Файл: Методические рекомендации по проведению экспертизы ценности управленческих документов в организациях источниках комплектования архивного отдела.doc
Добавлен: 12.12.2023
Просмотров: 53
Скачиваний: 1
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
, в том числе полного и выборочного приемов.
Второй список включал организации, которые не являлись источниками комплектования государственных архивов. Организации в 1-м и во 2-м списках были даны по состоянию на 1 января 1985 года и расположены по укрупненным отраслям народного хозяйства, которые являлись разделами списков, далее орга-низации были сгруппированы по принадлежности к ведомственным системам (подразделы списков). Примерные списки 1987 года рекомендованы были к использованию в каждом государственном архиве.
В Перечнях с указанием сроков хранения документов, указывались предприятия и организации, в деятельности которых образовывались документы постоянного хранения (список № 1) и в которых не образовывались документы постоянного хранения (список № 2), что упрощало работу по составлению списков.
В настоящее время Перечни с указанием сроков хранения такой инфор-мации не представляет. Единственно, что в п.2.4. указывается применение сроков хранения в организациях, отнесенных к разным спискам. Подробнее об этом указано далее.
В связи с реформами в политической, экономической, социальной и других сферах нашего общества за последние два десятилетия возникли новые структу-ры: Государственная Дума, Администрация Президента, мэрии, управы и т.д. Все это своевременно находило отражение в конкретных списках государственных архивов.
В 1992 году Росархив направил на места новые примерные отраслевые списки учреждений, организаций и предприятий, являющихся и не являю-щихся источниками комплектования государственных архивов.
3. Формы приема документов
К началу 2000 года в российском архивном деле четко сформировались критерии отнесения организаций к источникам комплектования: функционально-целевое назначение организации и полнота отражения информации о деятельнос-ти организации в архивных фондах других организаций. Для группы организаций, выполняющих аналогичные функции, применяется выборочный (повидовый или групповой) прием, т.е. документы организаций и предприятий поступают на государственное или муниципальное хранение в двух формах: полностью или выборочно. При полном приеме на государственное (муниципальное) хранение поступают все ценные документы непосредственно от конкретной организации или предприятия (источников комплектования полного приема). При выборочном приеме на государственное (муниципальное) хранение поступают: все ценные документы от отдельных организаций или предприятий определенного вида (источников комплектования группового выборочного приема); часть ценных документов (от числа не повторяющихся в фондах других организаций) от каждой организации или предприятия определенного вида (источников комплектования повидового выборочного приема). Определение форм приема документов от источников комплектования государственных или муниципаль-ных архивов осуществляется на основе комплексного применения вышеназван-ных критериев с учетом двух факторов:
1) организации хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в соответствии с существующей сетью архивов; количественным представительством организаций или предприятий в зоне комплектования архива;
2) степень однородности (равноценности) информации, содержащейся в их документах.
Массовые организации и предприятия одного вида, обладающие общностью (типичностью) производственной и организационной деятельности (задач, функ-ций, структуры), однородностью (равноценностью) информации, содержащейся в их документах, могут быть отнесены к числу источников комплектования группо-вого выборочного приема. Кроме решения вопроса об отнесении организации к источникам комплектования необходимо соотнести ранги организаций и архивов, что также напрямую влияет на комплектование государственных и муниципальных архивов и негосударственных хранилищ.
Выборочная форма приема (повидовая и групповая выборка) документов проявляется в своеобразии ее применении:
1) повидовая выборка:
- для не массовых объектов, с индивидуальным подходом к составу отбираемых документов однородных объектов;
- как вынужденная замена полного приема для организаций негосударственной формы собственности;
2) групповая выборка:
- целевой отбор организаций в его классическом понимании (как комплекса документов, выделенных по определенному признаку);
- хронологического отбора (всех объектов на определенный временной период);
- регионального (географического) на определенной территории.
В настоящее время четко разделяют формы собственности на архивные документы: государственная, в том числе федеральная и субъекта Российской Федерации, муниципальная и частная. Такая градация форм собственности на архивные документы напрямую повлияла на установление круга источников комплектования государственных и муниципальных архивов.
Исходя из статуса, масштаба, целевых направлений деятельности организа-ции, что определяет ее правоустанавливающими документами, определяется и форма собственности документов с целью распределения их по сети государст-венных или муниципальных архивов.
Сеть государственных архивов представляет собой научно-обоснованную систему государственных архивов, создаваемую в соответствии с их профилем, административно-политической и административно-территориальной принад-лежности. Государственные органы и организации федерального уровня являются источниками комплектования федеральных государственных архивов: государст-венные органы и организации субъекта Российской Федерации – государствен-ных архивов субъектов Российской Федерации.
Муниципальные архивы в основном создаются по принципу территориаль-ной принадлежности, который требует при определении места хранения докумен-тов учета связей фондов с территорией, на которой они возникли. Органы местного самоуправления и муниципальные организации являются источниками комплектования муниципальных архивов.
Данное ранжирование относится как к государственным (муниципальным) организациям, так и к негосударственным, ведь последние все равно являются потенциальными источниками комплектования.
Принятию решения об отнесении (или не отнесении) организаций и пред-приятий к числу источников комплектования муниципального архива предшест-вует большая работа, включающая следующие этапы:
- выявление организаций и предприятий в зоне комплектования архива;
- изучение регистрационных документов организаций;
- анализ основных принципов создания и деятельности организаций и предприятий;
- изучение документирования их деятельности;
- определение степени полноты повторения информации об их деятельности в других организациях.
Определение источников комплектования предполагает: изучение структуры, организационных основ деятельности отраслевой системы, анализ состава организаций и предприятий и их документации.
Отобранные организации и предприятия вносятся в соответствующие списки источников комплектования архива.
В современный период наблюдается устойчивая тенденция к «разгосудар-ствлению» всех сфер управления. Роль государственных структур постоянно сокращается в таких отраслях, как экономика, культура, общественно-полити-ческая жизнь. Поэтому, если архивными органами России не будут приняты меры к сохранению документов негосударственных структур, значительная часть ценных источников по истории современности будут утрачены. В связи с этим перед государственными и муниципальными архивами стоит двуединая задача:
- выявлять негосударственные структуры, фонды которых относятся к профилю комплектования данного архива, и установить, какие из них являются источниками комплектования;
- установить «договорные отношения» с представителями этих структур.
4. Источники комплектования архивного отдела администрации Озерского городского округа
Список № 1 источников комплектования архивного отдела создается с учетом рекомендации Госкомитета по делам архивов Челябинской области. В список внесены организации, учреждения и предприятия с полной формой приема документов. Организации и предприятия в данном списке располагаются в пределах разделов по ведомственно-отраслевому принципу. В связи с тем, что в Список № 1 вносятся источники комплектования, документы которых входят в состав Архивного фонда Российской Федерации, упорядочение документов орга-низаций, предприятий и учреждений осуществляется под контролем Государст- венного комитета по делам архивов Челябинской области. В соответствии с этим описи и номенклатуры дел данных источников представляются на рассмотрение ЭПК Госкомитета. Государственные и муниципальные учреждения, организации и предприятия, внесенные в Список № 1, осуществляют временное хранение документов, обеспечивают отбор, упорядочение и, по истечению предельных сроков ведомственного хранения, передачу документов, отнесенных к архивному фонду РФ, в государственный или муниципальный архивы. Архивные учреж-дения осуществляют руководство, контроль, оказывают методическую помощь в отборе документов на постоянное хранение.
Список возможных источников комплектования служит для определения перспективных источников комплектования архива документами организаций и предприятий, прежде всего, негосударственных форм собственности. При опре-делении источников комплектования архивных учреждений ограничивается состав принимаемых в государственные и муниципальные архивы документов «массовых органов, выполняющих главным образом, или исключительно, техническую работу».
Источниками комплектования муниципального архива могут являться организации нового типа (негосударственные организации), в деятельности которых образуются документы, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое, политическое значение, подлежащие постоянному хранению.
