Фиксация на регистрационно-контрольной карточке (РКК) сведений, резолю­ций, факта исполнения поручений и т.п. значительно ускоряет процесс поиска документов и упрощает контроль их исполнения в больших массивах документов.

При ведении журналов возникает необходимость в создании дополнительных регистрацион­ных форм для контроля исполнения.

При использовании для регистрации РКК необходи­мость повторного учета исключается, РКК может быть размножена в нескольких экземплярах для создания справочных кар­тотек в разных разрезах: по адресам, по подразделениям, по пробле­мам, по регионам.

Контроль исполнения документов. Контроль исполнения документов осуществляется службами ДОУ и включает:

· постановку документа на контроль;

· проверку своевременного доведения документа до исполни­теля;

· промежуточную проверку хода исполнения;

· учет и обобщение результатов контроля;

· информирование руководства о положении дел.

Основная цель контроля исполнения документов – обеспечение своевременного и качественного проведения работ и исполнения по­ручений, содержащихся в документе. Служба ДОУ контролирует только сроки исполне­ния поручений и пунктов организационно-распорядительных доку­ментов, а контроль содержания осуществляют руководители подраз­делений.

Сроки исполнения исчисляются календарными днями, начиная от даты подписания документа или наложения резолюции. Типовые сроки исполнения устанавливаются законодательными актами и решения­ми правительственных органов. Так, на подготовку ответов по спра­вочным запросам населения для предприятий установлен срок 10 дней; на рассмотрение жалоб трудящихся – до одного месяца и т.д.

Сроки для исполнения поручений по основной деятельности и смежным вопросам устанавливаются руководителями. Изменение сроков исполнения возможно только с разрешения руководителя их установившего.

Проверка хода исполнения поручений осуществляется:

1) для заданий на последующие годы – не реже 1 раза в год;

2) для заданий в течение года – не реже 1 раза в месяц;

3) для заданий текущего месяца – один раз в 10 дней и за 5 дней до истечения срока исполнения.

Группирование исполненных документов. Формирование и систематизация дел. При больших потоках информации только систематизированное размещение и упорядоченное хранение документов обеспечивает их быстрый поиск. Проверенный способ упорядоченного хранения до­кументов – сгруппировать их по каким-либо

---

признакам и подшить в несколько папок, а папкам с отобранными доку­ментами дать соответствующие названия и пронумеровать их. Для исключения переполнения помещений папками с ненужными документами, документам и папкам устанавливается предельный срок хранения. Подобные папки получили название «Дело».

Дело – это папка с документами, имеющая на лице­вой стороне регистрационный номер, название, указание на при­надлежность, год начала комплектования и срок хранения содер­жащихся в ней документов.

Формирование дел – это отбор документов по определенным признакам и подшивка их в папки с названием дело. Документы мо­гут отбираться и группироваться по различным признакам. Обычно используются следующие признаки: номинативный (по названиям докумен­тов), предметный, проблемный, отраслевой, территориальный (по городам и административно-территориальным единицам), географический (по странам), авторский или хроно­логический.

Документы долговременного и постоянного хранения, дополни­тельно группируются по срокам хранения – 10, 25, 75лет, «Постоян­но». Если объем дела превышает 250 страниц, то оно может включать несколько частей. В таком случае к номеру дела добавляется указатель: том 1, том 2, том 3, а вложенные в них документы нумеруются сквозной нумерацией.

Включаемые в папку документы должны соответствовать назва­нию дела, поэтому название должно быть кратким и четко сформулированным. Не рекомендуется давать делу название с неявно выраженным признаком группировки, типа «Общая переписка», «Разные докумен­ты», «Справочные материалы» и т.п. При больших потоках докумен­тов некоторые из них, особенно попавшие в дело случайно, могут быть не найдены при необходимости.

Номенклатура дел предприятия. Систематизация дел – важнейшая составная часть делопроизвод­ства, поэтому на предприятии составляется перечень дел, который носит наименование «Номенклатура дел предприятия» и придает определенную сис­темность организации делопроизводства на предприятии.

