Файл: «Проектный офис, принципы и этапы формирования»(Принципы формирования Проектного офиса).pdf
Добавлен: 28.03.2023
Просмотров: 79
Скачиваний: 2
Введение
Целью написания данной курсовой работы является рассмотрение принципов и этапов формирования Проектного офиса. В современном мире компаниям необходимо понимать каким образом развиваться во время деятельности, с учётом мировых тенденций к увеличению творческой и производственной отдачи персонала, увеличению конкуренции и необходимости формирования интегрированной организации с перекрещивающимися функциями управления.
В связи с данными тенденциями развития можно прийти к выводу, что необходимо, с одной стороны, упрощать структуру управления процессов, с другой, усиливать требования к самому управленческому процессу. В рамках реагирования на сложившуюся ситуацию производственных компании, при создании новой продукции стали использовать проектных подход. В таких случаях работа над проектами часто осуществляется по принципу «предприятие в предприятии» с выделением отдельной единицы управленческой структуры – Проектного офиса.
Для изучения данной темы необходимо рассмотреть основные принципы формирования Проектного офиса, а также этапы формирования и существования как обособленное структурное подразделение, а также провести исследование на примере компании N методом опроса.
При подготовке теоретической части использовались доступные источники, связанные с проектной деятельности, признаваемые специалистами как пособия для изучения специальности, либо информация от зарекомендовавших себя компаний в области проектного менеджмента на страницах компаний в сети Интернет.
Принципы формирования Проектного офиса
При формировании проектно-ориентированной системы управления в компании становится важным вопрос о создании Проектного офиса [6]
Проектный офис имеет множество разнообразных определений, основную суть которых можно свести к двум понятиям:
Рис. 1.1. Разные подходы к Проектному офису
- Как инфраструктура – единица, обеспечивающая эффективную реализацию проекта в рамках системы компьютерных, коммуникационных и информационных технологий и отработанных стандартов деятельности и коммуникаций.
- Как подразделение – единица, осуществляющая централизацию и координацию управления прописанных проектов [2]
Федеральным агентством по техническому регулированию и метрологии Проектный офис определяется как «Временная или постоянная организационная единица, создающая условия для повышения эффективности проектной деятельности, обеспечения целесообразности и результативности проектной деятельности» [1].
В свою очередь проектная деятельность трактуется как деятельность, осуществляемая в организации в виде проектов, которые могут объединяться в программы и портфели проектов, и включающая, в случае необходимости, связанные мероприятия.
Проектный офис может быть внедрён на различных уровнях оргструктуры компании, как на уровне департаментов, так и на уровнях ниже, в зависимости от необходимости координирования проектной деятельности того или иного подразделения [3].
Рис. 1.2. Положение Проектного офиса в организационной структуре предприятия
Проектный офис как инфраструктура
Команда проекта состоит из достаточно большого количества сотрудников, часть из которых не являются стабильной структурой в рамках организации и может меняться по мере выполнения этапов проекта. Возникает необходимость организации инфраструктуры, которая позволила бы реализовывать как централизованные, так и децентрализованные функции проекта и обеспечить конфиденциальность и защиту коммерческой тайны проекта [4]
Также часть команды может работать над проектом не полный рабочий день, а выделяться на проект определённое время наряду с обычной деятельностью.
Дополнительно необходимо сформировать инфраструктуру, которая позволила бы реализовать как централизованные, так и децентрализованные функции проекта и обеспечивать конфиденциальность и защиту коммерческой тайны проекта.
Современное понятие Проектного офиса, как комплекса рабочих мест включает большое количество технических и организационных решений, таких как [2]:
- Помещение:
- Проектирование пространственно-планировочных решений – основных помещений головного офиса проекта;
- Проработка вопросов интерьера и внутренней отделки помещений, обустройства мебелью.
- Оргтехника и вспомогательное оборудование:
- Устройства для организации документооборота;
- организационные средства — доски для рисования, планшеты для календарных графиков, оборудование для проведения совещаний и пр.;
- организационная техника — копиры, проекторы, уничтожители бумаги;
- средства безопасности — сигнализация, регламентация доступов в помещение;
- хозяйственный инвентарь и оборудование;
- Программно-компьютерные комплексы, средства связи и телекоммуникаций:
- компьютерная техника — сетевое оборудование, компьютеры, серверы, принтеры;
- программное обеспечение;
- средства связи – телефонные аппараты, каналы связи, мобильные телефоны.
Все эти аспекты являются взаимосвязанными, соответственно Проектный офис является единой организационно-технической системой. 
Рис. 1.3. Пример виртуального Проектного офиса
Дополнительной возможностью упрощения формирования Проектного офиса является возможность формирования виртуального офиса, который позволяется пользоваться едиными программными средствами, едиными базами данных и знаний, вести единый учёт, контроль, мониторинг работ по проекту, проводить видеоконференции, телекоммуникационные совещания в реальном режиме времени [2].
С помощью виртуального офиса достигается повышенная эффективность распределённой системы управления проектами. Такой тип Проектных офисов позволяется содержать две группы программных средств в рамках технологии «клиент – сервер». Первая часть программных средств размещается на сервере и включает средства ведения баз данных. Вторая часть устанавливается на рабочем месте клиента и на основе Internet поддерживает функции виртуального офиса. Эти виртуальные функции первого уровня позволяют менеджеру проекта фиксировать текущее состояние проекта по ресурсам, выполнению работ и затрат не зависимо от реального нахождения членов команды проекта [4].