С точки зрения «архивного статуса» (источники или не источники комплектования) к негосударственным организациям в архивах подход точно такой же, как к государственным или муниципальным организациям, с той лишь разницей, что
негосударственные организации, относящиеся по рангу к источникам комплектования, сами решают, передавать документы в архивы по договору или продолжать хранить самим.
В список № 2 вносятся учреждения, организации и предприятия, документы которых не отнесены к Архивному фонду РФ и которые не являются источниками комплектования архивного отдела. Архивное учреждение изучает структуру, организационные основы деятельности отраслевой системы, проводит анализ состава организаций и предприятий данного списка и их документации. По результатам проводимых исследований, отраженности деятельности учреж-дений в документах, изменении категорий учреждений, документы которых подлежат приему в архив, предприятия, учреждения и организации данного списка по соответствующему ходатайству архивного учреждения могут быть внесены в Список № 1 источников комплектования.
При условии создания в делопроизводстве организаций, учреждений и предприятий Списка № 2 исторически значимых, социально-правовых докумен-тов, которым угрожает утрата вследствие отсутствия обеспечения их сохраннос-ти архивный отдел на договорных условиях может выборочно принять особо значимые документы на муниципальное хранение.
Организация обязательно должна знать, является ли она источником комплектования. Это необходимо для правильного применения перечней, по которым определяются сроки хранения документов, т.к. во всех перечнях дифференцированно даются сроки хранения для источников (в т.ч. потенциаль-ных) и не источников комплектования. Ответ на этот вопрос любая организация может получить, обратившись в архив, который находится в зоне той администра-тивно-территориальной единицы, куда относится юридический адрес данной организации.
Органы местного самоуправления Озерского городского округа: Собрание депутатов, администрация ОГО, значимые управления и комитеты администра-ции, являющиеся юридическим лицами, внесены в Список № 1.
IV. Виды приема документов и методы экспертных оценок
Источники комплектования архивного учреждения, внесенные в Список № 1, осуществляют временное хранение документов постоянного срока хранения, по истечению которого документы передаются в архив по полной форме № 1.
В условиях быстрого роста объема создаваемой документации одним из возможных вариантов решения задачи отбора на хранение документов является выборочный прием. Правомерность применения выборочного приема основы-вается на том, что объекты выборки являются массовыми и однородными.
Второй список включал организации, которые не являлись источниками комплектования государственных архивов. Организации в 1-м и во 2-м списках были даны по состоянию на 1 января 1985 года и расположены по укрупненным отраслям народного хозяйства, которые являлись разделами списков, далее орга-низации были сгруппированы по принадлежности к ведомственным системам (подразделы списков). Примерные списки 1987 года рекомендованы были к использованию в каждом государственном архиве.
В Перечнях с указанием сроков хранения документов, указывались предприятия и организации, в деятельности которых образовывались документы постоянного хранения (список № 1) и в которых не образовывались документы постоянного хранения (список № 2), что упрощало работу по составлению списков.
В настоящее время Перечни с указанием сроков хранения такой инфор-мации не представляет. Единственно, что в п.2.4. указывается применение сроков хранения в организациях, отнесенных к разным спискам. Подробнее об этом указано далее.
В связи с реформами в политической, экономической, социальной и других сферах нашего общества за последние два десятилетия возникли новые структу-ры: Государственная Дума, Администрация Президента, мэрии, управы и т.д. Все это своевременно находило отражение в конкретных списках государственных архивов.
В 1992 году Росархив направил на места новые примерные отраслевые списки учреждений, организаций и предприятий, являющихся и не являю-щихся источниками комплектования государственных архивов.
