов обычно осуществляется специалистом в несколько этапов [42]: определение типа информационной системы; разработка и согласование технического задания; проектирование информационной системы; разработка и согласование дизайна; разработка информационной системы согласно техническому заданию и выбранному дизайну; тестирование и внедрение.
Рассмотрим основные виды стратегии автоматизации:
1) Кусочная (хаотичная) – является наиболее неэффективным видом инвестирования средств для развития организации. При таком подходе процесс внедрения информационной системы определяется локальными моментальными задачами. При выборе данной стратегии можно сэкономить время и средства, но в будущем при возможной необходимости модернизации, которая будет затрагивать полную автоматизацию, использование системы будет не рациональным и экономически невыгодным.
2) Автоматизация по участкам направлена на процесс автоматизации отдельных подразделений (отделов) предприятия, которые объединены по функциональному признаку. Если у организации не хватает инвестиций для полной автоматизации, или же существующие участки дают большой экономический эффект, в данном случае применяется автоматизация по участкам.
27 3) Автоматизация по направлениям применяется для автоматизации отдельных направлений деятельности рассматриваемого предприятия, отличается от автоматизации по участкам тем, что автоматизация предполагает участие всех подразделений, связанных с автоматизируемым направлением.
Конечным результатом может служить полная автоматизация деятельности организации
4) Полная автоматизация. Применяя данный вид автоматизации, разрабатывается система, состоящая из различных отделов различного назначения, что позволяет применять один алгоритм для решения похожих задач. Так как всѐ собрано в одной системе, исключается дублирование различных справочников в разных системах. Полная автоматизация требует больших временных и финансовых затрат [20].
ООО «Гранит» является небольшим предприятием, которое имеет высокие темпы развития. Поэтому, при разработке информационной системы учета и сопровождения заказов отдела сбыта, принято использовать стратегию автоматизации по участкам, с дальнейшей возможностью расширить систему до полной разработке.
2.5 Выбор и обоснование способа приобретения информационной
системы для автоматизации комплекса задач
Способы приобретения информационной системы – это последующие действия от определения и формализации решения о необходимости информационной системы до момента пока информационная система не будет внедрена на предприятия [21].
Существует несколько вариантов приобретения информационной системы:
– покупка готовой системы;
– покупка готовой системы с последующей доработкой
(самостоятельной или заказной);
28
– модификация уже имеющейся и находящейся в эксплуатации системы
– разработка информационной системы (собственная или заказная).
При покупке готовой информационной системы необходимо выбрать такую систему, которая будет полностью удовлетворять потребностям предприятия, что достаточно сложно, так как производители ориентированы на большую группу потенциальных покупателей, а не на конкретное предприятие.
Поэтому системы получаются перегруженными лишними функциями, за которые приходится переплачивать, или информационная система является каркасом для разработки решения для определенного покупателя. Данный вариант приобретения готовой информационной системы не подходит для решения поставленной задачи [29].
При заказе разработки информационной системы у сторонних разработчиков клиент получит информационную систему, в полной мере удовлетворяющей его потребностям.
Однако, при возникновении необходимости доработки информационной системы предприятие понесет лишение финансовые затраты [30].
Покупка и доработка информационной системы возможна, если объем доработки небольшой. При данном варианте часто возникают затруднения из-за отсутствия развернутой документации.
Вариант модификации существующей информационной системы на данном предприятии невозможен, так как изначально при решении выявленной проблемы информационные системы не использовались.
Рассмотрев основные варианты приобретения, основываясь на возможностях и специфики работы ООО «Гранит», был выбран вариант разработки собственной информационной системы.
Разрабатываемая информационная система будет полностью удовлетворять потребностям организации, так как будет уникальным продуктом.
29
1 2 3 4 5 6
2.6 Цели и назначение автоматизированного варианта решения
задачи
Целью разработки информационной системы для учета и сопровождения заказов отдела сбыта ООО «Гранит» с точки зрения получения прямого эффекта от автоматизации решения рассматриваемого комплекса задач может быть: повышение производительности труда персонала; снижение трудозатрат при выполнении работ; снижение ошибок при расчѐтах; увеличение скорости получения необходимых данных; повышение точности получаемых результатов; удобное ведение отчетности.
Назначениемавтоматизированного варианта решения задачи является: автоматизация ввода и учета первичной информации; автоматизация создания и ведения первичных документов с использованием справочников; возможность вывода документов на печать; автоматизированное заполнение и актуализация справочной информации; составление отчетов с выводом на печать.
Основными функциями информационной системы для учета и сопровождения заказов являются: учет наличия на складе материалов и выпускаемой продукции; ведение базы данных клиентов; учет заказов на всех этапах его выполнения; ведение отчетности.
Информационная система представляет собой совокупность алгоритмов обработки данных и эффективного пользовательского интерфейса [19].
Пользователь в процессе оформления заказа вводит данные о клиенте в систему
30
(выбирает из ранее занесенных), а также указывает содержание самого заказа, и оформляет сопровождающую документацию. Таким образом, в базе данных постепенно накапливаются данные, образующие сущность выходного документа.
2.7 Общая характеристика организации решения подзадач на ЭВМ
Разрабатываемая информационная система должна решать задачу автоматизации учета и сопровождения заказов и выполнять следующие функции: возможность ведения заказов с указанием следующих характеристик: содержание заказа, сумма, клиент, дата исполнения, статус заказа; система должна позволять вести справочник оказываемых услуг с подробным описанием; ведение справочников выпускаемой продукции и материалов с подробными характеристиками; система должна позволять вести справочник клиентов организации.
Он должен содержать все необходимые поля для описания клиента. Для физических лиц – фамилия, имя, отчество, адрес регистрации, фактический адрес, контактный телефон. Для юридических лиц – полное и краткое наименование, фактический и юридический адрес, контактный телефон, ИНН,
ОГРН, номер расчетного счета и т. д.; система должна предоставлять возможность фильтрации клиентов по различным параметрам: по характеристикам клиентов, их дополнительным свойствам; возможность составления отчетов по задаваемым параметрам.
Задача автоматизации учета и сопровождения заказов состоит из следующих основных подзадач: создание базы данных с удобным хранением данных; создание удобных методов ввода информации в базу данных;