Обмен электронными документами осуществляется при помощи электронной почты. Электронная почта стала наиболее распространенной информационной службой Интернета, так как исторически является первой информационной услугой и не требует обязательного наличия высокоскоростных и качественных линий связи.

Электронная почта — это система, позволяющая пользователям отправлять сообщения через модем или сетевое соединение с одного компьютера на другой. Если компьютер подключен к Интернету, то имеется возможность посылать сообщения любому компьютеру, имеющему доступ к сети. Единственное, что необходимо знать — адрес электронной почты получателя. Адрес электронной почты должен иметь пометку E-mail. По такому адресу можно направить сообщение с компьютера одному или нескольким абонентам (адресатам) одновременно [4, С. 145].

Сообщения, посылаемые через Интернет, имеют вид тестового файла. При наличии соответствующей программной обработки электронной почты можно вложить в сообщение другие файлы. Вложенные файлы могут быть какими угодно – графическими изображениями, звуковыми файлами, другими документами и даже программами.

Чтобы получать и отправлять электронный сообщения, необходимо иметь доступ к электронной почте через Интернет, доступ к самому Интернету и программное обеспечение для работы с электронной почтой (почтовый клиент).

Почтовый клиент – программа, установленная на компьютер и предназначенная для отправки и получения электронной почты. [2, c. 93]

После получения электронного адреса необходимо выбрать подходящий почтовый клиент. Большинство компаний выбирает MicrosoftOfficeOutlook. При выборе почтового клиента необходимо учитывать ответы на следующие вопросы:

1. 
   Является ли интерфейс программы удобным.
   
2. 
   Имеет ли данная программа электронную адресную книгу, куда можно заносить важные электронные адреса.
   
3. 
   Обладает ли данная программа способностью кодировать и декодировать вложенные файлы.
   
4. 
   Обладает ли данная почтовая программа возможностью проверки орфографии.
   

Несмотря на то, что наличие всех этих возможностей не является необходимым условием для работы с почтовой программой, многие программы представляют их как само собой разумеющееся.

Электронная почта предоставляет пользователям следующие возможности:

---

• 
  отправлять документы адресатам, входящим в автоматизированную информационную систему;
  
• 
  получать подтверждения доставки документов по назначению;
  
• 
  выводить на экран дисплея полученные документы;
  
• 
  изменять и редактировать документы, хранить их в памяти ПК и пересылать другому лицу;
  
• 
  распечатывать полученные документы в необходимом количестве экземпляров;
  
• 
  отправлять документы одному пользователю или группе пользователей системы по списку;
  
• 
  расставлять приоритеты, чтобы начинать работу с наиболее важной полученной корреспонденцией;
  
• 
  составлять и "прикреплять" к документам резолюции, другие служебные пометки о необходимости тех или иных действий и сроках исполнения.
  

Электронная почта Интернет - это самая популярная и часто используемая услуга Интернет. Каждый пользователь сети Интернет получает при регистрации свой почтовый адрес. Электронная почта используется для ведения деловой переписки; для передачи сообщений; для ведения дискуссий с одним человеком или с небольшой группой людей по различным темам (можно подписаться на любую группу новостей Usenet).

Таким образом становится очевидно, что интернет является важным источником профессиональной информации для секретаря-референта. Этим работникам можно рекомендовать регулярно просматривать сайты, посвященные вопросам ДОУ.

Хорошим примером выступает портал DOCFLOW. Он представляет интерес как для организаций, только стоящих перед выбором системы комплексной автоматизации делопроизводства, так и для организаций, уже использующих современные компьютерные технологии.
Портал содержит различного рода информацию, как например реальный опыт конкретной организации по внедрению автоматизированных технологий работы с документами в той или иной отрасли.

В разделе "Аналитика" можно найти отсортированные в соответствии с тематикой материалы, подготовленные журналистами и экспертами разных компаний. В этом разделе содержится информация об управлении ресурсами предприятия, управлении взаимоотношениями с клиентами , а также данные о системах ввода документов, системах автоматизации делопроизводства и электронного документооборота; автоматизации финансовой деятельности, вопросах информационной безопасности; федеральных целевых программах и технологиях управления данными.