Разработку номенклатуры дел осуществляет специалист, ответст­венный на предприятии за организацию работы с документами. В номенклатуру дел включаются только папки с регистрируемыми документами. Подборки технической документации, печатные и рек­ламные издания, справочные материалы хранятся отдельно в биб­лиотеках или конструкторских архивах. В номенклатуре проставляется на­именование каждого дела, его регистрационный номер, количество томов и срок их хранения. Номенклатура дел закладывает основу формирования, нумерации и систематизации всех последующих дел, утверждается руководи­телем предприятия и действует в течение года. В последующем она может корректироваться.

---

Для упрощения ориентации в массиве хранимых дел номенкла­тура дел разбивается на нумеруемые разделы, объединяющие папки с документами определенных подразделений или видов деятельности. Номер раздела учитывается при нумерации папок с документами и включается в состав регистрационного индекса документов.

Действующая номенклатура дел уточняется в конце каждого го­да, переоформляется и вновь утверждается руководителем предпри­ятия. Уточненная номенклатура дел вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Если предприятие по статусу должно сдавать документы и материалы о своей деятельности в ведомствен­ный или Центральный государственный архив, то номенклатура дел предприятия один раз в 5 лет согласовыва­ется с экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) этих организаций.

3. 
   Хранение документов и подготовка их сдачи в архив.
   

Документы по срокам хранения делятся на следующие группы:

1) с кратким (до 3 лет) сроком хранения и подлежащие уничтоже­нию;

2) со средним сроком хранения (до 10 лет);

3) с длительным сроком хранения (свыше 10 лет).

Отбор документов на хранение или уничтожение производится по результатам экспертизы их ценности экспертной комиссией пред­приятия, назначаемой приказом директора. Комиссия в своей работе руководствуется положением об Архивном фонде Российской Феде­рации, правилами работы ведомственных архивов, типовым переч­нем сроков хранения документов, номенклатурой дел и положением об экспертной комиссии предприятия. Экспертиза ценности докумен­тов проводится ежегодно с постраничным просмотром дел. При по­страничном просмотре из всех дел подлежат изъятию дублирующие экземпляры документов, неоформленные копии, черновики и доку­менты со сроком хранения, не соответствующим сроку хранения де­ла. Документы с более длительными сроками хранения, чем данное дело, переносятся в соответствующие папки. Отдельные документы и дела с истекшими сроками хранения отбираются для уничтожения. По результатам экспертизы составляются описи дел временного и долговременного хранения, а также акты о выделении дел к унич­тожению, формы которых унифицированы. Описи дел рас­сматриваются на заседании экспертной комиссии предприятия, со­гласовываются с экспертными комиссиями архивов и вместе с актами на уничтожение документов утверждаются в 3 экземплярах руково­дителем предприятия. Один экземпляр передается в архив, второй прилагается к протоколу заседания экспертной комиссии как основа­ние, третий остается в качестве контрольного экземпляра в службе документационного обеспечения управления предприятия.

---

Различают полное и частичное оформление сдачи дел на хране­ние. Полное оформление установлено только для дел долговремен­ного и постоянного хранения. Оно предусматривает нумерацию лис­тов в деле арабскими цифрами в правом верхнем углу черным графи­товым карандашом, переплет документов в твердую обложку из кар­тона и прошивку ее суровой нитью на 4 прокола с закреплением кон­цов сургучной печатью, внесение уточнений в реквизиты обложки и составление заверительной надписи.

Дела временного хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению. Такие дела допускается хранить в стандарт­ных скоросшивателях, листы можно не нумеровать, а заверительной надписи не составлять. По согласованию с архивом вместе с делами в архивы сдаются регистрационные карточки на документы.

2.4. Отчет о проделанной работе

В ходе практики мною было выполнено индивидуальное задание, целью которого было, изучить специфику проектно-технологический работы по направлению «Документоведение и архивоведение» в рамках апробации результатов по теме исследования. Индивидуальное задание включает в себя доклад и презентацию по теме «Оружие победы (патронный и приборостроительный завод)». В доклад включена история заводов и выпускаемая ими продукция. Написана статья по теме исследования .(Приложение).

Так же в рамках практики был проведен историко-культурный QR-квест «Культурное ориентирование».

Цель проекта – провести историко-культурный QR-квест «Культурное ориентирование» для молодежной аудитории в апреле 2022 года.

Задачи проекта

1. 
   Пройти практическую подготовку в Государственном архиве Ульяновской области, чтобы получить навыки работы с документальными источниками.
   
2. 
   Разработать сценарий квеста на основе обобщения документальных источников по советскому периоду истории Ульяновской области, подбора компьютерной программы и редакторов сайтов с получением экспертной оценки от специалистов Государственного архива Ульяновской области и преподавателей факультета культуры и искусства Ульяновского государственного университета.
   
3. 
   Провести квест «Культурное ориентирование».
   
4. 
   Обеспечивать информационное сопровождение проекта.
   

В рамках данного проекта предлагается разработать и провести необычное для нашего региона и увлекательное мероприятие – историко-культурный QR-квест. Квест будет составлен из заданий, погружающих в историю города и области. Задания основаны на документальных фактах. Квест-игра может стать интересным дополнением к комплексу мероприятий, посвященных 100-летию образования СССР.

---

Необычность квестов заключается в том, что, во-первых, они охватывают темы, связанные с юбилейной датой 2022 года – 100-летие образования СССР. Во-вторых, квест будет создан в веб-формате, что предоставит возможность участникам воспользоваться интернетом для его прохождения.

Проект направлен на то, чтобы расширить объем знаний студентов по данной теме, научить анализировать значимость преобразований советского периода в историческом развитии Ульяновской области, способствовать формированию патриотических начал личности. актуализировать и обобщить знания обучающихся по истории советской эпохи Ульяновской области в игровой занимательной форме.

Новый образовательный игровой формат – историко-культурный квест – оживляет восприятие информации, затрагивает эмоциональную сферу, сплачивает ребят, ибо побуждает их работать в команде. Головоломки и вопросы предлагают проверить свою эрудицию, сообразительность и знание истории родного города.

Историко-культурный квест направлен на то, чтобы: 

• 
  познакомить с интересными фактами и событиями советского периода в истории края;
  
• 
  формировать социально-коммуникативные навыки – сотрудничества и доброжелательности;
  
• 
  развивать ловкость, сообразительность;
  
• 
  способствовать нравственно-патриотическому воспитанию молодежи; 
  
• 
  воспитывать любовь и уважение к своему народу, к истории своей страны.
  
• 
  принимать и сохранять учебную задачу, планировать свои действия в соответствии с поставленной задачей, оценивать правильность выполнения действия;
  
• 
  осуществлять поиск необходимой информации в представленном материале, овладение логическими действиями сравнения, анализа и синтеза;
  
• 
  повышение интереса к культурному наследию нашей страны;
  
• 
  развитие самостоятельной познавательной активности учащихся;
  
• 
  обобщить и систематизировать знания в форме историко-культурного квеста;
  
• 
  развивать мышление на основе формирования навыков самостоятельной познавательной деятельности;
  
• 
  повысить интерес учащихся к истории России, формировать и развивать коммуникативную компетенцию обучающихся на основе групповой интеллектуальной работы.
  

На первом этапе реализации проекта (1.11.2021 – 13.03.2022) студенты должны обобщить документальные источники по советскому периоду истории Ульяновской области для разработки и проведения квеста. Каждый студент получает индивидуальное задание подготовить доклад по определенной теме квеста, исходя их содержания рекомендованных к изучению материалов и документальных источников. Полученные знания студенты используют затем при проектировании квеста: выбирают вопросы, подбирают иллюстративный материал, составляют сценарий.

---

Смотрите также файлы

• Рассказа Хамелеон.docx

• Занятие 4 Обучающийся Байзигитова Ольга Николаевна Преподаватель Степанова Елена Ивановна.rtf

• Ыфвфывфывфывфывлв ыфвфывфывфывфывлв ыфвфывфывфывфывЛВ.docx

• Дидактические игры на уроках математики в 59 классах.docx

• Содержание производственной практики.doc