Файл: 1. теоретические основы подготовки номенклатуры дел предприятия 11.docx
Добавлен: 09.12.2023
Просмотров: 66
Скачиваний: 2
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
Номенклатура дел оформляется на общем бланке организации, визируется руководителем архива (сотрудником, ответственным за архив), подписывается руководителем службы ДОУ (должностным лицом, ответственным за ДОУ), согласовывается с экспертной комиссией организации, а также экспертно-проверочной комиссией архива (при необходимости).
1.2 Этапы разработки оформления номенклатуры дел
Название дел является основным учетным документом, поскольку создается для того чтобы правильно формировать и учитывать дела организации в процессе делопроизводства, включая отдел кадров.
Есть три типа номенклатуры дел: стандартизированная (стандартная), приблизительная (прогнозная) и индивидуальная. Для каждого предприятия разрабатывается своя индивидуальная номенклатура дел.
Многие коммерческие организации не обязаны разрабатывать и утверждать номенклатуру дел. Для его составления должны быть организации из списка субъектов, являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов6.
Вопросы ведения номенклатуры дел можно разделить на:
1) процессуальные, связанные с организацией получения информации об изменениях в количестве и составе дел;
2) связанные с процедурой внесения изменений.
Процедура иногда рассматривается в методических документах, которые содержат рекомендации по процедурным вопросам. В них говорится, что структурные подразделения отмечают несозданные дела в течение года и учитывают дополнительные вопросы деятельности организации из-за неожиданных вопросов работы компании. Эти данные передаются на хранение и учет службе делопроизводства. В конце года они будут записаны в первую номенклатуру дел, а затем отойдут к окончательному отчету. Для достижения цели окончательного учета количества сформированных дел и состава документов, необходимо придерживаться такого порядка действий. Кроме того, это недостаточно для выполнения функции поиска, поскольку информация о реальных случаях может понадобиться до конца года. Мы считаем, что необходимо установить срок передачи информации о незапланированных делах и внести их службой делопроизводства в рабочую копию номенклатуры дел сразу после их появления.
Вопросы, связанные с внесением изменений в номенклатуру дел, влияют на порядок:
- внеочередное составление номенклатуры дел в связи с изменением структуры организации;
- ввод информации о потерянных, неисправимо поврежденных и т.д. делах.
Структура дел организации и ее структурных подразделений формируется каждый календарный год. Каждое подразделение должно иметь индивидуальную номенклатуру дел. Обычно они готовят номенклатуру отдела кадров – обновленную, дополненную или новую, руководитель или инспектор отдела кадров7.
Объединенная номенклатура дел должна проверяться и утверждаться ежегодно, удаляя несущественные дела и добавляя новые.
Номенклатура дел организации — это документ постоянного хранения, рассматриваемый как самостоятельный вопрос. В организациях, которые не передают документы на государственное хранение, номенклатурные дела хранятся не менее 10 лет.
Алгоритм работы с номенклатурой дел представлен на рисунке 1.
Рисунок 1. Этапы работы с номенклатурой дел
При составлении номенклатуры дел организации «следует руководствоваться уставом или положением об организации, положением о ее структурных подразделениях, штатным расписанием, номенклатурой дел организации за прошедший год, описями постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, регистрационные формы, ведомственные и типовые перечни документов с указанием сроков их хранения, стандартные и примерные номенклатуры дел.»
В приложениях 7 и 8 Основных правил работы архивов организаций (утверждены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.) приведены соответственно установленные формы номенклатуры дел организации (сводная) и структурных подразделений, имеющие следующие разделы: индекс дела; наименование организации. заголовок (название); количество дел; срок сохранности дела.
Раздел «индекс» обычно формируется из цифрового обозначения. Каждому структурному подразделению присваивается свой собственный номер, который должен присутствовать в указателе; дополнительно присваивается порядковый номер дела. Индекс, например, может выглядеть так: 10-08. Из них 10 — это цифровое обозначение отдела кадров, а 08 - номер дела. Следующая колонка 2 — это название дела. В этой колонке сначала перечислены наиболее важные документы.
Важно, чтобы заголовки дела были четко сформулированы, и было ясно, какие документы включены в список.
Колонка 3 – количество обращений. В нем указывается общее количество дел, и оно подается в конце календарного года. Далее идет колонка 4 – срок хранения дела.
Колонка 5 – примечания. В нем указывается важная информация, которая не была учтена в предыдущих столбцах.
Законодательством установлены сроки хранения документов, по истечении которых они могут быть уничтожены.
Срок хранения документов исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства.
Пример. Сотрудник уволился 31 августа 2019 года. Приказы об увольнении сотрудников по их собственному желанию хранятся в течение 50 лет. Обратный отсчет должен начаться 1 января 2020 года.
Для некоторых документов время хранения точно не указано. Срок годности указывается словами, буквенными обозначениями – «до замены на новые» (ДЗН).
«Постоянно» означает, что срок хранения не может быть менее 10 лет. Это относится к организациям, которые не являются источниками комплектования государственных и муниципальных архивов. Срок хранения документов «до тех пор, пока не пройдет необходимость» («ДMН») не может быть менее одного года.
