Файл: Автоматизация приема и обработки заявок отделом.pdf

89
Рисунок 2.10 Список заявок
Для добавления заявки необходимо нажать соответствующую кнопку.

90
Рисунок 2.11 Учет заявки
Для отправки заявки на исполнение нужно нажать кнопку ОК (после заполнения всех полей).
В главном меню администратора приведены основные кнопки для осуществления работы системы – добавление заявки, получение списка заявок, просмотр архива заявок, просмотр данных о пользователе и результатов расчета показателей. Также администратор заполняет справочники.

91
Рисунок 2.12Справочник Пользователь
Рисунок 2.13 Справочник Приоритеты
Для добавления пользователя необходимо нажать на панели инструментов
«+» - откроется окно добавления данных пользователя.
Для контроля и анализа работы предусмотрен вывод отчетных форм за выбранный период.

92
Рисунок 2.14 Выбор даты отчетов
Общий отчет по заявкам содержит их количество по статусам в табличной и графической форме.

93
Рисунок 2.15 Общий отчет по заявкам, табличная форма
Рисунок 2.16 Отчет по пользователям

94
Фрагмент листинга программного кода приведен в Приложении.

95
3
Обоснование экономической эффективности проекта
3.1
Выбор и обоснование методики расчёта экономической
эффективности
Анализ результативности ИС включает в себя процесс, состоящий из описания, доказательства и определения ого, как эффективно в экономическом плане стало внедрение ИС для фирмы. А полезность тут выражается в рамках классического денежного эквивалента той разницы доходов и расходов фирмы по факту вложений в новую ИС.
Учетом уровня эффективности ИС выступает метод или средство реализации обобщенной оценки ИС. Такие методики состоят из формальных и неформальных процедур, причем неформальные реализуются на базе цифровых данных, субъективных и быстрых методов оценивания. Но более правильные, рациональные, базируются на простых данных оценивания.
Сегодня внедрение современной ИС – дело дорогое. Присутствие фирмы в рыночном секторе часто ведет к исследованию доступных экономических последствий, а еще лучше - оценки качества любого шага в рамках перевода системы контроля компании.
Изучить эффективность ИС – это непростое и долгое дело, требующее много технических и экономических навыков. И лишь взаимодействие этих двух компонентов помогает привести к точному и корректному итогу анализа.
Предлагать на рынке ИС в период высокой конкуренции нет смысла без оценки возможной экономической результативности. Также статистическая оценка окупаемости и качества внедрения в 40-70% случаев связана с неверным внедрением.
Эксперты по созданию, продвижению и поддержке ИС должны изначально оценить новый проект. Также они обязаны периодически контролировать систему на предмет совпадения используемой технологии и пути развития компании. И весь механизм оценки затрат и желаемого эффекта обязан являться отдельной процедурой, которая проводится в процессе реализации и установки системы, чтобы по итогу иметь некий смысл и активно влиять на эффективность работы.
Часто имеется ряд этапов оценки результативности ИС:

96
•
Классическая оценка эффективности в рамках доходов и расходов;
•
Учет цены владения такой системой;
•
Оценка ИС в рамках инвестиционного проекта;
•
Установка системы принятых показателей для определения экономического роста.
Оценку проводят для каждого принципа (технического, регионального и денежного). Сюда также можно отнести:
•
Описание проекта в рамках всего ЖЦ;
•
Создание модели денежных потоков;
•
Описание вариантов сравнения пары проектов;
•
Эффективность и длительность;
•
Описание затраченного времени;
•
Описание расходов и поступлений от проекта;
•
Изучение ситуации без участия проекта и совместно с ним;
•
Описание явных последствий;
•
Описание разных составляющих проекта;
•
Проведение многоуровневой оценки;
•
Описание влияние финансового проекта;
•
Повышение инфляции;
•
Сторонние факторы.
Итоги подобной эффективности проекта отражают дальнейшую суть использования ИС. Но для учета рыночной эффективности работы часто используют ряд рыночных показателей:
•
Совокупная прибыль;
•
Совокупный доход;
•
Процент доходности;
•
Показатели доходности денежного вложения;
•
Период окупаемости проекта.
По итогу из описанного выше делаем вывод, что процедура учета эффективности сложна и не так однозначна. Для каждого случая есть свой отдельный подход. Неправильно исключать некоторые методики, которые

