Файл: Общая характеристика организации Раздел Организационная структура управления.docx
Добавлен: 11.01.2024
Просмотров: 157
Скачиваний: 2
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
Копия документа - это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их. Копия документа может быть факсимильной или свободной. Факсимильная копия полностью воспроизводит содержание документа и все его внешние признаки (содержащиеся в подлиннике реквизиты, включая подпись и печать) или часть их, особенности их расположения. Свободная копия содержит все реквизиты документа, но не обязательно повторяет его форму.
Система документации - это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.
Помимо общих для всех учреждений и предприятий функциональных систем документации выделяют также отраслевые системы, которые используются при документировании соответствующих видов деятельности и отражают их специфику. Это, например, системы документации по здравоохранению, образованию (общему и специальному), нотариальные, судебные и др. Организационно-распорядительная документация тесно связана как с отраслевыми, так и с функциональными системами. С одной стороны, она представляет для других систем правовую основу, а с другой - в ней находят отражение вопросы руководства, контроля, планирования, учета, отчетности и т.д.
Основным направлением совершенствования документации является унификация и стандартизация.
Стандартизация - это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается «образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов». Стандарт как нормативно-технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом. В России деятельность по стандартизации координируется государственными органами стандартизации.
Стандартизация - сложный процесс. В ее состав входят такие элементы, как типизация, унификация, агрегирование. Типовой текст - это текст-образец, на основе которого в последующем создаются тексты аналогичного содержания.
Унифицированная система документации (УСД) - система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
Непосредственные разработчики конкретных форм документов и систем документации - министерства (ведомства), осуществляющие координацию той или иной отрасли деятельности. Ими же утверждаются унифицированные формы документов. Так, министерство финансов отвечает за бухгалтерские документы, министерство здравоохранения РФ - за медицинские, Государственный комитет РФ по статистике - за формы
первичной учетной и статистической документации, Росархив РФ - за систему организационно-распорядительной документации.
Общегосударственные унифицированные формы документов разрабатываются с учетом возможности их компьютерной обработки. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и на предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности.
Также для упорядочения и упрощения работы с документами вводятся электронные офисные системы. Офисная система - это программная среда, ориентированная на совместное, скоординированное использование электронных методов обработки, хранения и передачи информации. Электронный документооборот сокращает информационные потоки до оптимального минимума, обеспечивает упрощение и удешевление процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов.
Определение сроков хранения дел. Сроки хранения дел устанавливают для обеспечения сохранности ценных документов. Сроки хранения - важное основание для группировки документов в дела, так как документы с постоянным сроком хранения, сроками хранения до 10 лет и свыше 10 лет не могут помещаться в одно дело.
Сроки хранения устанавливаются по перечням документов с указанием сроков их хранения или экспертным путем ведущими специалистами организации.
Сроки хранения документов - постоянные или временные (один, три, пять, десять, 15 лет и т.д.) - устанавливаются в зависимости от значимости документов. Если в деле содержатся документы временного хранения различной ценности и, следовательно, с разными сроками хранения, срок хранения всего дела устанавливается для наиболее ценной документации, т.е. больший. Например, если в деле находятся документы со сроками хранения один год, три года и пять лет, все дело хранится пять лет.
Срок хранения исчисляется с 1 января того года, который следует за годом окончания дела. Например, срок хранения: дела, законченного делопроизводством в 1998 г., исчисляется с 1 января 1999 г.
В архив организации передаются все дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям и в соответствии с составленным заведующим архивом графиком, согласованным с руководителями структурных подразделений и утвержденным руководителем организации. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные картотеки делопроизводственной службы учреждения. Заголовок каждой картотеки должен быть включен в опись.
Дела временного (до 10 лет) хранения в архив организации, как правило, не передаются.
Раздел 7. Информационно-коммуникационная система управления
В компании ООО «Евроторг» информационно-коммуникационная система, как показал SWOT-анализ, развита недостаточно, или, вернее сказать, сильно отстала от времени. При создании компании руководством было сделано всё возможное, чтобы каждый сотрудник имел свой персональный компьютер и электронный адрес, по которому с ним можно связаться. И, конечно, в каждом отделе есть стационарные телефоны. При необходимости передать срочную информацию «лично в руки», можно воспользоваться ими.
Документооборот на предприятии налажен. Все документы в нужные сроки приходят и уходят из компании, а также оборачиваются внутри нее.
Каждый менеджер имеет автоматизированное рабочее место, которое включает компьютер, операционное обеспечение, выход в интернет. Все уже существующие отделы снабжены принтером, сканером. У филиалов существует своя почта, а также сотрудники имеют личный рабочий email.
