Файл: Методические рекомендации по проведению экспертизы ценности управленческих документов в организациях источниках комплектования архивного отдела.doc
Добавлен: 12.12.2023
Просмотров: 55
Скачиваний: 1
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
В настоящее время в основном применяется повидовой и групповой виды выборочного отбора документов.
При оценке документов применяются архивоведческие методы: метод экспертных оценок и номинальный подход к экспертизе.
Метод экспертных оценок базируется на суждениях прогностического характера, содержательную основу которого составляют принципы и критерии экспертизы ценности документов. В ходе экспертной оценки документы сравни-ваются, сопоставляются и оцениваются на основании критериев экспертизы ценности. В практике экспертизы ценности документов метод экспертных оценок реализуется как конкретный метод непосредственной экспертизы (метод полистного просмотра), определяющий функциональное и практическое назначение документа, его форму и характер информации.
При оценке документов массового характера превалирующее значение приобретают методы выборочного отбора в силу специфических особенностей данных. Социологические методы могут стать ведущими при исследовании вопросов оценки и отбора документов по личному составу, а также в начале любого исследования, когда требуется получить предварительные сведения различного характера. В тех случаях, когда требуется прогностическая оценка документального фонда, в первую очередь может быть использован метод функционального анализа и номинальный подход. При экспертизе ценности больших групп документов взаимосвязанных фондов информационный метод помогает установить закономерности движения информации в системе наиболее
значимой, как с современной, так и ретроспективной точки зрения.
Классификация как метод исследования применяется в экспертизе при анализе документов с целью определения сроков хранения и проведения непо-средственной экспертизы, которая базируется на системе критериев научной и практической ценности документов, начиная от значимости фондообразователя и кончая внешними признаками документов.
Управленческая документация классифицируется:
- по объективным признакам формы и содержания;
- по ценности, содержащейся в ней информации.
Организационно-распорядительная документация является ведущей составной частью управленческой документации. Она реализует функцию организации системы и процессов управления, организационно-правового обеспечения основных задач управления.
Плановая документация является подсистемой управленческой докумен-тации, обеспечивающей функцию планирования; учетная – обеспечивающей функцию учета.
Все методы архивоведения при исследовании вопросов экспертизы ценности документов применяются во взаимодействии, комплексно. При комплексном применении методов основная задача заключается в том, чтобы обеспечить требования научной объективности и тем самым обеспечить качество комплектования Архивного фонда страны.
V. Оценка и отбор документов на государственное или муниципальное хранение
Выявление круга организаций, документы которых подлежат отбору на государственное или муниципальное хранение, предусматривает классификацию этих организаций с учетом их функционально-целевого назначения, масштаба, вида деятельности, полноты отражения информации о деятельности в фонде других учреждений и организаций.
Решение вопроса отбора документов с повторяющейся информацией предполагает изучение состава и содержания комплекса документов, как самого учреждения-автора, так и документов, поступивших из других учреждений. При отборе документов с повторяющейся информацией необходимо учитывать факторы использования, обеспечения сохранности документов, существующую сеть государственных и муниципальных архивов, поступление документов учреждений в один или разные архивы.
Отбор документов с повторяющейся информацией осуществляется при оставлении номенклатур и формировании дел и при подготовке документов к передаче в архив, составлении описей на дела постоянного хранения, а также в государственном или муниципальном архиве при проведении целевой комплек-сной экспертизы ценности документов.
Отбор на государственное, муниципальное хранение документов по личному составу осуществляется на основе как общих, так и специфических критериев: служебного положения лица, характера личных заслуг, полноты информации о лице в составе документов личного дела и др. Критерии оценки документов по личному составу применяются комплексно, с учетом принадлеж-ности документов к конкретному историческому периоду. При оценке докумен-тов по личному составу необходимо учитывать их взаимосвязь с организацион-но-распорядительной, учетно-отчетной документацией, а также факторы сохранности документов, их использования в решении социально-правовых вопросов; при проведении социально-демографических и других социологичес-ких исследований и т.д.
Негосударственные организации могут передать в архивный отдел документы на постоянное хранение по договору (на основе соглашения), суть которого заключается в том, что документы не просто передаются на постоянное хранение, а передаются в собственность муниципалитета. При условии внесения данной организации в Список № 1, документы ее вливаются в Архивный фонд Российской Федерации, а право собственности переходит к государству. При та-кой форме договора обратно изъять документы организация – бывший собствен-ник не имеет права, но имеет право особо оговорить в договоре условия хране-ния и использования документов. В этом договоре следует выделить 2 его части: о том, что архив будет делать на безвозмездной основе, а что на договорной.
Само хранение документов в архиве должно быть бесплатным (т.к. доку-менты становятся собственностью государства), а на платной основе будут производиться обработка документов, подготовка к архивному хранению..
Архивы осуществляют и депозитарное хранение документов. При заключе-нии договора о депозитарном хранении право собственности остается за органи-зацией-собственником и при первом же требовании документы должны быть возвращены архивом собственнику. Но этот договор всегда платный, т.е. своего рода услуга по архивному хранению документов в течение заранее оговоренного в договоре срока, при этом срок в дальнейшем может пролонгироваться.
В настоящее время наиболее оптимальные формы и методы отбора документов на основе дифференцированного подхода к ценности различных категорий документов по личному составу пока четко не определены. Рассматривается возможность выборочного метода отбора, в первую очередь, при оценке и отборе наиболее массовых видов документов – личных дел рабочих и служащих. Ряд архивистов высказывает мнение о целесообразности постоян-ного хранения всех личных дел. Исследование данной проблемы продолжается.
Демократизация системы управления оказывает прямое влияние на отбор документов. Совершенствование аппарата управления ведет к изменениям в составе источников комплектования; расширение прав организаций порождает перестройку документных связей; передача оперативных функций на места, консолидация однородных функций, перестройка планирования и контроля и т.д. находят отражение в составе документов, документопотоках, повторяемости документной информации и как следствие – в отборе документов на хранение.
VI. Экспертиза ценности документов. Система пособий по оценке и отбору документов
1. Целевая комплексная экспертиза ценности документов предполагает выявление и экспертизу ценности документов с повторяющейся информацией, выделение к уничтожению документов, не имеющих научно-исторической ценности; определение наиболее рационального распределения внутри взаимосвязанных фондов.
Целевая комплексная экспертиза ценности документов проводится на основе общих критериев экспертизы и специфических критериев отбора докумен-тов с повторяющейся информацией. Ведущая роль среди общих критериев принадлежит критерию значения информации, заключенной в документе. Из числа специфических критериев важное значение имеют критерии вида и формы повторения информации, в соответствии с которыми выделению к уничтожению подлежат преимущественно документы, информация которых повторяется в форме дуплетности.
При определении ценности дуплетных документов необходимо применять критерии местонахождения документа, т.е. учитывать, хранятся ли фонды, содержащие дуплетные документы в одном или разных архивах. Критерий местонахождения документа применяется в сочетании с фактором использования документов.
2. В систему пособий по оценке и отбору документов входят:
1) перечни документов;
2) список источников комплектования архивных учреждений;
3) методические рекомендации.
Перечни документов и списки источников комплектования содержат заранее разработанные нормы, установленные на основе предварительного определения научной и практической ценности документов. Они являются рабочими инструментами, применяемыми в практике комплектования архивных учреждений. Перечни типовых документов выделяют типовой состав документа-ции, характерный для всех или абсолютного большинства учреждений, органи-заций и предприятий. Значительная степень обобщения при классификации документов в типовых перечнях служит для создания ведомственных перечней – справочников отраслевого значения, учитывающего специфику управления отдельными отраслями. Ведомственные перечни, воспринимая полностью общий, типовой состав документов, дополняют его документацией, характерной именно для определенного ведомства, группируют ее по соответствующим классам. Для ведомственных перечней характерна более детальная дифферен-циация сроков хранения по звеньям системы, т.е. учреждениям, организациям, предприятиям определенного ведомства.
Перечни документов, принимаемых на государственное, муниципальное хранение, решают задачу создания комплекса исторических источников ряда учреждений, организаций, предприятий различных отраслей для целей истори-ческой и других наук. В данных перечнях имеется важный классификационный признак, реализуемый в графе «Примечание», в которой указывается в составе каких фондов, должны храниться определенные категории документов в архивах. Этот классификационный признак позволяет внести единый подход в практику комплектования государственных и муниципальных архивов, обеспечить единый состав и структуру фондов в архивах. Перечни, являясь средством унификации сроков хранения документов одинаковых по назначению и виду, способны играть регулирующую роль в применении единых требований к оценке документов.
Перечни применяются:
- при разработке отраслевых перечней документов с указанием сроков их хранения, а также примерных номенклатур дел;
- при определении состава и сроков хранения типовых архивных документов, образующихся в деятельности организаций, в процессе разработки номенклатур дел; при формировании дел;
- при отборе и передаче архивных документов на постоянное хранение в государственные, муниципальные архивы;
- в практической работе экспертно-проверочных комиссий (ЭПК) федераль-ных государственных архивов и уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, а также центральных экспертных комиссий (ЦЭК) и экспертных комиссий (ЭК) организаций.
3. Применение Перечней типовых архивных документов с указанием сроков хранения
В настоящее время в практику работы архивных учреждений и в делопро-изводство организаций, учреждений и предприятий введены перечни докумен-тов с указанием сроков хранения документов отдельно на типовые управленчес-кие архивные документы и типовые архивные документы, образующиеся в научно-технической и производственной деятельности организаций.
Перечень типовых управленческих документов с указанием сроков хранения, утвержденный Руководителем Росархива 6 октября 2000 года, отменял 1-ю часть ранее действующего Перечня (М.1989), начиная с середины 90-х годов ХХ века.
Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, введен в действие приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2007 года № 1182