97 уменьшают влияние человека и минимизируют разницу отсутствия требуемых данных.
В нашем случае, т.к. системы создается не для продажи, а для использования в фирме, нужно учесть результативность исходя из изменения затрат на производство. В рамках подсчета сравнить итоги анализа данных, которые получаются при классическом бизнес-процессе и после внедрения приведенной выше системы. Итоговая эффективность автоматизированного анализа данных при показателе минимизации экономических стоимостных затрат на изменение затрат. В рамках оценки результативности в ценовом диапазоне есть
2 группы параметров – понижение трудозатрат и падение стоимости.
Для подсчета корректировки трудозатрат на анализ данных используется система параметров:
Абсолютный показатель минимизации затрат труда на анализ данных:
Т=Т0-Т1
(3.1.1) где Т0 - совокупная трудоемкость анализа данных в базисном варианте;
Т1 - годовая цена анализа данных в создаваемом варианте.
Показатель минимизации затрат труда:
Kт=( Т/Т0)*100 (%)
(3.1.2)
Величина минимизации трудозатрат, отражающая повышение результативности труда в анализе данных:
Yт=Т0/Т1в
(3.1.3)
К параметру цены обычно относят абсолютная минимизация стоимости
( C), параметр некоторого уменьшения цены затрат (КC), индекс минимизации цены затрат (YC):
Параметр минимизации цены затрат:
С=С0-С1
(3.1.4) где С0 - годовая цена анализа данных в базисном варианте;
С1 - готовая цена анализа данных в реализуемом варианте.
Показатель результативности затрат:
Kc=( С/С0)*100 (%)
(3.1.5)

98
Параметр корректировки цены затрат:
Yc=С0/С1
(3.1.6)
Помимо описанных выше показателей также лучше всего учесть время окупаемости затрат на реализацию проекта с компьютерной обработкой данных
(Ток), которая часто считается в годах, частях года или месяцах года:
Ток = КП / C
(3.1.7), где КП – это расходы на реализацию проекта (создание и установку).
А также расчетный коэффициент эффективности вложенных затрат:
Ер = 1/Ток
(3.1.8)
3.2
Расчёт показателей экономической эффективности проекта
Общая экономическая эффективность от использования корпоративной
СЭД выражается влиянием на эффективность главных бизнес-процессов с учетом издержек, связанных с установкой и обслуживанием. При этом логично полагать, что финансовые потери характерны в основном для первой фазы, а отдача от системы, или положительный финансовый поток - для второй. В процессе проектирования модели оценки важно оценить некоторые параметры:
• Финансовые затраты на проект установки ИС в случае его благополучного завершения, а также сумма затрат на обслуживание ИС;
• Суммирование доходов, связанных с использованием ИС;
• Индекс дисконтирования, применяемый в рамках оценки приведенной стоимости финансового потока.
Получение оценки эффективности вложений в ИС по указанной методике предполагает реализацию следующих шагов.
Изначально, экономическая эффективность СЭД в компании включает в себя факторы влияния, находящиеся в 3 областях: расходы на достижение результата, прямые и непрямые выгоды. Выделим следующие главные факторы минимизации внутренних издержек в процессе установки модуля СЭД:
• Минимизация расходов на сотрудников;
• Минимизация затрат на инвентарь и оборудование;
• Уменьшение затрат на обучение и тренинги;

