Файл: Политика по работе с поставщиками товаров, предназначенных.pdf

8

Декларация о соответствии – копия, заверенная печатью Поставщика или держателя подлинника.

Сертификат соответствия – копия, заверенная печатью Поставщика или держателя подлинника.

Справка к Таможенной Декларации (ТД) на импортированные алкогольную и спиртосодержащую, табачную продукцию, заверенная печатью Поставщика.

Справка к Товарно-транспортной накладной (ТТН) на алкогольную и спиртосодержащую продукцию, произведенную на территории РФ или на территории государства-члена Таможенного союза, а также на указанную продукцию, приобретшую статус товара Таможенного союза, заверенная печатью Поставщика.

Карантинный сертификат или
Акт государственного карантинного фитосанитарного контроля, или Акт карантинного фитосанитарного контроля.

Ветеринарное свидетельство Форма №2, №3 – оригинал.

Ветеринарная справка Форма №4 – оригинал.
При поставке продукты питания должны соответствовать требованиям по минимальным срокам годности, указанным в Приложении к Договору поставки.
В случае поставки спиртосодержащей непищевой продукции Поставщик обязуется предоставить письменное подтверждение наличия/отсутствия в продукции этилового спирта (или денатурата), а также его процентное содержание.
Требования по упаковке товаров
Упаковка товаров должна обеспечивать его сохранность во время транспортировки, при выполнении погрузочно-разгрузочных работ и при хранении на распределительном центре Компании. Внешняя упаковка товаров должна быть из прочного картона или иного материала, позволяющего перевозить и складировать товары на поддонах, а также выдерживать не менее пяти перегрузок товаров на разные места хранения или транспортировки.
Транспортная упаковка и каждая единица товара должны иметь основной штрих- код, выданный международной организацией EAN International или национальным представительством EAN International (для России: «ЮНИСКАН/ЕАН Россия»).
Весовой фасованный товар дополнительно к основному штрих-коду должен иметь
(весовой) штрих-код.
При поставках на Распределительный центр (далее по тексту Политики – РЦ)
Поставщик обязан соблюдать следующие требования при поставке
Т
овара:

Товар поставляется на поддонах размером 800х1200х150 мм (многоразовых или евро);

при поставках товара по схемам с хранением на РЦ и кросс-докинг с комплектаций на РЦ (приемка и отгрузка через склад, без размещения в зоне долговременного хранения) товара, на одном поддоне должно располагаться только одно наименование товара;

допускается при транспортировке установка одного поддона с товаром на другой при условии, что качество товара от такой установки не пострадает;

при поставках товара по схемам с хранением на РЦ и кросс-докинг с комплектацией на РЦ на одном поддоне недопустимо размещение товара с разными датами изготовления, а для алкогольной продукции – разными датами розлива;

при поставках товара по схемам с хранением на РЦ и кросс-докинг с комплектацией на РЦ на одном поддоне должны располагаться короба одного размера;

товар не должен выступать за края поддона более чем на 1,5 см с каждой стороны;

высота поддона c товаром не должна быть более 1,8 м, включая защиту углов и пять стяжек;

товар на поддонах должен быть надежно закреплен;

9

внешняя упаковка товаров должна быть из прочного картона или иного материала, позволяющего перевозить и складировать товар на поддонах, а также выдерживать не менее пяти перегрузок товара на разные места хранения или транспортировки;

внешняя упаковка, при необходимости, должна соответствовать санитарно- гигиеническим нормам;

одна упаковка должна содержать товар одного наименования с одним штрих- кодом;

в случае осуществления поставки несколькими грузовиками Поставщик обязан оформлять товарную накладную на каждое автотранспортное средство;

при неоднородной загрузке товара на поддоне при поставках по схеме кросс- докинг с комплектацией на складе Поставщика товар размещается слоями, при этом наиболее тяжелый товар размещается в нижних рядах;

не допускаются поставки товара на РЦ на автомашинах с высотой кузова менее
1,2 м.
Упаковка товаров должна соответствовать требованиям Технического Регламента
Таможенного союза «О безопасности упаковки».
Особые требования для товаров категории «Фрукты и Овощи»
Качество товара категории «Фрукты и Овощи» должно соответствовать законодательству РФ, требованиям ТР ТС 021/2011 «О безопасности пищевой продукции», Национальным стандартам Российской Федерации ГОСТ Р, Стандартам
Европейской Экономической Комиссии при ООН (FFV), внутренним стандартам
Компании, ФЗ № 162 от 29 июня 2015 г., требованиям Федерального закона Российской
Федерации от 21 июля 2014 г. № 206-ФЗ «О карантине растений» и иным правовым актам
Российской Федерации, Решениям Евразийского экономического сообщества (Высшего органа Таможенного Союза), действующим в отношении данного вида товара. Каждая партия товара должна поставляться в сопровождении документации, подтверждающей качество, безопасность и происхождение товара, а также его фитосанитарное состояние:

документация, подтверждающая качество и безопасность;

оригинал или заверенная копия Декларации о соответствии;

документация, подтверждающая фитосанитарное состояние: a) для отечественной продукции – оригинал Карантинного сертификата, если продукция выращена в карантинной зоне/ оригинал или заверенная копия письма из
Россельхознадзора о том, что продукция выращена в свободной от карантинных объектов зоне; b) для импортной продукции - оригинал или заверенная копия Акта
Государственного Карантинного Фитосанитарного Контроля.
Упаковка товара должна соответствовать требованиям ТР ТС 005/2011 о безопасности упаковки.
Маркировка должна соответствовать требованиям ТР ТС 022/2011 «Пищевая продукция» в части ее маркировки.
Каждая единица упаковки товара (ящик, коробка, подложка, пакет, мешок, сетка и т.п.) должна иметь маркировку на русском языке с информацией о товаре, согласно требованиям действующего законодательства Российской Федерации, Техническим регламентам Российской Федерации и «Требованиям по предоставлению минимальной и обязательной информации для потребителей».
В отдельных случаях маркировке подлежит каждый плод индивидуально (для штучного товара).
Упаковка товара должна быть стандартной для каждого отдельного вида и обеспечивать его сохранность при перевозке автомобильным транспортом, погрузке, разгрузке и хранении в складском помещении.

10
Поставщик несет ответственность за порчу или утрату товара, вызванных некачественной или ненадлежащей упаковкой.
Материалы, используемые внутри упаковки, должны отвечать санитарно- эпидемиологическим нормам, быть чистыми и такого качества, чтобы не вызывать внешнего или внутреннего повреждения товара.
Использование материалов, в частности бумаги или этикеток с торговыми названиями марок, разрешается при условии, что для нанесения текста или наклеивания этикеток используются нетоксичные чернила или клей. Стикеры, прикрепленные к продукту, должны быть такими, чтобы при их снятии не оставалось видимых следов клея и не появлялись дефекты кожуры.
Каждая паллета должна иметь «Паспорт паллеты» (см. соответствующее
Приложение к Договору поставки).
Каждая поставка должна сопровождаться «Упаковочным листом» (см. соответствующее Приложение к Договору поставки).
При поставках товара «Фрукты и Овощи» не допускается:

поставка товара на одноразовых, сломанных или отличных от стандартных евро поддонах, если иное не указано в «Паспорте продукта»;

наличие заваленных паллет (поддонов), требующих ручной выгрузки, или паллет (поддонов), содержащих деформированную (замятую) упаковку (короба).
Санкции за несоблюдение требований и дополнительные требования
Нарушение Поставщиком требований к маркировке товаров, а также несоответствие информации на упаковке и этикетках товаров действительности, расценивается как существенный недостаток товаров и является основанием для отказа в приемке товара и/или применению санкций по Договору поставки.
Компания вправе отказаться от приемки товара, поставленного с нарушением требований по упаковке. Товар при этом считается не поставленным.
Компания может предъявлять дополнительные требования по качеству/внешнему виду/иным характеристикам товаров в зависимости от формата («магазин у дома»,
«супермаркет», «гипермаркет»), а также в случае поставки товаров «Собственной
Торговой Марки» (СТМ). Компания обязана своевременно информировать Поставщиков о требованиях, предъявляемых к товару.
2.6. Порядок поставки и приемки товара
Порядок поставки товара
Поставка товара может производиться Поставщиком, транспортом Поставщика и за его счет в магазины, указываемые в Заказе, или на РЦ, по адресу, указанному в Заказе, либо Получателям, наименование и адрес которых указаны в отгрузочной разнарядке.
Поставщик при перевозке (доставке) товара обязан обеспечить соблюдение действующих правил и норм, установленных для перевозки данного вида продукции на данном виде транспорта, в том числе установленного специального температурного режима.
При перевозке пищевых продуктов каждая партия товара должна перевозиться в транспортных средствах с соблюдением правил перевозки соответствующего вида товара, в том числе с соблюдением правил товарного соседства.
Водители-экспедиторы и экспедиторы, сопровождающие перевозку пищевых продуктов, должны иметь оформленные в установленном порядке медицинские книжки и быть одетыми в спецодежду.
Поставщик обязан передать Компании при поставке все документы, необходимые для реализации товара в соответствии с действующим законодательством РФ, в том числе:

товарные или товарные и товарно-транспортные накладные;

копии лицензий на производство или распространение (при поставке товара, производство и распространение которого лицензируется);

11

информацию для потребителя на русском языке в соответствии с требованиями законодательства РФ;

иные документы, наличие которых предусмотрено действующим законодательством РФ и необходимо для дальнейшей реализации товара.
Отсутствие товарно-сопроводительной документации является основанием для отказа от приемки товара.
Приемка товара
Приемка товара по количеству, ассортименту и комплектности, а также товара, приемка которого осуществляется по тарным местам – по количеству мест и качеству, в части видимых недостатков, которые можно обнаружить путем осмотра товара без вскрытия тары (упаковки), (далее – «видимые недостатки»), производится в момент получения товара.
Приемка
Т
овара по количеству производится путем:

пересчёта (при приёмке штучного товара);

перевеса (при приёмке весового товара);

проверки соответствия сопроводительной документации и маркировки товара без осуществления вскрытия упаковки.
Приемка товара по качеству производится путём:

выборочной проверки качества;

проверки соответствия сопроводительной документации и маркировки товара без осуществления вскрытия упаковки.
Приемка приостанавливается в следующих случаях:

при обнаружении несоответствия качества, количества, комплектности, маркировки поступившего товара, тары или упаковки:
- требованиям ГОСТов, регламентов, иных стандартов, техническим условиям и иным требованиям, предусмотренным для данного вида товара законодательством РФ;
- требованиям Договора поставки;
- данным, указанным в маркировке и сопроводительных документах, удостоверяющих количество и качество Товара;

при обнаружении некорректно оформленных документов, предусмотренных
Договором поставки.
Компания вправе предъявить требования к Поставщику, связанные с недостатками товара, находящегося внутри тарного места: по количеству и/или ассортименту, и/или качеству, и /или комплектности в части видимых недостатков, если недостатки обнаружены в течение 10 (десяти) рабочих дней (при кросс-докинге – в течение 14
(четырнадцати) рабочих дней) с момента получения товара.
Компания вправе предъявить требования к Поставщику, связанные с недостатками товара по качеству, в части скрытых недостатков, если недостатки обнаружены в течение срока годности/реализации товара или гарантийного срока.
Поставщик обязан своими силами и за свой счет принять и вывезти товар, имеющий недостатки, в срок не более 10 (десяти) дней с момента уведомления. Если товар, имеющий недостатки, оплачен, то Поставщик обязан не позднее 5 (пяти) рабочих дней с момента подписания накладной на возврат товара, возвратить все денежные средства за данный товар.
2.7. Оформление первичной документации по договору
Основная информация по оформлению первичной документации по договору поставки содержится на сайте в разделе: http://www.x5.ru/ru/partners/goods/service/
(Помощник Поставщика X5), а также в Договоре поставки.
При возникновении вопросов следует связываться со специалистами Сервисного центра Финансовой дирекции X5 Retail Group (см. раздел Контактная информация).

12
Поставщик обязан по окончании каждого календарного месяца, не позднее седьмого числа месяца, следующего за отчетным, предоставлять в формате Excel реестры произведенных в адрес Компании в течение месяца отгрузок товара и возвратов товара с указанием в данных реестрах следующих сведений: Поставщик, юридическое лицо- покупатель, номер накладной, дата накладной, сумма по накладной. Информация отправляется по адресу электронной почты, указанному Компанией в письмах об отсутствующих/ненадлежащим образом оформленных счетах-фактурах.
Основные положения по электронному обмену данными
Электронный обмен данными (EDI - Electronic data interchange) – взаимодействие между поставщиком и Компанией в виде стандартизированных бизнес-операций стандартного формата (
http://www.x5.ru/ru/partners/goods/edi/
)
Управление процессом «заказ-поставка» по системе EDI позволяет:

Исключить необходимость в использовании для передачи документов e-mail, факс, телефонную связь.

На 80% сократить время на обработку каждого документа на всей цепочке
«заказ-поставка».

Исключить/уменьшить количество ошибок во всем документообороте вследствие практически полного исключения ручного ввода данных на всей цепочке процесса «заказ-поставка».

Полностью контролировать документооборот на всей цепочке «заказ-поставка».

Контроль статусов документов (отправлен, прочитан, не прочитан) позволяет контролировать выполнение заказа.

Исключение возможности потери документов – все документы (Заказы и т.д.) будут доставлены поставщику, а фиксирование даты и времени отправки/ получения документов являются основанием для начисления штрафных санкций по договору поставки.

Снижение затрат, связанных с бумажным документооборотом.

Повышение эффективности работы всей цепочки поставок, в том числе за счет внедрения стандартов «GS1 International». Внедрение стандартов делает каждый товар исключительным, понятным и однозначно идентифицируемым для всех информационных систем, что позволяет работать с единым каталогом продукции с разными поставщиками.
Для подключения и использования технологии электронного обмена данными с
Компанией Поставщику необходимо
:

Заключить с Компанией Дополнительное соглашение по EDI к договору поставки с обязательным заполнением Заявки на организацию обмена электронными документами (шаблон Дополнительного соглашения и Заявки можно получить в коммерческой дирекции (отделе) торговой сети Компании).

Заключить договор на оказание услуг электронного обмена данными с EDI- провайдером, а тем компаниям, которые уже имеют договор с EDI – написать письмо своему EDI-провайдеру о необходимости организации электронного обмена с Компанией.

Получить от EDI-провайдера параметры доступа на его WEB-EDI-страничку или провести совместную интеграцию своей учетной системы и системы EDI-провайдера.

Проверить через EDI-провайдера наличие у Поставщика GLN-кода – уникального кода по идентификации физических мест нахождения и юридических лиц
Поставщика, а также его структурных единиц – офисов/магазинов/складов отгрузки/распределительных центров и т.д. Если у поставщика GLN-код отсутствует, необходимо обратиться к EDI-провайдеру за информацией, как его получить.

Провести сверку товарного ассортимента, поставляемого в Компанию, т.е. обратиться к своему EDI-провайдеру для того, чтобы он организовал для поставщика получение списка товаров Компании, соответствующего прайс-листу поставляемого товара в Компанию, также EDI-провайдер предоставит информацию поставщику, как