Для рабочей деятельности сотрудников управленческого звена оборудованы отдельные кабинеты с компьютерами. Таким образом, в организации есть все необходимые условия для получения актуальной и полной информации по тенденциям на рынке молочной продукции и передачи её необходимым звеньям.
Предприятие использует программу 1С: Предприятие, усовершенствованную для «Евроторг». В компании есть база данных для каждого отдела, доступ к которой ограничен. В связи с этим часто возникает ситуация, когда сотрудникам приходится ходить из отдела в отдел, искать уполномоченных, или обладающих необходимой информацией коллег. Это отнимает рабочее время и не всегда даёт желаемый результат. Работать в команде над одним информационным источником одновременно вообще не представляется возможным.
Организации присуща модель всеканальных взаимодействий. Качество этих коммуникаций отличается от уровня к уровню и носит практически бессистемный характер. Самые прочные коммуникации связывают отделы с директором компании, однако качество предоставляемых услуг в организации во многом зависит от чётко построенных связей между одноуровневыми структурными единицами. В этом смысле схем информационно-коммуникационных взаимодействий в ООО «Евроторг» требует серьёзного анализа и доработки.
Информация транслируется торговому персоналу:
1) По электронной почте
2) На собрании торговых представителей
3) В листовках
4) На доске «АКЦИИ»
Информация транслируется торговым точкам:
1) На сайте Dalimo.ru
2) В листовках
3) В sms-рассылке
4) Торговыми представителями и операторами
В таких условиях, нужно напомнить руководству компании о техническом прогрессе. В действительности, существует большое количество средств, которые помогли бы ускорить процесс коммуникаций и повысить эффективность информационно-коммуникационной системы в целом.
Раздел 8. Принятие управленческих решений
ООО "Евроторг" является частной собственностью двух учредителей - Башкирова Юрия Васильевича и Руденкова Андрея Ивановича.
Управление деятельностью организации осуществляется директором Зубковым Андреем Владимировичем.
Организация ведет свою деятельность на основании свидетельства о государственной регистрации №1011568731, выданном Мингорисполкомом, которая дает право на осуществление оптовой и розничной торговли на основании устава организации, в котором определены цель, виды и границы его деятельности.
На сегодняшний день основными видами деятельности ООО "Евроторг", согласно Уставу компании, являются:
-
деятельность агентов по торговле товарами широкого ассортимента; -
розничная торговля пищевыми продуктами и напитками в специализированных магазинах; -
розничная торговля косметическими и парфюмерными товарами; -
розничная торговля в неспециализированных магазинах преимущественно пищевыми продуктами, включая напитки; -
прочая розничная торговля в неспециализированных магазинах; -
прочая розничная торговля в специализированных магазинах; -
сдача внаем собственного недвижимого имущества; -
оптовая торговля пищевыми продуктами, включая напитки; -
оптовая торговля непродовольственными товарами потребительского назначения; -
розничная торговля вне магазинов.
Основные задачи Устава ООО "Евроторг" следующие:
1)формирование условий наиболее полного удовлетворения спроса покупателей в рамках среднего потребительского рынка;
2)обеспечение высокого уровня торгового обслуживания;
3)обеспечение достойной экономичности осуществления торгово - технологического и торгово - хозяйственного процесса в ООО "Евроторг"; 4)максимизация суммы прибыли, остающейся в распоряжении организации, и обеспечение ее эффективного использования.
В целом, в Уставе сформулированы основные права и направления деятельности ООО "Евроторг", а также предмет и цели деятельности, указан порядок образования имущества, формирование и распределение дохода.
Руководство текущей деятельностью и исполнение решений органов управления осуществляется директором - исполнительным органом организации.
В компетенцию директора входят все вопросы, связанные с повседневной работой Предприятия, которые могут быть решены в рамках и на основе принципиальных направлений в политике ООО "Евроторг".
Главные и ведущие специалисты ООО "Евроторг" осуществляют руководство финансово - хозяйственной деятельностью организации в области материально - технического обеспечения, по договорам поставки, транспортно - и административно - хозяйственного обслуживания, организуют участие подчиненных им служб и структурных подразделений в составлении перспективных и текущих планов производства и реализации продукции, определении долговременной стратегии коммерческой деятельности.
В основу построения организационной структуры управления ООО "Евроторг" положены принципы обеспечения оптимальности управления системой, минимальное количество ступеней и звеньев управления, повышение степени централизации линейного и функционального управления, научно - обоснованное разделение и кооперация труда в аппарате управления, обуславливающие устойчивые связи между линейными руководителями и функциональными специалистами как внутри подразделений, так и между ними.
Структура управления дает представление о том, какие подразделения, службы или отдельные исполнители входят в аппарат управления, как они специализированы и каковы их соподчиненность и взаимосвязи.
Организационная структура ООО "Евроторг" регулирует: