Файл: Документооборот в рамках управления компанией Методология директивного управления.ppt

Скачать файл
Заказать решение

ВУЗ: Не указан

Категория: Не указан

Дисциплина: Не указана

Добавлен: 12.12.2023

Просмотров: 23

Скачиваний: 1

ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.







Документооборот в рамках управления компанией


Методология директивного управления


ведение журналов регистрация документов, ввод резолюций, контроль резолюций, информация о состоянии исполнения документов в компании


Методология процессного управления


Методология проектного управления


хранение проектной документации, обеспечение доступа к данным при реализации проекта, автоматизация отслеживания состояния проектных заданий, интегрирация с системой управления проектами (СУП)


ведение электронной библиотеки регламентов (шаблонов) бизнес-процессов;
автоматизация основных процедур в рамках бизнес-процессов, сбор метрик процессов, формирования отчетности


Бумажный документооборот не в состоянии обеспечить надежность, оперативность и глубину контроля происходящих процессов


Задачи автоматизации документооборота

Основные концепции







Что называют «электронным документооборотом»


«Электронный документооборот»
    Обмен формализованным электронными сообщениями данными/документами между физическими/юридическими лицами (ЭДО)
    Процессы работы с документами в офисных/корпоративных системах управления документами (СЭД)

    Электронный (цифровой) документооборот

    Управление документами в цифровой форме на всех этапах их жизненного цикла: создание, обработка, пересылка, хранение

Основные понятия электронного документооборота:


Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (ГОСТ Р 51141-98)
Электронный документ (ЭД) — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах
(п. 11.1 введен Федеральным законом от 27.07.2010 N 227-ФЗ)
Электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию




СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА





СЭД обеспечивают:
процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях;
контроль над потоками документов в организации.
К общим возможностям СЭД относятся: создание документов, управление доступом, конвертация данных и обеспечение безопасности данных.


Система электронного документооборота — организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.

Системы электронного документооборота





Главное назначение СЭД - организация создания и хранения электронных документов, а также управление их жизненным циклом


СЭД должны:
- объединять разрозненные потоки документов территориально удаленных организаций в единую систему;
обеспечивать гибкое управление документов с помощью жесткой или свободной маршрутизации документов;
реализовывать жесткое разграничение доступа пользователей к различным документам в зависимости от их компетенции, занимаемой должности и назначенных им полномочий;
настраиваться на существующую организационно-штатную структуру и систему делопроизводства предприятия;
интегрироваться с существующими корпоративными системами.

СЭД позволяет автоматизированными средствами решить задачи учреждения





ускорение прохождения документов;
обеспечение своевременной подготовки и направления ответов организации на запросы внешних корреспондентов;
исключение многократного тиражирования документов;
разгрузка трафика корпоративной сети;
сокращение ошибок доставки документов;
налаживание и упрощение контроля за исполнительской дисциплиной и использованием трудовых ресурсов;
исключение потери документов;
проведение мониторинга процедур прохождения документов и поручений и анализа эффективности организации делопроизводства в учреждении, и их оптимизация;
совершенствование средств надежного централизованного хранения и эффективного поиска документов.

Основные свойства систем электронного документооборота





Открытость СЭД.
2. Высокая степень интеграции с прикладным программным обеспечением (ПО) – на основе технологий OLE Automation, DDE, ActiveX, ODMA, MAPI и др
3. Особенности хранения документов
4. Маршрутизация документов
5. Разграничение доступа
6. Отслеживание версий и подверсий документов
7. Наличие утилит просмотра документов разных форматов
8. Аннотирование документов
9. Поддержка различных клиентских программ

Преимущества от использования СЭД




Движущие силы и препятствия СЭД


СЭД


 Человеческий фактор;
 Компьютерная грамотность сотрудников;
 Нечеткое понимание целей проекта;
 Сложности в освоении системы сотрудниками;
 Неоперативная техническая поддержка.


 Создание единого информационного пространства;
 Повышение оперативности управленческих решений;
 Оптимизация бизнес-процессов;
 Сокращение времени сотрудников.





