Файл: Порядок оформления должностных инструкций.docx

Порядок распределения документов в дела определяется номенклатурой дел. Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Делопроизводство, ДОУ – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Под ДОУ понимается вся совокупность работ со служебными документами в учреждениях, организациях и на предприятиях: составление, регистрация полученных документов и другой корреспонденции, организация и контроль исполнения, формирование номенклатуры дел и справочных фондов, экспертиза научной и практической ценности, хранение и передача в архив, обеспечение секретности и сохранности служебной тайны.

Документооборот - движение документов в организации с момента создания или получения до завершения исполнения, отправки или передачи их на хранение.

Требования к структуре тела документа предполагают, что основное тело документа должно представлять собой набор разделов разного уровня вложенности. Каждый раздел должен иметь номер в десятичной системе Дьюи, позволяющий быстро и эффективно ссылаться на них в рецензиях и любых обсуждениях, затрагивающих документ. Если документ представляется в виде WordDoc, PDF, DjVu и подобных форматах, ориентированных на последующую печать, то страницы документа должен иметь сквозную нумерацию.

1. 
   Общая структура документационного обеспечения управления
   

Управление любым предприятием - это информационный процесс, в котором информация принимается, обрабатывается, вырабатывается решение, решение доводится до исполнителей, действия которых контролируются. (рис. 1.1)

Организация документооборота основана на тех же принципах, что и механический конвейер: движение документов должно иметь минимальные возвраты на предыдущие ступени, документы должны направляться исполнителям в соответствии с их обязанностями, чтобы избежать дублирования операций.

Служба делопроизводства-структурное подразделение федерального органа исполнительной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти.

Рис.1.1. Схема документационного обеспечения управления

---

Вышестоящие органы





Отчёты

Законы, указания, рекомендации, нормы



Решения



Администрация

Служба управления





Службы делопроизводства

Приказы, задания

Акты, протоколы, заключения









Службы контроля

Исполнители



Служебные записи, отчётность


Любой документ, доставленный в организацию, должен быть зарегистрирован и обработан. Обработка входящих документов должна включать регистрацию в журнале. После рассмотрения руководителем и регистрации документы передаются исполнителям. Документ находится у исполнителя до окончательного решения вопроса. После исполнения документ должен подшиваться к делу. По истечении установленного срока дела передаются на хранение в архив.

Организация документооборота основана на тех же принципах, что и механический конвейер: движение документов должно иметь минимальные возвраты на предыдущие ступени, документы должны направляться исполнителям в соответствии с их обязанностями, чтобы избежать дублирования операций.


Делопроизводители, секретари



Входящий документ

---

Руководители

Исполнители



Регистрация входящих

Рассмотрение (инициация)

Исполнение









Внешний мир



Регистрация внутренних



Возникновение версионности документов





Регистрация исходящих

Утверждение (подписание)

Согласование



Исходящий документ





Внутренний контур

Внешний контур


Рис. Схема документооборота

Внешний контур начинается с входящих (внешних) документов, которые поступают на предприятие извне. Это могут быть распоряжения вышестоящих органов, приказы, постановления, письма от партнеров заказчиков и т.п. Полученные документы регистрируются секретарями и затем поступают на исполнение.

Входящая документация - это документация, поступающая на предприятие от других организаций. Исходящие документы - это документы, которые предприятие (организация) отправляет другим предприятиям. Исходящая документация - это документы, которые несут в себе информацию, выработанную на предприятии в целях передачи ее в другие организации: письма, справки, отчеты, приказы, телеграммы, телефонограммы и т.п.

Если документ создается в самой организации, то возникает внутренний контур прохождения документа (инициация - исполнение - согласование - утверждение - регистрация). Именно на внутреннем контуре прохождения документа часто возникает его версионность (т.е. документ существует в разных версиях). Например, на этапе согласования, когда появляются замечания от разных лиц. Важной задачей делопроизводства является отслеживание, накопление и управление версиями документов, а также контроль за изменением документа.

---

Каждый документ в процессе движения должен проходить через три операции: регистрация, контроль, направление в дело. Во избежание путаницы с документами каждая операция должна выполняться один раз.

Особенно следует выделить класс управленческих документов, к которым относятся:

• 
  организационные документы (устав предприятия, штатное расписание, должностные инструкции сотрудников);
  
• 
  распорядительные (распоряжения, приказы, решения);
  
• 
  информационно-справочные (письма, факсы, докладные записки, телефонограммы);
  
• 
  документы по личному составу (трудовые книжки, контракты с сотрудниками, личные дела сотрудников).
  

1.2 Цели и задачи службы ДОУ

Служба ДОУ принимает непосредственное участие в постановке задач при разработке автоматизированных информационных систем для работы с документами, в обеспечении режима доступа к информации и защите информации, в совершенствовании работы с документами. Основной целью службы ДОУ является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по ДОУ.

Так же служба ДОУ имеет следующие цели:

• 
  Совершенствование форм и методов работы с документами;
  
• 
  Внедрение единого порядка работы с документами (их подготовка и обработка);
  
• 
  Контроль исполнения и подготовки документов к передаче в государственный архив в соответствии с действующими нормативами;
  
• 
  Сокращение документооборота, количества форм документов;
  
• 
  Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию ДОУ организации;
  
• 
  Участие в разработке и внедрении прогрессивных технологий ДОУ на базе применения вычислительной и организационной техники, персональных компьютеров.
  

Исходя из целей, служба ДОУ решает следующие задачи:

1. 
   совершенствование форм и методов работы с документами;
   
2. 
   обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архивы в соответствии с ЕГС ДОУ, ГОСТами и другими действующими нормативами;
   
3. 
   сокращение документного оборота, количества форм документов и документов;
   
4. 
   разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации и подведомственной системе (для организаций, имеющих подведомственную систему), прогрессивных технологий ДОУ на базе применения вычислительной и организационной техники, направленных на реализацию деятельности организации.
   

---

А из этих задач вытекают следующие функции:

1. Обеспечение документирования управленческой деятельности. Эти задачи могут быть решены с помощью выполнения следующих функций:

• 
  разработка и проектирование бланков, обеспечения их изготовления;
  
• 
  обеспечение изготовления документов, копирования и тиражирования;
  
• 
  контроль качества подготовки и оформления документов, соблюдение.
  

2. Организация работы с документами в учреждении. Эти задачи решаются выполнением следующих функций:

• 
  установление единого порядка прохождения документов (документооборота учреждения);
  
• 
  экспедиционная обработка входящих и исходящих документов;
  
• 
  регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов;
  
• 
  контроль за исполнением документов;
  
• 
  систематизация документов, обеспечение их хранение и использование; организация работы с обращениями граждан;
  
• 
  обеспечение защиты информации.
  

3. Совершенствование форм и методов работы с документами. Эти задачи включают в себя выполнение следующих функций:

• 
  разработку и переработку нормативных, инструктивных, методических документов и доведение их до сведения работников организации;
  
• 
  методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации;
  
• 
  повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам работы с документами;
  
• 
  упорядочение документации организации, проведение работ по унификации документов, разработка Табеля и Альбома форм документов, применяемых в деятельности организации;
  
• 
  разработку и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота организации, повышение исполнительной дисциплины;
  
• 
  постановку задач разработки и совершенствования автоматизированных информационных систем и баз данных для работы с документами.
  

ГЛАВА 2 ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ

2.1 Формуляр и структура текста должностной инструкции

---