3. Формы приема документов
К началу 2000 года в российском архивном деле четко сформировались критерии отнесения организаций к источникам комплектования: функционально-целевое назначение организации и полнота отражения информации о деятельнос-ти организации в архивных фондах других организаций. Для группы организаций, выполняющих аналогичные функции, применяется выборочный (повидовый или групповой) прием, т.е. документы организаций и предприятий поступают на государственное или муниципальное хранение в двух формах: полностью или выборочно. При полном приеме на государственное (муниципальное) хранение поступают все ценные документы непосредственно от конкретной организации или предприятия (источников комплектования полного приема). При выборочном приеме на государственное (муниципальное) хранение поступают: все ценные документы от отдельных организаций или предприятий определенного вида (источников комплектования группового выборочного приема); часть ценных документов (от числа не повторяющихся в фондах других организаций) от каждой организации или предприятия определенного вида (источников комплектования повидового выборочного приема). Определение форм приема документов от источников комплектования государственных или муниципаль-ных архивов осуществляется на основе комплексного применения вышеназван-ных критериев с учетом двух факторов:
1) организации хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в соответствии с существующей сетью архивов; количественным представительством организаций или предприятий в зоне комплектования архива;
2) степень однородности (равноценности) информации, содержащейся в их документах.
Массовые организации и предприятия одного вида, обладающие общностью (типичностью) производственной и организационной деятельности (задач, функ-ций, структуры), однородностью (равноценностью) информации, содержащейся в их документах, могут быть отнесены к числу источников комплектования группо-вого выборочного приема. Кроме решения вопроса об отнесении организации к источникам комплектования необходимо соотнести ранги организаций и архивов, что также напрямую влияет на комплектование государственных и муниципальных архивов и негосударственных хранилищ.
Выборочная форма приема (повидовая и групповая выборка) документов проявляется в своеобразии ее применении:
1) повидовая выборка:
- для не массовых объектов, с индивидуальным подходом к составу отбираемых документов однородных объектов;
- как вынужденная замена полного приема для организаций негосударственной формы собственности;
2) групповая выборка:
- целевой отбор организаций в его классическом понимании (как комплекса документов, выделенных по определенному признаку);
- хронологического отбора (всех объектов на определенный временной период);
- регионального (географического) на определенной территории.
В настоящее время четко разделяют формы собственности на архивные документы: государственная, в том числе федеральная и субъекта Российской Федерации, муниципальная и частная. Такая градация форм собственности на архивные документы напрямую повлияла на установление круга источников комплектования государственных и муниципальных архивов.
Исходя из статуса, масштаба, целевых направлений деятельности организа-ции, что определяет ее правоустанавливающими документами, определяется и форма собственности документов с целью распределения их по сети государст-венных или муниципальных архивов.
Сеть государственных архивов представляет собой научно-обоснованную систему государственных архивов, создаваемую в соответствии с их профилем, административно-политической и административно-территориальной принад-лежности. Государственные органы и организации федерального уровня являются источниками комплектования федеральных государственных архивов: государст-венные органы и организации субъекта Российской Федерации – государствен-ных архивов субъектов Российской Федерации.
Муниципальные архивы в основном создаются по принципу территориаль-ной принадлежности, который требует при определении места хранения докумен-тов учета связей фондов с территорией, на которой они возникли. Органы местного самоуправления и муниципальные организации являются источниками комплектования муниципальных архивов.
Данное ранжирование относится как к государственным (муниципальным) организациям, так и к негосударственным, ведь последние все равно являются потенциальными источниками комплектования.
Принятию решения об отнесении (или не отнесении) организаций и пред-приятий к числу источников комплектования муниципального архива предшест-вует большая работа, включающая следующие этапы:
- выявление организаций и предприятий в зоне комплектования архива;
- изучение регистрационных документов организаций;
- анализ основных принципов создания и деятельности организаций и предприятий;
- изучение документирования их деятельности;
- определение степени полноты повторения информации об их деятельности в других организациях.
Определение источников комплектования предполагает: изучение структуры, организационных основ деятельности отраслевой системы, анализ состава организаций и предприятий и их документации.
Отобранные организации и предприятия вносятся в соответствующие списки источников комплектования архива.
В современный период наблюдается устойчивая тенденция к «разгосудар-ствлению» всех сфер управления. Роль государственных структур постоянно сокращается в таких отраслях, как экономика, культура, общественно-полити-ческая жизнь. Поэтому, если архивными органами России не будут приняты меры к сохранению документов негосударственных структур, значительная часть ценных источников по истории современности будут утрачены. В связи с этим перед государственными и муниципальными архивами стоит двуединая задача:
- выявлять негосударственные структуры, фонды которых относятся к профилю комплектования данного архива, и установить, какие из них являются источниками комплектования;
- установить «договорные отношения» с представителями этих структур.
4. Источники комплектования архивного отдела администрации Озерского городского округа
Список № 1 источников комплектования архивного отдела создается с учетом рекомендации Госкомитета по делам архивов Челябинской области. В список внесены организации, учреждения и предприятия с полной формой приема документов. Организации и предприятия в данном списке располагаются в пределах разделов по ведомственно-отраслевому принципу. В связи с тем, что в Список № 1 вносятся источники комплектования, документы которых входят в состав Архивного фонда Российской Федерации, упорядочение документов орга-низаций, предприятий и учреждений осуществляется под контролем Государст- венного комитета по делам архивов Челябинской области. В соответствии с этим описи и номенклатуры дел данных источников представляются на рассмотрение ЭПК Госкомитета. Государственные и муниципальные учреждения, организации и предприятия, внесенные в Список № 1, осуществляют временное хранение документов, обеспечивают отбор, упорядочение и, по истечению предельных сроков ведомственного хранения, передачу документов, отнесенных к архивному фонду РФ, в государственный или муниципальный архивы. Архивные учреж-дения осуществляют руководство, контроль, оказывают методическую помощь в отборе документов на постоянное хранение.
Список возможных источников комплектования служит для определения перспективных источников комплектования архива документами организаций и предприятий, прежде всего, негосударственных форм собственности. При опре-делении источников комплектования архивных учреждений ограничивается состав принимаемых в государственные и муниципальные архивы документов «массовых органов, выполняющих главным образом, или исключительно, техническую работу».
Источниками комплектования муниципального архива могут являться организации нового типа (негосударственные организации), в деятельности которых образуются документы, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое, политическое значение, подлежащие постоянному хранению.
С точки зрения «архивного статуса» (источники или не источники комплектования) к негосударственным организациям в архивах подход точно такой же, как к государственным или муниципальным организациям, с той лишь разницей, что
негосударственные организации, относящиеся по рангу к источникам комплектования, сами решают, передавать документы в архивы по договору или продолжать хранить самим.
В список № 2 вносятся учреждения, организации и предприятия, документы которых не отнесены к Архивному фонду РФ и которые не являются источниками комплектования архивного отдела. Архивное учреждение изучает структуру, организационные основы деятельности отраслевой системы, проводит анализ состава организаций и предприятий данного списка и их документации. По результатам проводимых исследований, отраженности деятельности учреж-дений в документах, изменении категорий учреждений, документы которых подлежат приему в архив, предприятия, учреждения и организации данного списка по соответствующему ходатайству архивного учреждения могут быть внесены в Список № 1 источников комплектования.
При условии создания в делопроизводстве организаций, учреждений и предприятий Списка № 2 исторически значимых, социально-правовых докумен-тов, которым угрожает утрата вследствие отсутствия обеспечения их сохраннос-ти архивный отдел на договорных условиях может выборочно принять особо значимые документы на муниципальное хранение.
Организация обязательно должна знать, является ли она источником комплектования. Это необходимо для правильного применения перечней, по которым определяются сроки хранения документов, т.к. во всех перечнях дифференцированно даются сроки хранения для источников (в т.ч. потенциаль-ных) и не источников комплектования. Ответ на этот вопрос любая организация может получить, обратившись в архив, который находится в зоне той администра-тивно-территориальной единицы, куда относится юридический адрес данной организации.
Органы местного самоуправления Озерского городского округа: Собрание депутатов, администрация ОГО, значимые управления и комитеты администра-ции, являющиеся юридическим лицами, внесены в Список № 1.
IV. Виды приема документов и методы экспертных оценок
Источники комплектования архивного учреждения, внесенные в Список № 1, осуществляют временное хранение документов постоянного срока хранения, по истечению которого документы передаются в архив по полной форме № 1.
В условиях быстрого роста объема создаваемой документации одним из возможных вариантов решения задачи отбора на хранение документов является выборочный прием. Правомерность применения выборочного приема основы-вается на том, что объекты выборки являются массовыми и однородными.