Файл: Литература по теме Тема Оформление управленческой документации.pdf

62
Вопрос 5. Требования к программному обеспечению.
Требования к ресурсам системы.
Требования данного вида состоят из требования к аппаратному и программному обеспечению. Требования к аппаратному обеспечению непосредственно исходят из требований к программным продуктам, входящим в состав системы электронного документооборота и дополнительных программных продуктов.
Главным программным требованием является требование к операционной системе. Здесь необходимо выяснить будет ли работать данный продукт на уже имеющихся на предприятии версиях операционных систем.
Наиболее частым продуктом третьей стороны, требуемым для работы внедряемой системы документооборота, является СУБД для хранилища данных. Нормальная работа клиентского места может потребовать наличие какого-либо из офисных пакетов. В данном случае также необходимо уделить внимание вопросам совместимости документов из уже применяемых офисных пакетов с теми, с которыми работает клиентское место.
Аппаратная часть должна обеспечивать требуемую максимальную производительность, как на клиентском месте, так и на серверной части.
Например, если на клиентском месте один сотрудник вводит в день сто документов, а другой два документа, то естественно, что первому необходимо более производительное рабочее место.
Стоимость продукта и его внедрения.
Конечная стоимость внедрения системы электронного документооборота на предприятии может очень сильно отличаться от стоимости этой системы в прайс-листе. В большинстве случаев дополнительная стоимость определяется предыдущим пунктом – это стоимость программных продуктов и аппаратной части.
Требования к операционной системе могут повлечь закупку необходимых версий операционной системы для клиентской и серверной части. При использовании СУБД стороннего разработчика его в большинстве случаев придется покупать отдельно (если СУБД не была куплена ранее). Зависимость клиентского места от офисных пакетов подразумевает их наличие и, следовательно, в некоторых случаях приобретение, что может существенно увеличить стоимость продукта на цену одного офисного пакета на одно клиентское место. Это наиболее вероятные зависимости.
В стоимость программного продукта может входить техническая поддержка.

63
Еще одним разделом затрат является обучение сотрудников для работы с новой системой. Для этого может потребоваться приглашение специалистов поставщика программного продукта, организация внутренних семинаров для своих сотрудников, закупка дополнительных обучающих материалов.
Просуммировав стоимость всех вторичных затрат можно таким образом получить сумму наиболее полно отражающую стоимость внедрения электронного документооборота.
Удобство сопровождения.
Технически удобство сопровождения системы определяется наличием системы помощи, сложностью настройки системы под конкретную предметную область, возможностью ее расширения и необходимость привлечения стороннего персонала для расширения или настройки системы.
С организационной стороны, сопровождение – это получение технической поддержки со стороны поставщиков внедряемой системы.
Поддержка может предоставляться – по телефону, e-mail, ICQ и т.п.
Важный вопрос для начала использования системы – это подготовка готового решения и обучение персонала. Первое означает, что покупается не чистая система, а уже подготовленное для данного предприятия решение с документами, типами пользователей, задачами и т.п., характерными для данного предприятия. Большим плюсом будет наличие электронного обучающего курса по работе с системой, как демонстрационного, так и интерактивного.
Удобство в использовании.
Удобство в использовании – это удобство работы с системой для конечного пользователя. Наиболее простой путь для определения этого состоит в рассмотрении сложности выполнения пользователями типичных операций с документами. Например, что нужно сделать пользователю, чтобы создать документ – сколько пунктов меню пройти, сколько движений мышью сделать, что ввести с клавиатуры. Критерием простоты служит количество и доступность последовательных операций. Это можно выяснить, только поработав с системой или ее демонстрационной версией.

64
Вопросы для самопроверки:
1. В чем заключается процессный подход применительно к документационному обеспечению?
2. Что такое процесс ДОУ?
3. Что такое структурирование процессов ДОУ?
4. Опишите последовательность внедрения системы электронного документооборота.
5. Какие возможности работы с документами должна обеспечивать система электронного документооборота?
6. Что такое бизнес – логика?
7. Назовите требования к программному обеспечению.
8. Зачем нужно разграничение прав доступа?
9. Какие требования предъявляются к организации хранения документов?
10. В чем заключается идентификация пользователя?
Литература по теме:
1. Алексеева Т.В. Документационное обеспечение управления: учеб. пособие. – М.: Московская финансово-промышленная академия,
2014. – 220 с. – (серия «Непрерывное образование»).
2. Гринберг А.С. Документационное обеспечение управления: учебник / А.С. Гринберг, Н.Н. Горбачёв, О.А. Мухаметшина. – М.:
Юнити-Дана, 2015. – 391 с. – режим доступа http://biblioclub.ru
3. Рогожин М. Ю. Делопроизводство: курс лекций: учебное пособие. – М.: Директ-Медиа, 2014 – режим доступа http://biblioclub.ru

65
Задачи:
1. Изучить этапы развития систем электронного документооборота.
2. Познакомиться с различными классами систем электронного документооборота.
Основные понятия:
 Бизнес-задание.
 Бизнес-процесс.
 Groupware.
 Docflow.
 Workflow.
Вопрос 1. Этапы автоматизации документооборота.
Каждый тип документа в организации или на предприятии имеет свой регламент обработки, который содержится в маршрутном листе, документально отражает схему документооборота этого документа.
В свою очередь каждая функция управления строится на основе использования определенных документов, с каждым из которых производятся определенные операции. Для этого их собирают в папки
(дела), к которым прикрепляют соответствующие маршрутные листы, а затем посылают по почте либо с курьером от специалиста к специалисту.
Во время выполнения функций управления на предприятии, будь то в сфере производства или услуг, успешная деятельность будет зависеть непосредственно от организации сбора, обработки, маршрутизации и распространения информации.
Анализ значимости отдельных операций производят менеджеры, извлекая папки и просматривая написанные от руки аннотации на маршрутной карте. Они всего несколькими росчерками пера в данном документе, в соответствии со своими правами, имеют возможность изменить маршрут прохождения того или иного документа.
Эта методика имеет ряд недостатков, основные из которых заключаются в том, что при такой организации информация часто теряется, возникают непредвиденные задержки на пути прохождения документов, трудно отследить состояние работы в определенный момент времени, поэтому возникла проблема автоматизации
документооборота, решение которой проходило несколько стадий.

66
I этап. Конец 60-х и начало 70-х годов прошлого века характеризовались использованием ЭВМ для автоматизации в основном процедуры контроля исполнения документов, заполнения регистрационных карточек и ведения электронной картотеки. Позже в конце 70-х и в начале 80-х годов в таких системах стали применять электронную почту с редактором документов, позволившем создавать и отправлять по почте электронные документы.
II
этап. Середина 80-х отмечена появлением систем, автоматизирующих хранение электронных документов, в которых бумажные документы сканировались с помощью специальных устройств, и пользователи имели дело уже с их цифровыми копиями, которые гораздо более доступны и удобны в хранении и использовании.
Это позволило в конце 80-х годов создать документооборот, который можно было выразить словом «docflow».
Docflow = работа с образами документов + маршрутизация.
Системы работы с образами документов, реализовав преобразование бумажных документов в цифровую форму, сделали доступ к информации значительно эффективнее, к тому же пользователи получили набор инструментов для настраиваемой маршрутизации и управления изображениями и другой информацией.
Это существенно упростило получение статистической информации по выполняемым работам, а также автоматизировало стандартные задачи документооборота. В корпоративной среде клиент- сервер продукты данного класса позволяют организовать стандартное управление большими объемами изображений документов.
III этап. В начале 90-х для всех типов экономических систем ответственное выполнение всеми сотрудниками порученных работ выходит на первый план, поэтому старая технология автоматизации документооборота становится недостаточной, в силу чего появляется новая технология «workflow».
workflow = работа + управление потоками работ
.
В таких системах можно выделить две особенности:
 Образы документов и другие документы рассматриваются в качестве одного из типов данных, наряду с файлами данных, графикой, аудио и видео.
 В системах, автоматизирующих управление работами или деловыми процессами, фигурируют два основополагающих понятия: бизнес-задание и бизнес-процесс, для исполнения которых необходимо своевременно поставлять нужные документы.

67
Бизнес-задание – это работа, которая должна быть
исполнена.
В средства, помогающие автоматизировать выполнение бизнес – задания, корпорации вкладывают миллионы долларов. Часто из-за модульной архитектуры их называют компонентным программным обеспечением. В рамках единого интерфейса пользователь, независимо от стоящей перед ним в данный момент конкретной задачи, получает при загрузке в систему доступ сразу ко всем приложениям.
Бизнес-процесс – это процесс управления бизнес-заданиями, т.
е. их моделирование, модификация, сопровождение.
Бизнес-процесс описывает последовательность взаимодействия сотрудников при выполнении работ (кто, что, над чем, когда и в течение какого времени должен сделать).
Для эффективной организации документооборота необходимо точно знать, какая информация нужна для выполнения бизнес-заданий, когда она должна быть предоставлена, в каком порядке и что делать при возникновении исключительных ситуаций – это лишь небольшой список встающих вопросов.
Вопрос 2. Категории систем управления документооборотом.
Рынок современных систем управления документооборотом можно подразделить на следующие основные категории, в зависимости от объема и сложности выполняемых операций:
 Системы коллективной работы.
 Системы автоматизации управления документооборотом.
 Системы автоматизации деловых процессов.
 Интегрированные системы управления документооборотом.
Вопрос 3. Системы коллективной работы «groupware».
В группу систем groupware входят многие почтовые системы, такие как MS Exchange или GroupWise, главное назначение которых – обеспечение коллективной работы пользователей на общем уровне, т. е. обмен сообщениями, документами, общие или персональные папки для хранения информации и механизмы для определения простых маршрутов.
Системы коллективной работы класса «groupware» ориентированы на проект и рассчитаны на группы взаимодействующих сотрудников небольшого или среднего размера, совместно использующих информацию из баз данных. Часто эти системы построены на базе Lotus
Notes в среде «клиент-сервер».

68
Системы электронной почты (ЭП) с расширенным
функционалом.
Продукты данного класса предназначаются для структурированных процессов, состоящих из небольшого количества простых шагов, но инициируемых произвольно. Таким образом, это системы свободной маршрутизации класса «ad hoc». Инициатор запускает процесс, направляя электронную почту исполнителям, от которых требуются определенные действия в определенный промежуток времени.
Автоматизированные системы контроля исполнения
документов с электронной почтой (ЭП).
Автоматизированные системы контроля исполнения документов
(АСКИД) с ЭП применяются в малых и средних организациях с большими объемами потоков управленческих документов.
Задачами такого рода систем является учет всей документации учреждения, а также постановка на контроль и контроль за исполнением документов. В сущности, системы, основываясь на персональной СУБД, ведут журналы регистрации и контроля или регистрационно- контрольные карточки
(РКК) документов, сигнализируют о приближении сроков окончания исполнения, о просроченных документах, выдают информацию в виде отчетов.
Системы рассчитаны на делопроизводственный персонал и группы контроля. Они характеризуются ограниченным перечнем выполняемых строго регламентированных деловых процессов и имеют целью совершенствование выполнения основных делопроизводственных процедур.
Вопрос 4. Системы автоматизации управления
документооборотом.
Системы класса «docflow» ориентированы на использование форм электронных документов, при разработке которых планируются маршруты прохождения этих документов через специалистов определенных отделов. Обработка, исполнение и передвижение каждого документав организацииосуществляется согласно прописанному для него маршруту.
Данный класс систем считается универсальным, т.е. автоматизирующим весь комплекс задач, возлагаемых на делопроизводство, от разработки и создания проекта документа, до списания в дело, включая документооборот и хранение документов.
Системы этого класса применяются для средних и крупных предприятий и организаций с большими потоками разнообразной документации, имеющих строго регламентированные процедуры обработки.