Файл: 1. Техникоэкономическая характеристика предметной области и предприятия. Анализ деятельности как есть 7.docx

1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации задачи

Имеются различные подходы к делению процесса внедрения информационной системы на этапы и подэтапы.

Чаще всего, применяют подход, предусматривающий разделение на несколько этапов: пред проектный, проектный, постпроектный [7].

Предпроектный этап, является одним из самых важных этапов при внедрении информационной системы, так как он включает в себя постановку задачи. Главным компонентом данного этапа является осознание потребности в преобразовании. На данной стадии, руководство организации оценивает важность и своевременность внедрения информационной системы, а также риски, связанные с ним.

Во время данного этапа происходит рассмотрение прежней (бумажной) документной деятельности организации.

Такое обследование можно разделить на следующие подэтапы [8]:

• 
  пред проектное, предварительное обследование;
  
• 
  рабочее углубленное обследование;
  
• 
  анализ и результаты обследования.
  

Цель предварительного обследования - изучение состава, объема, сроков, стоимости проекта.

В процессе данного обследования рабочая группа экспертов устанавливает необходимый перечень аспектов предприятия для внедрения информационной системы:

• 
  характеристика постановки дело про изводетва;
  
• 
  рассмотрение документооборота компании;
  
• 
  организационная структура управления предприятием.
  

Финалом подобного исследования будет являться решение о целесообразности внедрения информационной системы на предприятии. Данное решение принимает руководство компании.

Целью рабочего углубленного исследования - общее понимание масштабов требуемых изменений

---

в организации, в рамках детального понимания текущей ситуации.

В компаниях, зачастую во время данного исследования, приходит понимание необходимости более масштабной компьютеризации, поскольку документы, которые ранее проходили множество отделов в бумажном виде до автоматизации, теперь потребуют наличие связанных между собой сетью рабочих станций. Без данного исследования понять объемы данных изменения представляется невозможным.

Предварительно информационной системы разумнее всего будет внедрить в одно или несколько производственных подразделении, которые более подготовлены к использованию автоматизированной системы.

Поэтапное внедрение информационной системы дает возможность целесообразно распоряжаться имеющейся аппаратной базой, упрощает адаптацию коллектива к новым условиям работы, позволяет редактировать систему на ранних этапах внедрения.

Выводы по результатам проанализированного состояния документооборота организации являются итогом экспертного обследования.

Результаты анализа:

• 
  изучение функций работы каждого сотрудника;
  
• 
  понимание структурных связей между отделами;
  
• 
  создание общей схемы документооборота по направлению автоматизации.
  

На предпроектном этапе проводится автоматизация документооборота.

Для внедрения информационной системы необходимо подготовленная рабочая среда. Перед внедрением необходима грамотная поставка задачи последовательного, поэтапного создания информационной системы на базе уже имеющихся основ организации документооборота, в ином случае проделанная работа не принесет никаких результатов.

Изучение имеющихся разновидностей документов, используемых в данной компании, помогает сформировать перечень будущих типов и видов документов, чтобы шбежать случая, когда один и тот же документ может повторно проходить некоторые единицы структурных подразделений, а какие- то и вовсе пропускать.

---

Только придерживаясь четкого отслеживанию всех проводимых мероприятий по внедрению информационной системы, исполнению указаний и контролю их соблюдения, следование технологической стандартизации и однообразию преобразований рабочих мест, позволяют обеспечить успешный исход начального этапа.

Проанализировав текущую ситуацию, детально изучив всю структурную сетку предприятия и потоки прохождения документов, наступает время создания того, что чаще всего принято называть «Техническое задание (ТЗ)».

Состав, содержание, правила оформления технического задания сформулированы в ГОСТ 34.602-89 «Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Техническое задание на создание автоматизированной системы».

Структура ТЗ содержит следующие разделы:

1. 
   Общие сведения;
   
2. 
   Назначение и цели создания (развития) системы;
   
3. 
   Характеристика объектов автоматизации;
   
4. 
   Требования к системе;
   
5. 
   Состав и содержание работ по созданию системы;
   
6. 
   Порядок контроля и приемки системы;
   
7. 
   Требования к составу и содержанию работ по подготовке объекта автоматизации к вводу системы в действие;
   
8. 
   Требования к документированию;
   
9. 
   Источники разработки.
   

Результатом предпроектного этапа считаются:

• 
  установление конечных проблем и целей;
  
• 
  исследование компании - изучение текущего положения и определение количества внесения необходимых корректировок;
  
• 
  автоматизация документооборота;
  
• 
  разработка задания на проектирование информационной системы;
  
• 
  описание организационной структуры компании и функций каждого звена.
  

---

Следующим этапом, является создание организацио иного проекта. Создается заказное ПО, по требованиям конкретной организации.

На данном этапе финализирутотся все потребности организации в более детализированном (конкретном) виде, состоящем из разделов, описанных в техническом задании. Множество работ по разработке выполняется вне рабочей территории, поэтому, регулярное и продуктивное взаимодействие разработчиков с заказчиком является важным фактором для эффективного окончания разработки и приемки системы.

Целями физической реализации информационной системы являются [15]:

• 
  разработка структуры БД;
  
• 
  разработка экранных форм;
  
• 
  разработка технической документации на систему.
  

В ходе разработки конечного организацио иного проекта может использоваться метод кросс - функционального моделирования, то есть прописывания кросс-функциональных нотаций. Идея кросс- функциональной нотации - в пошаговом изображении работ исполнителей по ходу документационной процедуры. Этот процесс можно назвать проектированием схемы алгоритмов [3].

В период проектирования создаются своеобразные отчетные документные формы.

Необходимо, чтобы проект так же содержал в себе описания:

• 
  информации, с которой должна работать система;
  
• 
  как именно будет производиться ввод и вывод информации;
  
• 
  по каким принципам работает система.
  

Повышенное внимание обращено к отделу кадров компании, фиксируется: численность персонала, структура отделов, функции персонала в условиях внедрения новой системы, структура обслуживания, структура системы управления документами организации.

Следующий этап, который проходит информационной системы - внедрение в организацию.

Одной из глобальных проблем в процессе автоматизации новейшей, созданной системы, является «человеческий фактор». До работников организации, в которую внедряют информационную систему необходимо объективно донести и расшифровать положительные моменты и неотвратимость дальнейшего использования системы. Разрешить сложившуюся проблему возможно путем предоставления коллективу той или иной организации «периода адаптация», в период которого проводятся тренинги, курсы и прочее. О «периоде адаптации» зачастую вспоминают непосредственно при самом внедрении информационной системы, но стоило этим заняться на предпроектном этапе.

---

В процессе внедрения информационной системы выполняются следующие работы:

• 
  установка и настройка ПО;
  
• 
  тренинги сотрудников и пользователей информационной системы;
  
• 
  создание документации для пользователей;
  
• 
  устранение ошибок в работе системы;
  
• 
  корректировка информационной системы по наблюдения и предложениям пользователей;
  
• 
  написание нормативной документации;
  
• 
  создание технической поддержки пользователей (консультации сотрудников в процессе работы с информационной системы).
  

Этап внедрения информационной системы наиболее сложный для пользователей, разработчиков, внедренцев. На данном этапе осуществляется адаптация ПО, его испытание, тестирование на рабочих местах пользователей. Сложным является победа над психологическим барьером у сотрудников в самом начале работы в малоизвестной для них среде.

При внедрении могут произойти, как позитивные, так и негативные моменты. Основная задача при внедрении информационной системы - стабильно работающая система, без ошибок и малейших сбоев.

Работы, выполняемые в процессе эксплуатации информационной системы:

• 
  осуществление технической поддержки по вопросам работы в информационной системе;
  
• 
  администрирование справочников;
  
• 
  администрирование сервера и ПО;
  
• 
  осуществление резервного копирования.
  

В ходе всего жизненного цикла проекта внедрения информационной системы, необходимо проведение работ по руководству над проектом.

---