Файл: Организация системы адаптации новых сотрудников (Теоретические основы адаптации персонала в организации).pdf

- представление нового сотрудника - важно не только представить сотруднику его будущих коллег, но и рассказать работникам о новом человеке в коллективе;

- план знакомства - как правило, это информация об образовании, опыте работы, успехах и достижениях, семейное положение, хобби и т.д.;

- наставничество- закрепление за определенным сотрудником; основная цель наставничества - создание благоприятных условий для эффективной адаптации и закрепления персонала в трудовом коллективе компании, повышение качества и престижа работы, воспитание у персонала приверженности корпоративным ценностям. Воспитание и обучение молодых специалистов на примерах трудовых династий, профессионалов - лучших представителей трудовых коллективов, обеспечение связи поколений и передача молодежи знаний об истории и традициях компании^[7];

- обучение - это развитие профессиональных знаний, умений и навыков сотрудников с учетом целей соответствующих подразделений, которые в свою очередь определяются стратегией компании^[8];

- период адаптации - время, за которое новый сотрудник полностью адаптировался в новой для него организации. У каждого процесс занимает свои временные рамки от месяца до года.

Рассмотрим процесс адаптации.

На начальном этапе адаптации в организации, новичок сталкивается с огромным количеством трудностей, это связанно с отсутствием информации о порядке работы, месте расположения, особенности коллег, распорядок дня и т.д. Поэтому, чтобы процесс адаптации прошел как можно легче, существует разработанный процесс адаптации сотрудника, который способствует снятию большого количества проблем, возникающих в начале работы. Процесс адаптации можно разделить на четыре этапа: оценка уровня подготовленности новичка, ориентация, действенная адаптация, функционирование (рис. 3).

Рисунок 3. Процесс адаптации в организации

Рассмотрим подробнее, какие функции выполняет каждый этап:

- оценка уровня подготовленности новичка - первый этап, необходимый для разработки программ адаптации. В случае, если у сотрудника уже есть опыт работы в подобных структурных подразделениях, адаптационный период у него будет минимальным, но в любом случае он неизбежен, т.к. сотрудник попадает в незнакомую для него среду. В этом случае адаптация включает в себя: знакомство с персоналом; особенности коммуникации; правила поведения в организации и т.д.;

- ориентация - второй этап процесса адаптации. По сути, это практическое знакомство нового сотрудника с обязанностями и требованиями, которые будут направлены на него со стороны организации. Программа ориентации включает ряд небольших лекций и курсов, в ходе проведения которых затрагиваются вопросы о политике организации, оплате труда, дополнительных льготах, технике безопасности, экономических факторов, процедуры, правила, предписания, формы отчетности, рабочие обязанности и ответственность;

- действенная адаптация- приспособление новичка к своему новому статусу в компании. На этом этапе, важно дать новичку возможность проявить себя, позволить применить полученные им знания, систематически проводить с ним оценку эффективности его деятельности, оценивать особенности взаимоотношения с коллегами;

- функционирование - завершающий этап, характеризуется постепенным преодолением производственных и межличностных проблем и переходом к стабильной работе в организации.

1.3. Построение системы адаптации персонала в организации

Только правильно разработанная в организации система адаптации персонала приводит к успешному результату деятельности нового сотрудника. Создание системы адаптации - сложная задача, при решении которой требуется соединить воедино инструменты, условия их применения, цели и пути их достижения. В результате должен быть сформирован процесс ознакомления работника с новой организацией и инициировано изменение его поведения, развитие необходимых знаний и навыков в соответствии с функциональными обязанностями, требованиями и правилами корпоративной культуры. Система адаптации это- совокупность элементов: анализ текущей ситуации, определение процедур адаптации, внедрение адаптационных процедур, анализ эффективности (рис. 4).

Рисунок 4. Построение системы адаптации

- анализ текущей ситуации: анализ документов - подробное описание функциональных обязанностей, полномочий (должностная инструкция); описание бизнес процесса, в который будет включен сотрудник, описание текущих задач, которые, должны быть разделены на важные и срочнее, разовые и периодические, и поставленные на конкретные период - ключевые показатели результативности; форматы внешней и внутренней отчетности; годовые отчеты, список партнеров, клиентов, подрядчиков; список сотрудников компании; внутренние нормативные документы, касающиеся технологий и стандартов применяемых в данной компании. Доступ к внутренним бумажным и электронным документам, базам данных. Пояснительная записка с кратким описанием имеющихся папок и сведений в них. На основе данного списка каждая компания сможет сформировать собственный вариант, оформив его в виде «Регламента передачи дел». При увольнении или переводе сотрудника процесс профессиональной адаптации будет проходить эффективнее, если данный регламент будет соблюдаться;

- определение процедур адаптации: разделяют на 2 вида - социальная и профессиональная адаптация сотрудника. Социальная включает: приспособление к новым физическим и психологическим нагрузкам, физиологическим условиям труда; социальная адаптация - приспособление к относительно новому социуму, нормам поведения и взаимоотношений в новом коллективе. В процессе социальной адаптации происходит освоение совокупности всех условий, оказывающих различное психофизиологическое воздействие на работника во время труда. К этим условиям относятся физические и психические нагрузки, уровень монотонности труда, санитарно-гигиенические нормы производственной обстановки, ритм труда, удобство рабочего места, внешние факторы воздействия (шум, освещенность, вибрация и т. п.). В процессе социальной адаптации происходит включение работника в систему взаимоотношений коллектива с его традициями, нормами жизни, ценностными ориентациями. Сотрудник получает информацию о системе деловых и личностных взаимоотношений коллективе, о формальных и неформальных группах, о социальных позициях отдельных членов группы. Эту информацию он воспринимает активно, соотнося ее со своим прошлым социальным опытом, со своими ценностными ориентациями. При принятии сотрудником групповых норм происходит процесс идентификации личности либо с коллективом в целом, либо с какой-либо формальной или неформальной группой^[9]. Профессиональная адаптация характеризуется дополнительным освоением профессиональных возможностей (знаний и навыков), а также формированием профессионально необходимых качеств личности, положительного отношения к своей работе.^[10] Поясняет цели, которых сотруднику надлежит достичь в период испытательного срока; цели должны быть конкретными, содержать количественные / качественные показатели;

- внедрение адаптационных структур: в процессе адаптации новому сотруднику особенно важно давать обратную связь. Как правило, для того чтобы обеспечивать такую связь и формализировать процедуру принятия решения по результатам испытательного срока, в компании используют различные анкеты и вопросники. Анкетирование может проводиться путем заполнения специально предусмотренной формы на бумажном или электронном носителе. Обычно анкета состоит из двух-трех частей. Первая часть заполняется в начале испытательного срока, вторая - за неделю до его окончания. Третья (промежуточная) может быть заполнена в определенный ключевой момент испытательного срока, например, после завершения какого-то этапа работы или через конкретный промежуток времени;

- анализ эффективности: после прохождения всех этапов адаптации сотрудника, следует провести анализ эффективности. Главными целями системы адаптации можно назвать: повышение квалификации; выполнение четко поставленной задачи; снижение уровня тревожности

и неопределенности у новичка, повышение мотивации, следовательно, выполнение быстрее и качественнее поставленной задачи; уменьшение количества конфликтов при неблагополучном течении испытательного срока; анализ общей оценки персонала, позволяет новому сотруднику с первого дня работы ориентироваться на соблюдение корпоративных стандартов.

Построение качественной системы адаптации - это, безусловно, проект, требующий больших инвестиций. Затратив на этапе подготовки и запуска системы определенные временные, финансовые и организационные ресурсы, компания получает мощный инструмент снижения издержек.

2. Анализ адаптации персонала в ООО Банк «А»

2.1. Состав и структура персонала банка

Общество с ограниченной ответственностью Банк «А» - один из лидеров на Российском рынке банковской розницы. Банк предлагает своим клиентам полный спектр банковских продуктов и услуг. На конец 2013 года деятельность Банка охватывает 8 федеральных округов Российской Федерации: собственная банковская сеть Банка насчитывает свыше 1400 офисов различных форматов, свыше 40000 точек продаж. Клиентская база банка достигла 22,6 млн. человек, 3.6 млн. из которых являются активными клиентами. Общество с ограниченной ответственностью Банк «А» (000 Банк «А»), ранее именовавшийся Инновационный банк «В», был создан в июне 1990 года для обслуживания предприятий малого и среднего бизнеса и продвижения инновационных проектов в области микроэлектроники.

Банк развивает взаимовыгодное сотрудничество с корпоративными клиентами в рамках программ потребительского кредитования, в рамках корпоративного кредитования, а также в рамках зарплатных проектов и депозитных продуктов. Анализ конкурентных преимуществ и возможностей Банка позволяет надеяться на успешную динамику в реализации поставленных целей в отношении корпоративных клиентов. Физическим лицам Банк предоставляет кредиты на покупку потребительских товаров непосредственно в местах продаж (целевые потребительские экспресс кредиты), кредиты на основе банковских карт и кредиты наличными через сеть собственных офисов, а также через партнерскую сеть.

В данной работе проводится анализ адаптации персонала на базе отдела взыскания, именно его состав и структура исследуется.

В ООО Банк «А» на данный момент успешно работают три площадки по работе с просроченной задолженностью. Первая расположена в городе «Д» 360 специалистов по работе с просроченной задолженностью, вторая в городе «И» 310 специалистов и третья, самая многочисленная 665 специалистов в городе «Т». Численность персонала отдела по человека, в состав которых входит: высшее руководство, руководитель клиентского взыскания, начальник группы специальных проектов взыскания, команда супервайзеров и специалисты по работе с просроченной задолженностью (основной персонал). Структура управления персоналом - линейная. Она обеспечивает сотрудников возможностью автономной работы, что позволяет эффективно выполнять однотипные функции взыскания просроченной задолженности (рис. 5).

Рисунок 5. Структура управления отделом взыскания ООО Банк

Эффективная работа любого предприятия невозможна без грамотного распределения его ресурсов. Одним из важнейших ресурсов любой компании является ее персонал. Чем крупнее организация, тем с большими трудностями сталкивается ее руководство, пытаясь организовать бесперебойную работу всего этого механизма.^[11] На площадке расположенной в городе «Т» по данным HR-отдела на должность специалиста по работе с просроченной задолженностью в 2014 г. принято 873 человека, а в 2015 г. 642 человека. Количество увольнений составило на 2014 г. 498 человек, а в 2015 352 человека. На конец 2015 года на постоянной основе в должности специалиста по работе с просроченной задолженностью работает 665 человек. В связи с открытием нового подразделения, а именно группы дистанционного розыска на площадке, с января 2016 года идет активный набор специалистов по работе с просроченной задолженностью. Численность руководителей осталась прежней. Подробный анализ обеспеченности трудовыми ресурсами отдела по работе с просроченной задолженностью ООО Банк «А» в городе «Т» Представим численный состав персонала в таблице 1.

Таблица 1

Численный состав персонала ООО Банк «А»