Файл: Автоматизация работы в Word.pdf

16

поля и использовать соответствующую кнопку панели Форма для вставки поля в документ.

6.Для того чтобы вставить дату как поле в качестве поля необходимо установить курсор в место вставки поля и выполнить вставку поля командой Вставка/Дата и Время/Дата.

7.Для защиты шаблона от изменений выполнить команду Сервис / Защитить документ... При этом задать установку разрешения Ввода только в Поля форм.

8.Для сохранения шаблона документа в файле выполнить команду Файл/Сохранить как, указать имя файла, а расширение файла оставить установленным по умолчанию для шаблона (.dot), (диск и папку размещения файла с шаблоном оставить без изменений).

9.Для создания документа на основе шаблона исполнить команду

Файл/Создать, в окне Создание документа установить флажок

Создать в положение Документ и в перечне названий шаблонов выбрать имя только что созданного шаблона. Заполнить справку на одного конкретного студента, например, Петрова Петра Петровича, студента очной формы обучения и т.д.

2.6 Контрольные вопросы

1Что понимают под шаблоном документа?

2Как создать шаблон?

3Какие виды полей формы существуют?

4Поля каких типов используются в шаблонах?

5Как создать поле формы список?

6Какие типы текстовых полей бывают?

7Как создать документ на основе шаблона?

8Как выполняется внесение изменений в шаблон?

9Как защитить шаблон от изменений?

17

3 ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ ПУТЕМ СЛИЯНИЯ

Лабораторная работа

Цель работы:

Приобретение практических навыков создания баз данных и слияния документов.

3.1 Общая характеристика слияния

Подготовка документов путем слияния применяется в случаях, когда один и тот же документ требуется разослать большому числу адресатов. В такой ситуации поступают следующим образом. Готовят так называемый основной документ, включающий общую для всех адресатов информацию. Затем формируют источник данных, который содержит настраиваемые на адресаты сведения. На заключительном этапе результирующий документ для

каждого адресата формируется автоматически на основе слияния основного документа и данных из источника данных, относящихся именно к этому адресату.

Источник данных содержит таблицу записей с текстом и /или графикой, каждая из которых попадает в отдельный документ слияния. В Word 2003 различаются следующие типы документов слияния: письма, электронные сообщения, конверты, наклейки и каталоги.

Основные действия по созданию основного документа, источника данных и выполнению слияния осуществляется с помощью Мастера слияния,

который вызывается по команде Сервис/ Письма и рассылки/ Слияние

(рисунок 10).

18

Рисунок 10 – Диалоговое окно Слияние

Запись данных состоит из нескольких полей и представляет собой группу взаимосвязанных полей, рассматриваемых как единое целое. Записи объединены в таблицы. Каждая запись данных в таблице содержит одинаковое число полей и каждое поле содержит аналогичную информацию.

WORD позволяет создавать простейшее базы данных и объединять документ, содержащий неизменную информацию (например, бланк платежного поручения, бланк задания на курсовое проектирование) и информацию из базы данных (например, фамилию студента, задачу для курсового проектирования и т.д.). Таким образом можно печатать большое количество однотипных документов. Процесс объединения бланка и информации из базы данных называется слиянием.

3.2 Этапы подготовки составного документа

Подготовка документов слияния с помощью Мастера слияния включает следующие этапы.

1 Определение типа документа (письма, электронные сообщения, конверты, наклейки, и каталоги).

2 Выбор документа, на основе которого выполняется создание документа слияния (текущий документ, шаблон или существующий документ)

3 Задание источника данных для определения получателей путём указания имеющегося списка, контактов Outlook или организации нового списка.

19

4 Настройка создаваемого документа путём вставки в него полей слияния из источника данных.

5Предварительный просмотр записей из источника данных в полях слияния с возможной настройкой адресов.

6Непосредственное создание документов путём слияния основного документа и данных из присоединённого источника данных.

При подготовке документов слияния с помощью Мастера слияния можно выполнить перемещения между всеми указанными этапами до тех пор, пока не будет завершено создание конечного документа.

При задании источника данных происходит присоединение указанного источника данных к активному основному документу. На любом этапе работы с основным документом для него можно назначить новый источник данных, при этом связь со старым источником данных разрывается.

Подготовка основного документа к слиянию заключается в том, что в нужные места документа вставляются имена полей источника данных. Если в основном документе останутся имена полей от старого источника даны, связь с которым была разорвана, то при слиянии будет выдано сообщение об ошибке.

Результаты слияния могут оформляться в виде нового документа, выдаваться на печать или пересылаться по электронной почте.

3.3 Слияние документов

Для подготовки к слиянию в основной документ вставляются поля, в которые будут заноситься данные из источника данных. Перед вставкой полей должен быть задан источник данных. В Word 2003 для этого для этого может открываться существующий в файле источник данных (список), использоваться список контактов Outlook или создаваться новый источник данных. По существу источник данных представляет собой таблицу, каждая строка которой соответствует одной записи. Имена заголовков столбцов таблицы определяют имена полей источника данных.

