Для того чтобы создать номенклатуру дел, сначала нужно собрать всю информацию о документации организации по всем структурным подразделениям. А вот самый простой способ сделать это – с помощью анкет, которые будут разосланы во все отделы¹³.

Затем мы присваиваем индекс подразделениям. При этом в случае с ПНИПУ это будет проще, так как университетские кафедры уже имеют индексы и присвоеные ранее. После того как вы установили новые индексы, вам нужно решить: использовать эту систему или отказаться от нее и установить другие. По этой причине не стоит менять систему индексации.

После этого мы создаем подразделы номенклатуры и названия дел. Что бы мы ни говорили в определении, номенклатура дел - это систематизированный список дел организации. Названия подразделений и связанных с ними дел должны быть расположены в определенной последовательности. Так что подразделения расположены в соответствии с штатным расписанием организации или, как в нашем случае, согласно ранее утвержденной системе индексации структурных подразделений. Наименование одного раздела номенклатуры дел соответствует одному подразделению.

Далее устанавливаем сроки хранения дел.

Основные документы, устанавливающие срок хранения дел - стандартные списки. Перечень стандартных документов, формируемых в ходе деятельности государственных органов, муниципальных образований и организаций с указанием сроков хранения. является номером один"

Оба списка имеют удобную, хорошо продуманную структуру.

В дополнение к стандартным спискам в России существуют ведомственные списки, которые относятся к конкретному ведомству. Есть и другие примеры:

Количество сформированных в ходе деятельности Федерального архивного агентства и его подведомственных организаций документов с указанием сроков хранения;

Перечислите документы, формируемые в деятельности Федеральной налоговой службы и ее территориальных органов, а также их подведомственных организаций.

Перечень необходимых документов, формируемых Федеральной службой исполнения наказаний, органами и учреждениями уголовно-исполнительной системы, с указанием сроков хранения и т. Д

Согласно отраслевым нормативным актам: Наконец, срок хранения документов (обычно узкоспециализированных) может быть указан в отраслевых нормативных актах: законе, правилах и инструкциях.

Конечно же, ни один секретарь или делопроизводитель не должен знать о существовании этих документов. Почему так важно взаимодействовать с коллегами из всех подразделений вашей организации при составлении номенклатуры дел.

---

В случае если срок хранения документа не удалось найти, или руководитель одного из отделов захотел увеличить сроки его сохранения относительно указанного в списке. Крайний период определяется экспертной комиссией организации. В случае отсутствия комиссии - по распоряжению Генерального директора. Если вы хотите указать в графе 4 номенклатуру дел вместо статьи в списке, то укажите данные протокола заседания ЭК или приказа.

После утверждения номенклатуры дел, она утверждается первым лицом организации - генеральным директором. Как только он заполняет штамп одобрения на первом листе документа, он получает одобрение на всех экземплярах номенклатуры, представленных ему для утверждения.

После этого мы передаем номенклатуру дел структурному подразделению. Несмотря на то, что в соответствии с правилами архивного дела сводная номенклатура составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений и основывается на номенклатурах документов подразделения, на практике чаще всего происходит обратное: отдел делопроизводства составляет сводную номенклатуру, после чего распределяет относящиеся к ним разделы по отделам. В конце каждого раздела вы должны оставить несколько строк, чтобы при необходимости вставить туда дела с открытием за год. Чаще всего достаточно трех-пяти строк. По окончании всей страницы, в конце сводной номенклатуры дел рекомендуется оставить целую страницу пустой: вдруг через год в организации появится новое подразделение.

---

ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Таким образом, номенклатура дел – это утвержденный систематизированный перечень дел, заводимых в учреждении, с указанием сроков их хранения в установленном порядке. Номенклатура дел используется как схема распределения и группировки исполненных документов и дел, сроков хранения, а также как схема построения справочной картотеки неиспользованных документов. Кроме того, она является учетным документом в делопроизводстве и архиве учреждения для дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел необходима для быстрого поиска документов по их содержанию и видам. От качества составления номенклатуры дел зависят оперативность работы с документами и их сохранность. Наличие номенклатуры дел в каждом учреждении, организации, предприятия обязательно.

Основные положения по составлению номенклатуры дел изложены в Инструкции по делопроизводству.

В последнее время широкое распространение получают электронные документы, а также базы и банки данных. Они стали неотъемлемой частью документооборота всех организаций и их информационных ресурсов. В связи с этим возникают проблемы с ведением документального фонда, так как во многих случаях документная информация на электронных носителях не считается документом и не учитывается в номенклатуре дел, что приводит к неполному учету действительного документооборота в организациях. При составлении номенклатуры дел следует иметь в виду, что вся документная информация, образовавшаяся в деятельности организации независимо от формы ее носителя, должна быть учтена.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
Нормативно-правовые акты

1. 
   Конституция Российской Федерации. Принята всенародным голосованием 12.12.1993 года. Официальный текст (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 № 6- ФКЗ, от 30.12.2008 № 7-ФКЗ, от 05.02.2014 № 2-ФКЗ, от 21.07.2014 № 11-ФКЗ, от 14.03.2020 № 1-ФКЗ). - Москва : Айрис-Пресс, 2021. – 96 с. – Текст : непосредственный.
   