99
• Повышение производительности в документообороте и выполнении поручений;
• Увеличение возможностей бизнес-анализа;
• Минимизация косвенных ИТ-затрат.
В таком случае общая стоимость затрат при использовании системы может быть уменьшена за счет выбора платформы, отвечающей таким требованиям, как:
• Понятный и привычный интерфейс пользователя (уменьшение затрат на обучение нового персонала);
• Доступность беспрепятственного внесения дополнений в бизнес-логику системы (уменьшение расходов на управление изменениями);
• Доступность на рынке труда большого количества специалистов, которые могут проводить поддержку и сопровождение системы (уменьшение расходов на обслуживающий персонал);
• Приемлемая масштабируемость, минимальные начальные требования к аппаратной части (уменьшение вложений в инфраструктуру).
Системы ЭДО устанавливаются для решения целого ряда задач, стоящих перед компанией, из которых наиболее часто выделяются именно эти:
• Реализация более эффективного управления за счет полноценного контроля над исполнением документов, прозрачности деятельности компании на всех уровнях;
• Доступность системы контроля качества, соответствующей международным требованиям;
• Доступность эффективного накопления, управления и доступа к данным и знаниям. Реализация кадровой гибкости за счет большей формализации работы каждого специалиста и возможности хранения всей предыстории его профессиональной деятельности;
• Отслеживание деятельности компании в целом (внутренние служебные расследования, анализ работы конкретных подразделений);
• Улучшение бизнес-процессов и автоматизация механизма их контроля и исполнения;

100
• Минимизация или полное прекращение оборота бумажных документов внутри компании Экономия ресурсов за счет уменьшения издержек на управление потоками документов в компании;
• Отсутствие необходимости или значительное упрощение хранения бумажных документов за счет доступности единого электронного архива.
Установка корпоративных СЭД дает компаниям два типа преимуществ:
1. Положительные факторы, основанные на сокращении затрат различных ресурсов, и выражающиеся в уменьшении времени реализации сложных однотипных операций с документами;
2. Увеличение эффективности работы компании в целом, проявляющееся преимущественно в повышении качества реализации базовых бизнес-процессов.
Эти положительные факторы сложно измерить, поэтому они часто составляются только в обобщенном виде:
• Доступность коллективной работы над документами;
• Повышенная эффективность контроля над исполнением документов;
• Улучшенная сохранность созданной информации;
• Увеличение возможностей и упрощение процессов обработки различной информации.
Поэтому, главные ожидаемые результаты от автоматизации документооборота - наведение порядка в процессе работы с документами, значительная автоматизация бизнес-процессов, минимизация сроков принятия управленческих решений и увеличение качества работы компании в целом. По итогам внедрения СЭД руководство фирмы должно получить качественный инструмент управления, который очень важен для развития бизнеса в условиях современной экономики. Но предлагаемые количественные и качественные оценки эффективности СЭД не могут быть связаны между собой и с нюансами каждой конкретной компании.
Для расчета стоимостных показателей учтем, что заработная плата сотрудника отдела составляет около 45000 рублей. Так как в рабочей неделе содержится 5 рабочих дней по 8 часов, стоимость одного часа работы сотрудника отдела составит:
25000/(5*8)=267 рублей в час.

101
Тогдаоперации технологического процесса при базовом и проектном варианте за год и их характеристики представлены в таблице 3.1 и таблице 3.2.

102
Таблица 3.1
Базовый вариант
№ п/п
Наименование операций технологического процесса решения комплекса задач
Оборудо- вание
Ед.
Изм.
Объем работы в год
Норма выра- ботки / (опер/в час.)
Трудоемкость
Средне-часовая зарплата специалиста
(руб.)
Стоимостные затраты для ручных операций
1..
Заявка на техподдержку нет дс
13200 80 165 267,86 44196,43 2..
Список сотрудников ВК нет дс
13200 80 165 267,86 44196,43 3..
Список сотрудников отдела технической поддержки нет дс
11880 81 146,6667 267,86 39285,71 4..
Список оказываемых дополнительных услуг нет дс
11880 82 144,878 267,86 38806,62 5..
График работы нет дс
11880 83 143,1325 267,86 38339,07 6..
План проведения техмероприятий нет дс
11880 84 141,4286 267,86 37882,65 7..
Журнал поступления заявок нет дс
11880 85 139,7647 267,86 37436,97 8..
Отчет о закрытых заявках нет дс
13200 80 165 267,86 44196,43 9..
Отчет по работе сотрудников техподдержки нет дс
26400 50 528 267,86 141428,57 10..
Отчет по заявке нет дс
118800 50 2376 267,86 636428,57 11..
База данных вопросов и ответов нет дс
39600 50 792 267,86 212142,86
Итого:
283800,00 4906,87 1314340,32

