ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 11.01.2024
Просмотров: 3753
Скачиваний: 4
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
реестр описей - для регистрации описей дел и документов, учета их количества и состава ;
паспорт архивохранилища (произвольной формы) - для суммарного учета фондов и документов каждого архивохранилища архива организации;
опись особо ценных дел (для поединичного и суммарного учета особо ценных дел и документов (составляется в архивах, осуществляющих выявление особо ценных дел и документов);
книга учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования (для учета в архиве каждого поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования (ведется в архивах организаций, осуществляющих страховое копирование документов));
опись страхового фонда (для поединичного учета единиц хранения страховых копий особо ценных документов (составляется в архивах, осуществляющих страховое копирование особо ценных документов));
дело фонда - комплекс документов по истории фондообразователя и фонда, ведется на каждый архивный фонд и архивную коллекцию;
лист-заверитель дела - для учета количества листов в деле.
3.Дать характеристику системе НСА. Проанализировать архивные справочники архива организации, являющейся базой практики.
Система справочно-поисковых средств (система научно-справочного аппарата) к документам архива - это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников о составе и содержании архивных документов, создаваемых на единой методической основе для поиска архивных документов и архивной информации в целях эффективного использования Архивные справочники бывают традиционными, т.е. на бумажных носителях, и автоматизированными, т.е. реализуемые с помощью вычислительной техники. Основная цель архивных справочников - оперативный поиск необходимой документной информации. Создание научно-справочного аппарата к архивным документам - деятельность по обеспечению документной информацией граждан, юридических лиц и других потребителей информации. При работе с информацией необходимо различать первоисточники и вторичную документную информацию. Первичная документная информация - архивные документы, содержащие сведения об объективных явлениях и мыслительной деятельности человека. Вторичная документная информация - это «информация об информации», то есть сведения, содержащие описательную информацию о первоисточнике. Архивные справочники и первичная документная информация, то есть документы, в общей сложности составляют архивную информационную среду. Архивные справочники делятся на обязательные и дополнительные. Обязательные архивные справочники есть в каждом государственном и муниципальном архиве. К ним относятся описи дел, каталоги и путеводители. Дополнительные архивные создаются по мере необходимости, которая определяется спецификой того или иного архивного учреждения, либо складываются исторически. К ним относятся Обзоры документов, указатели, тематические перечни и базы данных. Система научно-справочного аппарата каждого федерального архива была подробно представлена в издании «Федеральные архивы России и их научно-справочный аппарат». Уникальность этого справочники заключается в том, что впервые в истории отечественного архивоведения воедино сведены данные об основных элементах справочного аппарата каждого федерального архива.
4. Составить архивную справку на один из социально-правовых запросов, поступивших в организацию, являющейся базой проведения практики
| | | | | | | | | ||||
| (название государственного архива) | | | |||||||||
| | | | |||||||||
| (почтовый индекс, адрес, | | Адресат | |||||||||
| | | | |||||||||
| телефон, факс архива) | | | |||||||||
| | | | |||||||||
| справка | | | |||||||||
| | | | |||||||||
| 19.04.2019 | N | 41 | | | |||||||
| | | | | | |||||||
| На N | 67 | от | 26.01.2023 | | | ||||||
Васильев Петр Вениаминович доставлял товар в точку магазина ООО «ОКЕАН» г. Норильск.
Тема 4. Обеспечение сохранности архивных документов
1.Дать характеристику основным нормативным режимам хранения документов в архиве организации, являющейся базой проведения практики, сравнить их с рекомендуемыми правилами.
Все функциональные обязанности по работе архива выполняет архивариус.
В своей деятельности архивариус руководствуется рядом нормативно-правовых актов, одним из которых является «Должностная инструкция архивариуса». Данная инструкция включает в себя не только обязанности, но и описывает права архивиста, а также его взаимоотношения со структурными подразделениями, с которыми он взаимодействует в ходе своей работы.
Документы архива размещены на стационарных металлических стеллажах, в шкафах, которые распределены с использованием папок и коробок в соответствии с видами, форматом и другими внешними особенностями документов.
Документация, которая хранится в архиве, размещают следующим образом:
материалы располагают на стеллажах (шкафах) в картонных каробках (связках) с картонными обложками;
Для определения места хранения документов, в архивохранилище составлены постеллажные топографические указатели, которые помогают быстро найти нужные документы в архивохранилище.
В процессе работы с архивными документами, архивариус наблюдает за состоянием документов и при необходимости своевременно реставрирует их.
Реставрация документов выполняется с учетом характера и степени повреждений, сохраняя при этом признаки подлинности документа и не создавая трудностей для его дальнейшего использования. Документы реставрируются с восстановлением первоначальной или близкой к ней форме, а основы документа очищаются и укрепляются. Недостающие фрагменты восполняются бумагой, подобранной по цвету и времени ее изготовления. В архиве также осуществляется фото-реставрация документов с угасающим и слабоконтрастным текстом.
В связи с отсутствием сильно поврежденных документов в архиве отсутствуют журналы регистрации поврежденных документов.