2. 
   Об архивном деле: Федеральный закон от 22.12.2004 № 125-ФЗ // Российская газета. – 2004. – № 3614 (0). – 27 октября. – Ст. 32.
   

---

Литература

3. 
   Андреева, В.И. Делопроизводство. Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ); Бизнес-школа Интел-Синтез; Издание 2-е, перераб. и доп. – М., 2020. – 222 c. – Текст: непосредственный.
   
4. 
   Галахов, В.В., Корнеев И.К. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. – 3-е изд., перераб. И доп. – М.: Проспект, 2017. – 480 с. – Текст: непосредственный.
   
5. 
   Жук, Ю. А. Информационные технологии мультимедиа: учебное пособие / Ю. А. Жук. - Санкт – Петербург: Лань, 2021. - 208 с. – Текст: непосредственный.
   
6. 
   Елкин, С.А. Системный аспект управления организационными изменениями // Сибирский торгово-экономический журнал. – РГТЭУ, 2019. – № 16. – С. 13-17. – Текст: непосредственный.
   
7. 
   Кирсанова, М.В. Современное делопроизводство: Учебное пособие; ИНФРА-М – М., 2020. – 288 c. – Текст: непосредственный.
   

8. 
   Комаристый, Д.П., Агафонов, А.М., Степанчук, А.П., Коркин, П.С. Использование информационных систем на предприятиях // Вестник Воронежского института высоких технологий. 2017. № 2 (21). С. 104 – 106. – Текст: непосредственный.
   
9. 
   Кабашов, С.Ю. Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях. Учебное пособие / С.Ю. Кабашов. - М.: Флинта, 2018. - 423 c.
   
10. 
    Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления); Управление персоналом – М., 2020. – 200 c. – Текст: непосредственный.
    
11. 
    Львович, Я.Е., Преображенский А.П. Характеристики хранилища данных в корпоративных системах // Вестник Воронежского института высоких технологий. 2020. № 1 (32). С. 31 – 33. – Текст: непосредственный.
    
12. 
    Непогода, А.П.; Семченко, П.А. Делопроизводство организации. Подготовка, оформление и ведение документации; Омега-Л – М., 2020. – 480 c. – Текст: непосредственный.
    
13. 
    Преображенский, Ю.П. О видах информационных систем в организации // В сборнике: Молодежь и системная модернизация страны. Сборник научных статей 3-й Международной научной конференции студентов и молодых ученых. В 4-х томах. Ответственный редактор А.А. Горохов. 2018. С. 131 – 134. – Текст: непосредственный.
    
14. 
    Стенюков, М.В. Документы. Делопроизводство; Москва; Издание 8-е, перераб. и доп. – М., 2020. – 159 c. – Текст: непосредственный.
    
15. 
    Самоквасов, Д.Я. Архивное дело в России / Д.Я. Самоквасов. – М.: Москов. архив Министерства юстиции, 2018. – 370 c. – Текст: непосредственный.
    
16. 
    Самоквасов, Д.Я. Санкт-Петербургский университет Централизация государственных архивов. Архивное дело на Западе. 1900. Ч.04. Соколов Матвей. Из древней истории Болгар. / Д.Я. Самоквасов. – М.: Книга по Требованию, 2017. – 734 c. – Текст: непосредственный.
    
17. 
    Чернышов, Б.А. Моделирование и оптимизация рейтингового управления объектами организационных социально-экономических систем // Моделирование, оптимизация и информационные технологии. 2020. Т. 8. № 1 (28). С. 16 – 17. – Текст: непосредственный.
    
18. 
    Шишкин, И.Ф. «Метрология, стандартизация и управление качеством». Учебник. М.: Издательство стандартов, 2018. №2 (626). С. 145 – 148. – Текст: непосредственный.
    
19. 
    Щавелев, С.П. Археология, история и архивное дело России в переписке профессора Д. Я. Самоквасова (1843-1911) / С.П. Щавелев. – М.: Флинта, 2018. – 506 c. – Текст: непосредственный.
    

---

Интернет-ресурсы

20. 
    Пермский национальный исследовательский политехнический университет - URL: https://pstu.ru/ (дата обращения: 23.11.2022). – Текст: электронный.
    

Антиплагиат:

---

Смотрите также файлы

• Пояснительная записка 36 1.docx

• Вопросы к экзамену по основам теории информации.docx

• Лабораторная работа 1 Подключение оборудования к системному блоку.doc

• В. Р. Фараджова (И. О. Фамилия).docx

• 1. День памяти о геноциде советского народа нацистами и их пособниками.docx