В качестве источников данных могут также использоваться: файлы баз данных Microsoft Access и рабочих книг Excel; Личная книга Microsoft Outlook

и др.

Создание документа на бланке

∙Чтобы создать документ на бланке на основе уже имеющегося документа, откройте этот документ.

∙В меню Сервис выберите команду Письма и рассылки - Мастер слияния -Письма -Далее.

∙В окне Слияние выберите Текущий документ – Далее.

∙Активный документ станет основным документом слияния.

∙В окне Слияние выберите Создание списка – Далее.

20

Рисунок 11 – Диалоговое окно Новый список адресов

∙В окне Новый список адресов нажмите на кнопку Настройка.

Используя кнопки Удалить и Добавить в окне Настройка списка адресов сформируйте список полей записи данных. Сохраните построенный источник данных.

Рисунок 12 – Диалоговое окно Настройка списка адресов

21

∙Чтобы воспользоваться готовым списком документа Word или рабочего листа, базой данных или другим списком, выберите команду

Использование списка в окне Слияние.

∙После того, как источник данных будет определен, нажмите кнопку

Изменить список. Открывшееся окно Получатели слияния позволяет изменять и заполнять источник данных.

Рисунок 13 – Диалоговое окно Получатели слияния

∙Выполните команду Создание письма в окне Слияние. В основном документе введите текст, который должен присутствовать в каждом документе на бланке.

∙Поместите курсор туда, где следует расположить имя, адрес и другие переменные данные. На панели инструментов Слияние нажмите кнопку Добавить поле слияния, а затем выберите нужное имя поля.

∙10 После того, как в основной документ будут введены все поля слияния,

нажмите кнопку на панели инструментов Слияние -Слияние в новый документ -Объединить все записи.

Получившиеся в результате составные документы можно просмотреть перед печатью или отправкой.

3.4Отбор данных из источника данных

-Если диалоговое окно Получатели слияния открыто, щелкните мышью по кнопке Изменить, нажмите кнопку Фильтр.

-На вкладке Отбор записей выберите поле данных в списке Поле, а затем

выберите оператор сравнения в поле

22

- В поле Значение введите текст или число, с которым будут сравниваться значения поля данных.

- Чтобы задать несколько связанных условий отбора, используйте операторы И или ИЛИ.

Рисунок 14 – Диалоговое окно Фильтр и сортировка

Чтобы объединить записи в определенном порядке, выберите вкладку Сортировка записей, а затем выберите поля, по которым будут сортироваться записи.

Условия отбора записей хранятся вместе с основным документом. Каждый раз, когда открывается основной документ, автоматически производится выбор соответствующих записей данных. Чтобы выбрать другие записи, измените параметры отбора. Чтобы выбрать все записи данных из источника данных, выберите параметр Очистить все на вкладке Отбор записей.

3.5 Порядок выполнения работы

1Создайте бланк личной карточки студента, содержащий название вуза, факультет, название группы, фамилию и инициалы, домашний адрес. Постоянной информацией в бланке будет название вуза и факультета, остальные данные будут вставляться из источника данных при слиянии.

2Выберите команду меню Сервис/ Письма и рассылки / Слияние и на

экране появится окно СЛИЯНИЕ.

3Выберите Текущий документ.

4Используя, окно диалога Слияние, создайте источник данных для заполнения бланка личной карточки. Поля источника данных определите в соответствии с полями бланка, которые будут изменяться при печати большого количества личных карточек.

5Сохраните источник данных как отдельный документ.

23

6 С помощью окна диалога Слияние/ Изменить список введите требуемую информацию (не менее 10 записей).

7В окне Word появилась дополнительная панель Слияние.

8Выбирая Поля слияния, расставьте их в позиции курсора. В месте документа, где расположено поле слияния, может быть написано его содержимое.

9Сохранить новый документ, образовавшийся после слияния. Выполнить предварительный просмотр созданного документа.

3.6 Контрольные вопросы

1.В каких случаях применяется слияние?

2.Какие этапы подготовки составного документа?

3.Что такое бланк документов?

4.Как создать источник слияния?

5.Как происходит слияние документов?

Список рекомендуемой литературы:

1Хомоненко, А.Д. Самоучитель Microsoft Word 2003/ А.Д. Хомоненко, Н.А. Хомоненко – CПб.: БХВ-Петербург, 2004. – 672с.:ил.

2Симонович, С.В. Информатика. Базовый курс: учебное пособие для вузов/ Под ред.- 2-е изд. СПб.: Питер, 2004. – 640 с.

3Острейковский, В.А. Информатика: учеб. для вузов. – М.: Высш. шк., 2000. -511 с.

4Каратыгин, С.А. Электронный офис: В 2-х томах:Т.I / С.А. Каратыгин – М.: Нолидж, 1999. - 768 с.