Файл: 1. теоретические основы подготовки номенклатуры дел предприятия 11.docx
Добавлен: 09.12.2023
Просмотров: 64
Скачиваний: 2
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
Основным документом, отражающим методику разработки номенклатуры дел, являются Основные правила работы архивов организации. Основные правила устанавливают порядок подготовки номенклатуры, закрепляют ее форму, правила заполнения граф, составления и систематизации заголовков дел и т.д.
Основными принципами построения номенклатуры дел являются: единство в подходе к учету, систематизации, описанию и поиску документов; применение индексации документов, обеспечивающей внесение в соответствующие разделы номенклатуры изменений, добавлений и исправлений; стабильность индексов дел; сохранение за номенклатурой дел функции учета документов10.
Для организации хранения и обеспечения сохранности документов архив ПНИПУ создает документальный фонд университета. Сводная номенклатура дел как раз и отражает весь документальный фонд организации. В архиве ПНИПУ сводная номенклатура дел создается на основании Примерной номенклатуры дел высшего учебного заведения, Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения и Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения.
Сводная номенклатура дел в архиве ПНИПУ составляется заведующим архивом на основе номенклатур дел структурных подразделений.
В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы организации. Названиями ее разделов являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой ПНИПУ.
Номенклатура дел имеет строго унифицированную форму и пять обязательных граф: индекс дела, заголовок дела, количество томов, срок хранения, примечание.
1. В графе 1 проставляются индексы каждого дела.
Каждому делу, заголовок от которого включен в номенклатуру дел, присваивается свой индекс. Индексы имеют особое значение для практического использования номенклатуры.
Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения (кода) структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения.
Переходящие дела вносятся в номенклатуру каждый раз под одним и тем же индексом.
Например: 02-01-03 означает, что 02 – это Управление документацией, 01 – это Отдел документационного обеспечения, а 03 будет обозначать порядковый номер дела в номенклатуре этого структурного подразделения. Группы цифр отделяются с помощью тире.
2. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел, в обобщенной форме отражающие основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «переписка по кадрам» и т.д.), вводных слов и сложных оборотов, сокращенных слов и сокращенных наименований.
Заголовки дела располагаются в определенной последовательности. Она основывается на учете организационно-структурного построения аппарата управления и выполняемых им функций. Стабильность расположения заголовков обеспечивает быстрый поиск заголовков дел.
Далее располагаются заголовки дел с распорядительной документацией самой организации (приказы, распоряжения и т.п.). Затем следуют заголовки дел, содержащих плановые и отчётные документы, переписку и другую документацию.
Внутри перечисленных категорий документации заголовки также систематизируют с учетом их важности.
Заголовок дела должен четко отражать и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов всего комплекса. Заголовки могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, не связанные последовательностью ведения делопроизводства, употребляется термин «документы», а после него в скобках указываются основные виды документов дела, например: документы (книги учета поступления и выбытия документов, паспорт архива, реестры описей) архивного учета.
В заголовках дел с перепиской отмечают корреспондента и краткое содержание документов, например: переписка с Рособразованием, МОиПО Свердловской области по вопросам приема в университет.
3. В графу 3 номенклатуры дел заполняется количество единиц хранения.
Дело – это основная учетная единица, используемая в делопроизводстве. В конце года необходимо в графу № 3 номенклатуры дел занести количество образованных дел. Дело может содержать не более 250 листов, что соответствует толщине в 3–4 см. При большом объеме документов, относящихся к одному делу, проводят его деление на самостоятельные дела (тома). Запись проставляется следующим образом: 1 или 1, 2 (если дело состоит из нескольких томов).
В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по сроки хранения документов на основании Перечня типовых документов, образующихся в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других предприятий, учреждений и организаций, с указанием сроков хранения, по типовой или примерной номенклатуре дел или по согласованию Центральной экспертно-проверочной комиссии (ЦЭПК) Федерального архивного агентства. Отметка экспертно-проверочной комиссии в отдельных статьях перечней документов со сроками хранения означает, что среди таких документов могут быть документы, имеющие народно- хозяйственное, научное, социально-культурное или историческое значение. Например: 5 лет ЭПК ст. 254.
Примечание экспертов экспертно-проверочной комиссии в отдельных статьях перечня документов со сроками хранения означает, что среди этих бумаг могут быть документы, имеющие народно-хозяйственное, научное или социально-культурное значение или историческое значение.
Специалисты экспертизы вместе с службой делопроизводства и заведующим архивом контролируют формирование дел в процессе производства и качество подготовки документов для передачи на хранение. Они также оказывают методическую и практические помощь работникам организации по вопросам экспертизы ценности документов, подготовки номенклатуры дел (описи), актов и т.п.
