Файл: Основные_приемы_Excel.pdf

−выделяется диапазон для размещения результатов. Место размещения определяется произвольно;

−вводится знак равенства как начало формулы;

−выделяется первый диапазон значений и вводится нужный оператор;

−выделяется второй диапазон значений и т.д.;

−ввод формулы завершается выполнением комбинации [Shift] + [Ctrl] + [Enter]. Формула массивов заключается в фигурные скобки, которые вводятся автоматически.

Формулу массивов можно редактировать как любую другую формулу, но нельзя редактировать формулы в отдельных ячейках массива. Следует предварительно выбрать весь диапазон. Нельзя также удалять или вставлять строки в массив формул без повторного задания формулы. Эти ограничения связаны с тем, что Excel воспринимает массив как один элемент.

7 ФУНКЦИИ

Функции Excel предназначены для выполнения стандартных вычислений. Excel предлагает более 400 встроенных функций. Функции можно использовать отдельно или включать в формулы. Перед каждой функцией, которая не является частью формулы, должен стоять знак равенства. После имени функции необходимо указывать в скобках числа или ссылки на ячейки, используемые в вычислениях – аргументы, параметры, функции (если аргументов несколько, то они разделяются точкой с запятой). При вводе имени функции не имеет значения, какие буквы используются (прописные или строчные).

Для ввода функции в ячейку служит Мастер функций, который позволяет выполнять сложные вычисления. Для вызова мастера функций:

1) выберите команду: Вставка–Функция. На экране появится первая страница диалогового окна Мастер функций;

16

Рисунок 7.1 – Меню Вставка

2) выберите в списке Категория нужный тип функции, затем активизируйте в списке Функция нужную функцию;

Рисунок 7.2 – Мастер функций MS EXCEL

3)для перехода ко второй странице щелкните по кнопке ОК. Появиться диалоговое окно, которое выводит доступные для функции аргументы;

4)в соответствующих текстовых полях введите аргументы функции: значения или адреса ячеек;

5)чтобы ввести функцию в активную ячейку, выберите кнопку ОК. Функция с аргументами будет вставлена в ячейку.

Функции Excel можно разбить на 9 основных категорий:

− Финансовые – ввыполняют финансовые расчеты со значениями.

−Дата и время – выдают хронологическую информацию.

−Математические – ввыполняют математические действия над

значением или серией значений.

17

−Статистические – ввыдают результаты статистических расчетов над значением или серией значений.

−Ссылки и массивы – позволяют манипулировать ссылками, ячейками

игруппами ячеек.

−Работа с базой данных – выдает информацию о базе данных Excel

−Текстовые – выполняют действия с текстовыми значениями.

−Логические – выдают логические значения.

−Проверка свойств и значений – выдают информацию о различных

аспектах среды Excel .

Аргументы функции записываются в круглых скобках сразу за названием функции и отделяются друг от друга символом точка с запятой «;». Скобки позволяют Excel определить, где начинается и где заканчивается список аргументов. Внутри скобок должны располагаться аргументы. Помните о том, что при записи функции должны присутствовать открывающая и закрывающая скобки, при этом не следует вставлять пробелы между названием функции и скобками.

В качестве аргументов можно использовать числа, текст, логические значения, массивы, значения ошибок или ссылки. Аргументы могут быть как константами, так и формулами. В свою очередь, эти формулы могут содержать другие функции. Функции, являющиеся аргументом другой функции, называются вложенными. В формулах Excel можно использовать до семи уровней вложенности функций.

У некоторых функций нет аргументов вообще. Примерами таких функций являются ПИ и СЕГОДНЯ. ПИ возвращает число π = 3,1415926536, функция СЕГОДНЯ возвращает текущую дату. Таким образом, если необходимо получить в ячейке число, процент или текущую дату, нужно разместить в ней следующую запись =ПИ() или =СЕГОДНЯ().

8 ПОСТРОЕНИЕ ДИАГРАММ

При решении задач очень важна форма отображения результатов. Чем это отображение нагляднее, тем легче воспринимаются результаты человеком. Самой наглядной формой представления информации являются диаграммы.

Диаграмма – это средство наглядного графического изображения информации, предназначенное для сравнения нескольких величин или нескольких значений одной величины, слежение за изменением их значений и т.д.

8.1 Создание диаграммы

Можно создать либо внедренную диаграмму, либо лист диаграммы.

− Выделите ячейки, содержащие данные, которые должны быть отражены на диаграмме. Если необходимо, чтобы в диаграмме были отражены и названия строк или столбцов, выделите также содержащие их ячейки.

18

− Нажмите кнопку Мастер диаграмм (Вставка - Диаграмма).

Рисунок 8.1 – Мастер диаграмм

1)Первое диалоговое окно «Мастера» – «Шаг 1 из 4» – «Тип диаграммы» имеет две вкладки – «Стандартные» и «Нестандартные». На этом этапе нужно выбрать подходящий вариант строящейся диаграммы из нескольких десятков образцов.

2)Во втором окне «Мастера диаграмм» «Источник данных диаграммы» на вкладке «Диапазон данных диаграммы» отображаются адрес выделенного диапазона и образец строящейся диаграммы. Если нужный диапазон не был выделен заранее, то его нужно указать на этом шаге.

3)На третьем этапе работы «Мастера диаграмм» (на шаге 3) в окне «Параметры диаграммы» можно определить характер оформления диаграммы – выполнить ее форматирование. Третье окно «Мастера диаграмм» обычно содержит следующие:

−заголовок – для ввода текста заголовка диаграммы и подписей осей;

−оси – для определения отображения и маркировки осей координат;

−линии сетки – для выбора типа линий и характера отображения сетки;

−легенда – для отображения или скрытия легенды и определения ее места на диаграмме. Легенда – небольшое подокно на диаграмме, в котором отображаются названия рядов данных и образцы их раскраски на диаграмме (в виде ключа легенды);

−подписи данных – для управления отображением надписей, соответствующих отдельным элементам данных на диаграмме;

−таблица – для добавления к диаграмме (или скрытия) таблицы данных, использованной для построения диаграммы.

19

4) Последнее (четвертое) окно «Мастера диаграмм» служит для определения места ее размещения в рабочей книге.

Рисунок 8.2 – Мастер диаграмм (шаг 4 – размещение диаграмм)

Создание диаграмм из несмежных диапазонов

−Выделите первую группу ячеек, содержащих необходимые данные.

−Удерживая клавишу CTRL, выделите необходимые дополнительные группы ячеек. Выделенные несмежные диапазоны должны образовывать прямоугольник.

−Нажмите кнопку Мастер диаграмм.

−Следуйте инструкциям мастера.

8.2 Редактирование изображения

Готовую диаграмму можно редактировать, дополняя ее метками данных, названием диаграммы и осей, легендой и линиями сетки; изменяя оформление и расположение элементов, изменяя текст заголовков и т. д. Для внесения изменений на диаграмму используют один из следующих методов:

−команды меню правой кнопки мыши;

−команда главного меню ФОРМАТ;

−двойной щелчок мышью;

−пиктограмма МАСТЕР ДИАГРАММ на панели инструментов. Чтобы внести изменения в диаграмму, необходимо:

1) дважды щелкнуть по диаграмме. Появится бордюр из диагональных

линий вокруг диаграммы; 2) выделить объект, который требуется редактировать. Вокруг него

появится контур. Если же объект делится на более мелкие, то щелчком мыши можно выбрать один из них и с помощью маркеров изменить размер. Если курсор выглядит в виде стрелки и находится внутри контура, то его можно передвигать по экрану.

Диалоговое окно форматирования чаще всего содержит следующие подменю:

1) Шрифт

Позволяет изменить шрифт, стиль, размер, цвет, подчеркивание и эффекты выделенного текста диаграммы.

2) Выравнивание

20

Контролирует выравнивание текста и ориентацию заголовков диаграммы и осей, меток данных, окон текста; а для меток засечек – лишь ориентацию. Доступные параметры зависят от типа выделенного текста.

3) Вид

Применяет определенное форматирование к выделенным элементам диаграммы. Составные части данной вкладки: Область, Рамки, Линии, Оси и Маркер. Для Области можно изменить цвета фона, узоры и цвета узоров для области внутри выделенных элементов, области построения, области диаграммы и для маркеров данных. Для Рамки – стиль, цвет и толщину линий, образующих рамку вокруг многих элементов диаграммы. Для Линии – стиль, цвет и толщину линий. Для Оси – стиль, цвет и толщину линии оси и ее засечек. Для Маркера – стиль, задний и передний план маркеров данных в графиках, радарах и X–Y–диаграммах.

4) Число

Определяет то, как выводятся значения диаграммы, такие, как метки засечек оси значений, метки данных, выражающие значение или процент. Можно использовать один из встроенных форматов или создать собственный пользовательский формат.

8.3 Добавление новых данных на диаграмму

После того как диаграмма уже построена, может понадобиться обновить ее, добавив новые ряды или элементы данных с рабочего листа. Метод, которым это можно сделать, зависит от того, какую именно диаграмму – внедренную или на отдельном листе – нужно обновить.

Для того чтобы добавить данные на внедренную диаграмму, можно, выделив их на рабочем листе, перетащить с помощью мыши на диаграмму. Для добавления данных на отдельный лист диаграммы можно скопировать новые данные через буфер обмена. Добавление данных автоматически приводит также к обновлению существующей легенды.

Чтобы лучше контролировать то, как будут размещены на диаграмме данные из рабочего листа, можно использовать следующий метод:

–выделить нужные данные; –скопировать их в буфер обмена; –перейти на лист с диаграммой;

–выполнить команду Правка/Специальная вставка/Добавить

значения как/Новые ряды.

Для того чтобы создать диаграмму самым простым способом, достаточно выделить несколько ячеек с данными и нажать клавишу F11. Не задавая вопросов, Excel сконструирует из ваших данных диаграмму по умолчанию и поместит ее на новом листе. С помощью этой клавиши можно создавать стандартные диаграммы за один шаг.

21