Файл: Литература по теме Тема Оформление управленческой документации.pdf

80
Документооборот в сфере договорной документации — один из наиболее значимых участков работы с корпоративным контентом.
Модуль «CompanyMedia - Договоры» — это автоматизация всего жизненного цикла контрактной документации, включая создание проектов договоров, их согласование, формирование электронного архива. Система позволяет существенно сократить сроки согласования по договорам и полностью исключить риск потери документов.
Модуль CompanyMedia Договора автоматизирует следующие функции:
 подготовка текста договора на основе шаблонов типовых договоров;
 подготовка нетиповых договоров, в том числе с поддержкой юридической логики;
 контроль прохождения (где и у кого находится), фиксация сроков согласования и резолюций, версий договоров;
 заключительное визирование договоров ответственным сотрудником или руководителем (ЭП);
 организация централизованного реестра договоров компании или предприятия в электронной форме (регистрация и учет, хранение оригиналов и версий договоров, приложений, сопроводительных документов);
 поиск, оперативное получение информации и отчетов;
 предоставление информации по договору подразделениям компании или отдельным сотрудникам;
 учет выдачи и возврата оригиналов документов;
 организация электронного архива завершенных и расторгнутых договоров.
Система Optima Workflow (компания «Optima software»).
Система OPTiMA-WorkFlow представляет собой программную платформу для создания систем управления документами (электронного документооборота) в государственных и коммерческих организациях любого масштаба, деятельность которых связана с обработкой потоков информации.
Платформа имеет открытую, web-ориентированную архитектуру, расширенную функциональность, возможность интеграции с лидирующими ИТ-решениями, визуальные средства настройки и адаптации системы.
OPTIMA-WorkFlow обеспечивает комплексную автоматизацию процессов обработки документов и позволяет перейти к безбумажной технологии работы с электронными документами.

81
Основным назначением OPTiMA-WorkFlow является:
 автоматизация делопроизводства и канцелярии;
 организация автоматизированного учета документов;
 управление электронными архивами документов;
 административная регламентация деятельности и управление деловыми процессами;
 контроль выполнения работ, обработки документов и исполнения поручений;
 обеспечение защиты информации от несанкционированного доступа и искажений за счет использования средств криптографической защиты информации и электронной цифровой подписи, в том числе сертифицированных, например, КриптоПро;
 поддержка принятия управленческих решений;
 интеграция с другими информационными системами предприятия;
 распределенная обработка документов и межведомственный информационный обмен.
Функциональные возможности системы заключаются в автоматизации всех видов деятельности по обработке документов:
 делопроизводство и канцелярия;
 управление бизнес-процессами и административными регламентами;
 контроль исполнительской дисциплины;
 мониторинг эффективности деятельности, формирование отчетности и поддержка процессов принятия управленческих решений;
 архивное хранение бумажных и электронных документов;
 электронные библиотеки, управление знаниями;
 преобразование бумажных документов в электронный вид;
 межтерриториальный и межведомственный обмен документами;
 информационная безопасность, защита информации от несанкционированного доступа, применение ЭЦП и обеспечение юридической значимости документов.
Система DocsVision (Компания DocsVision).
Система DocsVision – программный продукт, предназначенный для создания автоматизированных корпоративных решений по управлению документами и бизнес-процессами.

82
Общее назначение, область применения:
1. Создание корпоративных решений по управлению документами и бизнес-процесами, в том числе:
 делопроизводство, документационное обеспечение управления;
 контроль исполнения решений и поручений;
 архив документов предприятия;
 согласование документов;
 обработка заявок на обслуживание клиентов;
 другие бизнес-процессы с участием документов и данных внешних ИТ-систем.
2. Интеграция ИТ-систем предприятия в рамках сквозных бизнес- процессов и в территориально-распределенной структуре.
3. Поддержка современных методик управления: управление качеством, знаниями, процессное управление.
Состав системы DocsVision:
1. Программная платформа управления документами и бизнес- процессами – набор программных компонентов, предоставляющий функции работы с документами, включает в себя открытые программные интерфейсы, средства моделирования приложений и базовые клиентские компоненты.
2. Стандартные приложения:
 «Делопроизводство» – обеспечивает типичные процессы организационно – распорядительного документооборота: регистрацию, рассмотрение, исполнение, подготовку, согласование документов.
 «Управление процессами» – полнофункциональная WorkFlow система описания и исполнения сложных процессов обработки информации и взаимодействия с информационными системами.
 Средства настройки и разработки приложений – дают возможность партнерам и заказчикам создавать собственные прикладные решения на базе платформы и стандартных приложений.
Система «Логика: СЭД» (группа компаний «Ай-Ти»).
Информационная система «Логика: СЭД» предназначена для автоматизации управленческого документооборота и делопроизводства.
Система «Логика: СЭД» обеспечивает автоматизацию процессов:
1) документационного обеспечения принятия решений, включая создание проекта документа, его согласование, утверждение и направление в архив;
2) контроля исполнительской дисциплины, в том числе процессы формирования поручений и контроля их выполнения;
3) работы с входящей и исходящей корреспонденцией.

83
Названные функции могут быть реализованы в организациях и компаниях, имеющих многоуровневую, территориально- распределенную и функционально-проектную структуру.
Автоматизируемые функции.
1. Документационное обеспечение принятия решений:
 Автоматизация утвержденных регламентов и управление их изменениями.
 Поддержание работы конечных пользователей согласно регламентам.
 Подстрока регламентов в ходе их использования «на лету».
 Контроль прохождения документов согласно регламенту: даты, визы, версии и редакции документов.
 Поддержка сложных схем согласования: параллельное, последовательное, с переходами по условиям.
 Работа с версиями и редакциями документов.
2. Обработка входящих и исходящих документов:
 Регистрация корреспонденции, поступающей в различных видах. Связывание документов «по вопросу».
 Наложение резолюций. Пересылка документов внутри организации по настраиваемым маршрутам.
 Поддержка сложных регистрационных номеров.
 Обеспечение работы нескольких канцелярий.
3. Контроль исполнительской дисциплины:
 Быстрый доступ к документам, имеющим отношение к новым и ранее созданным поручениям.
 Формирование поручений, корректировка списка исполнителей и сроков выполнения поручений.
 Контроль сроков и работ по выполнению поручений.
 Мониторинг и статистика выполнения поручений и отработки документов.
4. Поддержка сложных организационных структур компаний и
организаций:
 Ведение данных о подчиненных компаниях, подразделениях и сотрудниках организаций.
 Поддержка механизмов доверенных лиц, делегирования полномочий и совмещений.
 Управление правами сотрудников на создание, согласование подписание, регистрацию документов и т. д.

84
«Логика: СЭД» может быть реализована на любой популярной
ECM-платформе: IBM FileNet, Alfresco, IBM Notes/Domino и JBoss.
Максимально используя возможности платформы «Логика: СЭД» обеспечивает автоматизацию традиционного делопроизводства и управленческого документооборота. Средствами системы можно быстро автоматизировать новые деловые бизнес-процессы с присущими им схемами движения документов.
Вопросы для самопроверки:
1. Перечислите известные системы автоматизации документооборота.
2. На базе какой платформы может быть создана система
«Логика: СЭД»?
3. Каким образом реализована система LanDocs?
4. Из каких модулей состоит система IRM classicDoc?
5. Какую систему Вы порекомендуете для автоматизации документационного обеспечения управленческой деятельности государственных организаций?
6. Какая фирма выпускает систему Е1 Евфрат?
7. Назовите основные функции системы Е1 Евфрат.
8. Назовите состав системы DocsVision.
9. Какой программный продукт выпускает компания ООО
«Электронные офисные системы»?
10. Какая система реализована как адаптивная CASE-модель электронного офисного документооборота и делопроизводства.
Литература по теме:
1. Алексеева Т.В. Документационное обеспечение управления: учеб. пособие. – М.: Московская финансово-промышленная академия,
2014. – 220 с. – (серия «Непрерывное образование»).
2. www.docsvision.com
– сайт компании «DocsVision».
3. www.evfrat.ru
– сайт фирмы «Cognitive Technologies».
4. www.eos.ru
– сайт компании «Электронные офисные системы».
5. www.lanit.ru
– сайт фирмы «Ланит».
6. www.landocs.ru
– система landocs фирмы «Ланит».
7. www.intertrust.ru
– сайт компании «InterTrust».
8. www.it.ru
– сайт компании «Ай-Ти».
9. www.mdi.ru
- сайт компании «НТЦ ИРМ».