Файл: Литература по теме Тема Оформление управленческой документации.pdf

69
Вопрос 5. Системы автоматизации деловых процессов.
Этот класс систем документооборота «workflow» предназначен для жестко структурированных деловых процессов, в которых редко возникают исключительные ситуации. В выполнение работ вовлечено большое количество взаимодействующих сотрудников, имеющих дело с различными типами информации.
В основу функционирования таких систем положено понятие потока работ. Базовой единицей в них является работа, которая должна быть выполнена с определенными условиями в заданной последовательности и заданными исполнителями. Исполнение работы может производиться в различных временных рамках, контролироваться по времени и содержанию, с ней могут связываться документы, задания, резолюции и т.п.
Понятие работы в workflow гораздо шире, чем документа, понятие движения работ шире движения документов, т.е. workflow, в сущности, включает в себя документооборот как частный случай.
Программное обеспечение типа «workflow» ориентировано на деловой процесс, и для него лучше всего подходят архитектура «клиент- сервер» и высокопроизводительные серверы. Примерами областей, в которых применяются данные системы, могут быть банки, государственные службы, службы кредитных карточек покупателей или страховые компании.
Вопрос 6. Интегрированные системы управления
документооборотом.
Однако следует учесть, что на уровне крупных предприятий и корпораций автоматизация деловых процессов не может быть достигнута с помощью отдельных систем свободной или жесткой маршрутизации либо ориентированных на электронную почту, – нужна интеграция этих решений в соответствии с запросами конкретного предприятия. Поэтому в настоящее время получают большое распространение интегрированные системы управления документооборотом, объединяющие выполнение всех функций и работающие с удаленными пользователями через средства Internet.

70
Вопросы для самопроверки:
1. Охарактеризуйте этапы автоматизации документооборота.
2. Что такое технология Docflow?
3. Что такое технология Workflow?
4. Перечислите категории систем автоматизации документообора.
5. Что такое бизнес-задание?
6. Что такое бизнес-процесс?
7. Перечислите функции интегрированных систем управления документооборотом.
8. Для чего предназначены системы коллективной работы?
9. Для чего предназначены системы автоматизации управления документооборотом?
10. Для чего предназначены системы автоматизации деловых процессов?
Литература по теме:
1. Алексеева Т.В. Документационное обеспечение управления: учеб. пособие. – М.: Московская финансово-промышленная академия,
2014. – 220 с. – (серия «Непрерывное образование»).
2. Гринберг А.С. Документационное обеспечение управления: учебник / А.С. Гринберг, Н.Н. Горбачёв, О.А. Мухаметшина. – М.:
Юнити-Дана, 2015. – 391 с. – режим доступа http://biblioclub.ru
3. Рогожин М. Ю. Делопроизводство : курс лекций: учебное пособие. – М.: Директ-Медиа, 2014 – режим доступа http://biblioclub.ru
Тема 8. Обзор современных систем автоматизации офисной
деятельности
Вопросы темы:
1. Обзор систем автоматизации офисной деятельности.
Цели:
1. Сформировать представление о современных системах автоматизации документооборота.
Задачи:
1. Познакомиться с системами электронного документооборота, представленными на рынке программного обеспечения.
2. Познакомиться с фирмами, производящими системы электронного документооборота.

71
Основные понятия:
 Система «Дело».
 Система LanDocs.
 Система «IRM classicDoc».
 Система «Е1 Евфрат».
 Система CompanyMedia.
 Система DocsVision.
 Система Optima Workflow.
 Система «Логика: СЭД».
Вопрос 1. Обзор систем автоматизации офисной
деятельности.
Характерной чертой нашего времени является бурное развитие информационных технологий и высокая активность компаний, производящих различные компьютерные продукты. Не являются исключением и компании, специализирующиеся на автоматизации процессов документационного обеспечения управления.
Система «Дело» (ООО «Электронные офисные системы).
Система автоматизации делопроизводства и документооборота
«Дело» предназначена для автоматизации делопроизводственной деятельности (основанной на традиционных отечественных технологиях и закрепленных соответствующими стандартами) и документационного обеспечения управленческой деятельности государственных организаций (рис. 21).

72
Рис. 21. Интерфейс системы «Дело»
Система обеспечивает выполнение следующих операций:
 Отслеживание всех этапов делопроизводственных операций и результатов выполнения работ по основным функциональным процессам организаций и учреждений.
 Единая регистрация всей поступающей корреспонденции, включая письма и обращения граждан, путем создания регистрационной карточки, в которую заносятся сведения о документе.
 Ввод текстов резолюций, включая повторные, и назначение исполнителей по ним.
 Направление резолюций и документов на рабочие места пользователей-исполнителей.
 Пересылка отчетов исполнителей по документу ответственным исполнителям и/или авторам резолюций.
 Регистрация движения документов (документооборота) внутри организации.
 Осуществление контроля за своевременным исполнением поручений.
 Объединение и группирование документов, зарегистрированных в системе делопроизводства, по различным признакам.

73
 Выполнение поиска по совокупности реквизитов регистрационных карточек и резолюций с целью осуществления функций контроля исполнения документов и резолюций и ведения справочно-аналитической работы.
 Ввод сведений об отправке исходящих документов адресатам с созданием реестров рассылки документов.
 Получение согласно действующим правилам и инструкциям информационных материалов, сводок, отчетов для предоставления руководству.
 Получение и вывод на печать статистических справок и отчетов, а также регистрационных карточек для обеспечения совместимости с традиционной («бумажной») технологией делопроизводства.
 Хранение электронных образов документов.
 Списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел и при необходимости извлечение их из дела.
 Протоколирование работы пользователя с системой, включая работу с регистрационными карточками и резолюциями.
 Быстрый перевод документов в электронный вид
(сканирование).
 Совместная работа и подготовка проектов документов.
 Построение сложных маршрутов движения под различные бизнес-процессы.
 Организация ссылок между документами, проектами и поручениями.
 Единая рабочая среда для удаленных подразделений и филиалов
(общие файлы, документы, поручения, обсуждения).
 Электронное взаимодействие с организациями и органами власти.
 Интеграция со сторонними бизнес-решениями и системами.
 Юридически значимый документооборот.
 Соответствие законодательным, нормативно-методическим требованиям.
 Автоматизация государственных услуг и обращений граждан.
Имеется подсистема«Мобильный кабинет», позволяющая работать с документами вне офиса (видео) в условиях отсутствия постоянного подключения к Сети, с ноутбука, из интернет-кафе и с помощью мобильных устройств, таких как iPad, iPhone, смартфоны, коммуникаторы, мобильные телефоны, работающие с электронной почтой, в том числе и на платформе Android.

74
Подсистема «ДЕЛО-WEB» – необходимое решение для предприятий с территориально распределенной структурой. Благодаря новым функциональным возможностям системы сотрудники удаленного филиала, не имеющие возможности подключиться к локальной сети
«основной компании», становятся равноправными участниками документооборота в рамках всего предприятия.
Подсистема «КАРМА» – предназначена для применения функций криптографической защиты информации и электронной подписи, а также для защиты файлов и документов от несанкционированного доступа и изменений.
Система LanDocs (фирма АО «Ланит»).
Система LanDocs предназначена для автоматизации процессов управления документами, документооборотом и делопроизводством на предприятиях и в организациях различного профиля и масштаба.
Система LanDocs реализована как адаптивная CASE-модель электронного офисного документооборота и делопроизводства.
Настройка системы на конкретные условия эксплуатации осуществляется модификацией параметров
CASE-моделей без изменения программного кода. Поставляется в двух вариантах: как законченная система (программное обеспечение, документация, обучение пользователей) или как открытый к развитию вариант
(базовый набор CASE-моделей, специализированная библиотека диалоговых элементов, CASE-технология адаптации и поддержки, обучение пользователей, разработчиков и специалистов группы поддержки).
Программный комплекс LanDocs позволяет реализовать в автоматизированном режиме следующие операции по работе с документами:
 Регистрация входящих, внутренних и исходящих документов с использованием механизма регистрационных карточек (рис. 22).

75
Рис. 22. Регистрационная карточка документа
 Рассылка документов, заданий, поручений как одному пользователю, так и по списку.
 Хранение содержания документов (файлов, созданных внешними приложениями в виде текстов, таблиц, изображений, звука и т.д.).
 Контроль за прохождением и исполнением документов и поручений.
 Поиск документов с возможностью сохранения поисковых запросов, просмотр и редактирование документов.
 Поддержка нескольких версий одного документа.
 Сканирование бумажных документов и распознавание текстов
(OCR).

76
 Интегрированный вызов офисных приложений для просмотра, редактирования и печати документов.
 Организация архивирования документов.
 Гибкая настройка на административную иерархию организации и тематическую структуру документарного фонда.
 Регламентация прав доступа пользователей к документам и функциям системы.
В системе имеется Web-клиент LanDocs, который работает во всех современных браузерах, адаптирован под популярные форм-факторы устройств и обеспечивает доступ к СЭД с любого рабочего места вне зависимости от используемой операционной системы. Реализованы все основные сценарии выполнения делопроизводственных операций по документу, в частности рассмотрение, согласование и подписание.
Также имеется мобильный клиент LanDocs для IPAD, позволяющий решить три важные задачи для любого бизнес- пользователя: автономность, мобильность и оперативность.
Пользователь может принимать необходимые решения, находясь вне своего рабочего места.

Система «IRM classicDoc» (НТЦ «Институт развития
Москвы»).
IRM classicDoc – коробочный продукт, позволяющий быстро автоматизировать документооборот в государственных учреждениях, в среднем и малом бизнесе, где деятельность сопровождается большим объемом информации. Это классическая «электронная канцелярия», которая охватывает стандартный функционал делопроизводства и документооборота в Российской Федерации. «Электронная канцелярия»
– обеспечивает совместную работу со всеми видами документов в течение всего их жизненного цикла в организации.
«Электронная канцелярия» представляет собой технологию классического делопроизводства со сквозным контролем исполнения документов. Она позволяет автоматизировать основные функции канцелярии, общего или организационного отдела – регистрацию, обработку и контроль исполнения документов:
 регистрацию исходящей и входящей почты в многоуровневой карточке, куда заносятся сведения о документе и ходе его исполнения;
 поиск документов по любому известному атрибуту или набору атрибутов, в том числе и контекстный поиск по содержанию (названию) документа;
 контроль исполнительской дисциплины по заданному интервалу времени и по исполнителям;
 выдачу напоминаний о контрольных документах и сроках их исполнения;

77
 подготовку справок, сводок и списков по всему объему документов, тематическим рубрикам и т.д.;
 вывод на печать регистрационных карточек, статистических справок, сводок и напоминаний для облегчения ведения традиционного делопроизводства;
 создание реестров рассылки документов;
 списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;
 организация ведения архива электронных копий документов.
Система «Е1 Евфрат» (фирма «Cognitive Technologies»).
Система «Е1 Евфрат» – мощный инструмент автоматизации документооборота и бизнес-процессов для компаний всех типов и размеров. Система эффективно решает задачи как в рамках небольшой структуры, например канцелярии, отдела, департамента или локальной организации в целом, так и в рамках территориально распределенной организации со сложной схемой информационных потоков. Система
«Е1» обеспечивает весь жизненный цикл электронных документов в рамках ключевых бизнес-процессов организации.
В системе реализуются следующие функции:
 Ввод и регистрация документов может производиться по шаблонам реквизитов, выполненным в соответствии с действующими нормативными материалами (рис 23). Бумажные и электронные документы могут быть автоматически импортированы в систему.
Рис. 23. Регистрация договора в системе Е1 ЕВФРАТ

78
 Контроль исполнения документов. Взаимодействие сотрудников в ходе бизнес-процессов поддерживается системой согласований и поручений, гарантированно повышающей исполнительскую дисциплину.
 Передача документов в приложения для редактирования, печати, отправки по электронной почте и др.
 Оптимизация движения документов (технология Workflow).
Реальные бизнес-процессы компании поддерживаются за счет использования концепций WorkFlow и BPM. В визуальном редакторе можно создавать жесткие и гибкие маршруты любой сложности.
 Архивное хранение документов и их графических образов, полученных путем сканирования.
 Поиск документов по их содержанию и набору реквизитов.
 Пересылка документов адресатам или исполнителям через факс или вывод на печатающее устройство для передачи бумажного документа.
 Интеграция с системами создания (текстовый редактор Word, система распознавания CuneiForm) и просмотра документов
(программы-навигаторы сети Интернет).
 Отчёты, журналы. Е1 содержит в своём составе мощный встроенный Менеджер отчетов, который позволяет настроить любые по сложности шаблоны отчетов в табличной форме, в виде графиков и диаграмм, а также выгрузить отчеты во все популярные офисные приложения: MS Word, MS Excel, MS PowerPoint, Open Office, PDF.
 Настройка и кастомизация. Для удобства пользователей в Е1
Евфрат включен инструмент для визуального редактирования форм документов – графический дизайнер форм. Пользователь получает возможность без привлечения программиста оперативно добавить необходимый реквизит на форму документа или создать форму с нуля.
 Интеграция с 1С, IBM Domino\Notes, SharePoint.
Система CompanyMedia (компания «InterTrust»).
Программный комплекс
OfficeMedia предназначен для автоматизации документооборота и поддержки бизнес-процессов.

79
Система CompanyMediaсостоит из следующих модулей:
 Делопроизводство.
 Нормативные и распорядительные документы.
 Договоры.
 Заявки.
 Заседания.
 Корпоративный Электронный Архив.
 Обращения граждан.
 Поручения.
 Факс.
 Документы.
Все эти модули образуют единую, налаженную систему, автоматизирующую работу организации.
Модуль CompanyMedia «Делопроизводство» предназначен для автоматизации внутренних и внешних электронных коммуникаций.
Подсистема объединяет такие компоненты, как «Входящие документы»,
«Исходящие документы», «Внутренние документы» и другие. В модуле реализовано сочетание современных моделей ведения бизнеса и лучших практик российского документооборота и делопроизводства (ГСДОУ).
Система обеспечивает автоматизацию документооборота в рамках следующих функций:
 фиксирование всех реквизитов документов в соответствии с
ГСДОУ и требованиями заказчика;
 распределенное (на местах) внесение поручений и резолюций;
 контроль исполнения документа в целом, отдельных поручений и исполнителей;
 фиксирование в системе передачи бумажных экземпляров и копий (смешанный документооборот);
 автоматическое формирование дел при отнесении документов к номенклатурным делам;
 поиск по набору реквизитов или по контексту;
 построение отчетов по найденным или выделенным документам в соответствии с шаблоном отчета;
 заверение содержания документов, поручений и отчетов об исполнении с помощью ЭП;
 возможность учета в системе всей (в том числе нерегистрируемой) входящей корреспонденции;
 работа с сопроводительными письмами в рамках электронного документооборота.