103
Таблица 3.2
Проектный вариант
№ п/п
Наименование операций технологического процесса решения комплекса задач
Оборудо- вание
Ед.
Изм.
Объем работы в год
Норма выра- ботки / (опер/в час.)
Трудоемкость
Средне-часовая зарплата специалиста
(руб.)
Стоимостные затраты для ручных операций
1..
Заявка на техподдержку нет дс
13200 120 110 267,8571 29464,29 2..
Список сотрудников ВК нет дс
13200 96 137,5 267,8571 36830,36 3..
Список сотрудников отдела технической поддержки нет дс
11880 97,2 122,22 267,8571 32738,10 4..
Список оказываемых дополнительных услуг нет дс
11880 98,4 120,73 267,8571 32338,85 5..
График работы нет дс
11880 99,6 119,28 267,8571 31949,23 6..
План проведения техмероприятий нет дс
11880 100,8 117,86 267,8571 31568,88 7..
Журнал поступления заявок нет дс
11880 102 116,47 267,8571 31197,48 8..
Отчет о закрытых заявках нет дс
13200 104 126,92 267,8571 33997,25 9..
Отчет по работе сотрудников техподдержки нет дс
26400 70 377,14 267,8571 101020,41 10..
Отчет по заявке нет дс
118800 75 1584 267,8571 424285,71 11..
База данных вопросов и ответов нет дс
39600 60 660 267,8571 176785,71
Итого:
3592 962176,26

104
Абсолютный показатель снижения трудовых затрат на обработку информации:
Т= 4906,87-3592,12=1314,75 часов
Показатель снижения стоимостных затрат
С= 1314340,32-962176,26=352164,06 рублей
На рис. 3.1 приведена диаграмма сравнения базового и проектного вариантов трудовых затрат, на рис. 3.2 – стоимостных затрат.
Рисунок 3.1 Диаграмма сравнения базового и проектного варианта трудовых затрат обработки информации.
Рисунок 3.2 Диаграмма сравнения базового и проектного варианта стоимостных затрат обработки информации.
Планирование длительности этапов и содержания работ осуществляется в соответствии с ЕСПД ГОСТ 19.102-77 и предполагает распределение работ по следующим этапам:
1. Техническое задание
4906,87 3592,12 1314,75 0,00 1000,00 2000,00 3000,00 4000,00 5000,00 6000,00
Базовый вариант
Проектный вариант
Снижение затрат
час
о
в
1314340,32 962176,26 352164,06 0,00 200000,00 400000,00 600000,00 800000,00 1000000,00 1200000,00 1400000,00
Базовый вариант
Проектный вариант
Снижение затрат
р
убле
й

105
 обоснование необходимости разработки программы;
 научно-исследовательские работы;
 разработка и утверждение технического задания;
2. Эскизный проект
 разработка эскизного проекта;
 утверждение эскизного проекта;
3. Технический проект
 разработка технического проекта;
 утверждение технического проекта;
4. Рабочий проект
 разработка программы;
 разработка программной документации;
 испытания программы;
5. Внедрение
 подготовка и передача программы.
Анализируя требования ГОСТ, можно предложить следующее распределение работ по этапам:
1. Разработка технических требований, предъявляемых к разрабатываемому ПО и проведение исследований заданной области.
2. Разработка алгоритмов работы ПО, выбор среды программирования.
3. Разработка программных модулей (написание кода).
4. Тестирование и отладка разрабатываемого ПО.
5. Разработка документации.
Этап внедрения отсутствует, так как разрабатываемое ПО будет внедряться силами заказчиков (покупателей) данного ПО без участия разработчиков.
Определим вероятные трудозатраты на выполнение данного проекта.
Определим их с помощью экспертных оценок. Для этой цели было опрошено пятеро экспертов-разработчиков, которые дали следующую оценку трудовых затрат на данную разработку:
Таблица 3.3