Отметка «ЕПК» означает, что вопрос об оставлении данного дела на постоянное хранение или на срок, указанный в номенклатуре дел, решается экспертно-проверочной комиссией организации, утвержденной приказом руководителя, то есть часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно».
Номенклатура дел утверждается руководителем организации8.
В конце календарного года графа 3 «Количество дел» заполняется в номенклатуре дел за прошедший год. Подсчитывая количество обращений по каждой категории, делается итоговая запись, в которой делается пометка о том, куда будет передана окончательная информация, например, в архив организации. В графе 3 указывается количество ящиков постоянного хранения со сроком годности более 10 лет и со сроком годности до 10 лет включительно, количество ящиков, перемещаемых на следующий год.
Вся работа со старой номенклатурой должна быть выполнена к 31 декабря. С нового года дела формируются по новой, обновленной номенклатуре.
Номенклатура дел - это локальный нормативный документ, который является обязательным для всех сотрудников организации. Одной из важных задач документационного обеспечения управления является обеспечение правильного хранения документов, организация быстрого поиска и использования документов для решения различных управленческих ситуаций, предполагает обязательную систематизацию документов, что возможно только при наличии номенклатуры дел в организации.
Грамотно составленная номенклатура дел является важнейшим источником информации о деятельности конкретной организации и предоставляет полную информацию о юридической, финансовой и прочей деятельности организации, ее структуре, деловых отношениях и типах документов.
Вышесказанное относится к юридическим лицам, не являющимся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, которым в любом случае придется создавать оригинальные номенклатуры дел на бумажном носителе.
Таким образом, можно констатировать, что существует ряд существенных вопросов создания и функционирования номенклатуры дел организаций. требующий нормативного регулирования.
2. АНАЛИЗ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ ПЕРМСКОГО НАЦИОНАЛЬНОГО ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКОГО ПОЛИТЕХНИЧЕСКОГО УНИВЕРСИТЕТА И РАЗРАБОТКА РЕКОМЕНДАЦИЙ ПО ЕЕ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ
2.1 Анализ организационной структуры, документооборота и номенклатуры дел Пермского национального исследовательского политехнического университете
Федеральное государственное автономное учреждение высшего образования «Пермский национальный исследовательский политехнический университет» был создан в 1953 году Приказом Министерства культуры СССР от 18 июля 1953 г. № 1275 как Молотовский горный институт9.
Пермский национальный исследовательский политехнический университет (далее – ПНИПУ) является многопрофильным высшим учебным заведением с высоким кадровым потенциалом и современной материально-технической базой, обеспечивающим качественную подготовку кадров по широкому спектру естественно-научных, технических, технологических, экономико-управленческих, социальных и гуманитарных направлений и специальностей для предприятий и организаций Западного Урала и России.
Адрес ПНИПУ: 614990, Пермский край, г. Пермь, Комсомольский проспект, д. 29
Телефон/факс: +7 (342) 219-80-67, +7 (342) 212-39-27
Е-mail: rector@pstu.ru.
В настоящее время в университете обучается 15 600 студентов, 490 аспирантов, более 2000 слушателей программ дополнительного профессионального образования. За 65 лет университет подготовил более 150 000 специалистов с высшим образованием, которые в настоящее время являются признанными лидерами многих предприятий и организаций.
Работу разработки номенклатуры дел необходимо начинать с издания соответствующего распорядительного документа руководителя организации о разработке номенклатуры дел. В этом документе должны быть указаны конкретные сроки представления в службу документационного обеспечения управления (ДОУ) и архив каждым структурным подразделением всех списков первичных документов, которые могут образовываться в зависимости от специфики его деятельности в следующем делопроизводственном году. Также в приказе должны быть указаны ответственные за исполнение и достоверность представленной информации, а также сроки представления проекта сводной номенклатуры дел организации на рассмотрение экспертной комиссии и утверждение руководителя. Университет имеет большое количество структурных подразделений, к приказу можно приложить график сдачи проектов номенклатур дел и документов в них образующихся с целью их системного рассмотрения.
Номенклатура дел ПНИПУ оформляется на общем бланке организации. Она в обязательном порядке проходит процедуру согласования. Номенклатура визируется руководителем архива и должна быть одобрена экспертной комиссией организации. Номенклатура дел – многостраничный документ. Первый лист оформляется на общем бланке или чистом листе формата А-4.
Реквизиты номенклатуры дел:
1. Наименование организации.
2. Наименование вида документа.
3. Дата.
4. Индекс.
5. Место составления.
6. Гриф утверждения.
7. Заголовок к тексту на 2018 год.
8. Текст.
9. Отметка о согласовании виза согласования.
Номенклатура дел организации подписывается руководителем отдела документационного обеспечения Управления документацией и в обязательном порядке утверждается ректором университета.
Номенклатура дел структурного подразделения подписывается руководителем подразделения после ее согласования с архивом университета.
В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы организации. Названиями ее разделов являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой ПНИПУ.