Основные драйверы российского рынка СЭД/ECM-систем


Импортозамещение
Законодательные изменения, направленные на использование в госсекторе отечественного офисного ПО
      Распоряжение Правительства РФ от 26.07.2016 г. №1588-р, обязавшее к переходу на отечественное офисное ПО Федеральные органы исполнительной власти и государственные внебюджетные фонды
      Постановление Правительства РФ №325 от 23 марта 2017 года,

    Цифровая экономика и цифровая трансформация
    Стремительное развитие технологий
    Потребность рынка к автоматизации ЮЗДО
    Развитие мобильности
    Облака
    Напряженная экономическая ситуация

Регулирование: примеры руководящих документов


Постановление Правительства РФ от 6 сентября 2012 года №890. «О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти»
Переход к полноценному электронному документообороту
Развитие системы МЭДО и решение вопросов архивного хранения электронных документов


Госуслуги - процесс обработки и выпуска документов при взаимодействии физических лиц и организаций


Распоряжение Правительства РФ от 10 февраля 2014 г. № 162-р. «Дорожная карта» «Совершенствование налогового администрирования
Включает стимулирование перехода налогоплательщиков и налоговых органов на электронный документооборот

Основные барьеры российского рынка СЭД/ECM-систем


Импортозамещение
Ограничения законодательной базы
Психологический фактор и сопротивление переменам
Отсутствие единого стандарта, регламентов и недостаточная унификация СЭД








Классификация СЭД

Типы СЭД




ECM - управление корпоративным содержимым (Enterprise Content Management)




Российский рынок СЭД







Спрос на СЭД





Количество автоматизированных мест на российском рынке, тыс. мест


Наибольшее число автоматизированных мест – в госсекторе, услугах (+финансы и страхование) и в производстве

Крупнейшие по числу пользователей проекты СЭД/ECM в госсекторе России








Рис. 1. Интерфейс системы Directum


Рис. 2. Интерфейс системы Docsvision





Рис. 2. Интерфейс системы Docsvision


Рис. 3. Интерфейс ELMA





Рис. 4. Интерфейс Optima WorkFlow





Рис. 5. Интерфейс 1С: Документооборот 8








Предпосылки развития к СЭД


Во-первых, электронный документооборот предусмотрен в налоговом законодательстве
Во-вторых, электронный документооборот принят в бухгалтерском учете.
В-третьих, в 2017 году электронный документооборот получил еще большее развитие в судопроизводстве
В-четвертых, применение электронного документооборота в тендерной документации, проведении электронных аукционов
Пятая причина связана с тем, что сегодня многие компании работают в различных регионах





Основные модули СЭД





В зависимости от применяемых технологий можно выделить четыре вида систем электронного документооборота:





Плюсы электронного документооборота
Минусы электронного документооборота

Возможность быстро найти документы;
Наличие централизованной структуры документооборота;
Систематизированное хранение документов в электронном архиве;
Простота в регистрации и согласовании документов;
Возможность подписания и направления документов по электронным каналам связи; Возможность составления аналогичных документов;
Проведение электронного аудита
Необходимость приобретения электронной цифровой подписи;
Невозможность использования, если контрагент не применяет электронный документооборот; Дополнительные расходы на электронный документооборот;
Отсутствие унифицированных форматов документооборота;
Недоверие некоторых пользователей к электронным документам

Плюсы и минусы электронного документооборота





Структура системы электронного документооборота может рассматриваться с точки зрения программно-аппаратного комплекса и с точки зрения выполняемых функций





Топ-8 часто задаваемых вопросов


Что такое система электронного документооборота (ЭДО)?
Какие бывают виды систем электронного документооборота (СЭД)?
Как выбрать систему электронного документооборота?
Каким требованиям должна соответствовать СЭД?
С какими проблемами можно столкнуться при внедрении СЭД?
Чем электронный документооборот (ЭДО) лучше бумажного?
Каковы правила ведения документооборота?
Как ЭДО помогает организации сэкономить деньги?





Тренды российского рынка СЭД/ECM


Расширение функциональности СЭД/ECM
Интерес к облакам
Корпоративные соцсети
Импортозамещение
Проникновение в СЭД идей BPM
Укрепление позиций OpenText
Мобилизация СЭД
Юридически значимый документооборот
«Умные системы»
Создание полноценных электронных архивов
Замена устаревших СЭД


Законодательные изменения, направленные на использование в госсекторе отечественного офисного ПО
      Распоряжение Правительства РФ от 26.07.2016 г. №1588-р, обязавшее к переходу на отечественное офисное ПО Федеральные органы исполнительной власти и государственные внебюджетные фонды
      Постановлением Правительства РФ №325 от 23 марта 2017 года,

    Курс на цифровую экономику
    Приобретение OpenText продуктовой линейки и бизнеса Documentum
    Изменения в сфере регулирования ЭДО
    Атаки криптовирусов спровоцировали рост интереса к СЭД




Какие важные изменения и события произошли на российском рынке СЭД/ECM-систем в 2016-2017 годах?





Вопросы?


Вопросы

Смотрите также файлы