Прикладное программное обеспечение документооборота офиса проекта должно включать следующие ключевые компоненты:
- систему управления хранением документов — программное обеспечение, реализующее функции управления единым документарным фондом проекта (централизованным архивом);
- систему управления документооборотом — программное обеспечение, реализующее администрирование документооборота, управление маршрутизацией и движением документов, координацией документопотоков, контролем за передвижением документов, за своевременной их обработкой и т. д.;
- набор стандартных бизнес-приложений, использующихся командой проекта для подготовки документов — текстовых процессоров, электронных таблиц и т. п., набор специализированных функциональных приложений, предназначенных для подготовки документов (в отличие от стандартных бизнес-приложений они взаимодействуют с базой данных, поддерживающей структурированную информацию);
- систему экспорта/импорта документов.
В качестве центрального управляющего блока программного обеспечения электронного офиса выступает система управления полномочиями пользователей, которая:
- осуществляет разграничение доступа пользователей к информации (в том числе к документам различной степени секретности);
- осуществляет регламентацию доступа пользователей к функциям, предоставляемым системой.
Зачастую руководство компании не может осознать каковы последствия необходимости внедрения Проектного офиса с учётом всех вспомогательных трат, таких как ПО, каналы связи, системы хранения и управления документами, вследствие чего Проектный офис становится окупаемым лишь спустя длительный срок.
Проектный офис как подразделение
Создание проектного офиса как обособленного подразделения целесообразно при достижения компанией определенного уровня зрелости в управлении проектами. В борьбе за эффективное распределение ресурсов проектов, повышение количества успешно реализуемых проектов, повышения качества мультипроектного управления, формирования внутрифирменных стандартов управления проектами, распределения приоритетов проектов существенно может помочь создание в рамках корпорации такой структуры как Проектный офис.
Мультипроект(НТК) - это Программа или мегапроект, состоящий из множества проектов имеющих логические, ресурсные или другие взаимосвязи.
Проектный офис как подразделение – «это подразделение, осуществляющее централизацию и координацию управления приписанных к нему проектов» [5].
Одним из показателей зрелости организации, а точнее менеджмента организации являются и осознание необходимости, и создание такого подразделения.
Диапазон его обязанностей можно разделить на следующие сегменты:
- создание и развитие адекватной организации системы стандартов управления проектами, ее поэтапное внедрение и модернизация, воспитание персонала;
- анализ всей проектной деятельности организации, сопоставление реализуемых проектов и программ стратегическим целям организации, отбор проектов, формирование портфеля проектов организации;
- создание единого хранилища результатов проектов, анализ завершенных проектов, создание шаблонов по проектам.
Внедрение такого звена как Проектный офис позволяет компании:
- повысить рентабельность реализации проектов;
- увеличить число успешно завершаемых проектов;
- сформировать штат профессионалов, готовых использовать передовые методики в управлении проектами.
Проектный офис в корпорации позволяет компании сформировать систему управления проектами, включая в нее доказавшие свою эффективность методы управления, планирования и анализа проектов для завершения проектов в рамках заданных ограничений.
Для создания эффективного Проектного офиса, который не служит бюрократическим заслоном в организации, менеджмент компании должен осознавать его необходимость и оказывать всяческую поддержку на начальных этапах его работы.
На мой взгляд основными принципами формирования Проектного офиса являются:
Правильно провести проект внедрения корпоративной системы управления проектами. Именно проект – с фиксацией целей, результатов, планом коммуникаций, реестром рисков и прочими приемами управления.
Выбрать правильную методологию и внедрять ее, обязательно пилотируя использование документов и методик.
Использовать информационную систему управления проектами в соответствии с уровнем зрелости проектного управления, сложностью проектов и компетенциями пользователей.
Разработать единую систему мотивации для Руководителей проектов/программ и сотрудников Проектного офиса.
Непрерывно совершенствовать процессы управления: анализировать применение практик проектного управления, убирать неиспользуемые и лишние инструменты и добавлять необходимые процедуры для поддержки проектов.
Этапы формирования Проектного офиса
Инициатива по созданию Проектного офиса должна исходить «сверху» и уже позже новая структура, доказав свою эффективность и необходимость будет воспринята всей организацией.
Внедрение Проектного офиса в компанию, первоначально может встретить сопротивление и даже саботаж со стороны сотрудников организации.
В результате анализа российского и зарубежного опыта в области создания и внедрения Проектных офисов были сформулированы следующие этапы эволюции Проектного офиса компании:
- «информационный центр». На данном этапе осуществляется постановка целей и задач, определение функций и инфраструктуры Проектного офиса, сбор информации;
- «офис сопровождения проектов». На данном этапе Проектный офис начинает свою работу и в кратчайшие сроки должен показать свою эффективность. Здесь могут рассматриваться такие задачи как:
- формирование и анализ отчетов,
- обзоры всей проектной деятельности в организации,
- внедрение корпоративных стандартов управления всеми проектами компании и др.
Таким образом, Проектный офис еще не работает в полную силу и является структурой анализирующей и аккумулирующей в себе информацию по проектам. Он только еще формирует свой имидж и начинает оправдывать свое существование, дает сотрудникам почувствовать необходимость и удобство в использовании общих принципов ведения проектов.
- «офис управления проектами». На данном этапе Проектный офис окончательно закрепляется в структуре организации и переходит к активным действиям. Он становиться обладателем достаточной информацией о всей проектной деятельности организации, чтобы приступить к ее реформированию, а также приступает к решению более крупных задач:
- тюнинг сложившейся системы корпоративных стандартов управления,
- создание на базе этих стандартов программ обучения,
- проведение тренингов для персонала,
- «навязывание» инструментария,
- распределение ограниченных ресурсов компании,
- формирование портфелей проектов адекватных стратегии компании.