---

Наиболее важной является информация об уже реализованных проектах автоматизации ДОУ, которую можно найти в подразделе "Проекты". Здесь в одном месте собрана информация о проектах, уже внедренных разными компаниями.

Учитывая частоту обновления материалов на указанном сайте, его можно рекомендовать к регулярному посещению всем секретарям, интересующимся вопросами автоматизации делопроизводства и организации работы с документами.

Таким образом можно сделать вывод, что персональный компьютер предоставляет большие возможности для работы секретаря в организации. Позволяет сократить время для работы с документацией. От секретаря зависит также выбор программного обеспечения для работы, так как надо выбрать подходящее именно для этой организации, в которой секретарь работает. Интернет-технологии позволяют сократить время доставки писем и различной документации до адресата, а также быстро связаться со своими клиентами, поставщиками и персоналом организации.

1.3. Методы анализа отчетов и выступлений руководителя

Труд руководителя многофункционален, носит комплексный характер. Руководитель должен в определенной ситуации владеть знаниями в области техники, технологии, экономики, маркетинга; он обязан в совершенстве владеть искусством руководства людьми, умением решать социальные задачи, стоящие перед организацией.

Секретарь, являясь помощником руководителя, должен обладать умением анализировать и подготавливать отчетные документы, а также выступления руководителя.

Управленческая отчетность отличается многообразием отчетных форм и детализацией показателей, поэтому анализ деятельности руководителя на основе управленческой отчетности дает больше информации, чтобы выявить проблемы и возможности в развитии бизнеса. Однако при анализе управленческой отчетности возникает риск излишних трудовых и временных затрат на обработку информации, которая не влияет на выработку управленческих решений [5]. Из этого следует, что для качественного анализа отчетных документов и выступлений руководителя секретарю необходимо использовать определенную методику, которая состоит из следующих элементов:

1. 
   Анализ абсолютных показателей отчетности на основе расчета величины количественно-суммовых изменений в фактических результатах деятельности компании в течение анализируемого периода.
   
2. 
   Анализ относительных показателей отчетности, который помогает выявить изменение соотношений одних показателей деятельности компании к другим показателям в течение отчетного периода.
   
3. 
   Горизонтальный анализ показателей отчетности, заключающийся в расчете разницы между фактическими результатами отчетного периода в сравнении с аналогичными результатами прошедших периодов.
   
1. 
   Вертикальный анализ показателей отчетности, основанный на расчете изменений в структуре показателей отчетного периода по сравнению с показателями прошедших периодов.
   
2. 
   Анализ финансовых коэффициентов, который позволяет оценить финансовое положение компании в течение анализируемого периода.
   
3. 
   План-фактный анализ результатов деятельности, с помощью которого определяют разницу между фактически достигнутыми и запланированными результатами деятельности компании.
   
4. 
   Факторный анализ результатов деятельности, позволяющий определить причины изменений фактических результатов деятельности в анализируемом периоде или отклонений фактических результатов от запланированных.
   

---

В таблице 1 кратко описаны суть и цели использования указанных методов анализа отчетных документов по результатам деятельности компании (Приложение Б).

В зависимости от собственных предпочтений и особенностей организации руководитель может в большей или меньшей мере использовать «публичное выступление» как инструмент своей политики. Несмотря на глобальную «цифровизацию» и появление уникальных возможностей коммуникации с коллективом, например, в корпоративных социальных сетях или посредством видео-конференц-связи, живое публичное выступление остается один из самых эффективных инструментов формирования корпоративной культуры. Как пишет Нэнси Дуарте: «Технологии дают множество способов коммуникации, но только один из них – по-настоящему человеческий: личная презентация. Только истинные связи между людьми способны привести к переменам» [4, 54].

Для обеспечения успешного выступления руководителя необходимо придерживаться нескольких общих правил его подготовки:

1. 
   Определить цели выступления, сформулировать какие результаты необходимо получить. Именно этот пункт – основа в развитии корпоративной культуры, формулируя цель, важно просчитывать, как выступление повлияет на корпоративную культуру, задаст ли желаемые ориентиры.
   
2. 
   Проанализировать аудиторию, понять настроение, опасения, ожидания слушателей,
   
3. 
   Определиться с форматом и временем выступления.
   
4. 
   Сформулировать основную идею.
   
5. 
   Составить план основной части выступления.
   
6. 
   Собрать необходимый материал (цифры, факты, истории).
   
7. 
   Подготовить тезисы выступления, включая вступительную часть, эмоциональные вставки, связки, заключительную часть.
   
1. 
   Провести репетицию и скорректировать выступление.
   

Для того, что бы в дальнейшем публичные выступления руководителя совершенствовались секретарю необходимо провести анализ, учесть и изучить все моменты, понять, что в выступлении нужно улучшить для получения лучшего результата в будущем.

Провести анализ выступления руководителя секретарю рекомендуется по следующим пунктам [6]:

1. Структура выступления

1.1. Умение заинтересовать аудиторию (вводная часть)
1.2. Четкость изложения ключевых идей (основная часть)
1.3. Доказательность (примеры, ссылки)
1.4. Суммирование выгод для аудитории (заключение)
1.5. Конкретизация последующих действий (заключение)

2. Динамизм выступления

2.1. Поддержание заинтересованности аудитории
2.2. Умение контролировать ситуацию

---

2.3. Наличие связующих элементов
2.4. Контроль времени

3. Оформление наглядных средств

3.1. Конкретность (не перегруженность информацией)
3.2. Соответствие характеру выступления и аудитории
3.3. Единство стиля

4. Невербальные элементы выступления

4.1 речь (четкость, понятность, интонация, темп)
4.2. Визуальный контакт
4.3. Мимика
4.4. Жесты, поза
3.1. Способы получения и обработки информации секретарём

Одними из основных функций секретаря являются сбор, анализ и обобщение информации по заданию руководителя. Начать нужно с того, что необходимая руководителю информация может содержаться в различных источниках. Для того чтобы грамотно вести эту работу, затрачивая на нее как можно меньше времени и сил, секретарю необходимо владеть следующими общими сведениями об организации:

1. 
   Структура организации, характер и направления ее деятельности, содержание деятельности структурных подразделений, их компетенцию; характер информации, создаваемой, обрабатываемой и хранящейся в подразделениях организации, сведения о том, кто из работников владеет той или иной информацией.
   
2. 
   Основные источники информации, которая может потребоваться руководителю, место их нахождения и особенности использования.
   
3. 
   Знания об информации, в которой руководитель нуждается постоянно, наличие налаженной системы сбора и обработки этой информации, готовность удовлетворять любые незапланированные информационные запросы руководителя.
   

Далее целесообразно обозначить, каковы основные источники информации для руководителя. Ими являются:

1. 
   Законодательные и иные нормативные правовые акты, касающиеся деятельности организации.
   
2. 
   Управленческая документация организации (документы вышестоящих органов, поступающие в организацию, плановая, отчетная, распорядительная, информационно-справочная, научная, техническая и др. документация организации).
   
3. 
   Публикации в периодической печати (газетах, журналах), сообщения в радио- и телепередачах, прямо или косвенно затрагивающие вопросы деятельности организации.
   
1. 
   Научная и техническая литература по проблемам, касающимся деятельности организации.
   
2. 
   Справочники деловой информации об организациях, предприятиях, фирмах, экономической, культурной и другой информации.
   

---

Смотрите также файлы

• Отчет по выполнению учебной практической работы обучающихся (банк заданий) по учебной практике.docx

• Индивидуальное задание обучающимся (нужное отметить ).docx

• Цель проанализировать эпизод Дуэль Печорина с Грушницким, выяснить, как раскрываются характеры героев в этом эпизоде.docx

• Исследование интеллектуальных поисковых систем.docx

• Тематический план.pdf