Часть функции ЭПК заключается в рассмотрении, утверждении и согласовании с экспертной проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения проектов номенклатуры документов организации, описи дел постоянного хранения или длительного хранение (свыше 10 лет), а также актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.
Как ПНИПУ является источником комплектования государственного архива, университет должен представить описи дел документов постоянного хранения и по личному составу (годовые разделы) на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного учреждения. На утверждение в установленном порядке, а по личному составу – на согласование. Перед отправкой документов в государственный архив номенклатура дел должна быть согласована с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего учреждения.
4. В графе 5 проставляются отметки о заведении дела, переходящем деле и выделении дел к уничтожению. О лицах ответственных по формированию документов или передаче их в другую организацию
Так, в случае появления дел на следующий год у фирмы возникает дело, формирование которого продлевается на следующий год, то в графе «Примечание» пишут «переходящее». Выбрав время для формирования дел на следующий год данное дело переходит в номенклатуру дел под тем же порядковым номером
На основании перечня документов организации при наличии в перечне дел, который определяет срок хранения дела. В графе «Примечания», комментарии (например, «на государственное и муниципальное хранение не передаются») переносятся в графу No 5 номенклатуры дел организации без изменений
Номенклатура дел на предстоящий год составляется в последнем квартале и вводится в действие с первого дня следующего года. Если в организации не была изменена структура или реорганизация, в ходе которой перераспределялись функции и направление деятельности между структурными подразделениями, если не появились в практики работы новые документы и формы, то ежегодно номенклатура дел только уточняется, оформляется заново и после утверждения руководителем организации вводится в действие. В случае коренного изменения функций и структуры организации номенклатура дел должна быть разработана заново11.
В номенклатуре должны быть учтены все документы, которые организация получает от иных организаций и лиц или создает в процессе своей деятельности. Номенклатура включает не только управленческие документы, но и все регистрационные формы - картотеки или журналы учета.
Сводная номенклатура дел печатается не менее чем в трех экземплярах. Первый утвержденный экземпляр является документом постоянного срока хранения и включается в раздел службы документационного обеспечения управления; второй используется службой ДОУ в качестве рабочего экземпляра; третий применяется в работе архива организации для осуществления контроля за формированием дел в делопроизводстве организации, учета дел и так далее; четвертый остается в архивном учреждении, с которым номенклатура дел была согласована (это для организаций источников-комплектования). Первый (титульный) лист номенклатуры печатается на бланке организации.
При завершении текущего года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов). Факт наличия заведенных за год дел в архиве организации. При этом, сводная номенклатура дел организации пересматриваются не реже чем раз в 5 лет. С каждым годом она уточняется и утверждается руководителем организации
Если в течение производственного года структура обеспечивает ведение номенклатур дел, то структурные подразделения обеспечивают их ведение. В частности при необходимости включают новые дела с действующей номенклатурой дел и используют резервный индексы в конце каждой категории
После окончания годового периода номенклатура дел структурного подразделения обязательно закрывается итоговой записью, в которой указываются количество и категория фактически заведенных за год документов. В службу делопроизводства передан экземпляр итоговой записи, подписанный лицом, ответственным за ведение дел в структурном подразделении.
Процесс согласования номенклатуры дел с архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет и осуществляется обязательно при коренном изменении структуры, направлений деятельности и функций организации, когда необходимо разработать новую номенклатуру дел.
Для оформления документов в государственных органах и муниципальных учреждениях необходимо иметь четыре экземпляра.
Один из первых экземпляров находится на хранении в службе делопроизводства.
В государственный архив, с ЭК которого согласовывалась номенклатура дел, передаётся второй экземпляр.
А третий экземпляр находится в архиве организации, у лица, отвечающего за архивное хранение.
На данный момент четвертый является рабочим экземпляром, который служба делопроизводства направляет в структурные подразделения для отправки выписок соответствующих разделов как обязательного плана формирования дел следующего года12.
Сводный перечень дел утверждается руководителем организации (гриф утверждения руководителем в федеральных органах исполнительной власти) и регистрируется на общем потоке документов, связанных с управлением или управлением.
2.2 Рекомендации по совершенствованию оформления номенклатуры дел ПНИПУ
Убежденность в том, что необходимо составлять номенклатуру дел и грамотно формировать дела с управленческой документацией приходит обычно после роста организации. Когда компания создается, обычно проходит несколько лет с момента ее создания и становится очевидным необходимость управления процессом увеличения количества документов. Во время накоплений большого количества документов возникает множество вопросов: как их разобрать и распределить по делам, что нужно хранить дальше или уничтожить?. Это очень сложно, если вообще возможно, решить эти вопросы без номенклатуры дел.