Бланк письма содержит следующий состав реквизитов, который является обязательным:

– наименование организации;

– справочные данные об организации (почтовый адрес, номер телефона, факса, адрес электронной почты);

– отметки для проставления даты и регистрационного номера;

– отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресата.

Так же при написании письма используются следующие реквизиты: заголовок к тексту, текст, подпись, расшифровка подписи, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах - отметка о наличии приложений, в гарантийных письмах, письмах финансового содержания и некоторых других, требующих особого удостоверения, - печать.

Письмо оформляют, как минимум, в двух экземплярах. Первый экземпляр отправляют адресату, второй экземпляр (копия) подшивается в дело как свидетельство выполненной работы.

Письма подписываются руководителем организации, его заместителями в рамках предоставленной им компетенции, а также руководителями самостоятельных, структурных подразделений, если им предоставлено это право.

Письмо должно иметь отметку об исполнителе, которая проставляется в нижней часта листа, под подписью руководителя или на оборотной стороне листа.

Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные письма не разрешается. Датой письма является дата его подписания.

В зависимости от типа письма и его содержания текст, может быть простым или сложным.

Простое письмо – это малообъемный документ, рассматривающий только один вопрос. Оно состоит их одной, двух частей: вступления и заключения.

Сложное письмо – это многоаспектный документ, рассматривающий несколько вопросов. Такое письмо может состоять из двух и более страниц. Оно имеет свою структуру, состоящую из трех частей. Первая часть – вступление – приводятся мотивы составления письма, ссылки на факты и события, решения вышестоящей организации и другие аргументы, послужившие основанием для составления документа. Вторая часть – основная часть (доказательство) – излагается существо вопроса, выводы, просьбы, предлагаются решения. Основная власть должна быть убедительной, исключающей сомнения в правильности и обосновании предлагаемых решений. Третья часть – заключение – может формулироваться ожидаемый результат, констатироваться отказ, отклонение, предложения и т.п.

---

В некоторых случаях при написании писем используются другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть иным. Например, письма могут содержать только первые две части, иногда только вторую часть. Это зависит от назначения письма, от того, на чем его автор хочет сконцентрировать внимание. Особой композиционной структурой, как правило, обладают письма-приглашения, благодарности, рекламные письма.

Приведем для примера структуру письма-просьбы:

1. 
   Объясняется причина, вызвавшая необходимость обращения с просьбой;
   
2. 
   Излагается суть просьбы;
   
3. 
   Приводится ожидаемый результат от удовлетворения просьбы.
   

Тексты сложных многостраничных писем могут разбиваться на

разделы, пункты, при необходимости на подпункты. Стоит отметить на важность правильного деления текста с помощью абзацев – отступов в строке при начале новой смысловой части документа. Цель такой разбивки текста – облегчение его чтения и понимания.

Стоит отметить, что для современной деловой переписки характерна подготовка простых писем, рассматривающих один вопрос.

Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события необходимо излагать объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать различного толкования.

В письмах используются следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа («направляем на согласование», «просим рассмотреть»);

- от первого лица единственного числа («прошу перечислить», «считаю необходимым»);

- от третьего лица единственного числа («банк не может согласиться», «компания возражает»).

Если письмо оформляется на должностном бланке, то текст излагается от 1-го лица единственного числа: прошу…, направляю…, считаю необходимым…

Форма обращения от первого лица множественного числа предпочтительней формы первого лица единственного числа, так как письмо, обычно, выражает мнение коллективного субъекта – учреждения, предприятия, организации, несмотря на то, что подписывается одним лицом – руководителем. Хотя существуют разновидности писем и ситуаций, в которых может быть использована форма обращения от первого лица единственного числа

---

, например, в письмах-приглашениях, рекомендательных письмах. В деловой переписке исключаются местоимения «я», «он», вместо них применяются местоимения «мы», «Вы».

Письма по вопросам, требующим его особого внимания руководителя, могут содержать вступительное обращение – формулу уважительного обращения к адресату:

Уважаемый господин председатель!

Уважаемый господин Иванов!

Уважаемый Алексей Дмитриевич!

В таком случае в конце письма, под текстом, используется заключительная формула вежливости. «С уважением», после чего на отдельной строке оформляется подпись должностного лица.

Письмо так же может быть адресовано нескольким адресатам, но не более чем четырем. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не ставится. При рассылке писем типового содержания большему количеству адресатов оформляется Список рассылки с указанием наименований организаций и их адресов, на самом письме. В этом случае адресат указывается обобщенно.

Текст письма излагается в повествовательной манере, при прямом порядке слов в предложении.

Стиль письма отличается частым употреблением отглагольных существительных, отыменных предлогов (на основании, в отношении, в соответствии с, в силу, в целях, за счет и т.д.), сложных союзов (вследствие того что, ввиду того что, в связи с тем что, в силу того что и т.д.), а также словосочетаний-связок, служащих для соединения частей сложного предложения (на случай, если…; на том основании, что…; по той причине, что…;с тем условием, что…; таким образом, это…; то обстоятельство, что…; тот факт, что… и т.д.).

В письме не следует употреблять слова, вышедшие из употребления. Необходимо писать: не сего года, аэтого года (текущего года); не означенный, а названный и т.д.

Обычно в текстах служебных писем употребляются устойчивые (шаблонные, стандартные) языковые обороты (модели, формулы, клише).

Примеры устойчивых языковых оборотов:

• 
  объясняющих мотивировкунаписания письма:
  

- В порядке оказания технической помощи…

- В соответствии с протоколом…

- В связи со сложной экономической ситуацией…

• 
  предваряющих извещение:
  

- Доводим до Вашего сведения…

- Извещаем Вас…

- В ответ на Ваш запрос…

• 
  выражающихпросьбу, требование, пожелание:
  

---

- Убедительно просим Вас…

- Обращаемся к Вам с просьбой…

- В ответ на Ваше письмо просим Вас…

- Настоятельно требуем выполнения принятых Вами обязательств…

- Категорически настаиваем на выполнении…

- Выражаем уверенность в том, что…

• 
  используемых в претензиях:
  

- К нашему сожалению, мы вынуждены сообщить, что качество…не удовлетворяет требованиям…

- …в противном случае мы вынуждены будем предъявить Вам штрафные санкции.

В качестве заключительных могут выступать следующие фразы:

- Просим Вас не задерживать ответ…

- Просим извинить за задержку с ответом…

- Рассчитываем, что наши замечания будут учтены…

- Будем признательны за…

- Заверяем Вас, что…

- Ожидаем Вашего согласия (одобрения, подтверждения)….

Дадим общие рекомендации специалисту по стилистическому оформлению содержания делового письма, что будет способствовать формированию положительного имиджа организации:

1. Деловые письма следует излагать в спокойном, ровном тоне. Необходимо помнить, что проявление в содержании чрезмерной любезности, равно как и пренебрежения, граничащего с грубостью, не допускается.

2. Не нужно побуждать адресата к спешке при вынесении решений по вносимым вами письменным обращениям словами "Срочно", "Незамедлительно", "В возможно более короткие сроки". Помните о том, что быстро — хорошо не бывает. Лучше укажите, когда бы вы желали узнать о решении, например: "Прошу Вас ответить до такого-то числа" или "Убедительно прошу Вас сразу же сообщить о своем решении".

3. В процессе изложения необходимо быть умеренным в просьбах, сдержанным в оценках событий, объективным при изложении фактов, гуманным при определении мер дисциплинарного воздействия, щедрым на заботу и поощрение достойных, рачительным при расходовании денежных средств, а также инициативным на дельные предложения, а в выводах — предельно конкретным.

4. Не следует содержанием (или подтекстом) документа навязывать адресату ожидаемый исход освещаемого в письме вопроса, например: "Прошу изучить и решить вопрос положительно" или "Прошу утвердить эту кандидатуру". Необходимо дать адресату подумать самому.

5. Не следует намекать получателю письма на его невнимательность,

помещая в текст письма следующую формулировку: "Предлагаю внимательно изучить": ответственный подчиненный может затаить обиду, а начальник — впасть в ярость, воспринимая невольный намек слишком уж буквально.

---

6. В том случае, если письмо содержит извещение адресата о том, что выполнение его просьбы или поручения не представляется возможным, не нужно начинать послание с констатации отказа — необходимо изложить сначала мотивацию своего решения и дать понять, что при определенных обстоятельствах к рассмотрению данного вопроса можно вернуться.

7. Необходимо ссылаться (к месту) на конкретные требования руководящих документов, что придает письму вес, работает на деловой имидж организации.

8 . Необходимо излагать свои мысли коротко, ясно и логично. Обилие слов в деловых письмах не ускоряет, а замедляет решение дела. Письмо должно быть написано доступным пониманию языком, чему в немалой степени способствует и неукоснительное следование официально-деловому стилю изложения.

Стоит отметить, что большое значение для формирования положительного имиджа организации имеет соблюдение такой нормы делового этикета, как своевременный ответ на запрос, деловое предложение и т.д. Если по объективным причинам нет возможности дать ответ в установленный срок, необходимо сообщить адресату о сложившейся ситуации, а так же о том, когда будет возможность дать окончательный ответ. Обязательно нужно извиниться за задержку, например: «Мы сожалеем о непредвиденной задержке и беспокойстве, причиненном Вам»

В качестве вывода следует сказать, что приведенный в качестве примера набор языковых формул, моделей, клише, рекомендаций по написанию деловых писем, мог быть дан в более развернутом объеме, но не стоит забывать о практике и опыте, которые приходят со временем.

Заключение

Служебные письма являются важным элементом в управленческой деятельности. Они играют большую роль при налаживании внешних связей организации.

Служебные письма выполняют различные функции: фиксируют факты, сведения, констатируют факты по спорным вопросам и т.д., но общим является то, что они предназначены донести какую-либо информацию до адресата, налаживания хороших партнерских отношений, а так же являются доказательство для решения каких либо спорных вопросов.

Изучив материал, мы видим, что составление и оформление служебных писем не легкое и не простое занятие.

Во-первых: необходимо знать требования оформления писем, закрепленные нормативными документами (стандартами, инструкциями).

Во-вторых: необходимо соблюдать нормы и правила русского языка, учитывать особенности делового стиля и делового этикета, проявляющиеся в форме изложения текста и сложившиеся за последнее время в сфере управления.

---

Смотрите также файлы

• Широкая Масленица. Старшая группа. Дата 15. 02. 18 Спорт инструктор.docx

• Лекция формы биотических связей в природе. Паразитизм как экологический феномен. Происхождение и формы паразитизма.pdf

• По учебному курсу История (история России, всеобщая история).docx

• Пояснительная записка Область применения 2.docx

• Внешняя политика Екатерины 2 Кратко.odt