Программа среднего профессионального образования

46.02.01 Документационное обеспечение управления и архивоведение

Дисциплина: Выполнение работ по должности служащего "Архивариус"

Практическое занятие 6


Выполнил:

Обучающийся Фролова Лариса Петровна

Преподаватель:

Хомякова Наталья Викторовна


Практическое занятие № 6 (2 часа). 

Тема: Средства обеспечения хранения архивной документации.  

Задание 1. Решение ситуационной задачи о списке оборудования, необходимого для обеспечения приема документов в архив. (максимальная оценка - 4 балла) 

Решите задачу.

Архивохранилище принимает ежегодно документы на хранение.

Вопросы:

1.      Заполните итоговую запись акта приема-передачи дел на архивное хранение, указав, количество принимаемых единиц хранения.

  АКТ

______________ N ___________

 

приема-передачи архивных

документов на хранение

 

В связи с ликвидацией организации Общество с ограниченной ответственностью «ХХХХХ»_

(основание передачи)

Фонд ООО «ХХХХХ»

(название передаваемого фонда)

Общество с ограниченной ответственностью «ХХХХХ» сдал,

(название организации, передающей документы)

а Государственное казенное учреждение «ХХХ архив» принял

(название организации, принимающей документы)

документы названного фонда и научно-справочный аппарат к ним:

 

N п/п	Название, номер описи	Количество экземпляров описи	Количество ед. хр.	Примечания
1	2	3	4	5
1	Опись № 1 дел постоянного хранения за 2018 год	3	200
2	Опись № 2 дел постоянного хранения за 2019 год	3	156
3	Опись № 3 личных дел работников, уволенных в 2020 году	3	30

---

 

Итого принято __________386 __________________ ед. хр.

  

2.       Составьте список предметов, материалов и оборудования, необходимых для обеспечения данного вида работ (приема-передачи дел на архивное хранение).

 

№ п/п	Наименование оборудования (материалов/предметов)	Примечание (количество, особенности и т.п.)
1.	Обложка для дел	Твердая обложка из картона
2.	Игла для прошивки документов	Игла 80 мм
3.	Шило канцелярское для сшивания документов	Диаметр шила 2 мм
4.	Нить для прошивки	Банковский шпагат, лавсановая лента или специальные прошивные ленты
5.	Антистеплер
6.	Аппарат для прошивки документов	Брошюровачная машина или биндер

 

Задание 2. Заполнение таблицы «Переплетение архивных документов». (максимальная оценка – 3 балла)

Заполните таблицу «Переплетение архивных документов», подробно пояснив каждый способ переплета, и указав, в каких случаях он применяется.

№	Способ переплета	Для каких видов документов применяется
1	В две дырки	Если документов не много и они не требуют высокого уровня защиты
2	«через уголок»	кассовые документы бухгалтерии
3	В три дырки	если документов немного и они не требуют высокого уровня защиты
4	В четыре дырки	если сшиваемые документы должны быть хорошо защищены (это всегда применимо к бухгалтерской первичке, отчетности и пр.
5	Прошить папку с документами	Максимальное количество бумажных листов, подшиваемых в папку, — 250

---

 

Задание 3. Работа с номенклатурой дел и определением дел на уничтожение.  (максимальная оценка - 3 балла) 

Внимательно изучите фрагмент номенклатуры дел.

Запишите  из номенклатуры индекс и заголовок дела, которое уже уничтожено. Укажите причину уничтожения дела.

  О1-03 Переписка с учреждениями по основным вопросам деятельности. Причина 5 лет. ЭПК означает, что минимум через 5 лет хранения проводят экспертизу ценности силами ЭПК, чтобы часть деловых бумаг хранить дальше, а часть уничтожить.

Задание 4. Составление макета инструкции  по транспортировке архивных документов для сопровождающего. (максимальная оценка - 3 балла)

Составьте макет инструкции.

В инструкцию внесите пункты:

1. Укладка и упаковка архивных документов при перемещении и транспортировке.

2. Средства для перемещения архивных документов внутри архива.

3. Особенности транспортировки на дальние расстояния (автотранспортом).

Для составления инструкции вы можете воспользоваться следующими нормативными актами:

- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, пункт 15.3 https://docs.cntd.ru/document/564515322

- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (приказ Минкультуры РФ от 18.01.2007 № 19 (ред. от 16.02.2009), пункт 2.11.11 http://archdelo.rusarchives.ru/rule/part/id/68

 Макет инструкции

1. 
   Укладка и упаковка архивных документов при перемещении и транспортировке.
   

Транспортировка архивных документов производится при их плотной укладке, исключающей возможность перемещения архивных документов внутри упаковки, ударов и различных сотрясений, при этом фотофонодокументы упаковываются в вертикальном положении в коробки жесткой конструкции соответствующего размера, обернутые во влагонепроницаемую ткань. Другие аудиовизуальные и электронные документы, графические и крупноформатные дела и документы перемещаются только в упаковке, в которой они хранятся, или в специально предназначенных для их перемещения средствах

---

.

2. 
   Средства для перемещения архивных документов внутри архива.
   

Для перемещения архивных документов внутри архива используются передвижные тележки и другие средства транспортировки.

Внутригородские перевозки архивных документов производятся в закрытых автомашинах при обязательном сопровождении работника архива.


3. Особенности транспортировки на дальние расстояния (автотранспортом).

Транспортировка архивных документов на дальние расстояния производится в упакованном виде в крытом транспортном средстве в соответствии с правилами перевозки ценных грузов, установленными для соответствующего вида транспорта.

Задание 5. Решение ситуационной задачи о приобретении программного обеспечения. (максимальная оценка – 4 балла)

Решите задачу. Вам, как архивариусу небольшой организации необходимо обосновать приобретение программного обеспечения (системы электронного архива и другое программное обеспечение на ваш выбор). Составьте смету на приобретение и служебную записку, обосновывающую ваш выбор (примерный макет сметы и записки приведен в задании).

 

Смета

 

№	Наименование программного обеспечения	Стоимость, руб.
1	Программа управления процессом сканирования и потоковой обработки изображений. NAPS2	бесплатная
2	Пакетный обработчик файлов. AСDsee.	бесплатная
3	Редактор PDF-файлов. Adobe Acrobat Professional	13667
4	Программа распознавания текста. Abbyy Finereader	6000
5	Графическией редактор. Adobe Photoshop	7300
	Итого	26967

 

---

 

Служебная записка

 

            В целях обеспечения работы системы электронного архива, прошу приобрести программное обеспечение Редактор PDF-файлов. Adobe Acrobat Professional, программу распознавания текста Abbyy Finereader, графическией редактор Adobe Photoshop на общую сумму 26967 рублей.

  

Задание 6. Составление таблицы «Электронные средства обеспечения деятельности архивариуса». (максимальная оценка – 4 балла)

 Составьте таблицу «Электронные средства обеспечения деятельности архивариуса». 

№	Наименование электронного средства	Функции (для чего применяется)
1	множительный аппарат	для создания фонда пользования копий к документам архива
2	персональный компьютер	для ведения оперативных работ, а также всех необходимых статистических, учетных объемных показателей архива, создания иснформационно-поисковой системы к документам архива
3	сканер	Сканирование документов
4	Прикладное ПО	Для сканирования, распознавания, редактирования документов
5	Шредер	Для уничтожения документов

  

Задание 7. Оформление описи дел постоянного хранения. (максимальная оценка - 4 балла)

Вам необходимо передать документы на постоянное хранение в архив.

В этих целях оформите опись дел постоянного хранения

 

№ 1.

Опись дел № 1 дел постоянного хранения за 2003 год Управления культуры администрации г.Москвы, подчиняется Министерству культуры РФ, фонд № 165, утверждается начальником управления культуры администрации С.Н.Павловым, составлена архивистом управления Т.Н.Прохоровой.

---

Смотрите также файлы

• Антивирусные мониторы.docx

• Поурочное планирование пп Тема урока Количество часов.docx

• Тема Маркетинговые исследования.docx

• Уральский государственный горный университет Развитие навыков критического мышления Эссе на тему.docx

• Практическое задание 2 по учебному курсу Экономика 2.docx