Нами были рассмотрены требования по обеспечению сохранности документов в архиве Проведенный анализ представлен в таблице 2.
Таблица 2 — Анализ требований по обеспечению сохранности документов в архиве
Архив
| Название критерия | соответствует | Не полностью соответствует | Не соответствует |
| Требования к зданиям и помещениям докуметооборота | | + | |
| Режим хранения | | | |
| Температурно-влажностный | | + | |
| Санитарно -гигиенический | | + | |
| Световой режим | | + | |
| Пожарный режим | + | | |
| Размещение документов | | + | |
| Проверка наличия и состояния дел | + | | |
Проведя анализ сохранности документов в архиве было выявлено следующее.
Помещение для работы с документами и рабочие комнаты сотрудников
соответствуют требованиям, так как помещение изолированно от документоархива. документохранилище удалено от лабораторных, производственных, бытовых помещений и не имеет общих с ними вентиляционных каналов. Помещение хранилища безопасно в пожарном отношении, гарантировано от затопления, имеется запасной выход. В помещениях нет газовых и водонесущих магистральных трубопроводов. Но докуметохранилище располагается в подвальном помещении, что категорически запрещено.
В архивохранилище отсутствует кондиционер, вентиляция не работает, нет окон, в связи с чем, воздух в архивохранилище плохо циркулирует, и нет возможности поддерживать необходимый температурный режим.
В организации нет контрольно-измерительных приборов (термометры, гигрометры, психрометры) из-за чего невозможно контролировать и поддерживать температурно-влажностный режим. В соответствии с правилами, контроль должен производиться 1 раз в сутки и записываться в регистрационный журнал, в котором отражается проверка правильности показаний приборов и меры, принятые по нормализации температурно-влажностного режима.
В архивохранилище не проводится систематическая влажная уборка, обеспыливание стеллажей и шкафов, обработка цокольных частей стеллажей, полов, плинтусов, подоконников водными растворами антисептиков. Нет графика влажной уборки.
Поскольку в архиве отсутствуют окна, отсутствует и естественный свет, для освещения остается только искусственный свет, в архиве используются обычные лампы без плафонов, что не соответствует требованиям. Все лампы работают от одного рубильника.
В архиве пожарный режим соответствует требованиям. Архивохранилище обеспечено системами предотвращения пожара и противопожарной защиты, в том числе организационно-техническими мероприятиями. Помещение архива отделено от смежных помещений противопожарными стенами, перекрытиями, перегородками; оснащено охранно-пожарной сигнализацией с датчиками дыма, огнетушителями, установками тушения пожаров. Архив имеет запасной выход, электропроводка выполнена, скрыто с выносом общей отключающей аппаратуры наружу. Штепсельные розетки обеспечивают герметичность, переносная электроаппаратура имеет резиновую оболочку шнуров питания. Стационарные системы пожаротушения помещения заправляются нейтральными, безопасными для хранящейся документации огнетушащими веществами. Эвакуационные выходы оборудованы аварийным освещением от независимого источника электропитания, и содержаться свободными. На дверях, предназначенных для эвакуации людей, установлены световые указатели «ВЫХОД», а в коридорах — указательные знаки (стрелки).
Право доступа в хранилище имеет заведующий архивом и архивариус. Все экземпляры ключей учитываются в журнале регистрации ключей к замкам помещений архива. Все помещения архива, оснащенным замками, имеют два комплекта ключей, один из которых постоянно находится на посте охраны.
В архивохранилище имеют право доступа заведующий архивом и архивариус, а также руководитель учреждения и его заместители. Все другие работники допускаются в архивохранилище только в сопровождении заведующего архивохранилищем или лица, его замещающего. Иные лица допускаются в архивохранилище в исключительных случаях только по письменному разрешению руководства учреждения и в сопровождении заведующего архивохранилищем или лица, его замещающего.
Архивохранилище оснащено специальным оборудованием для хранения документов, это стационарные металлические стеллажи. Расстановка стеллажей в архивохранилище не соответствует требованиям, так как нарушено необходимое расстояние между стеллажами, полом, потолком и стенами.
Проверка наличия и состояния дел производится специальной комиссией, созданной приказом руководителя учреждения. Сначала проводится изучение материалов предыдущих проверок и выверка правильности учетных документов, включающая установление их полноты, уточнение нумерации единиц хранения во всех учетных документах, изучение правильности составления их итоговых записей.
Таким образом, можно сделать вывод, что работа с архивными документами организована с учетом обеспечения сохранности документов на столько, на сколько это возможно, однако, есть ряд проблем, которые решить, возможно.
2. Проанализировать комплекс мер по обеспечению сохранности документов в архиве организации, являющейся базой практики
Под сохранностью документа понимается его состояние, которое характеризуется степенью удержания эксплуатационных свойств (прочности, эластичности, износостойкости составляющих документ материалов).
Сохранность документов в архиве обеспечивается комплексом мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии. При организации хранения и создании условий хранения следует учитывать специфику видового состава документов, характерного для конкретного архива [8].
Архив является структурным подразделением и выполняет следующие задачи: